特殊需要兒童“一人一案”檔案規(guī)范

1特殊需要兒童“一人一案”檔案規(guī)范本文件界定了特殊需要兒童“一人一案”檔案涉及的術(shù)語和定義，規(guī)定了特殊需要兒童“一人一案”檔案的建立要求、內(nèi)容要求、管理要求。本文件適用于兒童康復(fù)機構(gòu)（以下簡稱“機構(gòu)”）、特殊教育學校及普通學校（以下簡稱“學?！保┨亟贪嗟奶厥庑枰獌和ㄒ韵潞喎Q“兒童”以肢體障礙兒童、孤獨癥兒童、智力障礙兒童為例）“一人一案”檔案要求。2規(guī)范性引用文件本文件沒有規(guī)范性引用文件。3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1特殊需要兒童childrenwithspecialneeds在身心發(fā)展或?qū)W習、生活中與普通兒童有明顯差異，因而需要給予區(qū)別于一般幫助的特殊服務(wù)的兒童。包括高于正常的超常兒童，學習困難兒童，有視覺、聽覺等各種殘疾的兒童，在某一方面某個時期在發(fā)展或?qū)W習中需短期或長期的各種特殊服務(wù)的非殘疾兒童。3.2“一人一案”檔案“onepersononecase”file兒童在機構(gòu)康復(fù)及學校學習期間，醫(yī)生、護士、教師、康復(fù)工作人員、社工等在醫(yī)療、護理、特教、康復(fù)過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。4建立要求4.1檔案應(yīng)有封皮、檔案記錄目錄以及適用于特殊需要兒童（以下簡稱“兒童”）成長發(fā)育各環(huán)節(jié)的記錄信息等，并按信息目錄內(nèi)容要求歸集排序。4.2檔案的整理歸檔應(yīng)遵循下列原則與方法：a)文件材料以兒童為單位歸檔；b)每個兒童的文件材料組成1卷，并編制檔號。檔號結(jié)構(gòu)按照“全宗號-檔案門類代碼-類別-姓名（身份證號）-卷號”的規(guī)則編制，并符合下列要求：1)全宗號：為國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼；2)檔案門類代碼：統(tǒng)一標注為“ZY·ET”；3)類別：用五個不同的大寫字母A、B、C、D、E表示；4)卷號：按照類別以兒童進入機構(gòu)時間先后，用阿拉伯數(shù)字順序編列，每個特殊需要兒童一個卷號，不重復(fù)。c)根據(jù)兒童的不同類型，確定每卷歸檔文件材料的具體范圍，并按照兒童基本信息、教育康復(fù)、離開機構(gòu)/學校等記錄內(nèi)容及相應(yīng)歸檔材料的順序排列卷內(nèi)文件，按檔案記錄目錄的細目順序歸集排列，見表A.1。每個兒童的卷內(nèi)文件材料按順序號編排件號和頁號；d)在卷內(nèi)文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，并填寫有關(guān)內(nèi)容；e)每卷文件材料按照排列順序裝入檔案盒，并編制盒內(nèi)文件目錄、盒內(nèi)備考表，填寫檔案盒封面、盒脊的項目；f)按照類別編制檔案案卷目錄，加封面后裝訂成冊，一式三份，填寫檔案案卷目錄封面項目（見表A.2，兒童成長檔案封底見表A.3）。25內(nèi)容要求5.1機構(gòu)和學校學前階段5.1.1基本信息資料包括但不限于以下資料：a)康復(fù)服務(wù)申請審批表，見表A.4；b)兒童及監(jiān)護人戶口本（身份證）復(fù)印件；c)兒童疾病證明（醫(yī)院開具的相關(guān)疾病診斷證明、殘疾人證復(fù)印件）；d)既往就診材料，包括：1)輔助檢查報告，包括化驗報告單、特殊檢查報告單等；2)評估結(jié)果報告。e)各類協(xié)議1)康復(fù)/入學協(xié)議書；2)康復(fù)須知；3)安全管理協(xié)議書；4)運動康復(fù)訓練安全協(xié)議書；5)安全承諾書；6)肖像權(quán)許可使用合同書；7)康復(fù)管理辦法。5.1.2教育康復(fù)資料5.1.2.1肢體殘疾兒童包括但不限于以下材料：a)兒童接案記錄表，見表A.5；b)相關(guān)評估結(jié)果報告，包括：1)GESELL、韋氏智力測驗、WeeFIM評估、ADL評估等；2)GMFM評估、FMFM評估、S-S評估等；3)兒童發(fā)展評估表。c)兒童觀察記錄表，見表A.6；d)康復(fù)記錄表；e)家庭康復(fù)指導記錄；f)家長意見反饋；g)兒童成長記錄表；h)康復(fù)階段小結(jié)、康復(fù)總結(jié)。5.1.2.2孤獨癥兒童、智力障礙兒童包括但不限于以下材料：a)兒童接案記錄表，見表A.5；b)個別化教育計劃（IEP）相關(guān)材料；c)教案；d)兒童觀察記錄表，見表A.6；e)兒童成長記錄；f)家長意見反饋；g)康復(fù)階段小結(jié)、康復(fù)總結(jié)。5.2學校義務(wù)教育階段5.2.1基本信息資料3包括但不限于以下資料：a)學生基本信息表，見表A.7；b)兒童及監(jiān)護人戶口本（身份證）復(fù)印件；c)兒童疾病證明（醫(yī)院開具的相關(guān)疾病診斷證明、殘疾人證復(fù)印件）；d)既往就診材料，包括：1)輔助檢查報告，包括化驗報告單、特殊檢查報告單等；2)評估結(jié)果報告。