基于商旅平臺的業(yè)財融合策略

引言業(yè)財融合不僅體現(xiàn)著企業(yè)財務(wù)管理的先進性，也是強化企業(yè)財務(wù)管控能力的有效措施。因此，商旅平臺經(jīng)營者應(yīng)該緊跟時代潮流，積極推動業(yè)務(wù)和財務(wù)的有效融合，加強財務(wù)管控能力，推動業(yè)務(wù)活動的有序發(fā)展，為廣大旅客提供更加方便、周到的服務(wù)?；谶@一目標(biāo)，對商旅平臺的業(yè)務(wù)融合困境進行深入細(xì)致的研究分析，并提出一系列行之有效的改善措施，有助于推動商旅平臺的業(yè)財融合進程，具有重要的理論意義和實踐價值。一、商旅平臺的概念及優(yōu)勢（一）商旅平臺的概念商旅平臺是一個囊括了交通、住宿的一站式商旅服務(wù)平臺。差旅費作為企業(yè)降本增效，提升管理效能的重點領(lǐng)域，越來越受到企業(yè)的重點關(guān)注。為實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加強差旅管控，構(gòu)建和應(yīng)用商旅平臺是各大型企業(yè)、集團公司、上市公司的差旅管理發(fā)展趨勢。運用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)建設(shè)商旅平臺，一方面，通過整合如機票、酒店、火車票等差旅產(chǎn)品和商旅管理公司（TMC）資源。另一方面，依托財務(wù)、HR、費控、資金、預(yù)算等內(nèi)部系統(tǒng)，向商旅平臺使用者提供差旅申請、審批、預(yù)訂、結(jié)算、對賬、分析等服務(wù)和相關(guān)業(yè)務(wù)運營管理功能，構(gòu)建全新的差旅管控模式，實現(xiàn)差旅管理的規(guī)范化、集中化和數(shù)字化，有效管控合規(guī)風(fēng)險，最終實現(xiàn)商旅業(yè)務(wù)財務(wù)的一體化聯(lián)動，全面支撐企業(yè)精益高效差旅管理。（二）商旅平臺的優(yōu)勢1.降成本提質(zhì)效，差旅費用閉環(huán)管理商旅平臺可以接口HR、預(yù)算、資金等多系統(tǒng)，管控商旅業(yè)務(wù)各流程節(jié)點，實現(xiàn)預(yù)算、預(yù)訂、結(jié)算、支付的全鏈條在線處理，采用業(yè)務(wù)管控端、用戶移動端、服務(wù)運營端三端合一模式，實施差旅費閉環(huán)管理。2.互聯(lián)網(wǎng)+集中服務(wù)模式有效提升組織效率商旅平臺通過依托大數(shù)據(jù)分析、機器人流程自動化（RPA）、光伏字符識別（OCR）等技術(shù)，可以整合優(yōu)化差旅業(yè)務(wù)信息和流程，提升管理效率，為商旅平臺使用者提供高效便捷的商旅服務(wù)。3.理流程優(yōu)制度，全流程費用管控將企業(yè)的商旅制度通過智能算法內(nèi)嵌于商旅平臺中，實現(xiàn)業(yè)財準(zhǔn)則前移、校驗規(guī)范內(nèi)置，對差旅費用事前審批、事中管控、事后考核全流程管控。4.“平臺+服務(wù)”模式，堅持集約高效商旅平臺采用“平臺+服務(wù)”運營模式。構(gòu)建一站式商旅平臺和組建專業(yè)化運營團隊，通過集中采購，選擇優(yōu)質(zhì)商旅資源，實現(xiàn)規(guī)模效益，提供統(tǒng)一費控、統(tǒng)一預(yù)訂、統(tǒng)一客服、統(tǒng)一結(jié)算、統(tǒng)一分析的“五統(tǒng)一”管理服務(wù)。二、業(yè)財融合的內(nèi)涵及目標(biāo)（一）業(yè)財融合的內(nèi)涵業(yè)財融合是業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的簡稱，需要以企業(yè)充分的信息化建設(shè)和人才培養(yǎng)為前提，重塑財務(wù)流程，對業(yè)務(wù)全程進行財務(wù)管理，并在合理有效的績效考核下對業(yè)財人員進行監(jiān)督和激勵，為管理層提供決策支持。從業(yè)務(wù)部門角度分析，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人必須擁有良好的經(jīng)營理念和風(fēng)險理念，盡可能為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟利潤，有效規(guī)避風(fēng)險，減少不必要的風(fēng)險損失。