學(xué)校檔案管理制度

第頁(yè)共頁(yè)學(xué)校檔案管理制度一、總則學(xué)校檔案管理制度是指學(xué)校為了規(guī)范檔案的創(chuàng)建、整理、保存和利用工作，保證檔案的完整性、真實(shí)性和可靠性，制定的一系列方針、政策和規(guī)定。本制度適用于學(xué)校各級(jí)各類(lèi)檔案管理工作。二、文件的創(chuàng)建與登記1.學(xué)校各級(jí)部門(mén)在辦理各類(lèi)文件時(shí)，應(yīng)按照文件創(chuàng)建規(guī)定，填寫(xiě)文件呈批表，并加蓋相應(yīng)章（公章、個(gè)人章）。2.文件的呈批應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽署，并注明日期。經(jīng)批準(zhǔn)后的文件，應(yīng)在登記簿上做相應(yīng)記錄。3.文件的創(chuàng)建單位負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)文件的復(fù)印和歸檔工作，確保文件的完整性。三、文件的歸檔1.學(xué)校各級(jí)部門(mén)應(yīng)建立健全檔案管理系統(tǒng)，確定檔案的分類(lèi)、編號(hào)和存放位置。2.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、分類(lèi)、編號(hào)和存放工作，確保檔案的安全性和可檢索性。3.檔案管理員應(yīng)將檔案整理成冊(cè)，按照相應(yīng)的文件分類(lèi)進(jìn)行歸檔，并建立檔案目錄，以方便檢索和利用。4.檔案存放區(qū)域應(yīng)干燥、通風(fēng)，并設(shè)有防火和防盜設(shè)施，以確保檔案的安全。四、文件的保存期限1.學(xué)校各級(jí)部門(mén)應(yīng)根據(jù)相關(guān)文件管理規(guī)定，確定文件的保存期限。2.按照文件的保存期限，檔案管理員應(yīng)及時(shí)清理過(guò)期文件，并按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀和銷(xiāo)毀記錄。3.文件的銷(xiāo)毀應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，并由檔案管理員進(jìn)行記錄和備案。五、檔案的利用1.學(xué)校各級(jí)部門(mén)在利用檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理員的規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和登記。2.檔案管理員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)部門(mén)的需要，提供相應(yīng)檔案的復(fù)印件或電子檔案，并及時(shí)更新檔案目錄。3.學(xué)校各級(jí)部門(mén)利用檔案時(shí)，應(yīng)保證檔案的完整性和安全性，并及時(shí)歸還檔案。六、檔案的移交和接收1.檔案的移交和接收應(yīng)由原負(fù)責(zé)部門(mén)和接收部門(mén)共同辦理，并填寫(xiě)移交接收手續(xù)。2.檔案的移交和接收應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，并由檔案管理員進(jìn)行記錄和備案。七、檔案的電子化管理1.學(xué)校應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案的管理應(yīng)有專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)電子檔案的整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)和檢索工作。3.學(xué)校應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保檔案的安全和可靠性。八、違紀(jì)處理對(duì)違反學(xué)校檔案管理制度的個(gè)人或部門(mén)，將根據(jù)學(xué)校的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分。九、附則1.學(xué)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的細(xì)則和操作指南，以進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作。2.本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校檔案管理部門(mén)。以上是關(guān)于學(xué)校檔案管理制度的內(nèi)容