采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置課件

采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置2024/3/14采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置Step1采購(gòu)與供應(yīng)部門(mén)的設(shè)置1、要思考的問(wèn)題應(yīng)該做什么？（部門(mén)職責(zé)）應(yīng)該建在什么地方？（在組織結(jié)構(gòu)中的位置）內(nèi)部應(yīng)該如何構(gòu)建？要考慮哪些因素？需要哪些資源？

……采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置2、影響采購(gòu)組織設(shè)置的因素采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置1）采購(gòu)與供應(yīng)職能的重要性影響管理層對(duì)采購(gòu)職能的認(rèn)識(shí)與期望；取決于下列方面對(duì)公司的重要性：–產(chǎn)品創(chuàng)新與設(shè)計(jì)–對(duì)市場(chǎng)變化做出快速反應(yīng)的支持–避免生產(chǎn)停頓–質(zhì)量保證–促使成本降低–各種項(xiàng)目需要獲得的裝備、服務(wù)與供應(yīng)品–采購(gòu)支出占總營(yíng)業(yè)額的百分比–供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)水平。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置怎樣提高采購(gòu)與供應(yīng)職能的形象？–與管理者溝通他的重要性，并且強(qiáng)調(diào)P&S部門(mén)為降低成本能夠做些什么；–積極宣傳良好的供應(yīng)商能夠?qū)M織產(chǎn)生的影響；–展示無(wú)效率的供應(yīng)鏈或低水平服務(wù)將導(dǎo)致的機(jī)會(huì)成本和銷(xiāo)售損失；–招募高素質(zhì)的員工；……采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置2）集權(quán)化決策還是分權(quán)決策集中采購(gòu)與分散采購(gòu)集中采購(gòu)：企業(yè)在核心管理層建立專門(mén)的采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一組織企業(yè)所需物品的采購(gòu)業(yè)務(wù)。它具有較大的采購(gòu)部門(mén)、更復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，采購(gòu)活動(dòng)由專家管理。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置集中采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)：–合并需求，獲得規(guī)模經(jīng)濟(jì)，提高買(mǎi)方地位；–有利于降低采購(gòu)成本（獲得折扣、降低運(yùn)費(fèi)）；–較容易實(shí)現(xiàn)物料的標(biāo)準(zhǔn)化；–減少管理上的重復(fù)設(shè)置，統(tǒng)一采購(gòu)規(guī)范；–集中采購(gòu)責(zé)任重大，多采用公開(kāi)招標(biāo)、集體決策的方式，可以對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行更有效的控制；–更有效的庫(kù)存控制和材料利用；–簡(jiǎn)化供應(yīng)商的聯(lián)系；–易于穩(wěn)定本企業(yè)同供應(yīng)商之間的關(guān)系；–更利于專業(yè)分工和專業(yè)技能的發(fā)展。降低成本，規(guī)范過(guò)程，穩(wěn)定關(guān)系采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置但是：集中采購(gòu)可能對(duì)客戶需求的變化反應(yīng)較緩慢，過(guò)分的集權(quán)化可能導(dǎo)致采購(gòu)管理效率低下。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置集中采購(gòu)適用的主體–集團(tuán)范圍實(shí)施的采購(gòu)活動(dòng)；–跨國(guó)公司的采購(gòu)；–連鎖經(jīng)營(yíng)、特許經(jīng)營(yíng)企業(yè)的采購(gòu)；–OEM廠商的采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置集中采購(gòu)的適用范圍–大宗物品、批量物品、價(jià)值高或總價(jià)多的物品；–關(guān)鍵零部件、原材料或其他戰(zhàn)略資源；–共性要求的物品，如辦公用品；–定期采購(gòu)的物品；–地理位置的分布；–降低成本的潛力；–專業(yè)技能的要求–價(jià)格浮動(dòng)的影響。如金屬、油品、紙品、橡膠、大米等對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境非常敏感，宜于集中采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置

選擇集中采購(gòu)應(yīng)遵循的原則–有利于資源的綜合配置–有利于減少層次，加速周轉(zhuǎn)，簡(jiǎn)化手續(xù)；–有利于節(jié)約物品，提高綜合利用率；–有利于加強(qiáng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益。哪些企業(yè)是通過(guò)集中采購(gòu)取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)？

采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置分散采購(gòu)分散采購(gòu)：由使用者（企業(yè)下屬個(gè)單位如子公司、分廠、分店等）自行管理采購(gòu)工作，它是集中采購(gòu)的完善與補(bǔ)充。?基本特點(diǎn)：–批量小、價(jià)值低或開(kāi)支??；–過(guò)程短、手續(xù)簡(jiǎn)、決策層次低；–問(wèn)題反饋快，方便靈活；–……采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置分散采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)：–更好地滿足各地個(gè)性化的需求；–更快地對(duì)需求作出反應(yīng)；–保持同供應(yīng)商的密切聯(lián)系；–便于對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行控制。分散采購(gòu)適用的主體：–子公司、分廠、車(chē)間；–離主廠區(qū)或集團(tuán)供應(yīng)基地較遠(yuǎn)，其本地供應(yīng)成本低于集中采購(gòu)成本的情況；–異國(guó)、異地供應(yīng)的情況。

