大型活動(dòng)策劃與管理6

大型活動(dòng)策劃與管理62024/3/13大型活動(dòng)策劃與管理6第四講會(huì)展運(yùn)作展中：現(xiàn)場管理展前：宣傳推廣、招展招商等展后：評估大型活動(dòng)策劃與管理6展會(huì)現(xiàn)場管理大型活動(dòng)策劃與管理6重點(diǎn):會(huì)展開幕現(xiàn)場策劃內(nèi)容會(huì)展現(xiàn)場布展和參展管理的注意事項(xiàng)統(tǒng)計(jì)參觀觀眾風(fēng)險(xiǎn)、安全管理大型活動(dòng)策劃與管理6第一節(jié)會(huì)展開幕現(xiàn)場策劃與管理開幕式：制造氣氛、擴(kuò)大影響、提高展會(huì)知名度、吸引觀眾－－任務(wù)繁重－－大型活動(dòng)策劃與管理6一、展會(huì)現(xiàn)場布置二、ＶＩＰ接待三、媒體的接待和管理四、展會(huì)開幕五、開幕酒會(huì)策劃第一節(jié)會(huì)展開幕現(xiàn)場策劃與管理大型活動(dòng)策劃與管理6一、現(xiàn)場布置：布置開幕現(xiàn)場(1)如果展會(huì)開幕式在展館外廣場舉行(2)在展館序幕大廳嘉賓休息室、會(huì)客室、現(xiàn)場服務(wù)中心、咨詢中心等第一節(jié)會(huì)展開幕現(xiàn)場策劃與管理大型活動(dòng)策劃與管理6二、ＶＩＰ接待：協(xié)會(huì)高層官員、公司總經(jīng)理、名人演講者、重要的贊助商、著名藝人、領(lǐng)導(dǎo)人等宣傳作用、購買、建議等酒店接待坐席排位解說、翻譯等安全管理第一節(jié)會(huì)展開幕現(xiàn)場策劃與管理大型活動(dòng)策劃與管理6三、媒體接待與管理：新聞中心新聞發(fā)布會(huì)專業(yè)媒體、大眾媒體第一節(jié)會(huì)展開幕現(xiàn)場策劃與管理大型活動(dòng)策劃與管理6四、展會(huì)開幕：1、工作人員引領(lǐng)嘉賓到主席臺(tái)就位2、主持人主持開幕并介紹嘉賓3、主持人請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)講話4、相關(guān)開幕表演開始，嘉賓宣布5、主持人宣布開幕式結(jié)束，邀請嘉賓、觀眾進(jìn)場參觀第一節(jié)會(huì)展開幕現(xiàn)場策劃與管理大型活動(dòng)策劃與管理61、開幕時(shí)間和地點(diǎn)當(dāng)?shù)亟煌?、氣候、工作?xí)慣等；避免時(shí)間過長。2、開幕式講話稿和新聞通稿選題定位恰當(dāng)；內(nèi)容全面系統(tǒng)3、開幕方式的確定禮炮、嘉賓剪彩、領(lǐng)導(dǎo)講話等4、嘉賓講話注意句子歸納，節(jié)省鼓掌時(shí)間第一節(jié)會(huì)展開幕現(xiàn)場策劃與管理大型活動(dòng)策劃與管理6五、開幕酒會(huì)策劃：酒店時(shí)間人員范圍方式第一節(jié)會(huì)展開幕現(xiàn)場策劃與管理大型活動(dòng)策劃與管理6大型活動(dòng)策劃與管理6大型活動(dòng)策劃與管理6大型活動(dòng)策劃與管理6大型活動(dòng)策劃與管理6大型活動(dòng)策劃與管理6大型活動(dòng)策劃與管理6大型活動(dòng)策劃與管理6第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)會(huì)展現(xiàn)場工作：從會(huì)展現(xiàn)場布置開始，包括會(huì)展舉辦期間到最后會(huì)展閉幕這一段時(shí)間，對所有事物的組織管理工作?！稗k展就是做服務(wù)”大型活動(dòng)策劃與管理61、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理2、參展商的現(xiàn)場管理工作3、撤展管理第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理61、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理（1）展會(huì)現(xiàn)場布置布展：--辦展機(jī)構(gòu)：布置展會(huì)現(xiàn)場環(huán)境；協(xié)調(diào)參展商的現(xiàn)場搭建、陳列等；在工商、消防、海關(guān)等部門備案；展位協(xié)調(diào)管理第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