Excel常用操作技巧培訓(xùn)

EXCEL中常用的快捷鍵Ctrl+；當(dāng)前日期

CTRL+1

設(shè)置單元格格式

CTRL+2

加粗

CTRL+3

斜體

CTRL+4

下劃線

CTRL+9

隱藏所選單元格所在的行，如果選中了整列，那么將隱藏全部單元格

F2

進入單元格編輯狀態(tài)

F4

在相對引用〔如A1〕和絕對引用〔如$A$1〕間進行轉(zhuǎn)換

F9

將公式直接轉(zhuǎn)化為數(shù)值

F11

快速插入圖表

shift\ctrl+F11

插入新工作表制作日期：2006年7月1開始語：Excel是MicrosoftOffice軟件包的組成局部。按啟動Windows應(yīng)用的方法運行它后，屏幕上就會顯示其操作窗口，并且翻開一張名為Book1(工作薄1)的電子報表。(如下圖)標題欄下拉菜單常用工具欄狀態(tài)欄工作表區(qū)列標行號滾動條單元格工作表標簽制作日期：2006年7月2數(shù)據(jù)篩選在EXCLE里面它提供了比較方便的條件顯示操作篩選功能，通過數(shù)據(jù)篩選功能，我們能夠迅速的在數(shù)據(jù)表中找到滿足條件的數(shù)據(jù)。其具體操作步驟如下：步驟一、單擊需使用篩選的行號，選定此行。然后點擊下拉菜單中的“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“自動篩選”〔右圖所示〕，點擊后所選定行號的單元格右下方就會出現(xiàn)一個下三角的下拉操作符〔如右以下圖〕。制作日期：2006年7月3步驟二、單擊單元格的下三角符號如圖一所示，選擇自定義或所列數(shù)據(jù)，選擇自定義后會出現(xiàn)一個“自定義自動篩選方式”的操作窗口，點擊下拉操作中選擇所需的篩選條件及數(shù)據(jù)即可完成篩選〔圖二〕。自動篩選中提供了可以滿足兩個條件篩選〔圖三〕，其中“與”是須同時滿足兩個條件篩選才成立，而“或”是只須滿足其中的一個條件即可進行篩選。圖一圖二圖三制作日期：2006年7月4數(shù)據(jù)排序在日常工作中我們?nèi)〉玫臄?shù)據(jù)資料排序不一定就適宜使用的，而EXCEL在這方面提供了較方便的功能就是排序功能。排序操作步驟如下：步驟一、點擊需要進行排序的工作表，單擊下拉菜單中的“數(shù)據(jù)”→“排序”系統(tǒng)會自動選定工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域為排序區(qū)〔假設(shè)只對其中局部進行排序的話，那就須自行進行選取〕，彈出右圖。步驟二、在對操作窗口中的“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”中選擇排序的形式，選擇“有標題行”排序就以工作表中的第一行標題為排序的關(guān)鍵字，假設(shè)選擇“無標題行”排序就以工作表的列號為排序關(guān)鍵字。步驟三、在排序操作窗口中選擇要排序的關(guān)鍵字及排序方式即可，假設(shè)不只對一個關(guān)鍵字進行排序，就必須在次要關(guān)鍵字與第三關(guān)鍵字進行選擇。制作日期：2006年7月5圖表制作EXCEL中提供了便捷的數(shù)據(jù)圖表的制作功能，下面我們就以零件不良品明細表進行大概的說明。具體操作步驟如下：步驟二：單擊下拉菜單中的“插入”→“圖表”或者在常用工具欄中直接點擊圖標，進入“圖表向?qū)А钡牡谝徊讲僮鲗υ捒?。步驟一：選擇制作圖表所用的數(shù)據(jù)區(qū)域。！注：假設(shè)按住“按下不放可查看例如”按鈕，“子圖形類型”將變成預(yù)覽窗口，并且顯示您所選定的圖表類型與電子報表中數(shù)據(jù)的圖表外觀。制作日期：2006年7月6步驟三、在“圖表向?qū)А钡膶υ捒颉灿疑蠄D〕中選擇所需的圖表類型〔EXCEL提供了兩種圖表類型分別是標準類型與自定義類型〕，然后單擊下一步，進入到“圖表源數(shù)據(jù)”，在此對放框中可以對圖表的數(shù)量源進行重新編輯，并可以對圖表是以行或列進行顯示設(shè)置，設(shè)置完成后單擊下一步進入到圖表選擇設(shè)置界面。制作日期：2006年7月7步驟四、在“圖表選項”的對話框〔右上圖〕中對圖表的標題、坐標軸、網(wǎng)格線、數(shù)據(jù)標志等進行設(shè)置。所有數(shù)據(jù)設(shè)置完成后按下一步進入到最后一步圖表存放位置確實認項，假設(shè)直接插入到現(xiàn)有工作表中就直接按完成，假設(shè)作為新工作表插入的話就選第一項即可〔如右以下圖〕。制作日期：2006年7月8在完成圖表后，假設(shè)對圖表中某項位置顯示不滿意的話，只需單擊選定此項再點擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選定第一項后就會出現(xiàn)該工程的格式設(shè)置窗口，您可以對所窗口中各項進行更改設(shè)置，在更改完成后按確定即可?！灿覉D為點擊數(shù)據(jù)后所顯示的操作對話窗口，假設(shè)對坐標進行選定的話就會出現(xiàn)“座標軸格式”操作對話窗口，其它的如此類推。另外假設(shè)要對圖表中各圖例進行調(diào)整的話，可直接進行選定后拖移就可以了，如果對根本大小進行調(diào)整的話選定并將鼠標移到邊上的六個小白框上，鼠標變?yōu)殡p箭頭后就可以按住鼠標左鍵進行調(diào)整其大小。制作日期：2006年7月9一、什么是函數(shù)Excel中所提的函數(shù)其實是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進行計算。函數(shù)輸入方法

