辦公室行政公文格式規(guī)范

辦公室行政公文格式規(guī)范2023-11-25目錄公文概述公文基本格式規(guī)范公文結構要素規(guī)范公文行文規(guī)范與注意事項公文實例解析與糾錯01公文概述公文是政府機構、企事業(yè)單位等組織在行政管理過程中，為傳達政策、決策、指示、報告等事項而制定的正式文件。定義公文具有權威性、規(guī)范性和信息傳遞性，是組織內部管理和外部溝通的重要工具，能夠確保政令暢通、工作高效推進。功能公文的定義與功能根據行文關系和用途，公文可分為命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、函、紀要等多種類型。公文可按性質、涉密等級、緊急程度等進行分類，以便于管理和使用。公文的種類與分類分類種類重要性公文作為組織管理的重要手段，對于確保政令暢通、提高工作效率、維護組織形象具有不可替代的作用。同時，公文也是組織決策和執(zhí)行過程的書面記錄，具有重要的檔案價值。規(guī)范性為確保公文的權威性、準確性和高效性，制定和執(zhí)行嚴格的公文格式規(guī)范至關重要。規(guī)范性體現(xiàn)在公文的文字表述、結構格式、行文規(guī)則等方面，確保公文內容清晰、簡潔、準確，提高公文處理效率和質量。同時，有助于提升組織形象，彰顯組織的正規(guī)化和專業(yè)化。公文的重要性與規(guī)范性02公文基本格式規(guī)范紙張大小紙張質量打印色彩打印清晰度公文紙張與打印規(guī)范01020304A4紙為公文的標準用紙，其尺寸為297mm×210mm。公文用紙一般使用70g或80g的優(yōu)質白色打印紙，確保紙張質地均勻、無雜質。除非特殊需求，公文一般采用黑白打印，以節(jié)約資源和成本。打印時應選擇合適的打印質量和分辨率，確保文字清晰、圖像準確。01020304頁邊距公文的頁邊距一般設置為上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，以確保內容不會被裝訂遮蓋。版面布局公文一般采用橫排布局，即文字從左至右橫向排列。行間距公文的行間距一般設置為1.5倍行距，使文檔更加易讀。對齊方式公文中的標題、正文等部分一般采用兩端對齊，確保文檔整潔美觀。公文頁邊距與版面設置標題字體與字號正文字體與字號強調字體與字號字體一致性公文字體與字號要求公文正文一般使用宋體或仿宋體，字號通常為小四或五號，確保文字清晰易讀。公文中需要強調的部分可以使用黑體、斜體或下劃線等方式進行突出，字號可適當增大。公文中使用的字體應保持一致，避免過多字體和樣式導致文檔雜亂無章。公文標題一般使用黑體或宋體加粗，字號根據標題級別選擇，如一級標題使用二號字，二級標題使用三號字等。03公文結構要素規(guī)范01公文標題應簡明扼要地概括公文主題，避免使用過于復雜或晦澀的詞匯。簡明扼要02標題應居中排列，使用加粗字體，并注意不要與正文其他部分混淆。規(guī)范格式03避免隨意簡化或縮寫公文標題，以確保標題的準確性和清晰度。禁止隨意簡化公文標題規(guī)范VS主送機關是指公文主要受理的部門或單位，應準確、明確地指明主送機關。抄送機關規(guī)范抄送機關是指除主送機關外，需要了解公文內容的其他部門或單位，抄送機關應在公文中明確列出，并注明“抄送”字樣。明確主送機關主送機關與抄送機關規(guī)范清晰明了正文應清晰明了地表達公文的主要內容，邏輯嚴密，語言簡練。段落分明正文應根據內容邏輯分為若干段落，每段表達一個完整的意思。用語規(guī)范應使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，避免使用口語、俚語或方言。正文規(guī)范如有附件，應在公文中注明附件名稱和數(shù)量，并與公文一并遞交。公文落款應包括發(fā)文機關、日期和署名，確保公文來源明確，時間準確。發(fā)文機關應使用全稱或規(guī)范化簡稱。日期應使用阿拉伯數(shù)碼標注年月日，如“2023年9月13日”。署名應為發(fā)文機關負責人的職務和姓名，如“辦公室主任XXX”。附件規(guī)范落款規(guī)范附件與落款規(guī)范04公文行文規(guī)范與注意事項平行關系平行單位或部門之間，一般采用函、通知等行文方式。禁止越級行文通常情況下，公文應逐級上報或下達，禁止越級行文，以保證信息的暢通和工作的秩序。上下級關系公文行文中，上下級關系必須明確，上級對下級使用命令、指示等行文方式，下級對上級使用請示、報告等行文方式。行文關系與規(guī)則下級單位或部門向上級單位或部門報送的公文，如請示、報告等。上行文上級單位或部門向下級單位或部門下發(fā)的公文，如命令、指示等。下行文平行單位或部門之間相互發(fā)送的公文，如函、通知等。平行文行文方向與方式稱謂公文中稱謂應準確、恰當，一般使用“貴單位”、“貴部門”等稱謂，表示尊重和禮貌。敬語公文中應使用恰當?shù)木凑Z，如“請”、“謝謝”、“敬禮”等，以表達尊重和友好。行文中的稱謂與敬語03用語簡練明了公文中用語應簡練明了，避免冗長和重復的表述，提高工作效率和公文的可讀性。01使用規(guī)范詞匯公文中應使用規(guī)范的詞匯，避免使用口語化、俚語化的詞匯，以保證公文的正式性和嚴肅性。02避免歧義用語公文中應避免使用可能產生歧義的用語，以免產生誤解和混淆。行文中的常用詞匯與用語規(guī)范05公文實例解析與糾錯標題應簡明扼要地概括公文主題，一般不超過20個字，居中排列。結尾一般可寫“特此通知（報告、請示）等”，也可不寫。主送機關指公文主要受理機關或部門，頂格書寫，后跟冒號。落款包括發(fā)文機關和日期，發(fā)文機關應寫全稱或規(guī)范化簡稱，日期用阿拉伯數(shù)碼書寫，年份應寫全稱，用圓括號括入。正文應簡明扼要地敘述公文事項，一般分條列項書寫，注意層次清晰、邏輯嚴密。附件如有，應在正文下方空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼。實例解析：一份規(guī)范的辦公室行政公文示例標題過于簡單或過于復雜，不能準確表達公文主題。糾錯方法重新審視公文內容，準確概括主題，修改標題。標題錯誤發(fā)文機關名稱或日期書寫不規(guī)范。糾錯方法核對發(fā)文機關名稱和日期，按照規(guī)范書寫方式進行修改。落款錯誤主送機關名稱錯誤或遺漏。糾錯方法核對公文受理機關或部門名稱，補充或修改主送機關。主送機關錯誤正文內容條理不清，邏輯混亂。糾錯方法重新梳理公文事項，分條列項書寫，注意層次和邏輯。正文格式錯誤常見公文格式錯誤