檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)樣品管理規(guī)范

2檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)樣品管理規(guī)范本文件規(guī)定了檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)樣品管理要求（包括通用要求、接收、標(biāo)識(shí)、流轉(zhuǎn)、傳遞、存儲(chǔ)、制備、處置、返還）和樣品記錄的管理。本文件適用于食品、輕工、化工、建材、紡織、機(jī)械、金屬材料、生態(tài)環(huán)境等領(lǐng)域的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的樣品管理。不適用于機(jī)動(dòng)車檢測(cè)、司法鑒定等領(lǐng)域的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的樣品管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。RB/T214-2017檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求SN/T3509-2013實(shí)驗(yàn)室樣品管理指南3術(shù)語(yǔ)和定義RB/T214-2017和SN/T3509-2013界定的術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)inspectionbodyandlaboratory依法成立，依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或者技術(shù)規(guī)范，利用儀器設(shè)備、環(huán)境設(shè)施等技術(shù)條件和專業(yè)技能，對(duì)產(chǎn)品或者法律法規(guī)規(guī)定的特定對(duì)象進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)的專業(yè)技術(shù)組織。[來源：RB/T214-2017，3.1]3.2樣品sample實(shí)驗(yàn)室用于檢驗(yàn)的，取自某一整體的一個(gè)或多個(gè)部分，旨提供該整體的相關(guān)信息，通常作為判斷該整體的基礎(chǔ)。[來源：SN/T3509-2013，3.1]4管理要求4.1通用要求4.1.1檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持樣品管理的程序，對(duì)樣品的接收、標(biāo)識(shí)、流轉(zhuǎn)、傳遞、存儲(chǔ)、制備、處置、返回、記錄等過程予以控制和記錄，保護(hù)樣品在機(jī)構(gòu)整個(gè)期間的完整性，并為客戶保密。4.1.2檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)有樣品的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，并在檢驗(yàn)檢測(cè)整個(gè)期間保留該標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)系統(tǒng)應(yīng)確保樣品在實(shí)物上、記錄或文件中不被混淆。34.2設(shè)施、設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的樣品接收區(qū)域，合理分區(qū)，避免交叉污染和相互干擾，并配置必要的防護(hù)設(shè)施，應(yīng)依據(jù)檢驗(yàn)檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)或者技術(shù)規(guī)范配備滿足檢驗(yàn)檢測(cè)樣品管理的設(shè)施或設(shè)備。4.3樣品接收4.3.1委托樣品接收委托送檢的樣品應(yīng)檢查和記錄樣品的狀態(tài)和外觀，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)委托人送檢的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)的，檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告對(duì)樣品所檢項(xiàng)目的符合性情況負(fù)責(zé)，送檢樣品的代表性和真實(shí)性由委托人負(fù)責(zé)。詢問并記錄異常情況或偏離，當(dāng)客戶對(duì)抽樣程序有偏離的要求時(shí)，應(yīng)予以詳細(xì)記錄，同時(shí)告知相關(guān)人員。如果客戶要求的偏離影響到檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果，應(yīng)將報(bào)告、證書中做出聲明。應(yīng)填好技術(shù)服務(wù)協(xié)議書（見附錄A），確認(rèn)相關(guān)信息；適用時(shí)，檢查項(xiàng)目應(yīng)包括但不限于：a)樣品名稱、數(shù)量、狀態(tài)、商標(biāo)、規(guī)格型號(hào)、等級(jí)、凈含量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等；b)檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)依據(jù)、檢測(cè)方法、檢測(cè)性質(zhì)等；c)送樣日期、約定完成日期、送檢單位、送檢人、聯(lián)系方式等；d)判定規(guī)則、測(cè)量不確定度、報(bào)告?zhèn)魉头绞?、檢后樣品處置等。4.3.2抽檢樣品接收抽樣檢驗(yàn)的樣品，應(yīng)查驗(yàn)、記錄樣品外觀、狀態(tài)、封條有無(wú)破損以及其他可能對(duì)檢驗(yàn)結(jié)論產(chǎn)生影響的情況，并核對(duì)樣品信息與抽樣文書信息的符合性。抽樣不規(guī)范的樣品，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)拒絕收樣，并書面告知原因。4.3.3拒收樣品以下情況，如無(wú)特殊要求，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)拒絕收樣：a)樣品包裝有明顯的破損；b)樣品封條有明顯的破損；c)樣品本身有明顯的破損或缺陷；d)樣品標(biāo)簽缺失；e)樣品超過保質(zhì)期；f)樣品數(shù)量不能滿足檢驗(yàn)檢測(cè)需要；g)樣品信息與文書信息不一致；h)文書缺失；i)樣品盛裝容器不符合要求；j)樣品運(yùn)輸條件不當(dāng)；k)存在已知的抽樣錯(cuò)誤。