崗位描述書(shū)培訓(xùn)問(wèn)答及討論總結(jié)樣本

崗位描述書(shū)培訓(xùn)問(wèn)答及討論總結(jié)11月20日及21日，顧問(wèn)組主持了4場(chǎng)如何填寫崗位描述書(shū)培訓(xùn)，共有約200人參加。如下就現(xiàn)場(chǎng)提出重要問(wèn)題以及顧問(wèn)組及人力資源部同事解答作出總結(jié)。貴方可考慮將此文總結(jié)成“FAQ”放在CIS網(wǎng)上。重要問(wèn)答描述書(shū)與否專為崗位評(píng)估服務(wù)？不是。它是崗位評(píng)估重要依照，但同步它為其她人力資源管理做鋪墊。就象咱們?cè)谂嘤?xùn)時(shí)講到，公司招聘，晉升，培訓(xùn)等等各個(gè)環(huán)節(jié)都建立在完整崗位信息基本之上。人力資源部及電腦中心當(dāng)前合伙制作“崗位描述書(shū)提交系統(tǒng)”就是建立完整崗位信息平臺(tái)開(kāi)端。為什么崗位描述書(shū)有任職者代表填寫，而不是由主管填寫？如何保證描述書(shū)填寫內(nèi)容真實(shí)？一方面，在一種公司為建立崗位分析及評(píng)估系統(tǒng)而收集崗位信息時(shí)，市場(chǎng)普遍作法都是從任職者那里獲取最原始資料，之后由主管審核。在這樣過(guò)程中，上下級(jí)之間可以檢討與否在崗位職責(zé)方面有任何誤解，主管對(duì)員工規(guī)定與否得到員工清晰領(lǐng)略。同步這樣作法也避免了有諸多下屬主管耗費(fèi)太多時(shí)間來(lái)填寫描述書(shū)。在系統(tǒng)建立起來(lái)之后，修正描述書(shū)或撰寫新崗位描述書(shū)工作普通由主管及人力資源部共同負(fù)責(zé)。另一方面，任職者代表參加培訓(xùn)，理解項(xiàng)目目及描述書(shū)填寫辦法，這自身是一種非常好溝通和培訓(xùn)過(guò)程，是當(dāng)代公司管理所推崇。事實(shí)也證明，越多員工響應(yīng)，公司改革和進(jìn)取過(guò)程就越順利。關(guān)于如何保證任職者起草崗位描述書(shū)內(nèi)容精確性，咱們可以回顧一下項(xiàng)目流程。任職者填寫之后，需與主管討論，共同修正。之后所有描述書(shū)由人力資源部核算，如下級(jí)崗位數(shù)及任職條件統(tǒng)一原則等。然后顧問(wèn)組依照描述書(shū)草案與主管進(jìn)行面談，詳細(xì)理解每個(gè)基準(zhǔn)崗位內(nèi)容，從專業(yè)及客觀角度就描述書(shū)內(nèi)容進(jìn)行檢查，之后將描述書(shū)以原則格式進(jìn)行整頓。在這項(xiàng)工作之后，顧問(wèn)組還要和評(píng)估小組一起展開(kāi)討論，就每一種基準(zhǔn)崗位內(nèi)容再次進(jìn)行驗(yàn)證，含糊不清會(huì)再與關(guān)于主管聯(lián)系。整頓完畢描述書(shū)最后由部長(zhǎng)批準(zhǔn)。因此通過(guò)這樣一種重復(fù)論證過(guò)程，顧問(wèn)公司依照她們經(jīng)驗(yàn)，以為描述書(shū)精確性是可以保證。描述書(shū)收集是“正在做”，還是“應(yīng)當(dāng)做”？描述書(shū)收集是“應(yīng)當(dāng)做”。這也是咱們?cè)谂嘤?xùn)中強(qiáng)調(diào)“寫崗位，不寫人”。任職者在填寫時(shí)要謹(jǐn)記這個(gè)原則，主管也要用這個(gè)原則去審核。在之后各層級(jí)審核過(guò)程中，這一項(xiàng)都會(huì)得到進(jìn)一步核算及修正。當(dāng)前組織構(gòu)造還沒(méi)最后擬定，如何填寫組織關(guān)系？在此階段，請(qǐng)按照既有組織構(gòu)造來(lái)填寫上下級(jí)關(guān)系。公司會(huì)統(tǒng)一原則并做必要集體修正。如果副職沒(méi)有組織關(guān)系上下級(jí)，但其實(shí)協(xié)助正職管理所有正職下屬，這樣狀況如何填寫上下級(jí)關(guān)系？只要組織關(guān)系中不是上下級(jí)關(guān)系，在描述書(shū)中就不應(yīng)當(dāng)以上下級(jí)關(guān)系填寫。該副職此類工作職責(zé)應(yīng)當(dāng)在“重要崗位職責(zé)”以及“上下級(jí)關(guān)系”中關(guān)于團(tuán)隊(duì)督導(dǎo)中體現(xiàn)。