西軟系統(tǒng)說明書客房中心樣本

TOC\o"1-3"\h\z客房中心 1第一節(jié)房態(tài)管理 11.1房態(tài)管理 21.1.1房態(tài)管理主窗口 21.1.2房態(tài)管理操作 31.2Q-ROOM 51.3矛盾房 61.3.1矛盾房窗口 61.3.2矛盾房錄入 71.3.2矛盾房解除 89第二節(jié)客房帳務(wù) 92.1客房入帳 102.1.1帳務(wù)解決窗口 102.1.2入帳 112.1.3結(jié)帳 13142.1.4錯(cuò)帳解決 14152.2細(xì)帳查詢 16172.2.1本日細(xì)帳查詢 16172.2.2歷史細(xì)帳查詢 17182.3交班報(bào)表 17182.3.1交班報(bào)表 17182.3.1區(qū)間營(yíng)收?qǐng)?bào)表 1718第三節(jié)其她 18193.1客房清潔工作量分派 18193.2失物拾物 20213.2.1拾物登記 21223.2.2遺失報(bào)告 22233.2.3領(lǐng)取 23243.3報(bào)房與查房 2425客房中心第一節(jié)房態(tài)管理客房中心也稱房務(wù)中心，X5系統(tǒng)客房中心重要功能有：房態(tài)管理、客房入賬、查詢、報(bào)表管理等。1.1房態(tài)管理保證房態(tài)對(duì)的，是客房中心工作中非常重要一項(xiàng)，因此客房中心操作人員應(yīng)及時(shí)、精確地修改房態(tài)，以保證前廳接待處能順利銷售房間。1.1.1房態(tài)管理主窗口執(zhí)行客房中心→房態(tài)管理，或按快捷鍵F4，打開『房態(tài)管理』窗口，如下圖所示。圖為便于簡(jiǎn)介上窗口，將其分為如下幾種某些進(jìn)行闡明。左邊:客房條件列表。系統(tǒng)將客房中心關(guān)注房情按列表方式顯示在窗口左上角，雙擊即可顯示相應(yīng)列表。同步可使用某些條件縮小查詢范疇，慣用條件有：樓號(hào)、房號(hào)、房類、客房特性、起始房號(hào)。左下角，顯示客房、維修房、暫時(shí)房態(tài)等基本信息。中上部，顯示符合左邊條件客房列表。規(guī)定操作員明確每條記錄信息。中下部：顯示在住或已預(yù)分客人信息。右邊：房態(tài)管理功能按鈕。1.1.2房態(tài)管理操作房態(tài)管理用于修改房態(tài)，可以單個(gè)解決，也可以批量解決。也許設(shè)立房態(tài)有：干凈房、臟房、檢查房、維修房、鎖房、暫時(shí)房態(tài)等。設(shè)立臟房、干凈房辦法類似，下面以設(shè)立干凈房為例，加以闡明。單個(gè)解決（設(shè)立干凈房）操作環(huán)節(jié)：（1）、房態(tài)管理窗口下，單擊選中目的客房；（2）、單擊〖2.→CL〗，彈出『修改房態(tài)』窗口，核對(duì)房號(hào)對(duì)的后，單擊〖擬定〗即可。圖批量解決（設(shè)立干凈房）操作環(huán)節(jié)：（1）、房態(tài)管理窗口下，多選目的客房；注意：選取記錄方式：①、運(yùn)用窗口上全選、反選按鈕；②、連選：?jiǎn)螕暨x取第一條目的記錄，按住SHIFT鍵，單擊最后一條目的記錄；③間隔多選：?jiǎn)螕暨x取第一條目的記錄，按住CTRL鍵，單擊其她目的記錄。（2）、單擊〖2.→CL〗，彈出『修改房態(tài)』窗口，核對(duì)房號(hào)對(duì)的后，單擊〖擬定〗即可。注意：也可先選取一間要改客房，單擊〖2.