采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置集中/分散采購(gòu)：在總部設(shè)置中央采購(gòu)部，分部也設(shè)有采購(gòu)部門(mén)，它綜合考慮了集中采購(gòu)和分散采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)。集中采購(gòu)和分散采購(gòu)誰(shuí)哪個(gè)好？采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置3）與其他部門(mén)的關(guān)系?采購(gòu)部門(mén)與生產(chǎn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)等部門(mén)有密切的關(guān)系。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置責(zé)任！義務(wù)！采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置3、采購(gòu)與供應(yīng)部門(mén)的組織模式?采購(gòu)職能從屬其他部門(mén)，向部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置設(shè)置單一采購(gòu)部門(mén)，并直接向總經(jīng)理匯報(bào)工作。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置設(shè)置獨(dú)立的采購(gòu)部門(mén)體系，并向副總經(jīng)理匯報(bào)工作。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置集中采購(gòu)設(shè)置模式，即總部設(shè)置采購(gòu)部。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置最常見(jiàn)：集中與分散模式集中與分散相結(jié)合的采購(gòu)設(shè)置模式，即總部設(shè)置中央采購(gòu)部，分部設(shè)置采購(gòu)部。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置中央采購(gòu)部的職責(zé)：–制定采購(gòu)政策、流程與控制系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)；–人員的招聘與培訓(xùn)；–采購(gòu)法律事務(wù)；–協(xié)調(diào)常用項(xiàng)目的采購(gòu)；–協(xié)調(diào)重要設(shè)備的采購(gòu)；–集團(tuán)庫(kù)存的協(xié)調(diào)；–審查采購(gòu)部門(mén)績(jī)效。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置集中與分散相結(jié)合的采購(gòu)模式適用于：–多分廠/多事業(yè)部組織內(nèi)的采購(gòu)部門(mén)設(shè)置–聯(lián)合大型企業(yè)內(nèi)的采購(gòu)部門(mén)設(shè)置案例：大型超市商品采購(gòu)的模式采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置案例：沃爾瑪?shù)牟少?gòu)模式采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置Step2采購(gòu)部門(mén)的崗位設(shè)置1、專業(yè)分工采購(gòu)和談判：根據(jù)需求確定采購(gòu)計(jì)劃、評(píng)價(jià)、選擇和確定供應(yīng)商，商務(wù)談判，確定合同條款。跟蹤和催貨：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的實(shí)施，并監(jiān)督供應(yīng)商對(duì)合同的執(zhí)行情況。行政管理：處理正式采購(gòu)文件、日常文書(shū)工作、采購(gòu)數(shù)據(jù)處理與分析、采購(gòu)資料管理等。采購(gòu)研究：收集、分析采購(gòu)市場(chǎng)信息，對(duì)價(jià)格和供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)測(cè)，參與采購(gòu)決策，開(kāi)發(fā)供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)體系等。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置2、崗位設(shè)置首席采購(gòu)官（CPO:ChiefPurchasingOfficer）:采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)主管、采購(gòu)副總裁、物料經(jīng)理、物料主管、物料副總裁、…采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置A根據(jù)產(chǎn)品種類設(shè)置崗位采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置B根據(jù)業(yè)務(wù)分工設(shè)置崗位采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置C綜合考慮種類和分工自學(xué)：商品采購(gòu)的職責(zé)劃分

還有其他劃分方法：比如按照地域、按照經(jīng)營(yíng)習(xí)慣……采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置4、為采購(gòu)部門(mén)配備資源人員；通訊工具；應(yīng)用軟件。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置組織結(jié)構(gòu)與人員配置——總部案例：九州通的采購(gòu)崗位設(shè)置采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置組織結(jié)構(gòu)與人員配置——二級(jí)公司組織結(jié)構(gòu)與人員配置——二級(jí)公司采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置Step3采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)1、采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的主要目標(biāo)共同開(kāi)發(fā)公司的采購(gòu)戰(zhàn)略加速新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，降低開(kāi)發(fā)成本

