會議籌備方案

B酒店集團(tuán)管理公司關(guān)于下屬各飯店經(jīng)驗交流會議的籌備方案會議議題B酒店集團(tuán)管理公司關(guān)于下屬16家飯店如何推行新的人事管理和運(yùn)營模式，交流經(jīng)驗的會議。與會人員1.和公司有長期良好合作關(guān)系的業(yè)內(nèi)幾家知名酒店的高管人員，有：香格里拉的酒店經(jīng)理高昊、天外天酒店的經(jīng)理王云、新華酒店的經(jīng)理李好。2.本酒店的董事長、酒店總公司經(jīng)理、下屬16家酒店的經(jīng)理。會議日程日期星期時間內(nèi)容出席對象地點(diǎn)2009年9月28日四上午9點(diǎn)董事長致下屬各酒店交流經(jīng)驗的會議開幕詞各合作酒店管理人員作報告全體參會人員北京國際會議中心202室上午11：30點(diǎn)參會人員共進(jìn)午餐全體參會人員北京國際飯店2009年9月29日五上午9點(diǎn)各下屬酒店探討如何推行新的人事管理和運(yùn)營模式，交流經(jīng)驗的講座特邀領(lǐng)導(dǎo)、和各下屬酒店經(jīng)理北京國際會議中心203室下午3點(diǎn)作會議的總結(jié)下午6點(diǎn)董事長致會議總結(jié)詞、主此人致閉幕詞晚上8慶祝晚宴會議議程1、B酒店集團(tuán)管理公司董事長致辭2、各合作酒店經(jīng)理作報告交流合作的經(jīng)驗3、各下屬酒店代表發(fā)言交流經(jīng)驗和人事管理、運(yùn)營模式4、董事長作會議的總結(jié)報告5、會議主持人致會議閉幕詞6、會后召開慶祝晚會選擇會場會議的成敗與場地的選擇有很大的關(guān)系。會議地點(diǎn)的選擇要與會議的目的相吻合。所以應(yīng)根據(jù)會議的目的了解會議的實際需求來選擇有相應(yīng)的環(huán)境和設(shè)施的會場。因為本酒店的交流會議屬大型會議，所以選擇了下面的會場：本次會議定在B酒店集團(tuán)管理公司的總部酒店的會議中心；此會議的大小符合會議的規(guī)模要求；可容納50人；酒店地理位置優(yōu)越，離火車站、飛機(jī)場的路途只需半小時，交通發(fā)達(dá)，公司有專車接送方便與會者的往返；會議中心位于酒店的15樓，都采用落地窗設(shè)計，可俯瞰酒店外繁華的城市；會場里一定要有音響：音響能創(chuàng)造激情，能夠調(diào)節(jié)會場的氣氛，如果請演員唱歌的話，音響要好，要有調(diào)音臺.會場要有話筒：臺式話筒和無線話筒各一個，領(lǐng)導(dǎo)講話和技術(shù)人員講話喜歡坐著用臺式話筒講話，培訓(xùn)老師講課一般站著演講，用無線話筒.會場一定要有演講臺：體現(xiàn)會議的正規(guī)，上面要放茶水和電腦、演講稿等，演講臺上要有鮮花。會場要有燈光：避免室內(nèi)暗淡，特別是天氣不好的情況下。會場要有窗簾：晴朗天氣，強(qiáng)光會影響投影儀投影的效果.會議中心內(nèi)配備適當(dāng)?shù)臅h設(shè)備，需要時能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)；5.會議中心屬本酒店，因此場地的租賃成本就沒有了，只需要花費(fèi)場地的布置費(fèi)用。6.由于會議中心是舉辦大型會議的場所可能缺少非正式的小規(guī)模聚會機(jī)會，這是選擇該會議中心的缺點(diǎn)。7.如果與會人員想?yún)⒓有∫?guī)模的非正式聚會，酒店還為您提供酒店的專為辦聚會的場所。利用會議中心還應(yīng)考慮以下事項：提前和管理會議中心的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行預(yù)訂；檢查會議室設(shè)備情況，如有問題及時解決；檢查會議管理人員以及后勤服務(wù)人員所在地；會場布置﹙一﹚場地布置1.會場布置的形式采用禮堂式，可以最大限度地擺放桌椅，容納較多人。2.背影墻根據(jù)會議室的大小制作背影墻，背影墻一般都是大紅色為主，因為這樣顯得很高檔，很大氣。背影墻能烘托會場氣氛。投影儀要避開背影墻，背影墻是展現(xiàn)公司形象的一方面，如果投影儀擋住了背影墻，就有點(diǎn)喧賓奪主的感覺。所以要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)講話的習(xí)慣，關(guān)在領(lǐng)導(dǎo)的左側(cè)或右側(cè)，不與背影墻重疊。3.條幅懸掛條幅一定要掛在人們一眼就能看到的正對著門的位置，因為人一進(jìn)門，首先看到的就是正對著門的那個位置。讓參加會議的客人一走進(jìn)會場就有一個好心情，有一種被尊重的感覺。4.展架擺放會議開始前要把展架盡可能的擺在樓梯過道、會議室門外、會議室后面或報道處，便于人們觀看。會議開始時，要把展架擺放在講臺的兩側(cè)。便于參加會議的人員能夠清楚的看到主席臺。5.在酒店門口一定要有指示牌，幫助引導(dǎo)各位參加會議的客人能準(zhǔn)確的進(jìn)入會場。6.音響、話筒、電源插座提前準(zhǔn)備到位，音響調(diào)節(jié)好。無線話筒要有配用電池，相機(jī)和攝像機(jī)提前充足電，能夠讓會議圓滿召開。7.主席臺布置如有參會嘉賓，應(yīng)設(shè)立座次和人員名單，主要嘉賓和會議中心發(fā)言人座次在會場的中央。會議的主持人的座次以會議中央或最里面為宜，便于看清所有的與會者的座次安排。會議秘書的座次原則上設(shè)在會場入口處，方便秘書為會議服務(wù)。與會者的座次，召開某種自由討論會議的時候，與會者可以自由擇座。﹙二﹚一般會務(wù)用具1．身份證帶有會議特征的身份牌，是舉辦會議的必須用具。2．記錄用具提供給來賓做會議記錄的用具。3．宣傳用具包括請柬、海報、會刊等。﹙三﹚會務(wù)用品1．有酒店名銜的印制品2.標(biāo)準(zhǔn)的打印紙3．有橫格的便條紙4.便箋薄、筆5．公司電話簿6.剪刀、訂書釘、直尺7．工具箱、繩線8.加長電線、透明膠9．空白登記表格及有關(guān)資料發(fā)送會議通知內(nèi)部會議通知致：各部門經(jīng)理發(fā)自：總經(jīng)理秘書李樂定于9月28日如您無法出席，請于9月25日前打電話告知，電話號碼1239765外部會議通知B酒店集團(tuán)管理公司交流會邀請函為了增強(qiáng)各下屬酒店的合作意識和競爭意識，本酒店特發(fā)起舉辦經(jīng)驗交流會，旨在探討如何推行新的人事管理和運(yùn)營模式交流經(jīng)驗。特邀請×××先生﹙女士﹚參加。議題：B酒店管理集團(tuán)下屬16家酒店交流經(jīng)驗的會議舉辦者:B酒店集團(tuán)管理公司地點(diǎn):B酒店集團(tuán)管理公司會議中心時間：2011年會務(wù)費(fèi):每位2000元聯(lián)系人：李樂電話：1239765安排餐飲住宿

