管理資料：采購做好跨部門溝通的建議

建議1：溝通前先做好準備在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚，不要毫無準備就去，否則很可能得不到你想要的東西。下面的幾個問題應該事先想清楚：你希望對方幫你做什么事？你認為他會要求你做什么？如果對方不同意你提出來的做法，有沒有其它選擇方案？如果雙方?jīng)]共識，你會有什么后果？對方又會有什么后果？建議2：了解其它部門的語言跨部門溝通不良，很多時候都是“語言不通”所引起。舉例來說，營銷部人員平常講的是“相同語言”，他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標與期望。同樣地，財務、生產(chǎn)、人資等部門，也有自己的語言與觀點。因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對方的語言”。原則2的一個重要方法是換位思考，試著站在對方的立場思考：“這么做，對業(yè)務部的業(yè)績有幫助嗎？”“如果我是他，會接受這種做法嗎？”“這個方法真的有用嗎？”跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。此外，頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度，讓你更容易設身處地想問題。因此，時不時的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。

建議3：開誠布公是最好的對策你面對的是必須長期共事的同事，因此，凡事以誠實為上策，最忌欺騙、隱瞞事實，破壞信任關(guān)系。部門間一旦缺乏信任感，會加重彼此的防御心，溝通時就會有所保留，甚至隱藏一些重要信息。相反的，互信會讓雙方在溝通時打開心防，他們會明白說出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問題。誠信溝通有三個要素：錯的不要解釋；務必不要爭執(zhí)不打斷對方說話；微笑再微笑；頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度，讓你更容易設身處地想問題。因此，時不時的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。建議4：不要害怕沖突在跨部門會議上，每個主管為了維護自己部門的利益，難免會出現(xiàn)一些摩擦。有些主管，尤其是新手主管，為了怕把氣氛弄僵，往往會變得沉默寡言，以維持表面的和諧。美國史丹福大學策略及組織學教授凱瑟琳。艾林哈特在《有效溝通》一書中點出，“如果管理團隊在議題的討論上都沒有沖突，決策質(zhì)量就會低落?！卑止靥嵝?，千萬別把“沒有沖突”跟“意見一致”混為一談。有時候，太過和諧反而凸顯不了你對議題的重視，而且問題也不會獲得真正的解決。因此，艾林哈特建議經(jīng)理人，態(tài)度要柔軟，但立場要堅定，“別太快或太輕易就順從認命?！庇涀?，你是部門主管，雖然你要和其它部門保持良好關(guān)系，但是，捍衛(wèi)部門及部屬的權(quán)益，更是你責無旁貸的使命。建議5：呈現(xiàn)事實，專注中心議題讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現(xiàn)具體事實，引導人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當?shù)囊軠y。美國達頓商學院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業(yè)評論》中為文指出，事實（例如目前銷量、市占率、研發(fā)經(jīng)費、競爭對手的行為等）可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。在缺乏事實的情況下，個人動機可能會遭到猜疑，但“事實就是事實”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事實“可以創(chuàng)造一種強調(diào)議題，而非人身攻擊的氛圍?！辈紶枂虂喨勒f。建議6：多提選項，保持彈性當你進行跨部門協(xié)商時，不要執(zhí)著在單一做法上，而是開發(fā)多元選項，例如一次提出3～5個方案，讓其它經(jīng)理人有更大的選擇空間。專家分析，多元選項能讓選擇不再“非黑即白”，經(jīng)理人有較大的彈性調(diào)整自己的支持度，也可以輕易變換立場，不覺得有失顏面，因此能夠降低溝通時的人際沖突。建議7：創(chuàng)造共同目標一起合作無可諱言，各部門間一定同時存在合作與競爭關(guān)系。部門間若想進行建設性的溝通，一定要強調(diào)彼此的合作關(guān)系，競爭意味愈淡愈好。合作的關(guān)鍵在于擁有共同目標。因此，盡量去創(chuàng)造一個橫跨各部門的共同目標，然后一起努力，就算有爭執(zhí)也沒關(guān)系。因為，就如蘋果計算機創(chuàng)辦人賈伯斯所言：“如果每個人都要去舊金山，那么，花許多時間爭執(zhí)走哪條路并不是問題。但如果有人要去舊金山，有人要去圣地亞哥，這樣的爭執(zhí)就很浪費時間了。在跨部門溝通中，達成一致的目標需要弄清楚四個問題：雙方的共同目標是什么？有什么阻礙雙方合作？創(chuàng)造共同目標的資源是什么？合作的價值是什么？建議8：尊重溝通對象的權(quán)力每個經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權(quán)力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權(quán)力。因此，當你在進行橫向溝通時，一定要挑對對象。舉例來說，你們最新的網(wǎng)絡營銷計劃下周就要上路了，但是信息部門的網(wǎng)站建置還未完成。這時，不要心急地馬上跑去找負責的工程師，你應該去找他的主管，進行協(xié)調(diào)，找出解決之道?？傊绮块T溝通時一定要注意彼此位階的對等關(guān)系，以免造成不必要的誤會。建議9：善用幽默幽默可以做為溝通時的緩沖劑，也可視為一種防御機制。當你必須呈現(xiàn)可能會觸犯到他人的事實，或是要溝通棘手訊息時，以輕松或幽默的方式來傳達，比較能保留對方的面子，也有助于正面的溝通。幽默使用法則的四條禁忌：不談論對方家庭；不以人身攻擊；不涉及組織敏感話題；幽默有度，點到即止；建議10、確保溝通信息無誤當你針對某件項目或議題，進行完跨部門溝通后，務必要回到自己部門，向部屬清楚傳達最新進度與訊息。很多時候，跨部門會議中所決定的事項，必須交由各部門的一線人員去執(zhí)行