淺議疾控中心檔案管理

淺議疾控中心檔案管理疾病預(yù)防控制中心（CDC）的檔案是疾控工作者在為防止疾病傳播流行、增進(jìn)人民身心健康的科學(xué)和技術(shù)活動(dòng)中長(zhǎng)期積累的資料，對(duì)于開(kāi)展疫情的預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)、流行病學(xué)分析、保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義，為若干年后發(fā)現(xiàn)或分析疫情流行規(guī)律提供依據(jù)。做好檔案管理工作，必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，固定檔案管理模式，統(tǒng)一確定歸檔范圍，規(guī)范各類檔案存儲(chǔ),加快信息化建設(shè)步伐，在打好前期基礎(chǔ)的同時(shí)，逐步提高檔案質(zhì)量，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。對(duì)疾病預(yù)防控制工作有著現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)的意義.對(duì)疾病控制業(yè)務(wù)檔案，采取分級(jí)管理的方法，既符合檔案工作基本原則，又能滿足疾病控制中心業(yè)務(wù)開(kāi)展的需要。一、疾病控制業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理的原則疾控業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理是指在疾病控制中心綜合檔案室的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下，將疾病控制業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案分別實(shí)行中心、所兩級(jí)管理。其內(nèi)容有以下四個(gè)方面：1、將疾病控制業(yè)務(wù)檔案納入中心檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)接受中心綜合檔案室的統(tǒng)一指導(dǎo)，由中心檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。2、將業(yè)務(wù)檔案分為中心、所兩級(jí)：對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檔案分為中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案和所級(jí)業(yè)務(wù)檔案兩個(gè)層次。3、中心業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸中心管理的業(yè)務(wù)檔案，由各所兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，定期向中心綜合檔案室歸檔，由中心綜合檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。4、所級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸為所級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，由各所兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。二、中心、所兩級(jí)檔案范圍的確定(一)中心業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍在確定中心業(yè)務(wù)檔案的范圍時(shí)，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對(duì)檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長(zhǎng)的材料確定為中心檔案，以確保中心業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作水平。其范圍有以下幾個(gè)方面：1、業(yè)務(wù)工作法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書、研究報(bào)告、編制說(shuō)明及驗(yàn)證報(bào)告等。2、年度或跨年度的法定傳染病、地方病、慢性病及常見(jiàn)病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)等。3、年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)測(cè)的總結(jié)分析。4、重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查等重大及較大突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理的有關(guān)材料包括調(diào)查報(bào)告及現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄及年度綜合性分析總結(jié)。5、專題調(diào)查。包括調(diào)查設(shè)計(jì)、調(diào)查報(bào)告或總結(jié)，統(tǒng)計(jì)匯總等材料。6、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)月報(bào)、年報(bào)，疫情及健康相關(guān)因素信息的分析、預(yù)測(cè)及報(bào)告等資料。作，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)。各所檔案工作在中心檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無(wú)序變?yōu)橛行虻墓芾怼?、建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度對(duì)種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí)，中心檔案室人員應(yīng)深入各所，了解各所主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和職能，現(xiàn)結(jié)合衛(wèi)生部《國(guó)家疾病控制工作規(guī)范》關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)形成材料范圍的規(guī)定，經(jīng)與各所密切協(xié)商，確定具體歸檔范圍。其次，對(duì)于各所的所級(jí)業(yè)務(wù)檔案也要同中心業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確保所級(jí)檔案立卷規(guī)范。第三，嚴(yán)格所級(jí)檔案的保管及利用制度，任何個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。3、加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)

各所兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識(shí)相對(duì)貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。中心檔案室可定期或不定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時(shí)，檔案室人員也要主動(dòng)指導(dǎo)各所立卷和編目。4、推行責(zé)任制，加強(qiáng)考核疾控中心在推行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制時(shí)，應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入各所管理中，制定相應(yīng)的考核指標(biāo)，定期對(duì)各所進(jìn)行考核，與獎(jiǎng)金掛鉤，這是確保兩級(jí)管理實(shí)施的十分重要的措施。此外，應(yīng)將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全中心業(yè)務(wù)人員年終考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中，從而真正確保業(yè)務(wù)檔案的收集