如果沒(méi)有下級(jí)，但經(jīng)常要組織某些組隊(duì)一起工作并做領(lǐng)頭人，這種狀況算不算有下級(jí)？不算。這里收集是正式組織關(guān)系上上下級(jí)。對(duì)于以暫時(shí)團(tuán)隊(duì)形式工作狀況，應(yīng)當(dāng)在描述書(shū)中“上下級(jí)關(guān)系”一項(xiàng)下面空格中填寫。督導(dǎo)員工數(shù)會(huì)不會(huì)作為崗位評(píng)估時(shí)考慮因素？不會(huì)。咱們有諸多既有程序，有些詳細(xì)到崗，可不可以抄過(guò)來(lái)？這些“程序”如果仍合用，都可以作為崗位描述書(shū)參照，并且是較好參照。但是由于崗位描述書(shū)收集信息格式和目與其她“程序”不同，因此仍要嚴(yán)格按照描述書(shū)規(guī)定來(lái)填寫。如果有些崗當(dāng)前在做幾種崗工作，如何填寫？原則上來(lái)講，每一種崗都獨(dú)立存在，暫時(shí)性崗位職責(zé)不應(yīng)涉及在描述書(shū)內(nèi)容中。如遇到一崗多職而難以辨別時(shí)，請(qǐng)與您上級(jí)主管討論。為什么“重要崗位職責(zé)”每一條一定要寫“目”？崗位價(jià)值中一種重要體現(xiàn)就是崗位責(zé)任，即責(zé)任性質(zhì)及范疇。因此崗位所承擔(dān)每一項(xiàng)任務(wù)均有它責(zé)任，清晰理解這些責(zé)任和工作目是合理評(píng)估崗位基本。此外，崗位信息收集要為此后其她人力資源系統(tǒng)和流程服務(wù)，崗位職責(zé)中“目”是設(shè)定績(jī)效指標(biāo)重要參照。最后，員工在填寫職責(zé)和目時(shí)思考過(guò)程可以有效協(xié)助本人整頓自身工作過(guò)程及明確各項(xiàng)職責(zé)重要性，也可將各職責(zé)目匯總后，檢討“崗位設(shè)立目”與否全面精確。如何填寫“重要崗位職責(zé)”中“時(shí)間分派”？它與各項(xiàng)崗位職責(zé)順序有什么關(guān)系？開(kāi)會(huì)時(shí)間如何在“時(shí)間分派”中體現(xiàn)？一方面，非常核心一點(diǎn)，這里收集是“職責(zé)”，而不是“工作方式”，開(kāi)會(huì)及解決電子郵件等是”工作方式“。另一方面，職責(zé)各項(xiàng)排列順序應(yīng)當(dāng)是按照您以為職責(zé)重要性來(lái)排，而“時(shí)間分派”應(yīng)在列出各項(xiàng)職責(zé)之后用100個(gè)百分點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)間耗費(fèi)給各項(xiàng)職責(zé)分派一種比例?？倲?shù)應(yīng)當(dāng)是100%。填寫“崗位設(shè)立目”及“重要崗位職責(zé)”時(shí)與否一定要使用“通過(guò)……以實(shí)現(xiàn)……”格式？不一定。這個(gè)格式只是給人們舉個(gè)例子，只要填寫內(nèi)容反映了“手段”和“目”就可以了。請(qǐng)注意，“手段”和“目”要寫清晰，清晰到非本崗位任職者看到描述內(nèi)容都可以明白限度。如果2年后來(lái)崗位職責(zé)發(fā)生變化，描述書(shū)不合用了怎么辦？崗位描述書(shū)應(yīng)當(dāng)是定期更新。如果崗位職責(zé)發(fā)生重大變化時(shí)，有必要重新書(shū)寫。因此描述書(shū)不是一成不變。為什么不在崗位職責(zé)中加入量化衡量目的值？重要崗位職責(zé)為此后績(jī)效管理奠定基本，但崗位描述書(shū)是靜態(tài)，即如果崗位不變，描述書(shū)就不變；而考核量化目的值是動(dòng)態(tài)，即依照公司不同階段業(yè)務(wù)目的變化而變化，應(yīng)在績(jī)效管理體系中體現(xiàn)。如果崗位負(fù)責(zé)某些一次性系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，如何寫在崗位職責(zé)中？