聲像檔案管理規(guī)定樣本

聲像檔案管理規(guī)定第一章總則為加強(qiáng)我司聲像檔案管理，特制定本規(guī)定。我司聲像檔案是指我司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成對(duì)國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值錄音、錄像、照片、影片等輔以文字闡明歷史記錄。聲像檔案普通由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字闡明等構(gòu)成。第三條聲像檔案是我司卷宗構(gòu)成某些，必要由辦公室檔案員實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第二章聲像檔案資料收集第四條收集范疇1.反映我司重要職能活動(dòng)工作成果和存在問題聲像資料；2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和知名人物參加與我司關(guān)于重大活動(dòng)聲像資料；3.我司關(guān)于人員組織或參加重要會(huì)議聲像資料。4.涉及我司權(quán)益聲像資料。5.其他單位形成與我司關(guān)于重要聲像資料。6.其他具備保存價(jià)值聲像資料。第五條收集時(shí)間1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一種月內(nèi)隨立檔部門其他載體形態(tài)檔案同步歸檔；如有特殊狀況可以恰當(dāng)延長歸檔時(shí)間。2.檔案員應(yīng)隨時(shí)收集零散具備保存價(jià)值聲像資料。第六條收集規(guī)定1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字闡明要收集齊全，準(zhǔn)時(shí)歸檔并建立歸檔控制辦法。凡未按規(guī)定歸檔，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；2.接受原版、原件，特殊狀況下可接受復(fù)制件；3.聲像資料內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第七條聲像檔案資料征集辦公室檔案員有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料；第八條聲像檔案費(fèi)用報(bào)銷各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案費(fèi)用，經(jīng)總辦經(jīng)理審批將檔案資料按規(guī)定向檔案員歸檔，經(jīng)檔案員簽字承認(rèn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)予以核報(bào)費(fèi)用。第三章聲像檔案整頓第九條聲像檔案整頓，涉及分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和運(yùn)用。第十條聲像檔案整頓由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案員協(xié)助。第十一條分類、編號(hào)1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類照片準(zhǔn)時(shí)間順序編號(hào)，同步填寫其底片號(hào)。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：卷宗號(hào)-流水號(hào)。2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤應(yīng)視為一種案卷，編一種案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。3.編注與其她載體檔案相聯(lián)系參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。第十二條保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容重要限度、時(shí)間、名稱、可靠限度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條文字闡明編寫1.文字闡明基本內(nèi)容涉及事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。2.編寫文字闡明規(guī)定：(1)精確揭示檔案材料內(nèi)容，概括其反映所有信息，標(biāo)注項(xiàng)目對(duì)的齊全；(2)照片自然張(內(nèi)容相近亦可以若干張)編寫文字闡明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字闡明。一組聲像資料聯(lián)系密切應(yīng)加文字闡明：(3)文字簡潔、語言通順；(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá)。第十四條編制格式照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字闡明-參見號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。2.錄音帶、錄像帶、攝像帶編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按規(guī)定逐項(xiàng)填寫。第十五條案卷規(guī)定1.將具備共同主題內(nèi)容若干份聲像資料構(gòu)成案卷，集中編放。2.卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。3.卷內(nèi)備考表，用于闡明卷內(nèi)聲像材料整頓、變動(dòng)狀況。第十六條編目聲像檔案著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。第四章聲像檔案保管聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損，要進(jìn)行必要技術(shù)解決。保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%；照片庫溫應(yīng)保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。第十九條底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必要避開磁場，磁場盒與盒間距不不大于3mm；存儲(chǔ)磁帶最佳不用鐵皮柜。第二十條對(duì)庫存照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條歸檔保存聲像檔案，任何人不得擅自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必要通過鑒定，征得歸檔單位批準(zhǔn)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。第二十二條建立健全聲像檔案記錄制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管狀況、提供運(yùn)用及效果等項(xiàng)記錄工作。第五章聲像檔案開發(fā)運(yùn)用第二十三條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為運(yùn)用提供以便條件。第二十四條建立聲像檔案借閱制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，依照聲像檔案機(jī)密限度，擬定運(yùn)用范疇。第二十五條具備專利聲像檔案，外單位運(yùn)用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》關(guān)于規(guī)定辦理。已移送檔案館，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移送單位，檔案館收取保管費(fèi)。第二十六條聲像檔案原版普通不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。運(yùn)用率高聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案員負(fù)責(zé)辦理，并按關(guān)于規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中導(dǎo)致?lián)p壞，則由借用單位負(fù)責(zé)補(bǔ)償。在不