從財務(wù)部門角度分析，財務(wù)工作要深度貼合業(yè)務(wù)活動，將財務(wù)管理移動到業(yè)務(wù)前端，對財務(wù)信息進行全面的統(tǒng)計分析，并進行精準(zhǔn)的研究預(yù)測，提交給業(yè)務(wù)部門或者管理層，為業(yè)務(wù)發(fā)展、決策擬定提供完善系統(tǒng)的財務(wù)數(shù)據(jù)支撐。除此之外，財務(wù)部門應(yīng)該精準(zhǔn)把控業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵節(jié)點和潛在風(fēng)險點，開展科學(xué)合理的改善措施，有效降低業(yè)務(wù)風(fēng)險的發(fā)生概率，幫助企業(yè)獲得更好的發(fā)展。（二）業(yè)財融合的目標(biāo)1.推動財務(wù)轉(zhuǎn)型，提升財務(wù)管理水平在互聯(lián)網(wǎng)+人工智能化的帶領(lǐng)下，企業(yè)正經(jīng)歷著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型升級，財務(wù)人員也必將面臨經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整帶來的財務(wù)轉(zhuǎn)型問題，從傳統(tǒng)事后核算的財務(wù)會計向具備預(yù)測、決策、分析、風(fēng)險控制能力的管理會計轉(zhuǎn)型。管理會計的本質(zhì)就是業(yè)財融合，業(yè)務(wù)驅(qū)動財務(wù)，財務(wù)推動業(yè)務(wù)。財務(wù)參與過程控制，參與管理，做到事前參謀、事中控制、事后評價，充分發(fā)揮財務(wù)的預(yù)測、分析、決策、風(fēng)控職能，促進整體財務(wù)管理水平的提升。2.標(biāo)準(zhǔn)重構(gòu)，提升風(fēng)險防范能力業(yè)財融合模式下，財務(wù)可以收集了解到大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息。財務(wù)通過參與到企業(yè)采購、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售的各個方面，實時掌握企業(yè)現(xiàn)狀，了解業(yè)務(wù)薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，重構(gòu)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，加強對業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)流程的有效管控，發(fā)揮財務(wù)預(yù)警機制，提升企業(yè)的風(fēng)險防范能力。3.創(chuàng)造價值，提升經(jīng)營效益企業(yè)經(jīng)營的最終目的就是創(chuàng)造價值與利潤。業(yè)財融合模式中，財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門通過信息化技術(shù)和手段實現(xiàn)業(yè)務(wù)流、資金流、信息流等數(shù)據(jù)源及時共享，基于價值目標(biāo)共同作出規(guī)劃、決策，控制和評價等管理活動，開展相關(guān)價值分析，用數(shù)據(jù)的形式展現(xiàn)整個業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程和最終結(jié)果，及時提供合理化建議，提升業(yè)務(wù)決策的科學(xué)性和合理性，實現(xiàn)財務(wù)價值，助力企業(yè)獲得更加可觀的經(jīng)濟效益。三、基于傳統(tǒng)差旅費管理中的業(yè)財融合困境分析（一）規(guī)范管理難、成本壓降難差旅過程中發(fā)生的機票、酒店、火車票等由員工自行購買，需要員工墊付，且購買渠道分散，議價能力弱，出差后自行報銷，規(guī)范化管理程度低，預(yù)算及標(biāo)準(zhǔn)管控難以落實到位。（二）無效工作量大、費時費力傳統(tǒng)差旅費核算過程，需要業(yè)務(wù)人員填寫完整的行程數(shù)據(jù)，具體包括交通方式、住宿標(biāo)準(zhǔn)、差旅補助等，財務(wù)人員逐項審核差旅報銷單據(jù)并重新計算核對報銷金額、判定差標(biāo)，需要耗費大量時間，重復(fù)性工作量大，投入人員多。如出現(xiàn)票據(jù)信息不準(zhǔn)、票據(jù)丟失等問題，還會產(chǎn)生額外的溝通工作。業(yè)務(wù)人員不能查詢報銷進度和資金到賬情況，只能咨詢財務(wù)獲取信息，財務(wù)人員的時間和精力被大量會計核算和無效溝通消耗。