辦公室實務（第2版）試題及答案 項目九 會議工作答案

項目九會議工作任務一：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．會議地點選擇的要求包括以下三點，交通便利、會場的大小應與會議規(guī)模相符、場地要有良好的設備配置。（×）2．中大型會場內(nèi)座位的安排，常見的安排方法有橫排法、豎排法、左右排列法。（√）3.一些大中型的辦公會、專題會、研討會一般在會議室、會議廳或臨時設置的會客室舉行，可擺放成方拱形、半月形、橢圓形、圓形、回字形、馬蹄形、長方形、T字形等。（×）4.秘書部門內(nèi)部的工作人員只需要做好自己的工作就可以了，不需要團結協(xié)作。（×）5.會場整體布局的要求要保證會議的質(zhì)量，會議的整體布局要做到：莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會議的主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。（√）二、應用題（一）Alice行政總監(jiān)在2020年10月18日通過備忘錄的形式給Simon行政主管布置任務，內(nèi)容如下：下周二（2020年10月23日）海諾公司將邀請世界著名管理學家赫斯特先生到公司來進行“有效管理技能”的培訓，培訓由Alice行政總監(jiān)來主持，早晨9：00開始，時間為一天，地點在3樓會議室，培訓大致安排如下：Alice行政總監(jiān)介紹培訓教師和培訓主題，約20分鐘。赫斯特先生授課，約300分鐘(上午、下午各有1次課間休息)中午自助午餐，約60分鐘員工問答，約30分鐘特邀嘉賓Martin先生演講，約60分鐘需做如下準備工作：1．向公司部門副經(jīng)理以上管理人員發(fā)會議通知；2．列出會議議程。請你為Alice行政總監(jiān)完成備忘錄。備忘錄發(fā)自：Alice行政總監(jiān)發(fā)給：Simon行政主管日期：2020年10月18日主題：培訓安排內(nèi)容下周二（10月23日）公司將邀請世界著名管理學家赫斯特先生到公司來進行“有效管理技能”的培訓，培訓由我來主持，早晨9：00開始，時間為一天，地點在3樓會議室，培訓大致安排如下：我介紹培訓教師和培訓主題，約20分鐘。赫斯特先生授課，約300分鐘(上午、下午各有1次課間休息)中午自助午餐，約60分鐘員工問答，約30分鐘特邀嘉賓Martin先生演講，約60分鐘請做如下準備工作：1．向公司部門副經(jīng)理以上管理人員發(fā)會議通知；2．列出會議議程。（二）某廠擬召開建廠五十周年廠史陳列館揭牌儀式，被邀請的來賓有上級領導、同行各方面的代表、本廠職工代表等。請擬寫出此次會議的程序。答案：某廠建廠五十周年廠史陳列館揭牌儀式慶典1.主持人宣布慶典儀式開始2.某廠廠長致辭3.上級領導致詞4.同行代表致辭5.揭牌6.參觀某廠（三）設計一下會議主席臺上的座位安排（單數(shù)、雙數(shù)時），要體現(xiàn)其原則答案：⑤③①②④（單數(shù)）⑥④②①③⑤（雙數(shù)）（四）根據(jù)備忘錄的要求完成寫作內(nèi)容備忘錄發(fā)自：上海金龍公司李經(jīng)理發(fā)往：陳秘書時間：2020年11月20日我公司決定在2020年12月18日——12月22日在上海新時代博覽中心（上海延安西路500號）召開2021年電子產(chǎn)品展銷會，請給博達公司寫一份會議通知，并設計一份回執(zhí)。會議通知博達公司：我公司定于2020年12月18日——12月22日在上海新時代博覽中心（上海延安西路500號）召開2021年電子產(chǎn)品展銷會，望你公司屆時參加。上海金龍公司2020年12月2日回執(zhí)上海金龍公司：我公司（在下列選項的方框中打√）□按時參加會議□延期至日時抵達?！跽埣?。（說明：）博達公司年月日簡答題（一）安排主席臺的座次應注意哪些慣例？1.依職務的高低和選舉的結果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。2.為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。3.主席臺座次應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上標明。4.在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。（二）會議議程和日程的區(qū)別？會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，可冠以序號或按時間順序、邏輯順序?qū)⑵淝逦乇磉_出來。會前發(fā)給與會者。