抓好三個環(huán)節(jié),提高辦會水平

抓好三個環(huán)節(jié)，提高辦會水平會議是各級領(lǐng)導(dǎo)制定方針政策、決定重要事項、貫徹上級指示、檢查布置工作、總結(jié)交流經(jīng)驗的一種工作方式，是一種集眾議事的行為過程。在現(xiàn)代政治、經(jīng)濟社會生活中，會議已成為一種經(jīng)常性的活動方式。會務(wù)工作是會議活動中的重要組成部分，是會議正常進行和取得預(yù)期效果的重要保證。要做好會務(wù)服務(wù)工作，必須認真抓好會前、會中、會后三個環(huán)節(jié)，使會務(wù)服務(wù)工作達到制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，才能確保各類會議嚴(yán)謹高效，精益求精，達到預(yù)期目的。

一、把握三要點，譜好會前“曲”

會前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會議是否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，為了確保會前準(zhǔn)備工作嚴(yán)謹細致，超前主動，不出紕漏，必須緊緊把握三個要點：

1.制定方案，要周密詳細

會前準(zhǔn)備工作涉及面廣，任務(wù)繁重，涉及到調(diào)查研究、安排議題、準(zhǔn)備文件、會議接待、布置會場、會議編組等多項工作。要求會議工作人員必須制訂詳細的計劃，考慮和安排好方方面面的問題。因此，在明確會議時間、地點、人員的基礎(chǔ)上，針對會前需要準(zhǔn)備的工作要成立會議臨時籌辦機構(gòu)，進行明確分工。對大型會議或規(guī)格較高的會議，一般要成立秘書組、會務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，若有室外活動還應(yīng)成立交通秩序管理組。對小型會議，也要成立秘書組或會務(wù)組。但不論會議規(guī)格高低、規(guī)模大小，都要對每一項任務(wù)、每一個細小的環(huán)節(jié)，每一項具體工作明確到人。必要時將所有籌備會議人員的聯(lián)系電話收集整理，編印通訊錄，發(fā)至每個工作人員手中，便于聯(lián)系。

2.分工落實，要準(zhǔn)確高效

會前準(zhǔn)備工作要求在會議召開之前全部圓滿完成，具有很強的時限性。因此，會議籌備方案確定后，各工作小組要根據(jù)任務(wù)分工，抓好落實。秘書組提前確定會議議程，印制好領(lǐng)導(dǎo)講話、會議文件，典型材料等；會務(wù)組應(yīng)提前落實好日程安排、行程路線、制作會標(biāo)、擺放花卉、印制名簽等工作；宣傳組要提前落實好會議室內(nèi)外氣氛的營造，根據(jù)會議規(guī)格，在主會場外布置彩虹門、氫氣球，懸掛歡迎、祝賀之類的標(biāo)語，以此來營造會場氣氛。并提前組織好攝像、照相人員和錄音、記錄人員，保證會議期間及時到位；后勤組提前將參會人員的姓名、職務(wù)、性別、民族掌握準(zhǔn)確，安排好食宿房間、餐桌等，特別是在舉行招待酒會的情況下，要將每個參會人員的桌簽提前打印放置桌面，并在報到時將編印好的食宿安排表發(fā)到參會人員手中，讓人一目了然。另外，后勤組要根據(jù)其它工作組的預(yù)算和意見，及時提供各項后勤保障。安全保衛(wèi)組要根據(jù)會議規(guī)格高低，做好會場及駐地的安全保衛(wèi)工作。

3.會前檢查，要嚴(yán)格細致

這是落實計劃、保證開好會議的重要一步。對于重要會議，要在會前多次反復(fù)檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，做到防患于未然。會前檢查一般分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，會后工作的主要內(nèi)容有組織代表離會、整理會議記錄、起草會議紀(jì)要、撰寫會議簡報、發(fā)布會議新聞等。在組織代表離會時，要詳細了解與會人員返回原單位的日程和交通工具，協(xié)助購買飛機票、車票或提供其它服務(wù)等。對個別因工作需要還需暫留的代表，在住宿等方面要妥善安置，不使他們產(chǎn)生“會散茶涼”之感。對會議的記錄、整理、簡報、新聞發(fā)布工作，每次要明確專門負責(zé)，做好全程記錄，會后24小時內(nèi)整理出初稿，根據(jù)需要，及時起草會議紀(jì)要，或印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。對會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議紀(jì)要、會議簡報、會議新聞等材料的印發(fā)工作，要堅持領(lǐng)導(dǎo)審批制度，確保會議記錄、報道內(nèi)容達到紀(jì)實、扼要、符合行文程序。

2.查漏補缺，及時會后總結(jié)

每次會議結(jié)束后，要召集會務(wù)工作人員認真總結(jié)經(jīng)驗，尋找工作差距，討論下步意見，使以后辦理同類會議時有所借鑒。在堅持每會必總結(jié)的同時，對大型會議如黨代會、人代會及其它大型工作會要適當(dāng)對會務(wù)有功人員和有關(guān)部門進行表彰獎勵，對在會務(wù)工作中未能盡職盡責(zé)的同志提出適當(dāng)?shù)呐u，對出現(xiàn)嚴(yán)重失誤和玩忽職守的情況，追究有關(guān)人員的責(zé)任，使全體會議工作人員吸取教訓(xùn)。

3.力求實效，抓好會后督查

其目的是對會議決定事項辦理情況進行檢查和催促，確保會議精神落到實處，防止有關(guān)單位長期推諉、拖延，工作效率低下，或從自身局部利益出發(fā)，對會議交辦事項采取消極抵抗態(tài)度，故意不辦。為了確保每次會議都能達到有安排、有落實、有效果，應(yīng)從三個方面做起：一是明確督辦人員。一般由黨委辦、政府辦督查室同志兼任，也可根據(jù)工作需要從有關(guān)部門抽調(diào)。健全各項責(zé)任制，明確分工，在某一階段專職專責(zé)。二是健全登記制度。建立督查臺賬，逐項列出檢查催辦的事項，下發(fā)督辦通知單，包括督辦內(nèi)容、督辦人、督辦日期、被督單位、辦理情況、聯(lián)系人及電話等內(nèi)容。由催辦人員根據(jù)實際情況定期記載催辦事項的進展情況，定期印發(fā)催辦