6（2）展會(huì)注冊與入場管理---注冊登記注冊表、登記柜臺(tái)、“請賜名片”、分類登記---展會(huì)入場身份代表證1、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6（3）展會(huì)證件與門票管理目的：維持秩序，保證展出效果---參展商證---籌（撤）展證---專業(yè)觀眾證---貴賓證---媒體證---工作人員證---車證1、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6（4）展會(huì)設(shè)備設(shè)施管理各種租賃服務(wù)簽訂合同責(zé)任明晰第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)1、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理大型活動(dòng)策劃與管理6（5）安全管理消防安全人員安全展品安全公共安全1、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6（6）展會(huì)現(xiàn)場的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作“知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)辦公室”侵權(quán)投訴第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)1、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理大型活動(dòng)策劃與管理6（7）展會(huì)現(xiàn)場的相關(guān)活動(dòng)管理會(huì)議、比賽、表演（8）展會(huì)現(xiàn)場的其他服務(wù)商務(wù)、餐飲、清潔等1、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理62、參展商的現(xiàn)場管理工作（1）布展參展商為準(zhǔn)備展覽而在展會(huì)開幕前對展位進(jìn)行搭建、布置和將展品陳列在展位上的系列工作。

一般，展位搭建工作由承建商完成，參展商主要負(fù)責(zé)陳列展品。第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6（2）配備展臺(tái)的工作人員現(xiàn)場管理目的：通過展臺(tái)工作人員接待、宣傳、產(chǎn)品介紹以及貿(mào)易洽談等工作，與客戶簽訂合同，銷售產(chǎn)品。第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)2、參展商的現(xiàn)場管理工作大型活動(dòng)策劃與管理6任務(wù)籌備人員展品、運(yùn)輸、展臺(tái)設(shè)計(jì)、施工、宣傳、聯(lián)絡(luò)、行政、后勤、財(cái)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理總負(fù)責(zé)人展臺(tái)人員接待觀眾、介紹產(chǎn)品、記錄情況、洽談貿(mào)易、簽訂合同2、參展商的現(xiàn)場管理工作第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6A、配備人員的數(shù)量展位所需工作人員數(shù)量每小時(shí)與會(huì)者人數(shù)=每個(gè)工作人員每小時(shí)可以接待的人數(shù)B、標(biāo)準(zhǔn)展位一般最多安排兩名工作人員第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)2、參展商的現(xiàn)場管理工作大型活動(dòng)策劃與管理6C、工作人員的標(biāo)準(zhǔn)：P（People）---以人為本E（Enthusiastic）---友好熱情O（Observe）---善于觀察P（Production）---產(chǎn)品知識(shí)豐富L（Listener）---好的聆聽者E（Earnest）---設(shè)身處地為客戶著想第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)2、參展商的現(xiàn)場管理工作大型活動(dòng)策劃與管