會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后，會前發(fā)給與會者。會議議程和日程的功能不同，議程的編制應在前，議程一旦確定，就不應再變；會議日程在時間、地點、人員等問題上，如遇變化，可相應調(diào)整。任務二：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．會議信息的反饋方式包括口頭反饋和書面反饋。（√）2.確定收集會議信息的方法包括召集開會、提供書面材料、個別約見（×）3.會議簡報的要求有真實準確、短小精悍。（×）4.按照會議信息的傳遞方式劃分包括會議講話信息、會議書面信息、會議聲像信息。（√）5.會議記錄的重點是應將主要討論的觀點、決議、決定、重要的聲明、修正案內(nèi)容、結論一字不漏地記錄下來；其他的內(nèi)容可簡要概括地記錄，無須有言必錄。（√）二、應用題（一）請根據(jù)下面飛翔公司項目會議記錄的內(nèi)容撰寫一份會議簡報。飛翔公司項目會議時間：2019年3月1日地點：公司會議室出席人：公司各部門主任主持人：馬燕（公司副總經(jīng)理）記錄：祁迎峰（辦公室主任）主持人講話：今天主要討論一下“中國辦公室”軟件是否投入開發(fā)以及如何開展前期工作的問題。發(fā)言：技術部朱總：類似的辦公軟件已經(jīng)有不少，如微軟公司的Word，金山公司的WPS系列，以及眾多的財務、稅務、管理方面的軟件。我認為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點，千萬不能動手。資料部祁主任：應該看到的是，辦公軟件雖然很多，但從專業(yè)角度而言，大都不很規(guī)范。我指的是編輯方面的問題。如Word中對于行政公文這一塊就干脆忽略掉，而書信這一部分也大多是英文習慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發(fā)的軟件，在技術上很有特點，但中文應用文方面的編輯十分簡陋，離專業(yè)水準很遠。我認為我們定位在這個方向是很有市場的。市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認為有成功的希望，關鍵的問題就是必須小巧，并且速度極快。因為我們建造的不是航空母艦，這就必須考慮到兼容性的問題。各部門都同意立項，初步的技術方案將10天內(nèi)完成，資料部預計需要3個月完成資料編輯工作，系統(tǒng)集成約需要20天，該軟件預定于元旦投放市場。散會。主持人：（簽名）記錄人：（簽名）答案：要求：格式規(guī)范，首先明確說明會議的時間、地點、主要內(nèi)容，其次具體敘述會議中代表們的發(fā)言要點，結構清晰、一目了然。語句通順。（二）閱讀下面內(nèi)容，談談你的看法盟科偉創(chuàng)公司正在召開新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會，會務秘書黃利正在會務組值班室值班，這時進來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有急事，黃利便讓他自己到會場去找；這時，一個工作人員匆匆跑來，告訴她會場的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃利說：“今天是周六，我哪知道他在哪里??？”于是，便不再管。過了一會兒，她看了看表，快下午5:00了，估計不會再有什么事，便離開公司下班了。答案：會議的值班工作是一項重要和嚴肅的工作，值班人員要以認真負責的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責任。會場的情況復雜，在不能確定對方身份的時候，是不可以讓對方隨便走動的，應主動為對方聯(lián)絡相關人員提供幫助；會場電源出問題，同樣是會務工作的一部分，值班時，手邊要有相關的人員通信錄，要積極主動為對方排查并解決問題；值班期間不能隨意離崗，應跟下一位值班員交接工作之后方可離開。三、簡答題（一）會議簡報的要求有哪些？1.真實準確。真實是簡報的生命。會議簡報所反映的會議事實不僅是千真萬確的客觀存在，而且其所涉及的主要情節(jié)以至每一個細節(jié)，包括具體的時間、地點、人物、數(shù)字和引語等，都要做到準確無誤，絕不能憑借主觀經(jīng)驗和良好愿望而進行粉飾和“加工”。2.短小精悍。短小是會議簡報的力量所在。會議簡報應簡明扼要、短小精悍，這樣才能起到快速傳遞會議信息、交流經(jīng)驗的作用。3.快是簡報的質(zhì)量體現(xiàn)。會議簡報是一種“快報”，因此它還具有一定的新聞性，類似于新聞報道中的“會議消息”。會議簡報不求全，但求快。