弘盛檔案管理操作手冊(cè)樣本

弘盛檔案管理操作手冊(cè)目錄一、檔案管理平臺(tái)綜述 2二、檔案案卷管理 3三、檔案文獻(xiàn)管理平臺(tái) 6四、檔案文獻(xiàn)列表導(dǎo)入 10五、檔案借閱管理 12檔案管理操作手冊(cè)一、檔案管理平臺(tái)綜述檔案管理分為文書檔案和工程檔案。操作途徑為：工作管理→檔案管理→分類檔案管理→文書檔案/工程檔案如右面圖1所示。雙擊打開(kāi)進(jìn)入檔案管理平臺(tái)界面，如下面圖2所示（以文書檔案為例）圖1圖2組織目錄樹(shù)：顯示是當(dāng)前操作員擁有登陸組織列表，選取相應(yīng)組織，在其下建立檔案目錄分類（文書檔案以年份分類，工程檔案以工程項(xiàng)目分類）；二、檔案案卷管理1、文書檔案圖3如上面圖3所示，在檔案管理平臺(tái)組織目錄樹(shù)中，選中相應(yīng)檔案目錄，點(diǎn)擊“新增”，浮現(xiàn)案卷管理平臺(tái)，如下面圖4所示：圖4文書檔案案卷管理平臺(tái)字段闡明：編號(hào)數(shù)據(jù)名稱來(lái)源闡明其她闡明1檔號(hào)自動(dòng)生成組織號(hào).年+流水（2位）2保管期限選取錄入永久、長(zhǎng)期、短期3密級(jí)選取錄入絕密、機(jī)密、秘密、普通4件數(shù)自動(dòng)生成本卷內(nèi)文獻(xiàn)總份數(shù)5頁(yè)數(shù)自動(dòng)生成本卷內(nèi)文獻(xiàn)總頁(yè)數(shù)6案卷題名手工錄入卷名7立卷單位選取錄入8存儲(chǔ)位置手工錄入實(shí)體檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)9起始日期自動(dòng)生成卷內(nèi)文獻(xiàn)最早成文日期10終結(jié)日期自動(dòng)生成卷內(nèi)文獻(xiàn)最新成文日期工程檔案案卷管理平臺(tái)字段闡明：編號(hào)數(shù)據(jù)名稱來(lái)源闡明其她闡明1檔號(hào)自動(dòng)生成項(xiàng)目編號(hào).流水（2位）2工程項(xiàng)目選取錄入該操作員擁有權(quán)限項(xiàng)目3保管期限選取錄入永久、長(zhǎng)期、短期4密級(jí)選取錄入絕密、機(jī)密、秘密、普通5件數(shù)自動(dòng)生成本卷內(nèi)文獻(xiàn)總份數(shù)6頁(yè)數(shù)自動(dòng)生成本卷內(nèi)文獻(xiàn)總頁(yè)數(shù)7案卷題名手工錄入卷名8立卷單位選取錄入9存儲(chǔ)位置手工錄入實(shí)體檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)10起始日期自動(dòng)生成卷內(nèi)文獻(xiàn)最早成文日期11終結(jié)日期自動(dòng)生成卷內(nèi)文獻(xiàn)最新成文日期錄入完畢后，點(diǎn)擊“保存”即可。注意：在對(duì)工程檔案進(jìn)行建卷時(shí)，一定需要先進(jìn)行項(xiàng)目切換文書檔案案卷分類規(guī)定：1.文書檔案每年以保管期限立卷，將文獻(xiàn)以卷內(nèi)目錄形式進(jìn)行歸檔。2.檔號(hào)：以公司總部為例，檔號(hào)01.01代表總部永久卷；檔號(hào)01.02代表總部長(zhǎng)期卷；檔號(hào)01.03代表總部短期卷；檔號(hào)01.02代表總部長(zhǎng)期卷；2、工程檔案建卷工程檔案案卷分類規(guī)定：01基建文獻(xiàn)卷；02監(jiān)理資料卷；03施工管理資料卷；04施工技術(shù)資料卷；05施工測(cè)量記錄卷；06施工物資資料卷；07施工記錄卷；08施工實(shí)驗(yàn)資料卷；09過(guò)程驗(yàn)收資料卷；10竣工驗(yàn)收資料卷；11竣工圖卷；12聲像資料卷；13榮譽(yù)資料卷各區(qū)域若對(duì)工程檔案案卷分類有特殊規(guī)定，可進(jìn)行相應(yīng)調(diào)節(jié)，以滿足地區(qū)檔案館或區(qū)域公司自身有關(guān)規(guī)定規(guī)定。檔案文獻(xiàn)字段闡明：編號(hào)數(shù)據(jù)名稱來(lái)源闡明其她闡明1文獻(xiàn)標(biāo)題手工錄入/自動(dòng)生成2保管期限選取錄入/自動(dòng)生成永久、長(zhǎng)期、短期3文獻(xiàn)編號(hào)自動(dòng)生成規(guī)則：項(xiàng)目編號(hào).年+流水（3位）4檔號(hào)自動(dòng)生成所屬卷檔號(hào)5材料屬性選取錄入原件、復(fù)印件6頁(yè)數(shù)手工錄入本文獻(xiàn)頁(yè)數(shù)7份數(shù)手工錄入8責(zé)任者手工錄入9順序號(hào)自動(dòng)生成卷內(nèi)文獻(xiàn)順序號(hào)，可修改10單據(jù)編號(hào)自動(dòng)生成原業(yè)務(wù)單據(jù)編號(hào)11文獻(xiàn)日期手工錄入成文日期12項(xiàng)目選取錄入/自動(dòng)生成該操作員擁有權(quán)限項(xiàng)目13存儲(chǔ)地點(diǎn)手工錄入14竣工資料選取錄入是、否15備注手工錄入錄入完畢后，點(diǎn)擊保存。。方式為：在上述圖6“文獻(xiàn)歸檔選取”對(duì)話框中，選好檔案類型和檔案目錄后，點(diǎn)擊“歸文獻(xiàn)”，即浮現(xiàn)上述圖8“檔案文獻(xiàn)維護(hù)平臺(tái)”。錄入完畢后，點(diǎn)擊保存，文獻(xiàn)就會(huì)自動(dòng)歸至該檔案目錄下未歸卷平臺(tái)內(nèi)，如下面圖9所示圖9