XX商貿(mào)公司物資采購資金管理辦法

物資采購資金管理辦法第一章總則第一條根據(jù)國家法律法規(guī)精神，結(jié)合集團(tuán)相關(guān)制度，為了嚴(yán)格公司年度預(yù)算執(zhí)行，合理利用有限資金保障生產(chǎn)經(jīng)營和工程建設(shè)的正常運(yùn)行，確保公司資金安全，保護(hù)公司合法利益，特制訂本辦法。第二條物資采購資金執(zhí)行公司全面財務(wù)預(yù)算管理的原則，按周、日計劃使用資金。第三條現(xiàn)金采購物資的資金實(shí)行“借款報賬制”，定點(diǎn)供應(yīng)商的物資采購資金實(shí)行“先供貨后付款”結(jié)算方式，采購大宗期貨材料的資金實(shí)行“先付款后提貨”的結(jié)算方式，大型設(shè)施、設(shè)備等固定資產(chǎn)投入采購的資金，按合同約定的方式進(jìn)行結(jié)算。借款報賬的周期一般為三十天，特殊情況必須的60天報帳結(jié)束。采購員個人報賬時，如遇發(fā)票出票單位有借方余額時，需財務(wù)部核查清楚事實(shí)后，方可辦理。因采購新材料，供方銷售條件要求，購置技改設(shè)備等原因不能近期報帳的，由經(jīng)辦采購員書面申報，經(jīng)部門主管審核、總經(jīng)理簽批后可延長報賬周期。第四條采購資金流通以銀行結(jié)算為主（含銀行承兌），現(xiàn)金采購為輔，努力降低資金風(fēng)險，杜絕資金流失。第二章采購資金預(yù)算管理第五條周采購資金預(yù)算由采購部負(fù)責(zé)人根據(jù)每周的物資需求進(jìn)行編制申報。以生產(chǎn)、建筑主要材料等資金需求為主，定點(diǎn)供貨的物料有可能影響當(dāng)期生產(chǎn)用料的應(yīng)當(dāng)納入周資金預(yù)算范圍，周采購計劃資金預(yù)算表由采購部部長編制，總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。第六條日采購資金管理由采購部負(fù)責(zé)人根據(jù)用料公司的需求計劃和每天急需物資信息，結(jié)合當(dāng)日可用的實(shí)有資金進(jìn)行安排，一般應(yīng)以主要材料、輔助材料、匯款訂貨、設(shè)備配件、零星急件的先后順序安排資金，資金短缺時，應(yīng)調(diào)整資金安排順序，優(yōu)先安排生產(chǎn)急需且資金占有量少的物資采購。第七條日采購資金連續(xù)兩天不能滿足主要材料采購要求時，采購部應(yīng)向主管副總及其以上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。第八條采購部每周資金預(yù)算應(yīng)在每周一上午完成，經(jīng)審批后傳各用料公司主管領(lǐng)導(dǎo)。第三章現(xiàn)金資金管理第九條現(xiàn)金采購資金主要用于采購零星物資，采購部應(yīng)盡量擴(kuò)大定點(diǎn)定價供貨和廠家訂購直接供貨的品種，以減少零星物資采購的頻率。第十條采購員根據(jù)日采購計劃執(zhí)行表中所列當(dāng)日必購物資的數(shù)量、單價預(yù)算資金（借款資金和實(shí)際采購使用資金差異不能超過20%），采購分商貿(mào)公司和代辦公司填寫物資采購專用借款單，采購部部長審核簽字，采購部采購員登記借款額備查，加蓋采購部審核印章。主管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)后到資金結(jié)算部領(lǐng)取現(xiàn)金（權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽字權(quán)限）。第十一條采購員借款和支付貨款時本人親自辦理，不得由他人代領(lǐng)代付，應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)清金額，驗(yàn)清貨幣真?zhèn)?