→CL〗，彈出『修改房態(tài)』窗口后，直接增長(zhǎng)要一起修改房號(hào)，注意格式，單擊〖擬定〗即可。設(shè)立維修房、暫時(shí)態(tài)辦法也基本相似，下面以設(shè)立維修房為例，加以闡明。設(shè)立維修房操作環(huán)節(jié)：（1）、房態(tài)管理窗口下，單擊選中目的客房；（2）、單擊〖5.→OO〗，彈出『客房維護(hù)設(shè)立』窗口，選取【開始】、【結(jié)束】時(shí)間，選取維修【因素】，若有其她需要注意信息可在【備注】中輸入。信息輸入完畢后，單擊〖擬定〗，設(shè)立完畢。圖解除維修房操作環(huán)節(jié)：（1）、『房態(tài)管理』窗口，雙擊左上方分類條件“維修房”，使其顯示當(dāng)前維護(hù)房列表；圖（2）、單擊選中目的客房，單擊〖7.O→〗，彈出確認(rèn)窗口；圖（3）、單擊〖擬定〗，目的客房由維修房（OO）轉(zhuǎn)化為臟房（VD）。1.2Q-ROOM飯店房類資源緊張時(shí)，也許會(huì)浮現(xiàn)這樣狀況：預(yù)訂賓客到店了，但是客房還是臟房，這種狀況下，接待員就可以使用Q-Room功能，向客房中心傳達(dá)緊急打掃客房信息。即Q-Room功能實(shí)現(xiàn)，涉及到前臺(tái)和客房中心兩個(gè)部門，系統(tǒng)中關(guān)于Q-Room業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)圖如下：F/OF/O本日預(yù)訂賓客到店，客房還是臟房F/O安排客人休息等待……設(shè)立Q-Room，告知客房中心緊急打掃系統(tǒng)開始記錄等待時(shí)間Housekeeping依照前臺(tái)提供房號(hào)，緊急打掃Housekeeping打掃完畢，通過取消Q-Room，告知前臺(tái)客房打掃完畢F/O告知客人，請(qǐng)客人進(jìn)房……查詢Q-Room：執(zhí)行客房中心→Q-Rooms，打開『Q-Room』窗口。如下圖所示。操作員能查詢到當(dāng)前所有Q-Room，及等待時(shí)間，也能做某些基本解決：取消Q-Room、查閱主單、調(diào)用檔案等。圖1.3矛盾房酒店在實(shí)際業(yè)務(wù)過程當(dāng)中，出于各種因素，會(huì)浮現(xiàn)總臺(tái)房態(tài)（即電腦系統(tǒng)中房態(tài)）和客房中心實(shí)際查房得出房態(tài)不一致，這種房間普通稱為矛盾房。1.3.1矛盾房窗口矛盾房普通涉及兩種狀況，一是總臺(tái)房態(tài)為住房，客房中心房態(tài)為空房，在系統(tǒng)中定義為SkipOnly；另一狀況是總臺(tái)房態(tài)是空房，客房中心房態(tài)是住房，在系統(tǒng)中定義為SleepOnly。執(zhí)行客房中心→矛盾房管理，打開『矛盾房管理』窗口，如下圖所示。圖左邊：顯示為矛盾房記錄，默以為當(dāng)前記錄。右上：對(duì)矛盾房記錄進(jìn)行分類選取，如只要查看SkipOnly矛盾房，可選中該選項(xiàng)，則系統(tǒng)自動(dòng)顯示為SkipOnly矛盾房。右下：矛盾房重要功能，重要有矛盾房輸入和矛盾房撤銷等。1.3.2矛盾房錄入錄入矛盾房環(huán)節(jié)如下：?jiǎn)螕簟间浫搿剑蜷_『客房錄入』窗口；圖（2）在錄入之前要先選定錄入房號(hào)客房狀態(tài)，系統(tǒng)默以為空房，在【請(qǐng)輸入房號(hào)】處輸入房號(hào)，在【請(qǐng)報(bào)告工號(hào)】處輸入工號(hào)，回車，則房號(hào)自動(dòng)跳動(dòng)左邊空白處，可重復(fù)輸入房號(hào)，在輸入之前務(wù)必選取對(duì)的客房中心房態(tài)。