教職員工檔案管理系統(tǒng)使用說明及操作方法樣本

教職工工檔案管理系統(tǒng)使用闡明及操作辦法教職工工檔案管理系統(tǒng)，是獲省級(jí)先進(jìn)科研成果一等獎(jiǎng)項(xiàng)目之一。是實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理科學(xué)化、原則化、當(dāng)代化不可缺少軟件之一。教職工工檔案管理系統(tǒng)分單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版。教職工工檔案管理系統(tǒng)，是國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)產(chǎn)品，登記號(hào)：SRO8528。一、軟件簡(jiǎn)介1、菜單：有基本設(shè)立、輸入數(shù)據(jù)、查詢及打印、記錄四個(gè)菜單。2、功能：教職工工檔案管理。單項(xiàng)信息或全項(xiàng)信息查詢；范疇或分類查詢；高檔查詢。打印或隨機(jī)打印諸多信息資料和報(bào)表。用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像頭均可將教職工工相片以BMP格式錄入。記事欄目可錄入約650個(gè)文字，專供登錄教職工工家庭重要成員、學(xué)習(xí)和工作簡(jiǎn)歷、工作業(yè)績(jī)及獎(jiǎng)懲狀況。保存數(shù)據(jù)功能?；謴?fù)數(shù)據(jù)功能。清空數(shù)據(jù)功能。壓縮數(shù)據(jù)庫功能。記錄功能。Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出功能。二、操作辦法1、系統(tǒng)設(shè)立。進(jìn)入系統(tǒng)，點(diǎn)擊“系統(tǒng)設(shè)立”，有兩個(gè)選項(xiàng)：一是系統(tǒng)設(shè)立；二是打印選項(xiàng)。⑴在“系統(tǒng)設(shè)立”對(duì)話框中，系統(tǒng)設(shè)立了四項(xiàng)功能。①保存數(shù)據(jù)。即備份數(shù)據(jù)，可直接將庫內(nèi)數(shù)據(jù)保存到硬盤中。點(diǎn)擊“保存數(shù)據(jù)”命令鍵，選取盤區(qū)（C、D、E、……），自擬文獻(xiàn)名，就把數(shù)據(jù)保存起來了。②恢復(fù)數(shù)據(jù)。就是將保存在硬盤或U盤中數(shù)據(jù)調(diào)回來，在系統(tǒng)中重新運(yùn)營(yíng)。③壓縮數(shù)據(jù)庫。使用時(shí)間越長(zhǎng)，數(shù)據(jù)越多，庫越來越大，點(diǎn)擊此鍵可使數(shù)據(jù)庫壓縮變小。④數(shù)據(jù)清空。將庫內(nèi)數(shù)據(jù)清空。⑵打印選項(xiàng)。有一項(xiàng)“打印選項(xiàng)”功能。打印報(bào)表，要性別選此項(xiàng)，不帶性別不選此項(xiàng)。2、輸入數(shù)據(jù)菜單。進(jìn)入系統(tǒng)，點(diǎn)擊“輸入數(shù)據(jù)”菜單，進(jìn)入“教職工工檔案數(shù)據(jù)輸入”對(duì)話框。然后，在上邊窗口，從上到下、從左向右錄入教職工工數(shù)據(jù)信息。如果按部門或科室錄入更好。每錄完1名教職工工或修改數(shù)據(jù)信息之后在退出編輯之前，都要按“√”確認(rèn)編輯存盤，否則會(huì)丟失數(shù)據(jù)信息。輸入相片格式是BMP。因此，獲取相片要選BMP格式保存。如果是JPG格式，需先轉(zhuǎn)換，后錄入。輸入相片辦法：將光標(biāo)移到放照片位置，單擊鼠標(biāo)右鍵，單擊“由文獻(xiàn)載入”，雙擊要輸入教職工工照片，按“√”確認(rèn)編輯存盤。刪除相片辦法：光標(biāo)指向照片，單擊鼠標(biāo)右鍵，單擊“剪切”，按“√”確認(rèn)編輯存盤。