DB3209T 1266-2024紅色檔案數(shù)據(jù)采集規(guī)范

11紅色檔案數(shù)據(jù)采集規(guī)范2024-01-19發(fā)布2024-04-19實施鹽城市市場監(jiān)督管理局發(fā)布王志民、姚國章、李曉慧、陳桂蓮、成鑫、郝振國、王宏昭、王鑫、李慈女、羅賢娟、曾小凡。紅色檔案數(shù)據(jù)采集規(guī)范GB/T20530文獻檔案資料數(shù)字化工作GB/T26163.1信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：GB/T26225信息技術(shù)移動存儲閃存盤通用DA/T38檔案級可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+R技術(shù)要求和應(yīng)用DA/T56檔案信息系統(tǒng)運行維護Implementationguidelinesford效的插入、刪除、修改、檢索、提供訪問接口和信息保紅色檔案數(shù)字化digitizationofrevolutionary檔案整理archivesarrang單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英寸點數(shù)（dp4.2應(yīng)根據(jù)紅色檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃、科學開展紅色檔案數(shù)字化工作。紅色檔案數(shù)字化工作的開展應(yīng)符合ISO/TR13028和GB/T205304.4應(yīng)加強對紅色檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保紅色檔案實體和檔案信息的安全。各環(huán)節(jié)操作4.5紅色檔案數(shù)字化成果包括掃描產(chǎn)生的紅色檔案數(shù)字副本、存儲檔案目錄數(shù)據(jù)及數(shù)字化過程中捕獲4.7加工涉密檔案時，應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)的管理和技術(shù)要求開展工作。5工作組織5.1機構(gòu)及人員配備5.1.1應(yīng)建立完善的紅色檔案數(shù)字化工作組織架構(gòu)，以支持對紅色檔案數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組5.1.2應(yīng)配備具備相應(yīng)素質(zhì)和技術(shù)水平的工作人員，并通過科學規(guī)范的管理制度對工作人員進行規(guī)范化管理。應(yīng)加強對外聘工作人員的審核以強化紅色檔案數(shù)字化工作的5.1.3除檔案部門整理工作小組人員及承包方檔案整理服務(wù)項目組的人員外，進入整理場所的人員均5.2基礎(chǔ)設(shè)施配備5.2.1應(yīng)配備專用加工場地，加工場地的選擇及場地的溫度、濕度等環(huán)境的控制應(yīng)有利于檔案實體的5.2.3場地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等安全管理系5.2.4應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理紅色檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進，能夠滿足紅色5.3工作方案制定5.3.2紅色檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對象、工作目標、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方考慮紅色檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素。色檔案數(shù)字化工作。工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一5.4管理制度建設(shè)5.4.2紅色檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)涵蓋崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理等方面的內(nèi)容，其a)崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的目標和職責，形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考b)人員管理制度主要對人員的安全保密、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來c)場地管理制度主要對工作場地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施及環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場物品及證件等的管d)設(shè)備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進行規(guī)范，確保設(shè)備安全、科5.5工作流程控制檔案掃描、圖像處理、檔案入庫、數(shù)字化成果驗收5.5.2應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標準，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對數(shù)字化5.5.4應(yīng)建立完善的問題反饋機制，對紅色檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)5.6工作文件管理5.6.1應(yīng)針對數(shù)字化全過程，建立完善的工作文件管理機制，以加強對數(shù)字化工作的管理。5.6.2紅色檔案數(shù)字化工作文件主要包括數(shù)字化工作方案、檔案原件數(shù)字化審批書、檔案出入庫交接5.6.3應(yīng)加強對數(shù)字化工作文件的管理，明確對紅歸檔、移交等管理要求。在數(shù)字化工作完成的同時建立5.7委托外部實施安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)；按照GB/T20530—20065.7.2在項目實施過程中，檔案部門應(yīng)指派本單位也可采用第三方監(jiān)理協(xié)助完成質(zhì)量、進度、6.1.1數(shù)字化對象的確定應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)6.1.2數(shù)字化對象的確定應(yīng)綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程6.2.2應(yīng)綜合考慮數(shù)字化目的、檔案狀況6.2.3總體方案的內(nèi)容應(yīng)包括工作目標、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標、驗6.2.5紅色檔案數(shù)字化總體方案應(yīng)經(jīng)6.3.1檔案保管部門應(yīng)按紅色檔案數(shù)字化工作方案的要求為數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等），部資料，藏品包括征集到的各種實物，拍照后以數(shù)字化照片形式導6.5.2.3書寫頁號所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞6.5.2.4應(yīng)將破損頁面、缺頁等特殊情況進行6.5.3.1紅色檔案裝訂物影響掃描工作且裝訂拆除后可復原6.5.3.2拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案。