其中〖刪除〗是刪除錯(cuò)誤輸入房號(hào)。圖（3）單擊〖擬定〗，則退回到『矛盾房管理』窗口，此時(shí)可看到之前輸入矛盾房記錄。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷類別，并在【差別】處注明。圖1.3.2矛盾房解除矛盾房就意味著該房間存在一定問題，普通客房中心會(huì)在某個(gè)時(shí)間送一份當(dāng)前矛盾房給前廳部，由她們?nèi)ズ怂?，隨后由有關(guān)部門做相應(yīng)更改。例如SkipOnly房間，經(jīng)核算發(fā)現(xiàn)客人確入住了，但是沒有進(jìn)房間，直接出去辦事了，因而客房中心房態(tài)是空房；而SleepOnly房間，經(jīng)核算是總臺(tái)沒有及時(shí)將房間入住，客人已經(jīng)進(jìn)房了，因而客房中心房態(tài)是住房。因而，有關(guān)部門必要及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)，保證房態(tài)對(duì)的性。下面著重闡明客房中心如何及時(shí)調(diào)節(jié)房態(tài)。（1）選中要修改房態(tài)記錄，在【檢查房情輸入】處選取此時(shí)房態(tài)（此時(shí)房態(tài)指最后查實(shí)房態(tài)，即與總臺(tái)一致房態(tài)），下面空格處可輸入因素等；（2）單擊〖設(shè)立〗，系統(tǒng)提示“確信要進(jìn)行矛盾房設(shè)立嗎”，單擊〖是（Y）〗，則系統(tǒng)自動(dòng)將【HSK房態(tài)】改為檢查房情輸入房態(tài)圖（3）此時(shí)兩邊房態(tài)一致，就不是矛盾房了，再次打開『矛盾房管理』窗口時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)將該記錄顯示在“歷史記錄”中。第二節(jié)客房帳務(wù)依照酒店管理需要，有時(shí)客房中心也需要解決一某些客人帳務(wù)，重要涉及輸入客人洗衣費(fèi)用、客房迷你吧以及補(bǔ)償?shù)?。雖然客房帳務(wù)沒有前臺(tái)收銀規(guī)定復(fù)雜，但也規(guī)定客房中心操作人員能精確地解決。2.1客房入帳客房帳務(wù)解決重要涉及入帳、錯(cuò)帳解決、結(jié)帳等操作。2.1.1帳務(wù)解決窗口執(zhí)行客房中心→客房入帳，打開『帳務(wù)解決』窗口，如下圖所示。圖左邊顯示帳務(wù)類別，雙擊某類別，打開一帳務(wù)錄入單，即可入帳。普通，帳務(wù)類別由工程師或電腦管理員事先在前臺(tái)維護(hù)系統(tǒng)中設(shè)立。中部上方顯示當(dāng)前已經(jīng)錄入但未結(jié)帳帳務(wù)，下方顯示當(dāng)前選中該單據(jù)費(fèi)用明細(xì)。若是入新帳，則用于錄入費(fèi)用明細(xì)及折扣、優(yōu)惠等信息。圖右邊帳務(wù)解決功能按鈕。2.1.2入帳系統(tǒng)容許兩種入帳方式：明細(xì)、快捷。明細(xì)，即入明細(xì)帳；快捷，即入一筆匯總費(fèi)用。入帳方式可通過右上角〖明細(xì)〗、〖快捷〗選取。圖如上圖所示，表達(dá)當(dāng)前選是明細(xì)方式入帳。