辦公室主任崗位職責樣本

一、基本資料

部門名稱

辦公室

崗位名稱

主任

直接上級

總經(jīng)理

所轄人員

本部門員工

二、工作闡明

1、重要職責

1、主持辦公室全面工作。

2、組織起草公司規(guī)章制度、工作籌劃、工作總結(jié)。

3、負責公司會議決策督辦、籌劃貫徹和任務完畢狀況檢查等綜合管理工作和部門之間關(guān)系協(xié)調(diào)工作。

4、負責組織信息管理工作。

5、指引或辦理公文解決、會務安排、檔案管理、公關(guān)接待工作。

6、指引公司后勤保障工作、安全保衛(wèi)工作、房產(chǎn)管理工作。

7、負責組織公司企劃宣傳工作。

8、參加子公司管理工作。

2、重要工作內(nèi)容

1、協(xié)助總經(jīng)理室制定公司年度工作籌劃、公司基本規(guī)章制度和管理辦法，組織撰寫公司工作總結(jié)；制定公司行政管理方面各項規(guī)章制度、制定本部門工作籌劃、管理制度，經(jīng)總經(jīng)理審批后組織實行。

2、及時與各部門溝通、協(xié)調(diào)，貫徹總經(jīng)理室批示，做好上下聯(lián)系與溝通，做好各部門之間綜合協(xié)調(diào)，負責各項工作籌劃貫徹狀況、任務完畢狀況督辦和檢查。

3、組織收集、整頓、溝通公司經(jīng)營管理信息，掌握公司重要活動狀況，依照工作規(guī)定對關(guān)于信息組織專項調(diào)查研究，為領(lǐng)導研究工作和決策提供綜合信息資料，做好領(lǐng)導參謀和助手。

4、組織起草公司行政管理方面公文、撰寫領(lǐng)導發(fā)言稿，指引公司公文解決工作。

5、負責組織公司辦公例會、經(jīng)濟工作會議以及各種專項會議會務準備、資料準備，做好會議記錄和整頓睬議紀要，必要時形成內(nèi)參后發(fā)文，并貫徹、檢查會議精神貫徹狀況。

6、督辦檔案管理工作，加強保密教誨，檢查保密工作狀況。

7、組織公司重要活動，做好公司接待工作，解決好公司公共關(guān)系。

8、組織公司公司形象設計和對外宣傳工作。

9、組織做好公司辦公設備購買、維護和辦公智能化建設，規(guī)范辦公用品、勞保用品、其她工作用品及禮物供應、采購和管理，統(tǒng)一標志、信箋印制、管理。

10、檢查指引后勤管理員做好固定資產(chǎn)、房產(chǎn)管理、車輛租賃與調(diào)度工作和完畢衛(wèi)生、綠化、午餐供應等尋常工作。

11、組織做好安全教誨工作，貫徹公司內(nèi)部治安保衛(wèi)、消防安全工作。

12、協(xié)助總經(jīng)理審定和完善子公司章程；并及時向總經(jīng)理報告子公司經(jīng)營管理信息；貫徹總經(jīng)理辦公會決策，并檢查子公司決策執(zhí)行狀況。

13、組織編寫公司《大事記》、《狀況交流》等公司內(nèi)部刊物。

14、指引文員做好公司往來信件、郵件、包裹收發(fā)、登記、傳遞、清退和機關(guān)訂閱報刊審定工作。

15、做好行政信訪接待工作。

16、負責公司行政印鑒管理、使用。

17、負責公司辦公費用使用和控制。

18、搞好部門建設，不斷改進內(nèi)部管理工作，檢查員工各項工作完畢狀況，做好部門工作總結(jié)，指引、培訓、考核本部門員工，提高員工綜合素質(zhì)和部門工作績效。

19、完畢公司領(lǐng)導交給其她任務。

3、重要工作規(guī)定

1、工作籌劃、總結(jié)

1.1精確理解總經(jīng)理對年度工作籌劃、工作總結(jié)制定目的和規(guī)定，為制定年度工作籌劃、總結(jié)準備必要資料供領(lǐng)導參照，依照領(lǐng)導規(guī)定組織編寫工作籌劃和總結(jié)，報總經(jīng)理審視修改后，行文實行。