(1)“插入函數(shù)”對話框

“插入函數(shù)”對話框是Excel輸入公式的重要工具，選中存放計算結(jié)果的單元格，單擊編輯欄(或工具欄)中的“fx”按鈕，那么表示公式開始的“=”出現(xiàn)在單元格和編輯欄，然后在翻開的“插入函數(shù)”對話框中的“選擇函數(shù)”列表,選擇所需函數(shù)后單擊“確定”按鈕，翻開“函數(shù)參數(shù)”對話框。

此方法的最大優(yōu)點就是引用的區(qū)域很準確，特別是引用多個工作表或工作簿名稱輸入錯誤的問題。

制作日期：2006年7月10

(2)編輯欄輸入

如果你要套用某個現(xiàn)成公式，或者輸入一些嵌套關(guān)系復(fù)雜的公式，利用編輯欄輸入更加快捷。

首先選中存放計算結(jié)果的單元格；鼠標單擊Excel編輯欄，按照公式的組成順序依次輸入各個局部，公式輸入完畢后，單擊編輯欄中的“輸入”(即“√”)按鈕(或回車)即可。

(3)手工輸入如果你對所使用的公式很熟悉的話，可以在單元格中直接進行輸入，手工輸入時同樣可以采取區(qū)域的引用，你可以先在單元格中輸入公式，然后將光標插入括號中間，再點選所需的工作表區(qū)域。但是分隔引用之間的逗號必須用手工輸入，而不能像“插入函數(shù)”對話框那樣自動添加。制作日期：2006年7月11單元格和區(qū)域引用引用的作用在于標識工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。通過引用，可以在公式中使用工作表不同局部的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用同一單元格的數(shù)值。還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其它應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)。