明細(xì)方式操作環(huán)節(jié):（1）、執(zhí)行客房中心→客房入帳，打開『帳務(wù)解決』窗口；（2）、雙擊窗口左上角營(yíng)業(yè)項(xiàng)目，打開新單，光標(biāo)定位于【NO】處。將光標(biāo)定位于【代碼】處，按F1，打開菜譜代碼協(xié)助窗口，單擊選取費(fèi)用項(xiàng)目，自動(dòng)顯示【名稱】；圖（3）、光標(biāo)定位于【數(shù)量】處，系統(tǒng)默認(rèn)數(shù)量為1，輸入實(shí)際需要數(shù)，【服務(wù)費(fèi)】處選取服務(wù)費(fèi)收取比例，系統(tǒng)自動(dòng)顯示收取服務(wù)費(fèi)后費(fèi)用。（4）、重復(fù)（2）、（3），錄入其她費(fèi)用。（5）、如果是住店客人,請(qǐng)?jiān)凇镜攸c(diǎn)】處輸入房號(hào)，回車，系統(tǒng)彈出『帳號(hào)查詢』窗口，確認(rèn)客人信息后,單擊〖擬定〗，退出『帳號(hào)查詢』窗口。圖（6）、單擊〖存盤〗，系統(tǒng)提示“當(dāng)前費(fèi)用及時(shí)入帳嗎？”，單擊〖是（Y）〗，直接入帳到客房，單擊〖否（N）〗，帳務(wù)將顯示在上方列表中，等擬定要入帳時(shí)，再單擊〖入帳〗。圖注意：（1）、服務(wù)費(fèi)計(jì)算方式有兩種：比例方式、金額方式，系統(tǒng)默認(rèn)是按比例方式。（2）、【NO】用于輸入手工單號(hào)。（3）、【地點(diǎn)】若是住店客人，在此輸入房號(hào)。（4）、【折扣】指是打折限度，若選取是比例打折，就輸入小數(shù)，如打九折，就輸入0.1；若鈔票優(yōu)惠，則輸入金額即可；只要有折扣，系統(tǒng)就規(guī)定操作員輸入優(yōu)惠理由，按F1可獲得協(xié)助。如果沒有折扣，此項(xiàng)不填。有折扣狀況下，必要在【優(yōu)惠】處選取輸入理由?？旖莘绞讲僮鳝h(huán)節(jié)：（1）、客房中心『帳務(wù)解決』窗口，單擊〖快捷〗；圖（2）、雙擊服務(wù)項(xiàng)目，錄入【NO】、【地點(diǎn)】、【原費(fèi)用】、【服務(wù)費(fèi)】等；圖（3）、單擊〖存盤〗，若已確認(rèn)【地點(diǎn)】，系統(tǒng)將提示“當(dāng)前費(fèi)用及時(shí)入帳嗎？”，單擊〖是（Y）〗，直接入帳到客房；單擊〖否（N）〗，帳務(wù)將顯示在上方列表中，等擬定要入帳時(shí)，再單擊〖入帳〗。2.1.3結(jié)帳結(jié)帳有兩種方式，轉(zhuǎn)客房帳和現(xiàn)結(jié)，普通酒店客房中心多采用轉(zhuǎn)客房帳方式，由前臺(tái)結(jié)帳。轉(zhuǎn)客房帳操作環(huán)節(jié)：（1）、帳務(wù)窗口下，單擊選中某記錄；（2）、查看【地點(diǎn)】處與否已有房號(hào)，若有，確認(rèn)后直接單擊窗口右邊〖客帳〗，系統(tǒng)自動(dòng)將該帳務(wù)轉(zhuǎn)至房間。若無，則先補(bǔ)充房號(hào)信息，在轉(zhuǎn)帳至房間，環(huán)節(jié)如下：?jiǎn)螕簟夹薷摹剑镜攸c(diǎn)】處輸入房號(hào)，回車，系統(tǒng)彈出『帳號(hào)查詢』窗口，確認(rèn)客人信息后,單擊〖擬定〗，退出『帳號(hào)查詢』窗口。單擊〖存盤〗，系統(tǒng)提示“當(dāng)前費(fèi)用及時(shí)入帳嗎？”，單擊〖是（Y）〗，直接入帳到客房?