e)各類協(xié)議，包括：1)入學協(xié)議書；2)康復(fù)須知；3)安全協(xié)議書；4)安全承諾書；5)肖像權(quán)許可使用合同書。5.2.2教育康復(fù)資料包括但不限于以下材料：a)教育情況記錄(兒童每學期的個別化教育計劃（IEP）)，包括；1)兒童評估材料；2)兒童各學科側(cè)面圖；3)兒童本學期個別化教育計劃；4)IEP會議記錄表；5)參與人員確認簽名。b)教案；c)觀察記錄；d)兒童成長記錄表，見表A.8；e)家長意見反饋；f)康復(fù)階段小結(jié)。5.3離開機構(gòu)/學校資料包括但不限于以下材料：a)兒童離開機構(gòu)/學校確認書；b)其它。6管理要求6.1基本要求6.1.1兒童進入機構(gòu)/學校以及在機構(gòu)/學校期間形成的材料，兒童離開機構(gòu)/學校形成的材料，應(yīng)當在20個工作日內(nèi)完成歸檔。6.1.2檔案保管人員檢查首頁各欄是否完整、依序整理、裝訂成冊，編排后入柜存檔。6.1.3檔案工作人員應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定對檔案接收、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。6.1.4機構(gòu)/學校應(yīng)當加強檔案信息化工作。按照國家檔案信息化要求，開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，配備必要的檔案管理軟件。對于直接形成的電子文件應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定歸檔。有條件的機構(gòu)/學校應(yīng)當建立電子檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫。6.2保管6.2.1檔案管理場所應(yīng)符合國家有關(guān)標準，具備防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防磁、防有害生物、防有害氣體等保管條件，確保檔案安全。6.2.2檔案應(yīng)永久保存。6.3借閱與復(fù)制46.3.1機構(gòu)/學校應(yīng)依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，確保檔案安全有效地利用。對檔案的利用應(yīng)當遵守下列規(guī)定，并辦理登記手續(xù)：a)檔案形成、移交部門以及上級業(yè)務(wù)主管單位因工作需要，可以利用檔案；b)兒童成年后持身份證件，可以利用本人的檔案；兒童監(jiān)護人持身份證件、戶口簿或者能夠反映監(jiān)護關(guān)系的證明材料，可以利用被監(jiān)護兒童的檔案；c)人民檢察院、人民法院、公安部門、安全部門和紀檢監(jiān)察部門因辦案需要，持單位介紹信可以利用案件相關(guān)的檔案；d)律師憑律師執(zhí)業(yè)證書、律師事務(wù)所證明，持受理案件法院出具的案件受理通知書或者開庭傳票，可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的檔案；e)其他單位和個人確因工作需要申請查閱檔案的，檔案保管部門確認其使用目的合理的情況下，經(jīng)主管領(lǐng)導審核，可以查閱。6.3.2經(jīng)機構(gòu)/學校同意，利用檔案的單位和個人應(yīng)當當場查閱、摘抄、復(fù)?。◤?fù)制）檔案。不應(yīng)對檔案進行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。利用檔案的單位和個人，不應(yīng)擅自公開檔案內(nèi)容損害兒童的合法權(quán)益。6.3.3機構(gòu)/學校應(yīng)當對歸還的檔案進行清點核對，對檔案摘抄件或者復(fù)?。◤?fù)制）件加蓋標有“業(yè)務(wù)檔案摘抄件”或者“業(yè)務(wù)檔案復(fù)?。◤?fù)制）件”的印章。5（資料性）特殊需要兒童“一人一案”檔案模板特殊需要兒童“一人一案”檔案細目見表A.1，特殊需要兒童“一人一案”檔案封面見表A.2，兒童檔案封底見表A.3，康復(fù)服務(wù)申請審批表見表A.4，接案記錄表見表A.5，兒童觀察記錄表見表A.6，兒童基本信息表見表A.7，學齡兒童學生成長記錄表見表A.8。表A.1特殊需要兒童“一人一案”檔案細目6表A.2特殊需要兒童“一人一案”檔案封面機構(gòu)名稱：總編號：分類：分類編號：兒童姓名：出生日期：性別：7表A.3兒童檔案封底檔案封底8表A.4康復(fù)服務(wù)申請審批表現(xiàn)居住地詳細地址9表A.5接案記錄表第次受孕(□自然□人工助孕）□單胎□雙胎保胎史(□無□有）孕周分娩(□順產(chǎn)□剖宮產(chǎn)）體重Kg□窒息缺氧大運動發(fā)育情況精細動作發(fā)育認知語言發(fā)育