對酒店而言，餐飲服務(wù)是極為可觀的收入來源。對會議組織者來說，吃的場合易于保持一種積極的氛圍或者說為創(chuàng)造這樣一種氛圍提供了機(jī)會。為了更好地服務(wù)于與會者本酒店對其的餐飲住宿進(jìn)行了如下安排:會議住宿安排房號姓名房間朝向標(biāo)準(zhǔn)性別5201王浩呂家毅面朝南標(biāo)間男5202李龍周強(qiáng)面朝南標(biāo)間男5203張良汪正面朝南標(biāo)間男5209胡杰王鑫﹙回民﹚陰面但可以欣賞到酒店花園的景色標(biāo)間男5301朱斌楊志陰面標(biāo)間男5304張偉張磊面朝南標(biāo)間男5305葉建明李好面朝南標(biāo)間男5401張建面朝南商務(wù)單間男6012張慧面朝湖水商務(wù)單間女6013張霞面朝湖水商務(wù)單間女6024王慧趙琳翁霞面朝花園三人標(biāo)間女會議餐飲安排日

期早

餐中

餐晚

餐9

9九、會議接站A：接站：如提前告知航班、火車次的客人，安排舉姓名牌接站。如未告知行程的代表，會議公司安排全天候（兩天）機(jī)場、車站舉會議牌接站。