，F(xiàn)結(jié)操作環(huán)節(jié)：（1）、帳務(wù)窗口下，單擊選中某記錄；（2）、單擊〖結(jié)帳〗，彈出『結(jié)帳』窗口，如下圖所示。光標(biāo)移動(dòng)至【付款碼】處，按F1，打開付款方式協(xié)助，選取相應(yīng)付款方式。圖（3）、單擊〖收款〗，單擊〖結(jié)帳〗，若要打印，單擊〖擬定〗，否則單擊〖退出〗。2.1.4錯(cuò)帳解決客房中心帳務(wù)雖然簡(jiǎn)樸，但有時(shí)也會(huì)浮現(xiàn)這樣、那樣錯(cuò)誤，如房號(hào)輸入錯(cuò)誤、費(fèi)用明細(xì)輸入錯(cuò)誤等，這就規(guī)定操作員掌握基本錯(cuò)帳解決辦法。修改信息發(fā)現(xiàn)【地點(diǎn)】、【NO】、【優(yōu)惠】信息錯(cuò)誤，或漏輸費(fèi)用、多輸費(fèi)用時(shí)，可選中該記錄，單擊〖修改〗，回到帳務(wù)輸入窗口，修改有關(guān)信息。漏輸費(fèi)用解決非常簡(jiǎn)樸，只要在該帳單下繼續(xù)輸入費(fèi)用就可以了，對(duì)于多輸費(fèi)用狀況，需要輸入一筆負(fù)費(fèi)用沖帳，然后再輸入對(duì)的費(fèi)用，或者雙擊錯(cuò)誤記錄沖銷該筆費(fèi)用。取消未結(jié)帳即銷單銷單用于刪除帳單，當(dāng)整個(gè)帳單輸入錯(cuò)誤時(shí)，逐個(gè)修改非常麻煩，可以先銷單，再重新錄入帳務(wù)。系統(tǒng)將記錄銷單狀況。單擊〖銷單〗，系統(tǒng)提示“確信要?jiǎng)h除當(dāng)前費(fèi)用單據(jù)嗎？”,單擊〖是（Y）〗，銷單成功。被銷單帳務(wù)可以通過帳務(wù)查詢功能查看。圖沖帳沖銷已轉(zhuǎn)至前臺(tái)帳務(wù)，使用該功能。操作環(huán)節(jié)：（1）、執(zhí)行客房中心→本日細(xì)帳查詢，打開『帳務(wù)查詢』窗口，輸入查詢條件；（2）、單擊〖檢索〗,找到目的帳務(wù)，雙擊可打開看明細(xì)；圖（3）、核算確認(rèn)后，單擊〖沖賬〗，彈出確認(rèn)窗口，如下圖所示。圖（4）、單擊〖是（Y）〗，系統(tǒng)提示“沖賬成功”，細(xì)帳列表中該帳務(wù)狀態(tài)顯示為“沖賬”。圖2.2細(xì)帳查詢2.2.1本日細(xì)帳查詢執(zhí)行客房中心→本日細(xì)帳查詢，打開如下圖所示查詢界面。圖輸入相應(yīng)查詢條件，單擊〖檢索〗，即可查到滿足條件帳單。輸入條件越多查詢成果越精確。若不輸任何條件直接單擊〖檢索〗，系統(tǒng)顯示所有本日細(xì)帳。對(duì)找到記錄，可單擊上部標(biāo)題欄目進(jìn)行排序（按升序），再點(diǎn)擊一下改為降序排列；也可雙擊所需菜單，或在該菜單下按〖打開〗，查閱詳細(xì)明細(xì)狀況。2.2.2歷史細(xì)帳查詢歷史細(xì)帳查詢界面和用法與當(dāng)天細(xì)帳查詢一致，請(qǐng)參見上節(jié)。2.3交班報(bào)表2.3.1交班報(bào)表執(zhí)行客房中心→交班報(bào)表，打開『交班報(bào)表』窗口。圖輸入或選取【營(yíng)業(yè)日期】、【工號(hào)】、【班別】后，單擊〖確認(rèn)〗，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示有關(guān)報(bào)表。2.3.1區(qū)間營(yíng)收?qǐng)?bào)表執(zhí)行客房中心→區(qū)間營(yíng)收?qǐng)?bào)表，打開『區(qū)間營(yíng)收?qǐng)?bào)表』窗口。