逐卷拆除檔案中的原金屬裝訂物（如：），6.5.3.4對排列順序不準確的檔案應(yīng)進行6.5.4.2應(yīng)按照紅色檔案基本整理單位對檔案進行精確劃分，對照檔案原件對目錄內(nèi)容進行修改、補6.6.2折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行壓平或熨平等相應(yīng)6.6.4不同類型資料的技術(shù)修復應(yīng)符合如a)文字資料：如果破損嚴重、無法直接進行掃描的資料，應(yīng)先進行技術(shù)修復，對折皺、夾頁、）；c)視音頻資料：對斷磁、受潮、消磁的原帶或原碟，進行相應(yīng)技術(shù)6.7.1檔案目錄數(shù)據(jù)與紅色檔案數(shù)字化過程及后期數(shù)字化成果管理工作中形成的元數(shù)據(jù)均應(yīng)存入數(shù)據(jù)6.8.1.1應(yīng)根據(jù)紅色檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、設(shè)備情況等選擇相應(yīng)的掃描方式，進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整宜盡可能使圖像效果接近檔案原件，不應(yīng)出現(xiàn)圖像失真6.8.1.2紅色檔案數(shù)字化參數(shù)的選擇，應(yīng)考慮數(shù)字化后6.8.1.3應(yīng)定期對掃描儀和顯示器等設(shè)備作色彩管理，減少色彩偏差，使掃描圖像色彩接近檔案原件6.8.2.1掃描方式的選擇應(yīng)保護檔案實體，宜采用平板掃描儀等對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備進行6.8.2.2根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀。超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大a)平面掃描適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的卷宗資料，如演講稿、調(diào)查資料、獎狀、證書b)數(shù)碼拍照適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案，如獎牌、獎杯、錦旗等。數(shù)碼相機6.8.3.1應(yīng)綜合考慮檔案原件情況、檔案數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)條件、存儲條件、利用目的等多種6.8.3.3頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。6.8.3.4頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，可采用灰度模式掃描。6.8.4.2為最大限度地采集檔案信息，滿足后續(xù)多種利用目的的需要，紙質(zhì)掃描分辨率宜不小于3006.8.5.1紅色檔案數(shù)字化副本應(yīng)存儲為無損壓縮標簽圖像文件格式（TIFF）。根據(jù)需要，可再存儲一份常用圖像文件格式（JPEG）、JPEG2000、可攜帶文檔格式（PDF）等格式的數(shù)字副本，壓縮率的選擇6.8.6.1圖像文件命名方式的選擇應(yīng)遵循如下b)應(yīng)確保紅色檔案數(shù)字化成果管理系統(tǒng)中數(shù)字圖像命名的唯一性；6.8.6.2掃描后的圖像存儲為單頁文件時，可按檔號與圖像流水號的組合對圖像文件命名。若同一份6.8.6.4應(yīng)科學建立紅色檔案數(shù)字副本的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準確性。6.9.1.2拼接時應(yīng)確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。如需對數(shù)字圖像進行裁邊處理，應(yīng)在距頁邊最外延至少2mm～3mm處裁剪數(shù)字圖像，不應(yīng)裁掉紅色6.9.5.2應(yīng)及時改正漏掃、重掃、多掃等6.9.5.3掃描圖像的排列順序與7.1.2應(yīng)采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方a)能采用計算機自動檢驗的項目應(yīng)采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應(yīng)為100%。b)不能用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。7.2.1應(yīng)對目錄數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)進行驗收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準確程度、必填性的準確率應(yīng)達到100%。如發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)退回重檢，且檢查驗收方不提供錯誤數(shù)據(jù)。其他數(shù)據(jù)項允許差錯率控制在1%以內(nèi)。數(shù)字化單位自檢符合要求后，以每批抽檢50%的方式進行數(shù)據(jù)驗收。數(shù)據(jù)掛接準確率應(yīng)達到100%，載體生產(chǎn)廠商提供服務(wù)的能力等方面的因素。存儲載體的選擇宜9成果管理9.1基本要求9.2環(huán)境要求紅色檔案數(shù)字化成果存儲硬件設(shè)備和系統(tǒng)的機房環(huán)境應(yīng)符合GB/T2887的要求。不同類型存儲載體9.3成果備份9.3.1備份范圍9.3.2備份方式9.3.2.2為保證數(shù)據(jù)安全性，備份可選擇多樣化的載體，可采用在線、離線等多種方式相結(jié)合進行多9.3.3備份數(shù)據(jù)檢驗9.3.3.1檢驗內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量及大小是否準確等。9.3.4備份標簽9.4檢驗及處理驗，確保存儲數(shù)據(jù)完整、可用。及時對出現(xiàn)問題的數(shù)據(jù)所在的載體及其同批次載體進行更新。9.4.3應(yīng)綜合運用介質(zhì)更新、數(shù)據(jù)遷移等有效的技術(shù)手段，防止因載體老化等原因造成的數(shù)據(jù)損毀。9.5系統(tǒng)運行維護9.5.1應(yīng)定期對紅色檔案數(shù)據(jù)庫進行運行維護工作，確保成果管理系統(tǒng)安全、持續(xù)、可靠的運行，以1234尺寸、尺寸單位、質(zhì)量、質(zhì)量單位、實際數(shù)量、實際數(shù)量單位、來源方式、收藏單位、入藏C.1.2紅色檔案具體編目項目及其約束性見123456789克全宗內(nèi)案卷排列的順序號，在同一個全宗內(nèi)不應(yīng)