理6較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識(shí)有一定的展覽工作經(jīng)驗(yàn)有決斷能力，能夠勝任工作有領(lǐng)導(dǎo)、鼓舞士氣的能力有組織、處理緊急事務(wù)的技巧處事沉著、善于表達(dá)有責(zé)任心、協(xié)作精神和集體感能夠談判、善于協(xié)調(diào)積極的工作態(tài)度和工作技巧穿著整齊、舉止端莊第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)2、參展商的現(xiàn)場管理工作大型活動(dòng)策劃與管理6（3）展臺(tái)接待普通觀眾vs潛在客戶第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)2、參展商的現(xiàn)場管理工作大型活動(dòng)策劃與管理6（4）貿(mào)易洽談贏得新客戶、留住老客戶2、參展商的現(xiàn)場管理工作第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6（5）情況記錄展覽跟蹤評估工作的主要依據(jù)收集名片、使用登記簿、記錄表格、電子記錄等方式第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)2、參展商的現(xiàn)場管理工作大型活動(dòng)策劃與管理6（6）其他相關(guān)宣傳推廣活動(dòng)展覽表演、觀眾競賽等重點(diǎn)拜訪目標(biāo)客戶與潛在客戶行業(yè)交流活動(dòng)第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)2、參展商的現(xiàn)場管理工作大型活動(dòng)策劃與管理6（7）信息收集工作客戶信息、市場信息交換信息資料，尋求合作發(fā)展機(jī)會(huì)第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)2、參展商的現(xiàn)場管理工作大型活動(dòng)策劃與管理6（8）細(xì)節(jié)管理注意事項(xiàng)A、展位應(yīng)考慮設(shè)有隱蔽的洽談地方B、展位的清潔工作C、善于利用組合式展覽用具D、展位的防盜及安全工作第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)2、參展商的現(xiàn)場管理工作大型活動(dòng)策劃與管理63、撤展管理展位拆除、參展商租用展具的退還、參展商展品的處理和回運(yùn)、展品出館控制、展場清潔和撤展安全保衛(wèi)。避免提前撤展第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6（1）展位的拆除展位是標(biāo)準(zhǔn)展位、委托施工展位，或者自己施工搭建的。（2）參展商租用展具的歸還退還給展管服務(wù)部門或各服務(wù)商。（3）參展商展品的處理和回運(yùn)出售、贈(zèng)送、銷毀、回運(yùn)3、撤展管理第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6（4）展品出館控制組委會(huì)發(fā)放放行條（5）展場的清潔（6）撤展安全保衛(wèi)第二節(jié)會(huì)展布展與現(xiàn)場服務(wù)3、撤展管理大型活動(dòng)策劃與管理6第三節(jié)參展觀眾類型與統(tǒng)計(jì)1、參展觀眾類型大型活動(dòng)策劃與管理6分類觀展目的與行為目標(biāo)客戶、觀展迷、好奇心強(qiáng)的人、紙張收集者、無聊者、閑逛者、贈(zèng)品收集者、兜售者、求職者、相關(guān)人員、窺探者交易會(huì)類型商品交易會(huì)觀眾、消費(fèi)品展會(huì)觀眾專業(yè)性專業(yè)觀眾、普通觀眾觀眾對展會(huì)是否有效有效觀眾、無效觀眾第三節(jié)參展觀眾類型與統(tǒng)計(jì)大型活動(dòng)策劃與管理62、有效觀眾的作用（1）有效觀眾是參展商最主要的目標(biāo)客戶，影響展出效果（2）有效觀眾能夠大幅度提高展會(huì)的服務(wù)水平（3）擁有一定數(shù)量和質(zhì)量的有效觀眾是一個(gè)展會(huì)能否成為品牌展會(huì)的重要標(biāo)志第三節(jié)參展觀眾類型與統(tǒng)計(jì)大型活動(dòng)策劃與管理63、建立目