強(qiáng)化對(duì)供應(yīng)商評(píng)估、選擇與管理

提高采購(gòu)效率降低公司總成本

…采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置2、采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的類型1）跨職能采購(gòu)團(tuán)隊(duì)至少由來(lái)自三個(gè)不同職能部門(mén)的人員組成主要目的：–縮短采購(gòu)時(shí)間–有利于解決采購(gòu)問(wèn)題–推動(dòng)產(chǎn)品革新和協(xié)作–推進(jìn)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)–利于團(tuán)隊(duì)成員的職業(yè)發(fā)展Reason?采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置2）有供應(yīng)商參加的團(tuán)隊(duì)–有利于同供應(yīng)商之間的信息交流–有利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理–能得到供應(yīng)商更多的幫助–推動(dòng)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置3）有顧客參加的團(tuán)隊(duì)–更好地及時(shí)了解顧客需求，方便采購(gòu)部門(mén)及時(shí)制訂和修正采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置4）供應(yīng)商委員會(huì)–由關(guān)鍵供應(yīng)商組成，集中進(jìn)行有利于成本削減的活動(dòng)，如縮短采購(gòu)提前期、消除浪費(fèi)、開(kāi)發(fā)更有效的程序等。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置5）采購(gòu)委員會(huì)–由采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)員骨干及相關(guān)部門(mén)的主管組成，集中進(jìn)行采購(gòu)預(yù)算的制定、重大采購(gòu)活動(dòng)的決策、供應(yīng)商關(guān)系開(kāi)發(fā)等活動(dòng)。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置3、組建采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的流程組建采購(gòu)團(tuán)隊(duì)特別是跨職能團(tuán)隊(duì)要考慮許多因素：–團(tuán)隊(duì)成員：多專業(yè)組合、允許觀點(diǎn)不同；–成員角色：明確團(tuán)隊(duì)任務(wù)及職責(zé)分工，確定個(gè)人在團(tuán)隊(duì)中的角色；–建立團(tuán)隊(duì)績(jī)效目標(biāo)、制定團(tuán)隊(duì)紀(jì)律；–身份地位：應(yīng)盡量消除任何部門(mén)或等級(jí)觀念，保證團(tuán)隊(duì)的整體性；–工作間布置：要使團(tuán)隊(duì)取得最佳效果，成員應(yīng)當(dāng)在一起工作；–報(bào)酬獎(jiǎng)勵(lì)：團(tuán)隊(duì)集體獎(jiǎng)。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置Step4采購(gòu)控制有效的采購(gòu)控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是：–工作過(guò)程透明；–權(quán)力不能過(guò)于集中；–采購(gòu)記錄完整、準(zhǔn)確、清晰；–有相應(yīng)的控制制度。?四要素：分類控制、制度控制、過(guò)程控制、審計(jì)控制采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置1、采購(gòu)的分類控制生產(chǎn)型采購(gòu)?fù)ㄓ眯筒少?gòu)客戶服務(wù)型采購(gòu)——對(duì)象不同，采購(gòu)人員、控制程度不同采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置2、采購(gòu)制度控制建立請(qǐng)購(gòu)控制制度；采購(gòu)決策合理化，如：–四分開(kāi)：申請(qǐng)人、采購(gòu)人、付款人和收貨人分開(kāi)；–逐級(jí)授權(quán)；–崗位輪換；

財(cái)務(wù)、審計(jì)雙管齊下；實(shí)物、信息同步；徹底保證采購(gòu)質(zhì)量以求防患未然；

謹(jǐn)防回扣中的賣(mài)方欺詐。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置3、過(guò)程控制應(yīng)在采購(gòu)控制系統(tǒng)中，對(duì)審批、簽約、登記、承付、驗(yàn)收、審核、記帳等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制與審核。–請(qǐng)購(gòu)的控制：要明確請(qǐng)購(gòu)人、審批人、審核人、請(qǐng)購(gòu)規(guī)范等。–訂購(gòu)的控制：訂單的審批與核查、復(fù)查訂單的編制過(guò)程與內(nèi)容、將訂單副本送驗(yàn)收部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，作為貨物驗(yàn)收和支付的憑據(jù)。–驗(yàn)收的控制：明確驗(yàn)收的組織及人員組成、確定驗(yàn)收的質(zhì)量體系、制定健全的驗(yàn)收制度、確定對(duì)不合格采購(gòu)品的處置制度。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置4、采購(gòu)審計(jì)保證采購(gòu)業(yè)務(wù)合法有效保證所購(gòu)材料價(jià)廉物美保證采購(gòu)成本核算正確保證采購(gòu)記錄真實(shí)完整。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置采購(gòu)中常見(jiàn)的舞弊手段–虛列采購(gòu)–押金抵物–有單無(wú)貨–涂改發(fā)票單價(jià)。采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置供應(yīng)商欺詐的審計(jì)線索–采購(gòu)方員工的奢侈的生活方式–對(duì)供應(yīng)商欺詐沒(méi)有良好的防范制度–不正當(dāng)?shù)膯我磺拦?yīng)商–其它供應(yīng)商的抱怨和申訴–供應(yīng)商與采購(gòu)方員工親密的關(guān)系–經(jīng)常發(fā)生但未得到解決的對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品的投訴–……采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置end采購(gòu)組織設(shè)置–沒(méi)有簡(jiǎn)單的答案；–企業(yè)采用哪種模式，要視企業(yè)的