（三）差旅信息收集難、風(fēng)險管控難差旅費的信息透明度不高，沒有與HR、財務(wù)等系統(tǒng)對接，財務(wù)人員需要查證差旅的必要性與費用的真實性。業(yè)務(wù)人員對出行路線和交通方式的選擇有很大的隨意性，虛報、錯報差旅費用的情況也偶有發(fā)生。財務(wù)管理工作只能等到出行方式、票價數(shù)據(jù)確定之后才能進行，只能通過事后管控，要想實現(xiàn)業(yè)財融合就變得非常困難。四、基于商旅平臺構(gòu)建及應(yīng)用的業(yè)財融合路徑分析商旅平臺的構(gòu)建和應(yīng)用能夠?qū)?fù)雜、冗余的差旅數(shù)據(jù)整合到一起。商旅平臺應(yīng)該積極打造“一個平臺，一個入口”，其中“一個平臺”指的是將火車、飛機、酒店等消費場景融合到一起，形成一個一站式消費平臺；“一個入口”指的是差旅預(yù)算管理、多供集采比價、發(fā)票賬單管理、一鍵結(jié)算付款都可通過一個端口完成，大大降低了差旅費核算工作量，將財務(wù)人員從繁忙的工作中解脫出來，真正實現(xiàn)業(yè)財融合。在商旅平臺的基礎(chǔ)上，通過對接預(yù)算系統(tǒng)、費控系統(tǒng)、資金系統(tǒng)等還可以優(yōu)化完善預(yù)算管控、差規(guī)管理、自動記賬等功能，將財務(wù)管控延伸到商旅消費的各個環(huán)節(jié)。（一）預(yù)算實時管控商旅平臺對接預(yù)算模塊可以優(yōu)化預(yù)算管控效果，由事后報銷時管控變?yōu)槭虑邦A(yù)訂時管控。通過將住宿費、交通費、差旅補助等明細(xì)預(yù)算額度按照項目、部門等維度分解，業(yè)務(wù)人員在商旅平臺發(fā)生訂票業(yè)務(wù)實時占用預(yù)算，有預(yù)算的情況下可以直接出票成功，沒有預(yù)算則提示預(yù)算不足出票失敗。待實際報銷差旅費時再將預(yù)算狀態(tài)由占用轉(zhuǎn)為實際發(fā)生。業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員均可通過商旅平臺實時查詢住宿費、火車費、機票費用等預(yù)算項目的使用情況。財務(wù)人員可以根據(jù)業(yè)務(wù)的最新動態(tài)，及時跟蹤反饋業(yè)務(wù)部門并進行合理性、必要性的判斷，根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況調(diào)整預(yù)算金額。（二）梳理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)避超標(biāo)商旅平臺接口HR系統(tǒng)，根據(jù)HR系統(tǒng)中對企業(yè)人員職級的劃分，對照差旅制度配置不同的差標(biāo)。高職級人員可以預(yù)訂低差標(biāo)票務(wù)，低職級人員不可越級預(yù)訂高差標(biāo)票務(wù)。在超越自身職級預(yù)訂票務(wù)時提示超標(biāo)，不予預(yù)定。HR系統(tǒng)中人員任免、職級調(diào)整等事項實時推送至商旅平臺，實現(xiàn)HR系統(tǒng)與商旅平臺中人員職級的一致性。根據(jù)差旅報銷制度，在商旅平臺中對各城市按月份設(shè)置不同的差標(biāo)，出差月份不同則適用不同的差標(biāo)，預(yù)訂價格如超過出差月份適用差標(biāo)時提示超標(biāo)，不予預(yù)定。（三）多渠道豐富商旅資源商旅平臺除了直接融合外部第三方資源，還可以積極與航空公司、集團酒店等商旅產(chǎn)品的直接提供方對接，及時豐富商旅平臺資源，為業(yè)務(wù)人員的便利出行提供資源保障。對頻出差區(qū)域、高入住率的商旅資源進行有針對性的重點開發(fā)，集中簽署大客戶協(xié)議，將協(xié)議價格收錄到商旅平臺中，有效降低企業(yè)差旅成本。（四）提供最佳優(yōu)選方案通過大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的應(yīng)用，商旅平臺可以提供出行的最佳優(yōu)選方案。如城市間交通方式，商旅平臺可以通過整合機票、火車票等不同交通方式的票價、通行時間，提供最優(yōu)出行方式。住宿方面，商旅平臺可以通過豐富的住宿資源，結(jié)合出差信息、員工職級、住宿評價等標(biāo)準(zhǔn)推送最優(yōu)酒店。（五）報銷單據(jù)自動填寫出差申請在商旅平臺提交，出差申請審批完畢才可以在商旅平臺預(yù)訂票務(wù)。如中途發(fā)生出差申請的變更，需要再次審批通過后才可預(yù)訂后續(xù)票務(wù)，避免未申請已出行情況的發(fā)生。