要把剪掉照片徹底清除庫中，必要壓縮數(shù)據(jù)庫。規(guī)范“時(shí)間”欄目輸入格式：“輸入教職工工檔案數(shù)據(jù)”及“查詢”時(shí)，涉及輸入“時(shí)間”欄目較多，為規(guī)范輸入，特設(shè)立統(tǒng)一寫入格式：年碼2位，如03；月碼1月至9月1位，10至12月2位；日碼1日至9日1位，10日至31日2位。年碼和月碼之間用短橫線連接“-”，月碼和日碼之間用短橫線連接“-”。一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。確認(rèn)后即可輸入成績(jī)。計(jì)算機(jī)日期設(shè)立：短日期樣式（S）為yy-M-d;長(zhǎng)日期樣式（L）為yyyy’年’M’月’d’日’。也可按計(jì)算機(jī)設(shè)立日期格式寫入日期。Excel導(dǎo)入和導(dǎo)出。為快捷以便錄入數(shù)據(jù)，與其他軟件數(shù)據(jù)共享、減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，設(shè)立了Excel導(dǎo)入和導(dǎo)出功能。導(dǎo)出?！敖搪毠すn案管理系統(tǒng)”中教職工工信息，可以導(dǎo)出到Excel中去。起一種文獻(xiàn)名、在Excel中保存在1個(gè)頁面上。操作程序是：系統(tǒng)→輸入數(shù)據(jù)→Excel→導(dǎo)出到Excel→起文獻(xiàn)名→保存。導(dǎo)出數(shù)據(jù)存盤格式是：“MicrosoftExcel97-或97-20xx工作簿（※.xls）”。導(dǎo)入。凡是Excel教職工工信息，只要做到“四統(tǒng)一”基本上都能導(dǎo)入“教職工工檔案管理系統(tǒng)”中去。四統(tǒng)一是：①統(tǒng)一導(dǎo)入信息“存盤格式”。由于“Excel”有各種版本，“存盤格式”也有各種方式。因此統(tǒng)一導(dǎo)入信息“存盤格式”，是決定能否將信息導(dǎo)入“教職工工檔案管理系統(tǒng)”中去核心之一。無論“Excel”安裝何種版本，均有一種通用存盤格式。如果系統(tǒng)中安裝是“Excel”，則通用存盤格式就是：“MicrosoftExcel97-工作簿（※.xls）”；如果系統(tǒng)中安裝是“Excel”，則通用存盤格式就是：“MicrosoftExcel97-工作簿（※.xls）”；如果系統(tǒng)中安裝是“Excel20xx”，則通用存盤格式就是：“MicrosoftExcel97-20xx工作簿（※.xls）”。②統(tǒng)一Excel信息中首行“項(xiàng)目名頭”。Excel中教職工工信息，首行“項(xiàng)目名頭”必要是：“序號(hào)、姓名、性別、出生日期、民族、行政職務(wù)、教師職務(wù)、有何特長(zhǎng)、政治面貌、參加工作時(shí)間、入黨團(tuán)時(shí)間、行政編碼、原學(xué)歷、原畢業(yè)時(shí)間、原畢業(yè)院校、原專業(yè)、原學(xué)位、現(xiàn)學(xué)歷、現(xiàn)畢業(yè)時(shí)間、現(xiàn)畢業(yè)院校、現(xiàn)專業(yè)、現(xiàn)學(xué)位、身份證號(hào)、本人成分、評(píng)資格時(shí)間、聘請(qǐng)時(shí)間、評(píng)特級(jí)教師時(shí)間、通訊地址、部門、郵編、手機(jī)、宅電、電子信箱、家庭住址、教師資格種類、資格證書編號(hào)?！惫?6個(gè)欄目。少于36項(xiàng)可以導(dǎo)入；多于36項(xiàng)不能導(dǎo)入。凡有超過項(xiàng)目，則一律導(dǎo)入“備注”或“記事”欄目中。名頭欄目中文字之間無空格。這是決定能否將信息導(dǎo)入“教職工工檔案管理系統(tǒng)”中去核心之二。③統(tǒng)一Excel信息中“保存頁面”。