，過時發(fā)生的差錯（假幣）由本人承擔(dān)責(zé)任。第十二條采購員進(jìn)行采購作業(yè)時，應(yīng)按采購數(shù)量、單價計算應(yīng)付貨款，憑正規(guī)發(fā)票支付現(xiàn)金。第十三條零星采購鋼材、木質(zhì)板材、五金配件等材料，凡能通過銀行轉(zhuǎn)賬或打卡支付貨款的不得領(lǐng)取現(xiàn)金支付。同一供應(yīng)商為德辰商貿(mào)和集團(tuán)其他單位供貨時，德辰商貿(mào)嚴(yán)禁使用現(xiàn)金，如特殊情況可報采購部負(fù)責(zé)人經(jīng)同意后可支付現(xiàn)金，定點(diǎn)供應(yīng)商先貨后款的不得支付現(xiàn)金。第十四條銀行轉(zhuǎn)賬或打卡支付貨款的，由采購員負(fù)責(zé)與廠商聯(lián)系，書面確認(rèn)品種、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、貨款總額、收款單位（人）名稱、開戶行、賬號或卡號等詳細(xì)內(nèi)容，憑訂貨單合同等依據(jù)核對無誤后才能辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。委托轉(zhuǎn)付第三方的委托書必須具有法律效力，具備以下基本要素：收款單位名稱、合同總額、開戶銀行、賬號、財務(wù)專用鮮章、委托人姓名、委托期限（最長不超過三個月）等，機(jī)打委托書除委托經(jīng)辦人可手寫簽名外，開戶行、賬號不得手寫，有條件的要求現(xiàn)場面簽并蓋章，嚴(yán)禁委托書復(fù)印后重復(fù)使用。第十五條采購員按程序辦理請款手續(xù)后，按流程審批后轉(zhuǎn)資金結(jié)算部辦理銀行轉(zhuǎn)付手續(xù)。第十六條結(jié)算部轉(zhuǎn)付貨款后，由采購員將轉(zhuǎn)賬回單傳真給供應(yīng)商或電話落實(shí)對方查收情況。未及時到達(dá)供方賬戶的應(yīng)立即告知結(jié)算部出納員與匯出銀行核查，直至貨款安全到達(dá)供方賬戶為止。采購員出差不能完成上述工作時，由采購部合同管理員或材料計劃員負(fù)責(zé)辦理。第十七條現(xiàn)金支付采購費(fèi)用，由相關(guān)經(jīng)辦采購員負(fù)責(zé)辦理，支付費(fèi)用前，采購員必須核實(shí)訂貨合同或協(xié)議是否約定應(yīng)當(dāng)支付費(fèi)用，應(yīng)當(dāng)支付費(fèi)用的還必須明確支付費(fèi)用的項目或種類，不明確的應(yīng)向采購部負(fù)責(zé)人或價格審核負(fù)責(zé)人匯報，核實(shí)準(zhǔn)確后再支付費(fèi)用。由于經(jīng)辦人員工作失誤造成損失的，由經(jīng)辦人員全額承擔(dān)損失；需報銷的采購費(fèi)用，經(jīng)辦人員在費(fèi)用發(fā)生之日起15日內(nèi)取得符合要求的手續(xù)憑證且必須與材料發(fā)票配套報銷入賬。第十八條采購員現(xiàn)金采購材料物資時，不得因隨身攜帶現(xiàn)金不足而向供應(yīng)商欠款，嚴(yán)禁向供應(yīng)商出具欠條。第十九條采購員應(yīng)建立從各公司所借采購資金借款報銷明細(xì)賬，正確反映借款報賬資金流動情況，每月末盤存與財務(wù)部對賬，不得發(fā)生差錯。若有差錯，必須在兩個工作日內(nèi)核實(shí)對清賬目。公司總經(jīng)理每月不定時抽查1名采購員資金情況，要有書面記錄，財務(wù)部、采購部負(fù)責(zé)人每月對采購員進(jìn)行盤存核實(shí)賬面情況。第四章定點(diǎn)供應(yīng)物資的資金管理第二十條定點(diǎn)定價供應(yīng)的物資，由供應(yīng)商送貨到指定物資庫房自行辦理入庫手續(xù)。第二十一條供應(yīng)商票據(jù)按物資采購票據(jù)報銷程序按集團(tuán)簽字審批流程管理辦法執(zhí)行。