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫（1）收集目標(biāo)觀眾信息的渠道（2）收集的信息內(nèi)容（3）注意事項(xiàng)第三節(jié)參展觀眾類型與統(tǒng)計(jì)大型活動(dòng)策劃與管理64、參展觀眾人數(shù)的統(tǒng)計(jì)（1）依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)（2）根據(jù)門票進(jìn)行統(tǒng)計(jì)（3）參展商的客戶統(tǒng)計(jì)第三節(jié)參展觀眾類型與統(tǒng)計(jì)大型活動(dòng)策劃與管理6第四節(jié)會(huì)展現(xiàn)場的風(fēng)險(xiǎn)與安全管理一、會(huì)展現(xiàn)場的風(fēng)險(xiǎn)類型1、自然威脅地震、颶風(fēng)等2、人為威脅思想狀態(tài)、態(tài)度、癖好、性格特征大型活動(dòng)策劃與管理6二、會(huì)展現(xiàn)場風(fēng)險(xiǎn)管理（1）對場地進(jìn)行安全分析（2）同當(dāng)?shù)氐陌踩芾聿块T之間建立良好的工作關(guān)系（3）制作安全小冊子、標(biāo)牌以及其他交流方式（4）制定一個(gè)媒體管理計(jì)劃第四節(jié)會(huì)展現(xiàn)場的風(fēng)險(xiǎn)與安全管理大型活動(dòng)策劃與管理6二、會(huì)展現(xiàn)場風(fēng)險(xiǎn)管理（5）預(yù)防“鬧展”A、價(jià)格不一，高價(jià)位參展商現(xiàn)場鬧事B、部分參展商以“參展效果不好”要求退展位費(fèi)C、參展商認(rèn)為展位位置不滿意，要求更換第四節(jié)會(huì)展現(xiàn)場的風(fēng)險(xiǎn)與安全管理大型活動(dòng)策劃與管理6二、會(huì)展現(xiàn)場風(fēng)險(xiǎn)管理（5）預(yù)防“鬧展”D、部分參展商可能會(huì)將自己的展位轉(zhuǎn)租E、部分參展商提前撤展，影響其他參展單位和整個(gè)展覽F、參展商遇到問題，直接上訪主辦單位第四節(jié)會(huì)展現(xiàn)場的風(fēng)險(xiǎn)與安全管理大型活動(dòng)策劃與管理6會(huì)展后期跟蹤管理大型活動(dòng)策劃與管理6第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6一、辦展機(jī)構(gòu)的后續(xù)跟蹤服務(wù)會(huì)展承辦機(jī)構(gòu)收集的資料。1、建立參展商和客戶的信息數(shù)據(jù)庫。展后補(bǔ)充內(nèi)容：企業(yè)參展信息（規(guī)模、展位、展品銷售業(yè)績等）第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6一、辦展機(jī)構(gòu)的后續(xù)跟蹤服務(wù)2、收集客戶的意見和建議（1）會(huì)展主題的體現(xiàn)問題第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6一、辦展機(jī)構(gòu)的后續(xù)跟蹤服務(wù)2、收集客戶的意見和建議（2）交通問題順利到達(dá)和離開會(huì)場。公共交通手段、自駕車的停車地點(diǎn)、展館之間距離、展館的出入口、參觀路線等。第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6一、辦展機(jī)構(gòu)的后續(xù)跟蹤服務(wù)2、收集客戶的意見和建議（3）會(huì)展服務(wù)展前：展臺(tái)搭建、展品運(yùn)輸展中：各項(xiàng)租賃服務(wù)、相關(guān)活動(dòng)的安排、食宿服務(wù)、媒體宣傳、會(huì)刊廣告服務(wù)、突發(fā)事件的準(zhǔn)備和處理展后：跟蹤服務(wù)第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6一、辦展機(jī)構(gòu)的后續(xù)跟蹤服務(wù)3、及時(shí)通報(bào)會(huì)展信息鼓勵(lì)參展商繼續(xù)參加展覽。會(huì)展的歷史和主題會(huì)展的效益，包括各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)會(huì)展期間各項(xiàng)相關(guān)活動(dòng)效果會(huì)展的全部展館及展位的預(yù)定和使用情況第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6一、辦展機(jī)構(gòu)的后續(xù)跟蹤服務(wù)3、及時(shí)通報(bào)會(huì)展信息會(huì)展期間的項(xiàng)目成交情況招商引資辦法和相關(guān)實(shí)施細(xì)節(jié)會(huì)展服務(wù)項(xiàng)目