一組信息起一種文獻(xiàn)名、在Excel中保存在1個(gè)頁面上。這是決定能否將信息導(dǎo)入“教職工工檔案管理系統(tǒng)”中去核心之三。④統(tǒng)一Excel信息中“版本和版號(hào)”。Excel信息保存方式有各種各樣。唯有用“復(fù)制粘貼”辦法，直接將要導(dǎo)入“教職工工檔案信息”粘貼到Excel中去保存，才干統(tǒng)一Excel信息“版本和版號(hào)”，其他保存方式都不能做到這一點(diǎn)。同步也防止了Excel信息中有隱藏給導(dǎo)入信息帶來麻煩。清除下面沒有用兩個(gè)存儲(chǔ)頁面，只保存一種信息頁面。注意：要改寫表名。必要把“sheet1”改成“教師檔案”。這是決定能否將信息導(dǎo)入“教職工工檔案管理系統(tǒng)”中去核心之四。從Excel中導(dǎo)入教職工工檔案信息操作程序有二步①檢查教職工工檔案信息與否做到了“四統(tǒng)一”。檢查“存盤格式”：打開要導(dǎo)入※.xls教職工工檔案信息→文獻(xiàn)→另存為→查看“保存類型”與否符合通用存盤格式，如果不是，要選取“MicrosoftExcel97-工作簿（※.xls）”或“MicrosoftExcel97-20xx工作簿（※.xls）”→保存信息。檢查“項(xiàng)目名頭”：打開要導(dǎo)入※.xls教職工工檔案信息，查看首行“項(xiàng)目名頭”與否與原則設(shè)立一致。凡有不一致必要改成一致。名頭欄目中文字之間與否無空格。刪除其他用不著列和與教職工工信息無關(guān)行，保存信息。檢查“保存頁面”：打開要導(dǎo)入※.xls教職工工檔案信息，查看與否為一種文獻(xiàn)名、在Excel中與否保存在1個(gè)頁面上，與否把表名“sheet1”改成了“教師檔案”。如果發(fā)既有各種表疊加式保存在一起，導(dǎo)入前要轉(zhuǎn)存一種表起一種文獻(xiàn)名、在Excel中保存在1個(gè)頁面上。檢查“版本和版號(hào)”：導(dǎo)入※.xls教職工工檔案信息，與否用“復(fù)制粘貼”辦法，直接將“要導(dǎo)入信息”粘貼到Excel中保存，與否轉(zhuǎn)為同版同號(hào)。②導(dǎo)入數(shù)據(jù)。操作流程是：系統(tǒng)→輸入數(shù)據(jù)→Excel→從Excel導(dǎo)入→查找盤區(qū)，選中導(dǎo)入教職工工檔案信息→打開?！?xls教職工工檔案信息，序號(hào)超過9位，只能導(dǎo)入9位，不大于9位，所有導(dǎo)入。從Excel中分次導(dǎo)入教職工工檔案信息如果把教職工工檔案信息,制成各種※.xls文獻(xiàn),也可分次導(dǎo)入到“教職工工檔案管理系統(tǒng)”中去。①教職工工檔案信息，不是1次性所有導(dǎo)入“教職工工檔案管理系統(tǒng)”中去。而是把1個(gè)文獻(xiàn)信息或幾種文獻(xiàn)信息組合，分幾次導(dǎo)入“教職工工檔案管理系統(tǒng)”中去。②在Excel中，每個(gè)文獻(xiàn)信息或幾種文獻(xiàn)組合信息，首行必要有“項(xiàng)目名頭”，并且“項(xiàng)目名頭”中設(shè)立，必要都和原則設(shè)立一致。③保存格式是：“MicrosoftExcel97-工作簿（※.xls）”或“97-20xx工作簿（※.xls）”。④操作流程：系統(tǒng)→輸入數(shù)據(jù)→Excel→從Excel導(dǎo)入→查找盤區(qū)，選中導(dǎo)入文獻(xiàn)信息和組合文獻(xiàn)信息→打開。如下重復(fù)操作。特別注意：有時(shí)很少數(shù)教職工工信息會(huì)浮現(xiàn)：查看要導(dǎo)入※.xls信息，符合Excel通用“MicrosoftExcel97-工作簿”或“97-20xx工作簿（※.xls）”存盤格式；查看要導(dǎo)入※.xls信息，首行“項(xiàng)目名頭”又與原則設(shè)立一致；查看要導(dǎo)入※.xls信息，是一種文獻(xiàn)名、在Excel中保存在1個(gè)頁面上，按規(guī)定已經(jīng)更改了表名，把“sheet1”改成了“教師檔案”。