第二十二條采購部負(fù)責(zé)人審核時應(yīng)核對供方應(yīng)付賬款貸方余額是否大于協(xié)議約定的質(zhì)保金墊底款金額，不足的只能簽批為“入賬”大于協(xié)議質(zhì)保金和墊底款的可簽批為：“轉(zhuǎn)賬支付”或“現(xiàn)金支付”。第二十三條采購部應(yīng)當(dāng)根據(jù)供貨框架協(xié)議約定的質(zhì)保金及墊底款，確定定期支付貨款周期，編制供應(yīng)商一覽表，應(yīng)付賬款總額超過約定的質(zhì)保金或墊底款總額的，按照供應(yīng)商供貨金額及資金狀況安排支付。第二十四條供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)的質(zhì)量損失索賠款、延期供貨賠償款、違反相關(guān)制度的扣罰款、以及采購費(fèi)用，由采購部提供有效票據(jù)或憑證轉(zhuǎn)財務(wù)部作賬務(wù)處理，在供應(yīng)商應(yīng)付款中扣除。第二十五條支付供應(yīng)商貨款的憑據(jù)、審核、簽批手續(xù)程序，按集團(tuán)簽字審批流程管理辦法執(zhí)行。第五章廠商直供物資的資金管理第二十六條采購部與廠方簽訂供貨協(xié)議和合同時應(yīng)盡量約定實(shí)行先收貨后付款的資金結(jié)算方式；不能約定為先收貨后付款的，應(yīng)盡量約定分期付款的結(jié)算方式。第二十七條采購部落實(shí)采購員負(fù)責(zé)辦理直供物資各項手續(xù)。第二十八條請款單由代辦采購員填制，采購部負(fù)責(zé)人審核，按流程審批后傳結(jié)算部出納員辦理銀行轉(zhuǎn)賬支付手續(xù)。第二十九條先供貨后付款的直供物資，由直供物資采購員負(fù)責(zé)及時催貨，到貨后憑發(fā)票或供方發(fā)貨單辦理物資入庫手續(xù)。各種票據(jù)配套后按物資采購票據(jù)報銷程序要求進(jìn)行傳遞。第三十條凡支付直供物資貨款后，采購員應(yīng)將匯款憑證傳真給供方或電話督促供方查收到賬情況。若發(fā)生未到賬或到賬金額與支付金額不符現(xiàn)象，應(yīng)在1小時內(nèi)向部門負(fù)責(zé)人匯報，并報告出納員，出納員立即與資金匯出銀行核查，直至查清為止。第三十一條直供物資采購員負(fù)責(zé)分供應(yīng)商建立請款臺賬，采購資金發(fā)生借或貸當(dāng)日內(nèi)作記賬處理。財務(wù)部每月提供應(yīng)付賬款“借方”明細(xì)表，采購員與供方核實(shí)對賬。第六章承兌匯票管理第三十二條需使用銀行承兌匯票支付貨款時，根據(jù)當(dāng)期采購資金安排計劃，采購部負(fù)責(zé)提供承兌匯票面額和張數(shù)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，資金結(jié)算部負(fù)責(zé)辦理。第三十三條銀行承兌匯票由商貿(mào)財務(wù)部部長保管，負(fù)責(zé)完善集團(tuán)內(nèi)部資金結(jié)算手續(xù)。第三十四條財務(wù)部憑批準(zhǔn)后的請款單或付款審批單、并按批準(zhǔn)面額及張數(shù)交付承兌匯票，由供方開收據(jù)或代辦采購員簽字領(lǐng)取，并留復(fù)印件備查。第三十五條交付承兌匯票時，財務(wù)部在承兌匯票背書人欄內(nèi)正確填寫收款單位名稱。第三十六條承兌匯票一般由供應(yīng)商自行領(lǐng)取，采購部需快遞給供應(yīng)商承兌匯票時，應(yīng)同時將確認(rèn)函件快遞給供應(yīng)商。由供應(yīng)商收票確認(rèn)并簽字蓋章通過傳真、掃描、彩信等方式回傳公司采購部（或供應(yīng)商直接提供有效收票收據(jù)），采購部經(jīng)辦人員必須在財務(wù)領(lǐng)取承兌匯票后的十五個工作日內(nèi)將回執(zhí)紙質(zhì)檔交財務(wù)部作當(dāng)批次付款審批單附件。