4.4樣品標(biāo)識(shí)4.4.1符合接收要求的樣品，應(yīng)在樣品登記表、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或其他類似的系統(tǒng)中登記樣品信息，完成樣品接收，給出樣品唯一性標(biāo)識(shí)（見附錄B的表B.1）。4.4.2應(yīng)將樣品標(biāo)識(shí)粘貼或捆綁方式在樣品或其外包裝上的顯著位置。標(biāo)識(shí)不應(yīng)遮擋樣品信息、不易4脫落。4.4.3多個(gè)獨(dú)立包裝組成的樣品，應(yīng)在每個(gè)獨(dú)立包裝上分別粘貼或捆綁標(biāo)識(shí)。4.5樣品流轉(zhuǎn)、傳遞4.5.1樣品流轉(zhuǎn)、傳遞時(shí)，應(yīng)確認(rèn)樣品包裝、封條的完整性，核對(duì)樣品信息、檢查樣品數(shù)量、狀態(tài)標(biāo)識(shí)等情況，做好樣品流轉(zhuǎn)記錄表（見附錄B的表B.2）。傳遞記錄包括且不限于：a)樣品名稱；b)樣品編號(hào)；c)樣品狀態(tài)描述；d)樣品規(guī)格描述；e)樣品規(guī)格型號(hào)；f)流轉(zhuǎn)、傳遞時(shí)間；g)流轉(zhuǎn)、傳遞涉及的部門（單位）、人員簽名蓋章。4.5.2樣品流轉(zhuǎn)、傳遞時(shí)的運(yùn)輸條件應(yīng)符合相關(guān)要求，以確保樣品的穩(wěn)定性和完整性。4.6樣品儲(chǔ)存、保護(hù)4.6.1機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的場(chǎng)所，并配置必要的設(shè)備設(shè)施儲(chǔ)存樣品，儲(chǔ)存場(chǎng)所的環(huán)境條件（溫度、濕度、光照、通風(fēng)等）應(yīng)符合樣品儲(chǔ)存的要求。4.6.2儲(chǔ)存期限應(yīng)符合法律、法規(guī)及客戶的要求。4.6.3應(yīng)配置消防安全設(shè)備設(shè)施，并定期檢查。4.6.4宜設(shè)置監(jiān)控、門禁或報(bào)警系統(tǒng)。4.6.5應(yīng)按待檢、在檢、檢畢、備樣等狀態(tài)分區(qū)存放樣品，并標(biāo)識(shí)。4.6.6應(yīng)按樣品標(biāo)簽說明中的儲(chǔ)存條件儲(chǔ)存樣品。4.6.7檢測(cè)樣品應(yīng)按相關(guān)規(guī)定以可行方式妥善儲(chǔ)存，注意不互相容樣品的儲(chǔ)存。檢測(cè)樣品儲(chǔ)存所需的設(shè)施、環(huán)境條件和設(shè)備應(yīng)與檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的工作量相匹配，應(yīng)按規(guī)定并保持和監(jiān)控不同類型樣品，特別是易變質(zhì)、易燃易爆、有毒有害樣品的儲(chǔ)存條件，并予以記錄。4.6.8樣品管理員應(yīng)對(duì)進(jìn)入樣品儲(chǔ)存區(qū)的人員進(jìn)行控制。注：對(duì)于有毒有害樣品、易制毒樣品、易爆樣品、貴重樣品的傳遞、4.6.9樣品儲(chǔ)存期間定期檢查，并保持、監(jiān)控和記錄環(huán)境條件。監(jiān)控記錄包括且不限于：a)監(jiān)控時(shí)間；b)監(jiān)控對(duì)象；溫度；濕度。54.7樣品制備4.7.1樣品管理員應(yīng)根據(jù)檢驗(yàn)項(xiàng)目及時(shí)將加貼了標(biāo)識(shí)的樣品分發(fā)給樣品分裝制備員或檢測(cè)人員，并在技術(shù)服務(wù)協(xié)議書、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或其他類似系統(tǒng)中做好樣品交接記錄。4.7.2需要由多個(gè)檢測(cè)人員共同使用的樣品，應(yīng)在保持樣品原有性狀不變的情況下，由樣品分裝制備員根據(jù)檢測(cè)項(xiàng)目將樣品分裝成若干個(gè)樣品單元，分發(fā)給相應(yīng)的檢驗(yàn)人員，并在樣品登記表、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或其他類似中做好樣品單元傳遞和接收登記，記錄應(yīng)包括以下信息：a)樣品傳遞原因的簡(jiǎn)要說明；b)傳遞樣品描述和數(shù)量；c)傳遞日期和時(shí)間；d)樣品傳遞中涉及的檢測(cè)人員姓名。4.8樣品處置、返還4.8.1樣品和備樣的保存期限有相關(guān)法律法規(guī)要求的從其規(guī)定，無(wú)相關(guān)法律法規(guī)要求的，應(yīng)至少保存至出具檢驗(yàn)報(bào)告后的仲裁期結(jié)束，應(yīng)確保檢測(cè)物品的處理、儲(chǔ)存和處置滿足客戶利益，且不對(duì)檢測(cè)結(jié)果產(chǎn)生影響。超過儲(chǔ)存期的樣品，應(yīng)按程序進(jìn)行處置，并保留相關(guān)的審批、影像資料，按程序填寫樣品處理申請(qǐng)表（見附錄B的表B.3）。4.8.2樣品和備樣應(yīng)根據(jù)其特性在保證對(duì)環(huán)境和人員健康安全沒有影響的情況下進(jìn)行分類處置。5樣品記錄的管理5.1與樣品相關(guān)的所有文件及記錄均應(yīng)歸檔保存(見附錄B的表B.4)。5.2樣品記錄的控制和保存應(yīng)建立和保持記錄管理程序，確保每一項(xiàng)檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)技術(shù)記錄的信息充分，確保記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保留和處置符合要求。6（資料性）技術(shù)服務(wù)協(xié)議書技術(shù)服務(wù)協(xié)議書見表A.1。表A.1技術(shù)服務(wù)協(xié)議書協(xié)議書編號(hào)：息□委托本實(shí)驗(yàn)室選定□委托方指定檢驗(yàn)依據(jù)□僅提供測(cè)試數(shù)據(jù)不1、委托方保證所提供的所有相關(guān)信息、資料和實(shí)物的真實(shí)性，并承2、發(fā)出檢驗(yàn)報(bào)告30日內(nèi)仍未取回樣品，本機(jī)構(gòu)不負(fù)保管責(zé)任3、本協(xié)議書同時(shí)作為領(lǐng)取檢驗(yàn)報(bào)告和檢驗(yàn)樣品及其技7