審批通過的出差申請及預(yù)訂票務(wù)等商旅平臺信息會自動傳輸至費用報銷單據(jù)。如出發(fā)地、出發(fā)日期、交通工具、到達(dá)地、到達(dá)時間等信息會根據(jù)員工編號自動推送到該員工的差旅費報銷單中，業(yè)務(wù)人員只需要填寫差旅補助信息。既避免了業(yè)務(wù)人員的重復(fù)無效填單工作，也避免了因單據(jù)填寫不規(guī)范而影響財務(wù)人員審單效率。（六）平臺對賬、提升效率企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定與商旅平臺的結(jié)算周期和對賬日。如采用按月結(jié)算，設(shè)定每個月25日為對賬日，則可以于每個月的25日對自上個月25日至本月24日間的商旅業(yè)務(wù)進行往來賬目的核對，核對無誤后商旅平臺開具發(fā)票。員工報銷費用時不用大量粘貼票據(jù)，財務(wù)人員也不再用復(fù)核大量票據(jù)，提升了業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員的工作效率。同時因為是企業(yè)與商旅平臺間的按期結(jié)算對賬，避免了之前因長期出差未歸、發(fā)票不規(guī)范換票等造成差旅費較長時間不能掛賬結(jié)算現(xiàn)象的發(fā)生。（七）憑證自動生成業(yè)務(wù)人員提交費用報銷單據(jù)后，單據(jù)會根據(jù)業(yè)務(wù)人員的部門、出差目的等自動生成借方費用科目，同時生成貸方的預(yù)訂商旅產(chǎn)品往來科目和支付給員工補助的銀行存款科目。待單據(jù)審核完畢后，憑證自動推送至財務(wù)系統(tǒng)。（八）應(yīng)用光學(xué)字符識別、應(yīng)用機器人流程自動化等技術(shù)1.應(yīng)用光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)業(yè)務(wù)人員于出差過程中發(fā)生的如過路過橋費、地鐵費、網(wǎng)約車等發(fā)票均可拍照上傳，通過光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)，全字段識別發(fā)票信息中的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、名稱、稅號、稅額、合計金額、開票日期等信息，對虛假發(fā)票、重復(fù)發(fā)票、錯誤發(fā)票作出提示，減輕了業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員判定發(fā)票真?zhèn)?、合?guī)與否的工作量，降低了涉稅風(fēng)險。2.應(yīng)用機器人流程自動化（RPA）技術(shù)傳統(tǒng)財務(wù)人員每天要進行大量重復(fù)性、耗時長、低價值的數(shù)據(jù)處理，隨著企業(yè)發(fā)展業(yè)務(wù)量增加，亟須提高數(shù)據(jù)處理時效性和正確率。應(yīng)用機器人流程自動化（RPA）技術(shù)，用機器人代替人工實現(xiàn)對費用報銷的自動化、規(guī)范化處理，降低人力成本，使財務(wù)有時間精力投入到高價值業(yè)務(wù)。（九）一鍵資金支付費用報銷單據(jù)審核完生成憑證后，單據(jù)信息會自動推送到資金系統(tǒng)，資金系統(tǒng)與各銀行簽訂直連協(xié)議，出納可以根據(jù)推送到資金系統(tǒng)中的付款信息直接支付，不需要再次錄入收款方的銀行賬號信息，既簡化了出納的工作量，又提升了支付的準(zhǔn)確性。（十）會計檔案自動歸檔商旅平臺通過與資金系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)對接，可以將付款回單、發(fā)票信息回傳到業(yè)務(wù)單據(jù)中。業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員均可通過報銷單據(jù)查詢、下載、打印回單、票據(jù)等會計檔案，便于原始票據(jù)憑證的歸檔，實現(xiàn)票據(jù)的集約化管理、便捷化共享。（十一）信息提示，查詢便捷在商旅平臺預(yù)訂票務(wù)后，通過身份證件就可以實現(xiàn)一證入住、出行。在商旅平臺的票務(wù)預(yù)、改、退訂等操作均可實現(xiàn)企業(yè)郵箱、企業(yè)微信、短信等方式提示，便于員工查詢，極大地提升了員工的獲得感。結(jié)語業(yè)財?shù)纳疃热诤鲜秦攧?wù)轉(zhuǎn)型的堅固基石，助力企業(yè)價值創(chuàng)造，提升企業(yè)的核心競爭力。商旅平臺將分散的員工出行行為