第三十七條采購部和財務(wù)部分別建立銀行承兌匯票支付使用登記表，每月相互核對，發(fā)現(xiàn)差錯立即核查。第七章采購票據(jù)報銷管理第三十八條采購員所借資金每天盤存，于每天上午9:30前填制現(xiàn)金盤存表，由采購部負(fù)責(zé)人或?qū)Ｈ它c(diǎn)驗(yàn)剩余金額并簽字確認(rèn)，不得發(fā)生長短款現(xiàn)象。第三十九條采購票據(jù)由經(jīng)辦采購員負(fù)責(zé)傳遞、報賬、其他人員不得代為辦理。定點(diǎn)供應(yīng)商的票據(jù)由代辦采購員或供方經(jīng)辦人傳遞，傳遞票據(jù)時應(yīng)填寫《票據(jù)傳遞交接表》兩份，一份經(jīng)辦人員自行保留，交票取票時并簽字確認(rèn)并注明具體時間，另一份隨票同行。第四十條采購報銷票據(jù)發(fā)票（收據(jù)）、檢驗(yàn)單、入庫單、送貨（即發(fā)貨清單）單等整理配套為完整的報銷憑證，分批次采購憑一張發(fā)票報銷的，還應(yīng)當(dāng)將每次采購時的收據(jù)或發(fā)貨清單作有效附件。第四十一條收貨保管員、入庫制單員或材料復(fù)核員必須在采購發(fā)票或交貨有效憑證上簽字確認(rèn)。原材料檢驗(yàn)記錄依據(jù)（或入庫單）必須有保管員、檢驗(yàn)員、采購員（采購部人員或供方代表）簽字方可有效。第四十二條采購發(fā)票或發(fā)貨單、原材料檢驗(yàn)記錄依據(jù)、入庫單三種憑據(jù)的物資名稱、規(guī)格型號必須相符，數(shù)量、價格、貨款總額以入庫單為準(zhǔn)；設(shè)備采購的報銷票據(jù)還必須附設(shè)備采購申報單、合同（或詢比價表、申報）、設(shè)備驗(yàn)收的合格審批單、固定資產(chǎn)登記卡。第四十三條報銷非生產(chǎn)性物資采購票據(jù)時，還應(yīng)將《非生產(chǎn)性物資采購申報審批表》作附件。第四十四條報銷采購費(fèi)用時，費(fèi)用報銷票據(jù)應(yīng)當(dāng)與采購該物資貨款報銷憑據(jù)一起配套報銷，部門建立費(fèi)用報銷臺賬。第四十五條采購費(fèi)用報銷發(fā)票應(yīng)有收費(fèi)單位的印章或收費(fèi)人簽字、報銷人簽字，附件真實(shí)有效、項目清楚無涂改，報銷的金額應(yīng)小于等于收費(fèi)發(fā)票金額。第四十六條采購費(fèi)用報銷經(jīng)辦采購員應(yīng)在費(fèi)用報銷發(fā)票或附件上簽字，注明所購物資入庫單號。第四十七條因接收發(fā)票、各種資料、技術(shù)開發(fā)樣品等物資，無法辦理采購入庫單需支付付費(fèi)用的，采購員在發(fā)票或附件上注明原因，由物資接收人或使用人簽字認(rèn)可，再傳遞審核審批。第四十八條采購票據(jù)審批傳遞流程：采購員先傳集團(tuán)審計部價格審核員審核價格，再傳財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核（限工程物料），再傳采購部負(fù)責(zé)人審核后傳電子發(fā)票錄入員做電子發(fā)票，傳董事長助理在ERP系統(tǒng)最終簽批轉(zhuǎn)財務(wù)部作賬務(wù)處理，系采購員報銷的開具報銷收據(jù)（各個環(huán)節(jié)的送簽均由經(jīng)辦采購員自行辦理）。第四十九條采購員傳遞票據(jù)應(yīng)按商家分類整理、裝袋傳遞，封面注明報銷金額、報銷人姓名和時間，同一張發(fā)票由兩人（含供應(yīng)商）以上同時分不同金額報賬的，應(yīng)分別注明。第五十條廠家直供由代辦采購員負(fù)責(zé)跟蹤、保管票據(jù)和整理傳遞，跟蹤報賬情況。第五十一條定點(diǎn)供貨的供應(yīng)廠商的票據(jù)由供方經(jīng)辦人負(fù)責(zé)整理、審核審批流程同采購員傳遞票據(jù)相同。第五十二條采購員應(yīng)按月進(jìn)行發(fā)票的索取，當(dāng)月底必須全部取回上月已入庫物資的發(fā)票，因公司資金支付原因不開發(fā)票的除外。