引用不同工作簿中的單元格稱為外部引用。引用其它程序中的數(shù)據(jù)稱為遠程引用。在EXCEL中，存在兩種引用類型：

1.“A1”引用類型：用字母標志列〔從A到IV，共256列〕，用數(shù)字標志行〔從1到65536〕。

2.“R1C1”引用類型：用“R”加行數(shù)字和“C”加列數(shù)字來指示單元格的位置。制作日期：2006年7月12相對引用與絕對引用根據(jù)所要完成的任務(wù)，既可以使用相對單元格引用，也可以使用絕對單元格引用。前者引用的是相對于公式單元格位于某一位置處的單元格；后者引用的是特定位置處的單元格。當(dāng)使用相對引用生成公式時，對單元格或區(qū)域的引用通?；谒鼈兣c公式單元格的相對位置。當(dāng)復(fù)制使用相對引用的公式時，被粘貼公式中的引用將被更新，并指向與當(dāng)前公式位置相對應(yīng)的其它單元格。如果不希望在復(fù)制公式時，引用發(fā)生改變，請使用絕對引用。例如，如果公式將單元格A5乘以單元格C1〔＝A5*C1〕，將公式復(fù)制到另一單元格中，那么公式中的兩個引用都將改變。如果在不希望改變的引用前加一個美元符號〔$〕，就可以對單元格C1進行絕對引用。如果要對單元格C1進行絕對引用，請如下在公式中參加美元符號：=A5*$C$1相對引用與絕對引用也可混合使用，如：=$C1或=C$1制作日期：2006年7月13在默認狀態(tài)下，MicrosoftExcel使用A1引用類型。如果要引用單元格，請順序輸入列字母和行數(shù)字。例如，D50引用了列D和行50交叉處的單元格。如果要引用單元格區(qū)域，請輸入?yún)^(qū)域左上角單元格的引用、冒號〔：〕和區(qū)域右下角單元格的引用。例如如右圖所示。制作日期：2006年7月14引用工作表外部數(shù)據(jù)隨著大量的數(shù)據(jù)積累，還需要通過鏈接或者外部引用來共享其它工作簿或工作表中的數(shù)據(jù)。如下例中，AVERAGE工作表函數(shù)將計算同一工作簿中Marketing工作表B1:B10區(qū)域內(nèi)的平均值：制作日期：2006年7月15函數(shù)的結(jié)構(gòu)如以下圖所示，函數(shù)的結(jié)構(gòu)以函數(shù)名稱開始，后面是左圓括號、以逗號分隔的參數(shù)和右圓括號。如果函數(shù)以公式的形式出現(xiàn)，請在函數(shù)名稱前面鍵入等號〔=〕。制作日期：2006年7月16嵌套函數(shù)所謂嵌套函數(shù)，就是指在某些情況下，您可能需要將某函數(shù)作為另一函數(shù)的參數(shù)使用。也就是說一個函數(shù)可以是另一個函數(shù)的參數(shù)。

例如以下圖中所示的公式使用了嵌套的AVERAGE函數(shù)，并將結(jié)果與50相比較。這個公式的含義是：如果單元格F2到F5的平均值大于50，那么求G2到G5的和，否那么顯示數(shù)值0。制作日期：2006年7月17只要您記住公式的應(yīng)用法那么，無論在單元格中，還是在“編輯欄”中都能建立并使用公式的。以下是一個公式范例：如果正確的創(chuàng)立了計算公式，那么在中文Excel2000的默認狀態(tài)下，其計算值就會顯示在單元格中，公式那么顯示在“編輯欄”中。如果要使工作表中所有的公式在顯示公式內(nèi)容與顯示結(jié)果之間切換，可按下CTRL+`組合鍵〔位于鍵盤左上側(cè)〕。制作日期：2006年7月18Excel的運算符1.算術(shù)運算符用于完成根本的數(shù)學(xué)運算，如加法、減法和乘法，連接數(shù)字和產(chǎn)生數(shù)字結(jié)果等。各算術(shù)運算與用途如下表所列。制作日期：2006年7月192.比較運算符用于比較兩個值，結(jié)果將是一個邏輯值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。與其它的計算機程序語言查類似，這類運算符還用于按條件做下一步運算。各算術(shù)運算符名稱與用途如下表所列。制作日期：2006年7月203.文本運算符這實際上是一個文字串聯(lián)符——&，用于參加或連接一個或更多字符串來產(chǎn)生一大段文本。如"North"&"wind"，結(jié)果將是Northwind。4.引用運算符引用下表的運算符可以將單元格區(qū)域合并起來進行計算。制作日期：2006年7月21如果公式中使用了多個運算符，Excel將按下表所列的順序進行運算。如果公式中包含了相同優(yōu)先級的運算符，例如，同時包含了乘法和除法運算符，那么將從左到右進行計算。如果要修改計算的順序，可把需要首先計算的局部放在一對圓括號內(nèi)。制作日期：2006年7月221.邏輯函數(shù);邏輯函數(shù)是用來判斷真假值，或者進行復(fù)合檢驗的Excel函數(shù)。在Excel中提供了六種邏輯函數(shù)。即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函數(shù)?！惨弧矨ND函數(shù)所有參數(shù)的邏輯值為真時返回TRUE；只要一個參數(shù)的邏輯值為假即返回FALSE。語法：AND(logical1,logical2,...)，其中Logical1,logical2,...表示待檢測的1到30個條件值，參數(shù)必須是邏輯值，或者包含邏輯值的數(shù)組或引用。例：=AND(B2>30,B2<60)、=AND(B1:B3)〔二〕OR函數(shù)OR函數(shù)指在其參數(shù)組中，任何一個參數(shù)邏輯值為TRUE，即返回TRUE。它與AND函數(shù)的區(qū)別在于，AND函數(shù)要求所有函數(shù)邏輯值均為真，結(jié)果方為真。而OR函數(shù)僅需其中任何一個為真即可為真。制作日期：2006年7月23〔三〕NOT函數(shù)NOT函數(shù)用于對參數(shù)值求反。當(dāng)要確保一個值不等于某一特定值時，可以使用NOT函數(shù)。簡言之，就是當(dāng)參數(shù)值為TRUE時，NOT函數(shù)返回的結(jié)果恰與之相反，結(jié)果為FALSE?！菜摹砊RUE、FALSE函數(shù)TRUE、FALSE函數(shù)用來返回參數(shù)的邏輯值，由于可以直接在單元格或公式中鍵入值TRUE或者FALSE。因此這兩個函數(shù)通?？梢圆皇褂?。〔五〕IF函數(shù)IF函數(shù)用于執(zhí)行真假值判斷后，根據(jù)邏輯測試的真假值返回不同的結(jié)果，因此If函數(shù)也稱之為條件函數(shù)。語法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。例：=IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),"")、=IF(B11>60,"合格","不合格")制作日期：2006年7月24一、文本函數(shù)〔一〕取出字符串中的局部字符可以使用Mid、Left、Right等函數(shù)從長字符串內(nèi)獲取一局部字符。具體語法為：LEFT函數(shù)：LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由LEFT所提取的字符數(shù)。MID函數(shù)：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一個字符的位置。RIGHT函數(shù)：RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望RIGHT提取的字符數(shù)。