只有快，才能真正發(fā)揮其在實際工作中所應起到的指導性作用。4.生動活潑。會議簡報生動活潑，與會者愛看，而且能夠獲得深刻印象。要做到生動活潑，應當采用一些群眾性語言；必要時還可以采用通訊的手法，進行一些具體形象的描述，做到以情動人。（二）收集會議信息的要求有哪些？1.齊全。為了使會議信息能夠全面反映會議活動的真實面貌，提高日后查考利用價值，必須將有保存價值的會議信息收集齊全，為歸檔奠定基礎，使會議信息充分發(fā)揮應有作用。2.及時。收集會議文件要迅速、快捷，講求時效，不得延誤，以免造成文件的遺失，降低或失去會議信息的使用價值。由于會議活動有明顯的時限性，而大量的文件又分散在與會者、會議領導者以及有關會議工作人員手中，如不及時收集，會給收集工作帶來許多不便和麻煩，甚至會導致收集不全，影響歸檔工作以及會議信息的參考價值。3.準確。準確是信息的生命。信息要準確才能有用，因為錯誤的信息會產(chǎn)生交流障礙，還可能會產(chǎn)生反作用。在收集信息時，要堅持實事求是的原則，確保收集的信息真實、客觀地反映會議活動的真實面貌。4.有效。會議信息收集的根本目的是為企業(yè)經(jīng)營和管理活動服務的。為保證信息收集的數(shù)量和質(zhì)量，必須采取有效的措施，促使會議信息收集達到良好的效果。任務三一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．對于會議決定事項傳達的基本要求是：準確、及時、到位。要認真領會會議精神，組織傳達，并提出貫徹執(zhí)行的意見。（√）2.會議決定事項的傳達方式有：口頭傳達、錄音錄像傳達、印發(fā)文件等。（√）3.會議決定事項傳達催辦的方式包括發(fā)文催辦、派員催辦或約請承辦部門來人匯報。（×）4.會議紀要是記載和傳達會議情況及其議定事項的書面材料，是在會議記錄的基礎上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。（√）5.會議文件立卷的基本原則。會議文件立卷工作的基本原則是“一會一案”，即以會議為單位立卷，按照會議文件資料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映公司工作活動的特點和真實面貌，便于保管和利用。（√）應用題（一）請根據(jù)下面飛翔公司項目會議記錄的內(nèi)容撰寫一份會議紀要。飛翔公司項目會議時間：2019年3月1日地點：公司會議室出席人：公司各部門主任主持人：馬燕（公司副總經(jīng)理）記錄：祁迎峰（辦公室主任）主持人講話：今天主要討論一下“中國辦公室”軟件是否投入開發(fā)以及如何開展前期工作的問題。發(fā)言：技術部朱總：類似的辦公軟件已經(jīng)有不少，如微軟公司的Word，金山公司的WPS系列，以及眾多的財務、稅務、管理方面的軟件。我認為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點，千萬不能動手。資料部祁主任：應該看到的是，辦公軟件雖然很多，但從專業(yè)角度而言，大都不很規(guī)范。我指的是編輯方面的問題。如Word中對于行政公文這一塊就干脆忽略掉，而書信這一部分也大多是英文習慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發(fā)的軟件，在技術上很有特點，但中文應用文方面的編輯十分簡陋，離專業(yè)水準很遠。我認為我們定位在這個方向是很有市場的。市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認為有成功的希望，關鍵的問題就是必須小巧，并且速度極快。因為我們建造的不是航空母艦，這就必須考慮到兼容性的問題。各部門都同意立項，初步的技術方案將10天內(nèi)完成，資料部預計需要3個月完成資料編輯工作，系統(tǒng)集成約需要20天，該軟件預定于元旦投放市場。散會。主持人：（簽名）記錄人：（簽名）答案：要點1.會議紀要的內(nèi)容。一是會議情況簡述。包括召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點、與會人員、會議討論的問題以及會議的成果。二是對會議主要精神的闡發(fā)。這是會議紀要的主體部分。2.會議紀要的擬寫要求（1）實事求是，忠于會議實際。（2）內(nèi)容要集中概括，去蕪存菁，提煉歸納。（3）要有條理，眉目清楚，使人一目了然。三、簡答題（一）請列出會議紀要的種類？1.辦公會議紀要。記載和傳達領導的辦公會議決定和決議事項。如其中涉及有關部門的工作，可將會議紀要發(fā)給他們，并要求其執(zhí)行。2.工作會議紀要。用以傳達重要的工作會議的主要精神和議定事項，有較強的政策性和指示性。3.協(xié)調(diào)會議紀要。用于