第五十三條采購部要求供應(yīng)商每季度與財務(wù)部核對賬務(wù)，及時發(fā)現(xiàn)問題，查明原因；財務(wù)部每季度組織清理一次應(yīng)付賬款，核實(shí)“借方”發(fā)生原因，落實(shí)解決措施。第五十四條因物資質(zhì)量等原因辦理退庫手續(xù)的，用料公司責(zé)任部門每周傳退庫單第二、三、四聯(lián)至財務(wù)部，由財務(wù)部核實(shí)供應(yīng)商未結(jié)算的，傳電子發(fā)票錄入員進(jìn)行系統(tǒng)處理，經(jīng)董事長助理（財務(wù)）審核后傳財務(wù)部下供應(yīng)商賬；如財務(wù)部下賬后供應(yīng)商開票再次進(jìn)行結(jié)算，憑退庫單黃聯(lián)（供應(yīng)商聯(lián)）抵扣相應(yīng)發(fā)票金額，采購部填報銷審核單，經(jīng)財務(wù)部核實(shí)上賬。第五十五條定點(diǎn)供應(yīng)商和直供廠商的供貨結(jié)算票據(jù)，憑物資采購報銷審核審批作結(jié)算憑證的只能入賬，不得作為支付貨款的憑證。第五十六條用料公司提出的急件物資采購產(chǎn)生的費(fèi)用，由用料公司承擔(dān)，正常采購物資產(chǎn)生的差旅費(fèi)，按公司費(fèi)用報銷的規(guī)定程序辦理。第八章采購資金管理的處罰第五十七條采購員借款單（請款單）填制不規(guī)范的處罰10元/次，出現(xiàn)金額差錯的處30元/次。第五十八條采購員當(dāng)日未盤點(diǎn)剩余資金的處罰10元/次。第五十九條采購員盤點(diǎn)剩余現(xiàn)金發(fā)現(xiàn)長短款時，按長短款金額的5倍處罰。第六十條采購員因自身原因?qū)е仑浛钪Ц恫铄e的，由經(jīng)辦人全額承擔(dān)損失，并按集團(tuán)相關(guān)規(guī)定考核。第六十一條采購員現(xiàn)金采購擅自截留供應(yīng)商貨款的處罰100元/次，超過一個月隱瞞不報的，處罰采購員200元，采購員無論何種原因私自向經(jīng)辦業(yè)務(wù)供應(yīng)商借取資金的處罰500元/次，因采購員個人行為與供應(yīng)商發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛的責(zé)令與供方核對賬務(wù)，由采購員自行與供應(yīng)商辦理完貨款結(jié)算手續(xù)。第六十二條電匯轉(zhuǎn)款和打卡付款后，采購經(jīng)辦人未及時通知供方查收，導(dǎo)致供方生產(chǎn)制作以及發(fā)貨不及時影響公司生產(chǎn)的，由采購員承擔(dān)延期考核責(zé)任，并處20元/次罰款。第六十三條采購票據(jù)的日期、電話號碼、相關(guān)人員簽字、印章和信息不全或漏項的每票處罰采購員10元。第六十四條涂改采購票據(jù)、費(fèi)用報銷憑證的處罰50元/票。第六十五條采購費(fèi)用報銷的附件不全的不得報銷、偽造票據(jù)和附件的處罰200元/票。第六十六條重復(fù)報銷采購費(fèi)用的，100元/票處罰。第六十七條未按時按要求足額取回發(fā)票的，按自然月清查后，按20元/票進(jìn)行考核采購經(jīng)辦人員。第六十八條特殊原因當(dāng)月末不能報銷的采購票據(jù)、采購費(fèi)用、支付的預(yù)付款等必須盤存，未經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人簽字注明的處罰10元/票。借款報賬超六十天未報賬的，按20元/票處罰；請款業(yè)務(wù)超九十天未報賬的，按20元/票處罰。第六十九條采購員借款報賬，月末與財務(wù)部不相符的一周內(nèi)查出原因，未查明原因、未報賬金額大于財務(wù)部借方余額的，財務(wù)部憑盤存表差額上采購員個人往來借款，未報賬金額小于財務(wù)部借方余額的，以財務(wù)部借方余額為準(zhǔn)。第七十條