但就是不能把這個(gè)※.xls信息導(dǎo)入到“教職工工檔案管理系統(tǒng)”中去。為什么?如何解決？這個(gè)問題不是故障，屬正?，F(xiàn)象。有兩種狀況會(huì)浮現(xiàn)此問題：一是要導(dǎo)入※.xls信息中有隱藏；二是由于Excel版本和版號(hào)太多，不同版本Excel編碼及語言都不相似。即便是同一種版本，也由于版號(hào)不同，其編碼及語言也不同樣。是編程人編碼及語言與Excel中編碼及語言不一致，互相不支持而導(dǎo)致。解決辦法有二：一是再次復(fù)制粘貼要導(dǎo)入※.xls教職工工檔案信息。用“復(fù)制粘貼”辦法，直接將信息粘貼到Excel中保存。清除下面沒有用存儲(chǔ)頁面，只保存一種信息頁面。二是把不能導(dǎo)入※.xls信息→在Excel中另存為國際通用存盤格式Unicode文本※.txt→再把國際通用存盤格式※.txt,在Excel中轉(zhuǎn)存為“MicrosoftExcel97-工作簿（※.xls）或“97-20xx工作簿（※.xls）”存盤格式。即轉(zhuǎn)存→轉(zhuǎn)碼→再轉(zhuǎn)存。這樣解決之后，就能導(dǎo)入了。“轉(zhuǎn)存→轉(zhuǎn)碼→再轉(zhuǎn)存”操作程序是：打開不能導(dǎo)入※.xls信息→文獻(xiàn)(F)→另存為A→起文獻(xiàn)名→在保存類型中選Unicode文本※.txt→保存→打開→在文獻(xiàn)類型中選：所有文獻(xiàn)（※.※）→選中剛轉(zhuǎn)存※.txt文獻(xiàn)名并雙擊→是→下一步→下一步→完畢→文獻(xiàn)(F)→另存為A→在保存類型中選“MicrosoftExcel97-工作簿（※.xls）”或“97-20xx工作簿（※.xls）”存盤格式→保存信息。3、查詢及打印菜單。重要是查詢信息，打印輸出報(bào)表。進(jìn)入系統(tǒng)，點(diǎn)擊“查詢及打印”菜單，進(jìn)入“查詢及打印”對(duì)話框。有二個(gè)選項(xiàng)：一是選項(xiàng)，二是任務(wù)。詳細(xì)操作可分六步進(jìn)行。⑴擬定查詢范疇。擬定是在全體中查、還是在部門中查。⑵選取打印輸出項(xiàng)目。單擊“選項(xiàng)”，單擊“設(shè)立”，進(jìn)入“選項(xiàng)”對(duì)話框，重要是選取打印輸出報(bào)表項(xiàng)目。選哪項(xiàng)，就點(diǎn)擊哪項(xiàng)變蘭（變蘭項(xiàng)目為選中）。如選各種項(xiàng)目，須一只手按住“ctrl”鍵，另一只手用鼠標(biāo)點(diǎn)各個(gè)項(xiàng)目變蘭，點(diǎn)擊“關(guān)閉”退出。⑶選取“查詢內(nèi)容”。單擊“任務(wù)”，單擊“查詢”，進(jìn)入選取“查詢內(nèi)容”對(duì)話框。①單項(xiàng)查詢（全信息均能查詢）：從“選取查詢項(xiàng)目”中任選一項(xiàng)，如選取“性別”，將“男或女”寫入“起始值”欄內(nèi)，點(diǎn)擊“擬定”即可。②范疇查詢：點(diǎn)擊“范疇查詢”前面選項(xiàng)方孔。如對(duì)出生日期進(jìn)行范疇查詢，將起始日期86-1-1輸入“起始值”欄內(nèi)，終結(jié)日期86-12-31輸入“終結(jié)值”欄內(nèi)，單擊“擬定”后，即可將這個(gè)時(shí)間范疇內(nèi)出生教職工工都查出來。③排序查詢：查參加工作時(shí)間、出生年月日等信息，是升序查還是降序查。④分類查詢：將查詢內(nèi)容歸類。如查詢項(xiàng)目選“民族”，只要在“起始值”欄目中輸入“滿族”，點(diǎn)擊“OK”后，所查群體中所有滿族教職工信息，全能顯示在屏幕上，并可隨機(jī)打印出來。除“身份證號(hào)碼、宅電”等少數(shù)信息是唯一外，其他信息都可歸類查詢。