如果崗位負(fù)責(zé)不斷開(kāi)發(fā)新項(xiàng)目，而每個(gè)項(xiàng)目日后運(yùn)營(yíng)/維護(hù)/更新是其她崗位做，那么該崗此項(xiàng)職責(zé)重點(diǎn)就是要“不斷開(kāi)發(fā)新項(xiàng)目”；如果該崗開(kāi)發(fā)某項(xiàng)目之后要負(fù)責(zé)運(yùn)營(yíng)/維護(hù)/更新，那么該崗此項(xiàng)職責(zé)重點(diǎn)是“開(kāi)發(fā)及運(yùn)營(yíng)/維護(hù)/更新…系統(tǒng)”某些委員會(huì)運(yùn)作算不算“暫時(shí)團(tuán)隊(duì)”？在此階段請(qǐng)先填寫，顧問(wèn)組會(huì)在核算詳細(xì)內(nèi)容后統(tǒng)一解決。為什么描述書(shū)中不涉及“工作環(huán)境”？原則及市場(chǎng)上普遍描述書(shū)中都不包括“工作環(huán)境”一項(xiàng)。如果某些崗位需要處在惡劣環(huán)境中工作，而這是該崗難點(diǎn)之一，可以在“該崗位工作難點(diǎn)”一項(xiàng)中闡明。在作練習(xí)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)需要再次提示地方：在使用專有名詞時(shí)，請(qǐng)用全稱及中文填寫，可用括號(hào)將中/英文簡(jiǎn)寫括起。在填寫重要職責(zé)時(shí)，牢記要使用最恰當(dāng)動(dòng)詞，“負(fù)責(zé)維修工作”這樣表達(dá)不合格。一定要寫明是什么樣“負(fù)責(zé)”，如“策劃”、“指揮”、“提供技術(shù)支持”、“實(shí)行”或“定期檢查”等?！熬S修工作”也太籠統(tǒng)，可以明確什么范疇什么性質(zhì)維修工作等。此外，動(dòng)詞選用也要考慮與否夸大或減小了該崗位職責(zé)，如是“制定”還是“協(xié)助上級(jí)制定”等。在考慮職責(zé)時(shí)也可以參照崗位下一層各個(gè)組隊(duì)或職能工作，如生產(chǎn)部下面有5個(gè)處，負(fù)責(zé)生產(chǎn)5個(gè)方面，那么生產(chǎn)部長(zhǎng)重要職責(zé)可以是環(huán)繞這5個(gè)方面展開(kāi)?！皺?quán)限范疇”可參照公司某些既有分級(jí)授權(quán)制度中內(nèi)容，如校對(duì)、復(fù)核及批準(zhǔn)某些程序或工作等?！叭温殫l件”中“其她專業(yè)知識(shí)”是指該崗由于工作需要必要要掌握跨部門/組隊(duì)/科處工作知識(shí)，它不是單純指其她部門/組隊(duì)/科處專業(yè)知識(shí)，它更強(qiáng)調(diào)是互相運(yùn)作關(guān)系知識(shí)，如分工是什么，為什么這樣分才是最優(yōu)等。例如說(shuō)負(fù)責(zé)公司管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)崗要理解公司中重要部門之間運(yùn)作關(guān)系及流程才可以設(shè)計(jì)最有效最優(yōu)管理系統(tǒng)。但該崗不需要理解財(cái)務(wù)、采購(gòu)或生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)。又如，運(yùn)營(yíng)處處長(zhǎng)需要進(jìn)一步理解生產(chǎn)部下其她各處與自身運(yùn)作關(guān)系及流程。該崗一定對(duì)其她處專業(yè)有某些理解，但這些理解不能取代它所需對(duì)各處間運(yùn)作及流程方面知識(shí)?？梢哉f(shuō)，此項(xiàng)是理解崗位在管理方面所需知識(shí)不同限度。至于這個(gè)名詞“其她專業(yè)知識(shí)”如果容易引起混淆，顧問(wèn)組可考慮用更好說(shuō)法替代。崗位描述書(shū)審核人員可參照如下重要審核點(diǎn)：檢查整個(gè)描述書(shū)應(yīng)當(dāng)填寫內(nèi)容與否填寫完整上下級(jí)關(guān)系與否按照組織關(guān)系填寫“崗位設(shè)立目”與否精確全面，且篇幅合理“重要崗位職責(zé)”與否全面、清晰、精確，并有對(duì)“目”描述“重要崗位職責(zé)”書(shū)寫格式與否對(duì)的，時(shí)間分派與否合理“內(nèi)外聯(lián)系”與否寫明聯(lián)系對(duì)象層次，以及聯(lián)系目層次“任職條件”與否是崗位最低規(guī)定顧問(wèn)組對(duì)于CIS網(wǎng)上“崗位描述書(shū)提交系