比方：LEFT("Thisisanapple",4)=ThisRIGHT("Thisisanapple",5)=appleMID("Thisisanapple",6,2)=is制作日期：2006年7月25〔二〕去除字符串的空白在字符串形態(tài)中，空白也是一個有效的字符，但是如果字符串中出現(xiàn)空白字符時，容易在判斷或比照數(shù)據(jù)是發(fā)生錯誤。在Excel中，可以使用Trim函數(shù)去除字符串中的空白。語法：TRIM(text)其中Text為需要去除其中空格的文本。比方：TRIM(”MynameisMary")=MynameisMary注意：Trim函數(shù)不會去除單詞之間的單個空格，如果連這局部空格都需去除的話，建議使用替換功能。〔三〕多個文字合并成文字串CONCATENATE

用途：將假設(shè)干文字串合并到一個文字串中，其功能與"&"運算符相同。

語法：CONCATENATE(text1，text2，...)

參數(shù)：Text1，text2，...為1到30個將要合并成單個文本的文本項，這些文本項可以是文字串、數(shù)字或?qū)蝹€單元格的引用。

實例：如果A1=98、A2=千米，那么公式“=CONCATENATE(A1，A2)”返回“98千米”，與公式“=A1&A2”等價。制作日期：2006年7月264.查詢和引用函數(shù);1、引用的作用在Excel中引用的作用在于標識工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。通過引用，可以在公式中使用工作表不同局部的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用同一單元格的數(shù)值。還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其它應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)。2、引用的含義關(guān)于引用需要了解如下幾種情況的含義：外部引用--不同工作簿中的單元格的引用稱為外部引用。遠程引用--引用其它程序中的數(shù)據(jù)稱為遠程引用。相對引用--在創(chuàng)立公式時，單元格或單元格區(qū)域的引用通常是相對于包含公式的單元格的相對位置。絕對引用--如果在復(fù)制公式時不希望Excel調(diào)整引用，那么請使用絕對引用。即參加美元符號，如$C$1制作日期：2006年7月271、HLOOKUP與VLOOKUPHLOOKUP用于在表格或數(shù)值數(shù)組的首行查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前列中指定行處的數(shù)值。VLOOKUP用于在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。語法：HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,rang