（交通手段、接待、食宿、停車等服務(wù)細(xì)節(jié)及咨詢方式）政府相關(guān)部門的咨詢服務(wù)會(huì)展突發(fā)事件的預(yù)警和處理第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6一、辦展機(jī)構(gòu)的后續(xù)跟蹤服務(wù)4、保持長期感情聯(lián)系良好的公關(guān)工作。第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6大型活動(dòng)策劃與管理6二、參展商的后續(xù)跟蹤服務(wù)展后對客戶進(jìn)行后續(xù)跟蹤服務(wù)。1、參展商后續(xù)跟蹤服務(wù)的主要內(nèi)容致謝；宣傳；確立貿(mào)易關(guān)系，促進(jìn)貿(mào)易成交；更新客戶名單；各種方式的聯(lián)誼活動(dòng)第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6二、參展商的后續(xù)跟蹤服務(wù)2、參展商后續(xù)跟蹤服務(wù)的主要方式（1）直接郵寄第一封信：感謝；強(qiáng)調(diào)自己優(yōu)勢；信的結(jié)尾許諾將來有更進(jìn)一步的聯(lián)系；附一個(gè)郵資已付的回執(zhí)。接下來：新聞稿、產(chǎn)品說明書、促銷宣傳單等第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6二、參展商的后續(xù)跟蹤服務(wù)2、參展商后續(xù)跟蹤服務(wù)的主要方式（２）電話營銷技巧感謝，介紹產(chǎn)品特點(diǎn)；詢問對方是否需要服務(wù)；邀請參加活動(dòng)等不斷強(qiáng)調(diào)公司的名稱在電話中無法回答的問題記下來，盡量在２４ｈ內(nèi)給與回復(fù)對象客戶作出的許諾必須記錄在案，并認(rèn)真貫徹，督查。第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6三、展后總結(jié)統(tǒng)計(jì)整理、研究分析、準(zhǔn)備未來工作（資料、經(jīng)驗(yàn)、建議等）展后總結(jié)報(bào)告。營銷手段。第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6

展會(huì)工作總結(jié)內(nèi)容：從籌備到開展中的各項(xiàng)工作總結(jié)；效益分析和成本核算；項(xiàng)目市場調(diào)查（市場份額、優(yōu)劣勢比較、競爭情況等）第一節(jié)會(huì)展跟蹤服務(wù)大型活動(dòng)策劃與管理6第二節(jié)會(huì)展評估一、會(huì)展評估程序1、確立會(huì)展評估目標(biāo)分清主次，排列次序2、選擇規(guī)范的評估標(biāo)準(zhǔn)整體成效、宣傳效果、接待成果、成交結(jié)果大型活動(dòng)策劃與管理6一、會(huì)展評估程序3、制定評估方案（1）根據(jù)評估項(xiàng)目、對象和方法制定評估方案，明確人員分工，安排各項(xiàng)措施（2）設(shè)計(jì)各種測評問卷及統(tǒng)計(jì)表（3）小范圍內(nèi)預(yù)測、修改測評問卷（4）對測評人員進(jìn)行培訓(xùn)，考慮測評出現(xiàn)的問題及防范措施第二節(jié)會(huì)展評估大型活動(dòng)策劃與管理6一、會(huì)展評估程序4、實(shí)施評估方案（1）收集各種信息（現(xiàn)成資料、安排記錄、召開會(huì)議、組織座談、利用調(diào)查問卷等方式）（2）整理收集的信息，分析數(shù)據(jù)5、撰寫評估報(bào)告第二節(jié)會(huì)展評估大型活動(dòng)策劃與管理6三、會(huì)展評估的方式1、收集數(shù)據(jù)2、直接觀察3、問卷調(diào)查第二節(jié)會(huì)展評估大型活動(dòng)策劃與管理6四、展