⑤高檔查詢：依照復(fù)合條件查詢。選用“高檔”選項(xiàng)框，進(jìn)入“選取查詢內(nèi)容選取查詢項(xiàng)目”對(duì)話框。（此功能應(yīng)由純熟操作人員完畢）。符號(hào)意義：AND：并且OR：或者=：等于＞：不不大于＞＝：不不大于等于＜：不大于＜＝：不大于等于(：左括號(hào)）：右括號(hào)注意事項(xiàng)：查詢內(nèi)容必要寫在單引號(hào)‘’之內(nèi)；通過雙擊左邊列表項(xiàng)目直接寫入“出生日期、參加工作時(shí)間、……”所產(chǎn)生“出生日期=CVDATE（‘當(dāng)前日期’）”等樣式，“=”號(hào)處可通過文本輸入（鍵盤）改成“＞、＞＝、＜、＜＝”連接語符號(hào)；并參照“當(dāng)前日期”規(guī)定期間輸入模式，在括號(hào)里面單引號(hào)之內(nèi)寫入查詢時(shí)間；升序或降序查詢也產(chǎn)生ASC、DESC、……等符號(hào)。雙擊左邊列表中有些項(xiàng)目：如“行政編碼、……”等不產(chǎn)生任何符號(hào)。機(jī)器自動(dòng)產(chǎn)生符號(hào)不能刪，未產(chǎn)生符號(hào)不能添。否則會(huì)導(dǎo)致高檔查詢失敗。項(xiàng)與項(xiàng)之間要有連接語符號(hào)；連接語符號(hào)與輸入數(shù)字或文字之間要有空格。雙擊左邊列表中項(xiàng)目可直接寫入數(shù)據(jù)域，單擊下邊按鈕符號(hào)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生空格，并把連接語符號(hào)直接寫在所選項(xiàng)目后邊。范例：例1：查詢滿足條件：性別為女、現(xiàn)學(xué)歷為本科教職工。應(yīng)在數(shù)據(jù)域填寫：性別=‘女’AND現(xiàn)學(xué)歷=‘本科’例2：查詢滿足條件：性別為男、現(xiàn)學(xué)歷為本科或現(xiàn)學(xué)歷為研究生教職工。應(yīng)在數(shù)據(jù)域填寫：性別=‘男’AND（現(xiàn)學(xué)歷=‘本科’OR現(xiàn)學(xué)歷=‘研究生’）例3：查詢滿足條件：性別為男、現(xiàn)學(xué)歷為本科或現(xiàn)學(xué)歷為研究生，出生日期不大于等于04-1-1或者行政編碼等于1教職工。應(yīng)在數(shù)據(jù)域填寫：性別=‘男’AND（現(xiàn)學(xué)歷=‘本科’OR現(xiàn)學(xué)歷=‘研究生’）AND出生日期＜＝CVDATE（‘04-1-1’）OR行政編碼=1例4：查詢滿足條件：性別為男、出生日期不不大于62-1-1、政治面貌為黨員、現(xiàn)學(xué)歷為本科、民族為漢教職工。應(yīng)在數(shù)據(jù)域填寫：性別=‘男’AND出生日期＞CVDATE（‘62-1-1’）AND政治面貌=‘黨員’AND現(xiàn)學(xué)歷=‘本科’AND民族=‘漢’⑥關(guān)于“行政職務(wù)”和“行政編碼”填寫與查詢：“行政職務(wù)”欄填：校長(zhǎng)、書記、副校長(zhǎng)、副書記、工會(huì)主席、教務(wù)正副主任、政教正副主任、團(tuán)委書記、教師、職工、工人、其他?！靶姓幋a”欄填寫數(shù)字：1、2、3、4、5、6、7。其含義如下：正校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)填1、副校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)填2、中層領(lǐng)導(dǎo)填3、教師填4、職工填5、工人填6、其他填7。如“行政職務(wù)”填“教師”，“行政編碼”填編碼“4”，在查詢“行政編碼”時(shí)，只要輸入編碼4，就可以查出全校所有“教師”來。⑷設(shè)立打印標(biāo)題。隨機(jī)打?。ù蛴‘?dāng)前內(nèi)容），標(biāo)