如何進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間管理

項(xiàng)目時(shí)間管理---論泉州GSM優(yōu)化大會(huì)戰(zhàn)時(shí)間管理范圍、時(shí)間和成本是項(xiàng)目管理的三個(gè)基本要素，而這3者之間又是相互約束的，如果設(shè)定了項(xiàng)目實(shí)施的范圍，那么通過(guò)有效地控制項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間就能節(jié)約成本?？梢姇r(shí)間管理的重要性。那么如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理呢？通過(guò)以往的幾次項(xiàng)目管理培訓(xùn)，我掌握兩種常用的項(xiàng)目時(shí)間管理的方法，分別為時(shí)間進(jìn)度表和時(shí)間4象限法，以下為結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際的具體分析：（一）、\o"計(jì)劃管理"計(jì)劃管理（時(shí)間進(jìn)度表）關(guān)于計(jì)劃，時(shí)間管理的重點(diǎn)是制定待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃。待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時(shí)間，以突出工作重點(diǎn)。避免遺忘、未完事項(xiàng)留待明日。待辦單主要包括的內(nèi)容：非日常工作、特殊事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃中的工作、昨日未完成的事項(xiàng)等。待辦單的使用注意：每天在固定時(shí)間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項(xiàng)工作劃掉一項(xiàng)、待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時(shí)間、最關(guān)鍵的一項(xiàng)，每天堅(jiān)持。每年年末作出下一年度工作規(guī)劃；每季季末作出下季末工作規(guī)劃；每月月末作出下月工作計(jì)劃；每周周末五作出下周工作計(jì)劃。在泉州項(xiàng)目中，我們運(yùn)用了計(jì)劃管理方法，保證了項(xiàng)目的順利實(shí)施和交付。泉州G網(wǎng)大會(huì)戰(zhàn)項(xiàng)目是聯(lián)通總部發(fā)起的旨在全國(guó)范圍內(nèi)提升其G網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)指標(biāo)的一個(gè)重要的專項(xiàng)優(yōu)化項(xiàng)目，我公司有幸中標(biāo)福建泉州項(xiàng)目，當(dāng)時(shí)我作為泉州項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，全程參與了整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程，在項(xiàng)目實(shí)施初期，我們與局方一道制定了整個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度表，將項(xiàng)目分為5個(gè)大的階段，即：全面評(píng)估測(cè)試階段、春節(jié)前階段系統(tǒng)優(yōu)化、階段優(yōu)化總結(jié)、春節(jié)后階段優(yōu)化、優(yōu)化總結(jié)，見下表：階段結(jié)束時(shí)間主要優(yōu)化內(nèi)容第一階段2008-12-1到2008-12-22全面測(cè)試和評(píng)估第二階段2008-12-1到2008-01-17春節(jié)前階段系統(tǒng)優(yōu)化第三階段2009-01-1到2009-01-24階段優(yōu)化總結(jié)（春節(jié)前）第四階段2009-02-0到2009-04-30春節(jié)后階段系統(tǒng)優(yōu)化第五階段2009-05-4到2009-05-17第三方評(píng)估及優(yōu)化總結(jié)又根據(jù)每個(gè)階段的情況，制定了里程碑事件和階段目標(biāo)，將最終的目標(biāo)分解到每個(gè)階段，保證了最終的項(xiàng)目交付。此外，我們又將合同中涉及到的優(yōu)化內(nèi)容分解到具體的時(shí)間段，并制定了詳細(xì)的時(shí)間進(jìn)度（如下圖所示），并時(shí)刻監(jiān)控各階段的執(zhí)行情況。另外每月我們還有月計(jì)劃，每周有更加詳細(xì)的周計(jì)劃通過(guò)這樣細(xì)致的時(shí)間管理方案，我們最終勝利完成該項(xiàng)目的交付。（二）、\o"時(shí)間\“四象限\”法"時(shí)間“四象限”法項(xiàng)目安排時(shí)間除了做一個(gè)時(shí)間表外，更重要的是“事分輕重緩急”。在《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》一書中，作者史蒂芬·柯維提出，“重要事”和“緊急事”的差別是人們浪費(fèi)時(shí)間的最大理由之一。因?yàn)槿说膽T性是先做最緊急的事，但這么做會(huì)導(dǎo)致一些重要的事被荒廢掉。每天管理時(shí)間的一種好方法是，早上確定今天要做的緊急事和重要事，睡前回顧一下，這一天有沒有做到兩者的平衡。究竟什么占據(jù)了我們項(xiàng)目的時(shí)間？這是一個(gè)經(jīng)常令人困惑的問(wèn)題。著名\o"管理學(xué)家"管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要（如\o"人事危機(jī)"人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、\o"財(cái)務(wù)危機(jī)"客戶緊急需要的資料等）、重要但不緊急（如和客戶建立良好的人際關(guān)系、\o"人員培訓(xùn)"人員培訓(xùn)、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、日常的會(huì)議等）、既不緊急也不重要（如客套的閑談、無(wú)聊的信件、個(gè)人的愛好等）。時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時(shí)候往往有機(jī)會(huì)去很好地計(jì)劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時(shí)地去做，隨著時(shí)間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點(diǎn)地放在重要但不緊急這個(gè)“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時(shí)間。一個(gè)好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時(shí)間才不會(huì)被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。在泉州項(xiàng)目中我們也是經(jīng)常運(yùn)用這種時(shí)間4象限法，將一些優(yōu)化工作進(jìn)行重要性排序，以便使各項(xiàng)工作得