1.2

在每月第一種工作日、每季度首月第三個工作日內(nèi)，每年1月15日前，制定出本部門工作籌劃，組織實行、檢查。年度籌劃上報總經(jīng)理，經(jīng)審批后組織實行；工作籌劃制定要及時、客觀，要具備全面性、科學性和可操作性；按籌劃開展各項工作，要及時跟蹤籌劃實行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；要依照實際工作需要及時修改工作籌劃，并做修改記錄。

2、制定制度

2.1全面理解公司經(jīng)營狀況，依照公司總體管理規(guī)定，組織制定公司基本規(guī)章制度和管理辦法，經(jīng)關(guān)于部門會簽后，報領(lǐng)導審批，行文下發(fā)、組織實行并跟蹤檢查貫徹狀況。

2.2依照公司實際，及時制定、修改公司行政辦公制度、文獻收發(fā)制度、檔案管理制度、辦公用品管理制度、清潔衛(wèi)生管理制度、安全保衛(wèi)管理制度等行政管理方面有關(guān)制度，經(jīng)總經(jīng)理審批后組織實行，并跟蹤檢查貫徹狀況。

3、綜合管理與協(xié)調(diào)

3.1保持與各部門之間協(xié)調(diào)溝通，及時理解各部門工作任務完畢狀況，并將關(guān)于狀況和問題向總經(jīng)理室報告。

3.2協(xié)助總經(jīng)理室解決部門工作中所反映問題，針對要解決問題進行進一步調(diào)查、理解，與有關(guān)部門或人員交流、協(xié)商，必要時組織召開協(xié)調(diào)會，謀求最佳解決方案，對于超過職能范疇狀況，如實向總經(jīng)理報告，并提出參照意見請總經(jīng)理室裁定。

4、信息管理

4.1審核副主任組織制定信息管理制度，提出修改意見和建議，修改后報總經(jīng)理室審批，檢查制度執(zhí)行狀況。

4.2檢查、督促副主任和信息管理員準時做好系統(tǒng)維護工作。

4.3督促、考核計算機應用知識培訓工作。

4.4組織部門專職人員收集、整頓關(guān)于政策法規(guī)、行業(yè)信息等綜合信息，及時掌握公司有關(guān)經(jīng)營、管理信息，每月向總經(jīng)理室報告一次；遇有重要信息，及時報告。

4.5組織部門專職人員，為公司重大決策事項提供信息支撐和專項研究報告：依照領(lǐng)導交辦工作或公司管理中需要解決重點問題，廣泛收集有關(guān)信息，必要時擬定調(diào)研項目，做好調(diào)研前基本工作，明確調(diào)研目和任務，制定調(diào)研籌劃，聯(lián)系調(diào)研單位和關(guān)于人員，做好調(diào)研記錄，認真整頓、分析資料，撰寫出書面報告呈送領(lǐng)導。

5、公文解決

5.1建立公文解決規(guī)范，指引秘書和文員按照精確、迅速、安全原則和公文解決規(guī)定完畢公文收發(fā)、解決。

5.2依照領(lǐng)導規(guī)定，協(xié)助領(lǐng)導起草或安排秘書起草會議發(fā)言稿等關(guān)于文獻，控制文稿質(zhì)量和定稿時間，做到工作及時，文稿質(zhì)量符合領(lǐng)導規(guī)定。

6、會務工作

6.1組織安排會務，有秩序地做好會前準備、會中管理和服務、會后辦結(jié)事宜。掌握會議時間、地點、內(nèi)容、出席人員、議程，指引布置會場、安排食宿、調(diào)度車輛等工作，做到有條有序，可以承上起下、聯(lián)系左右、內(nèi)外照應，妥善應對隨時交辦事項。

6.2安排專職人員做好會議錄音、攝像、記錄及會議記錄整頓、紀要擬寫；認真審核、修改記錄和紀要，控制質(zhì)量，做到格式規(guī)范、內(nèi)容和用語精確；必要時形成內(nèi)參后發(fā)文。