圖輸入或選取起止【營(yíng)業(yè)日期】、【工號(hào)】、【班別】后，單擊〖確認(rèn)〗，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示某個(gè)區(qū)間營(yíng)收?qǐng)?bào)表。第三節(jié)其她3.1客房清潔工作量分派用于協(xié)助管理人員按照當(dāng)班員工人數(shù)，分派客房清潔工作量分派。分派時(shí)，系統(tǒng)結(jié)合每個(gè)客房打掃積分（不同房間狀態(tài)打掃有不同積分，如大某些酒店設(shè)立退房臟房清潔工作量不不大于在住臟房清潔工作量）、客房數(shù)量、清潔員人數(shù)，進(jìn)行平均分派。操作環(huán)節(jié)：（1）、執(zhí)行客房中心→客房清潔工作量分派，打開『客房中心清潔任務(wù)分派』窗口，如下圖所示。窗口左邊顯示當(dāng)前有清潔員數(shù)量，中間顯示每個(gè)清潔員分派到清潔房間，右邊是一排功能按鈕。（2）、單擊〖分派〗，彈出提示窗口“確信要重新分派工作量嗎？”；圖（3）、單擊〖是（Y）〗，彈出輸入人數(shù)窗口，輸入后，單擊〖確認(rèn)〗，顯示分派成果；圖（4）、單擊〖打印〗，打印分派成果，分發(fā)給清潔員，即可。圖3.2失物拾物失物拾物解決可以分為兩類：拾物登記和遺失報(bào)告登記。執(zhí)行客房中心→拾物遺失列表，打開如下列表窗口，系統(tǒng)分類顯示拾物登記單和遺失報(bào)告單。圖〖新建〗――用于打開一空白拾物登記單，登記。上窗口默認(rèn)顯示當(dāng)前所有登記拾到物品。雙擊選中記錄，打開拾物登記單，操作者可查看或修改有關(guān)信息。圖〖新建〗――用于打開一空白拾物登記單，登記；〖修改〗――用于修改該登記單；〖叫號(hào)〗――選取打開其她拾物登記單；〖刪除〗――用于刪除當(dāng)前登記單；〖領(lǐng)取〗――用于物品還給失主時(shí)，填寫領(lǐng)取人有關(guān)信息。3.2.1拾物登記拾物登記用于對(duì)服務(wù)員或客人揀到物品進(jìn)行登記管理，以便將來歸還給失主。操作環(huán)節(jié)：（1）、單擊〖新建〗按鈕，打開拾物登記單，如下圖所示。圖（2）、依照物品實(shí)際狀況，選取【級(jí)別】，輸入【單據(jù)號(hào)】、【失物】，選取【類別】，輸入【估價(jià)】、【表述】、【揀到人】、【地點(diǎn)】、【報(bào)告人】、【時(shí)間】等已知信息。單擊〖存盤〗，登記成功。3.2.2遺失報(bào)告用于登記管理客人遺失物品。執(zhí)行客房中心→拾物遺失列表，單擊“遺失報(bào)告單”標(biāo)簽頁，打開失物拾物列表，顯示當(dāng)前所有登記遺失記錄。雙擊某記錄，打開“遺失報(bào)告單”。失物管理與拾物管理顯示界面、操作辦法基本一致，不再細(xì)述。圖3.2.3領(lǐng)取操作環(huán)節(jié)：（1）、雙擊打開目的拾物登記單；圖（2）、單擊〖領(lǐng)取〗，彈出『失物領(lǐng)取確認(rèn)』窗口；（3）、錄入領(lǐng)取信息，輸入【領(lǐng)取人】，選取【證件】，輸入【證件號(hào)碼】等有關(guān)信息。注意：若有遺失關(guān)聯(lián)單，【報(bào)失關(guān)聯(lián)】處，按F1，打開窗口，選取關(guān)聯(lián)記錄，若沒有遺失關(guān)聯(lián)單，則不需要錄入該信息。圖（