6.3貫徹會議精神、決策，檢查貫徹狀況。

7、檔案管理

7.1組織制定公司檔案管理規(guī)定，明確公司資料、文獻歸檔范疇、歸檔時間、保管期限、歸檔案卷質(zhì)量規(guī)定。

7.2及時檢查、指引檔案管理員工作，保證檔案管理妥善、井然有序。

8、接待與公共關(guān)系

8.1內(nèi)賓接待：指引部門員工熱情接待來訪客人，親自接待比較重要客人，重要客人來訪前要及時向領(lǐng)導報告，商定接待方案，貫徹有關(guān)人員參加接待并準備有關(guān)資料，必要時安排食宿。

8.2外事活動：理解外事活動基本規(guī)定，按外事禮儀擬定接待規(guī)格，制定日程，貫徹接待細則（接送、住宿、陪伴、洽談、會場、宴會、票務、車輛、時間、路線等）。嚴格掌握到達、離開時間，貫徹專人負責迎送和有關(guān)人員參加接待，提供有關(guān)資料；遵循外事紀律，應對突發(fā)狀況，做好接待小結(jié)。

8.3領(lǐng)導公務活動：提前做好準備工作，貫徹時間、地點、人員，準備有關(guān)資料，必要時貫徹專人負責全程服務。

8.4公司商務活動：事先與關(guān)于部門商定籌劃，擬定期間、地點、出席人員，安排活動場地，發(fā)出請柬，貫徹迎送、接待人員，準備有關(guān)資料。

8.5上述活動要做到組織有序，接待誠懇、熱情、周到、細致，符合禮儀規(guī)范，體現(xiàn)公司形象。

8.6妥善協(xié)調(diào)、解決公司對外事務以及公共關(guān)系；及時安排人員或親自拜訪關(guān)于單位和人員，妥善辦理有關(guān)事宜；及時安排恰當人員參加外部有關(guān)會議和活動。

8.7組織承辦公司公司形象設計事項，聯(lián)系CIS設計單位，審核設計成果，組織導入CIS系統(tǒng)，力求CIS方案達到具備系統(tǒng)性、可行性，符合公司經(jīng)營理念和文化，可以塑造公司形象規(guī)定。

8.8組織員工做好公司形象新聞宣傳，公司有重要活動時要聯(lián)系關(guān)于新聞單位參加，并做好接待和資料準備工作；要及時督促秘書、文員和檔案管理員做好有關(guān)公關(guān)資料、圖片、錄音、錄像、題詞等收集、整頓、記載存檔工作，以便在需要時展示。

8.9督促副主任和信息管理員建設、維護公司網(wǎng)站，及時更新網(wǎng)頁、發(fā)布信息，對擬發(fā)布信息內(nèi)容進行審核，提出修改意見。

8.10注意收集影響我司形象、名譽、關(guān)系因素和事件信息，分析其后果，迅速做出有效應對解決，重要事件要提出解決意見報總經(jīng)理室決策。

9、后勤保障

9.1檢查、督促后勤管理員做好衛(wèi)生、綠化工作，保持辦公場合整潔干凈，綠化、美化辦公環(huán)境，辦公場合公共部位做到整潔、清潔、明亮、無異味。

9.2定期審核午餐伙食原則、就餐人員，擬定供應商，保證衛(wèi)生、營養(yǎng)合理。

9.3審定辦公用品、勞保用品、禮物采購籌劃，檢查采購質(zhì)量，審批賬單，控制費用，指引制定辦公用品管理制度。做到采購及時、質(zhì)量優(yōu)良、費用節(jié)約、管理有序。

9.4擬定租車數(shù)量、規(guī)格，審核車輛租賃費用；指引做好車輛租賃、費用結(jié)算和調(diào)度工作。

10、固定資產(chǎn)管理

制定固定資產(chǎn)和房產(chǎn)管理細則，明確工作程序和規(guī)定，指引檢查后勤管理員按規(guī)范管理，建立臺賬，做到資料清晰、完整，管理井然有序。

11、安全保衛(wèi)

組織開展安全教誨工作，以“防止為主”為中心，通過宣教增強職工法制觀念和安全意識；定期檢查安全工作貫徹狀況，及時、妥善協(xié)調(diào)解決安全工作中存在問題，杜絕安全隱患，保證陸上單位安全生產(chǎn)無事故。檢查、督促安保人員做好證件辦理等工作。

12、子公司管理

12.1參加對子公司經(jīng)濟目的責任擬定和考核，提出合理意見和建議。

12.2每年5月中旬至6月下旬，參加對子公司工作檢查，重要理解、檢查子公司經(jīng)營管理活動完畢狀況、執(zhí)行公司章程和法律規(guī)定狀況等。

12.3定期收集、整頓子公司經(jīng)營管理信息，并及時向總經(jīng)理報告。

12.4及時辦理總經(jīng)理辦公會決策中關(guān)于子公司運營管理方面事項，并檢查子公司執(zhí)行會議決策狀況。

13、其她

13.1保證公司重要事項及時編入《大事記》；組織編輯《狀況交流》，保證質(zhì)量。

13.2及時檢查公司往來信件、郵件、包裹收發(fā)、登記、傳遞、清退狀況和機關(guān)訂閱報刊狀況，保證工作及時性。

13.3做好行政信訪接待工作，進一步調(diào)查理解實際狀況，及時解決答復。

13.4管理公司印鑒，制定印鑒使用規(guī)定，嚴格掌握用印范疇，理解用印用途，遇有疑問及時向總經(jīng)理或分管領(lǐng)導請示，用印后及時做好登記。

13.5統(tǒng)一公司各類信箋、標志印制，制定印制規(guī)格，規(guī)范印制原則，合理控制費用，檢查管理、領(lǐng)用、發(fā)放狀況。

13.6搞好部門員工隊伍建設，組織部門員工學習、培訓，不斷提高員工業(yè)務素質(zhì)。

13.7依照領(lǐng)導規(guī)定牽頭組織或參加公司公司文化建設，做到組織有序、工作有效。

13.8按照工作規(guī)定組織部門內(nèi)考核，在規(guī)定期間內(nèi)完畢評分工作，做好被考人面談溝通工作；每年要編制本部門培訓籌劃、用人籌劃，遞交人力資源部；對員工獎懲要公正、恰當，要可以充分地調(diào)動員工工作積極性，形成良好團隊氛圍，提高部門工作績效。

13.9定期檢查本部門籌劃完畢和規(guī)章制度執(zhí)行狀況，及時調(diào)節(jié)不適應工作環(huán)節(jié)，做好工作總結(jié)，形成書面報告，按規(guī)定報告。

13.10準時、按量、按質(zhì)完畢公司下達各項考核指標和總經(jīng)理室交給其她任務。

三、任職資格

因素

細分因素

級別

限定資料

知識

學歷

B

經(jīng)濟管理類或航運類專業(yè)本科以上學歷或相稱限度。

行業(yè)知識

B

熟悉航運營業(yè)知識，對行業(yè)發(fā)展趨勢把握基本精確。

專業(yè)知識

B

熟悉公司安全管理體系；熟悉公司生產(chǎn)經(jīng)營管理狀況；熟悉黨和政府關(guān)于改革開放、經(jīng)濟建設、交通運送等方面方針政策；掌握行政管理知識；掌握各種應用文書寫作知識，熟悉禮儀知識。

能力

領(lǐng)導能力

B

可以掌握管理技巧，合理分派、控制、檢查、評估所負責管理各項工作，及時指引、檢查下屬工作，嚴格管理，公平客觀地對待下屬，保持所領(lǐng)導團隊協(xié)調(diào)性。

組織協(xié)調(diào)能力

A

可以對的組織下屬開展本部工作，協(xié)調(diào)本部門內(nèi)部和部門之間關(guān)系，可以妥善解決各種人際關(guān)系。

事務解決能力

B

可以合理安排工作籌劃，及時、對的完畢各項工作，可以解決突發(fā)事件。

理解能力

A

可以精確把握自身職務定位、工作內(nèi)容；精確、迅速理解上級批示、意圖和所布置工作；對于所學知識和技能可以迅速理解和掌握，反映機敏，可以舉一反三。

決策能力

B

可以科學地進行預測和分析，全面權(quán)衡利弊關(guān)系，及時選取出切實可行方案。

判斷能力

B

能迅速、精確判斷各種問題，掌握其實質(zhì)，能較為精確判斷從未遇到問題，找到解決辦法。

開拓創(chuàng)新能力

B

可以較迅速地接受新事物，具備較強創(chuàng)新意識，可以在工作中提出切實可行新思路、