崗位說明書的編寫

./第1章崗位說明書編寫1.1崗位說明書的內(nèi)容崗位說明書,也稱為工作說明書、職位說明書,它是對一個崗位的設(shè)置目的、工作范圍、職責(zé)與考核要求、任職資格等進(jìn)行的描述.企業(yè)已經(jīng)崗位說明書可以建立一套職位體系,以滿足自己在薪酬體系、考核、招聘等人力資源管理方面的各項要求.一份合格的崗位說明書應(yīng)可以讓員工明確在實際工作中應(yīng)當(dāng)做些什么、怎么做、做到什么程度、做到這種程度需要什么能力、工作環(huán)境是怎樣的、以后的職位通道是什么等.規(guī)范的崗位說明書是處理復(fù)雜的人力資源管理工作的基礎(chǔ),它包括工作描述和工作范圍兩部分.企業(yè)一般都會給每個崗位制作崗位說明書,那么崗位說明書在實際工作中的作用主要體現(xiàn)在哪些方面呢？圖1-1列示了崗位說明書在企業(yè)管理中的6中用途.1為招聘、錄用員工提供依據(jù)2便于對員工進(jìn)行目標(biāo)管理3為對員工進(jìn)行教育與培訓(xùn)提供依據(jù)4為績效考核提供依據(jù)5為企業(yè)制度薪酬政策提供依據(jù)6為員工普升與發(fā)展提供依據(jù)圖1-1崗位說明書的用途工作描述工作描述,又稱職務(wù)描述,是對企業(yè)中各類崗位的工作性質(zhì)、工作職責(zé)、工作職務(wù)與工作環(huán)境所做的規(guī)定,用來說明任職者應(yīng)該做什么、怎么做以及在什么條件下去做.它主要包括以下兩個方面的內(nèi)容.崗位基本信息包括工作名稱、部門、隸屬關(guān)系、工作編號、職務(wù)等級等、示列見圖1-2.1工作名稱2所屬部門3直接上級職務(wù)4崗位編號5工資水平6工作性質(zhì)7定員人數(shù)8所轄人數(shù)9普升放心圖1-2崗位說明書崗位基本信息示例工作說明工作說明主要包括以下6個方面的內(nèi)容.<1>職務(wù)概述又稱工作綜述,用于描述工作的整體性質(zhì).如某企業(yè)人力資源部經(jīng)理的工作概述為：對公司人力資源管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督和管理：負(fù)責(zé)公司的人力資源規(guī)劃,員工的招聘選拔、培訓(xùn)、績效考核、薪資管理,員工的激勵、開發(fā)等工作以及相關(guān)制度的制定,保證公司人力自已供給和員工的工作高效率.〔2崗位職責(zé)和權(quán)限說明任職者須完成的工作任務(wù)、承擔(dān)的責(zé)任和工作權(quán)限等.〔3工作績效標(biāo)準(zhǔn)說明企業(yè)期望員工完成工作任務(wù)時須達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn).〔4工作關(guān)系又稱工作關(guān)系,說明任職者與企業(yè)內(nèi)部或外部人員之間因工作關(guān)系而發(fā)生的關(guān)系〔5機(jī)器設(shè)備及其他說明崗位任職者在工作過程中所需用到的辦公用品及設(shè)備.〔6工作條件和環(huán)境說明工作地點、光照度、有無噪聲干擾、工作中有無危險作業(yè)等.工作規(guī)范工作規(guī)范,也稱職位規(guī)范或任職資格,指勝任某職位的人員在教育水平、工作經(jīng)驗等方面應(yīng)具備的資格和條件,它為企業(yè)員工招聘與選拔、人員錄用、培訓(xùn)與開發(fā)等決策提供了重要的依據(jù).工作規(guī)范的內(nèi)容主要包括以下5個方面.1.知識要求知識要求指勝任本崗位的任職者應(yīng)具備的知識水平.〔1教育背景：從事該崗位需具備的最低學(xué)歷.<2>技能水平：從事該崗位應(yīng)具備的基本技能和能力.〔3專業(yè)知識：從事該崗位應(yīng)具備的相關(guān)專業(yè)方面的知識.〔4外語水平.〔5其他相關(guān)的專業(yè)知識.2、工作經(jīng)驗3、能力要求4、身體狀況〔1身體素質(zhì)：包括身高、體重、身體健康狀況等.〔2心里素質(zhì)：包括觀察能力、記憶能力、理解能力、學(xué)習(xí)能力、問題解決能力、語言表達(dá)能力、邏輯思維能力、興趣和愛護(hù)等.5、個性特質(zhì)要求崗位說明書要根據(jù)企業(yè)的實際情況編制,要主要文字簡潔明了、淺顯易懂,內(nèi)容越具體越好,避免形式化、書面化.隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,崗位說明書應(yīng)在一定的實際內(nèi)進(jìn)行修正和補(bǔ)充,一便與企業(yè)的發(fā)展保持同步.1.2崗位說明書的編制編制方法與技巧1.崗位說明書編制步驟編制崗位說明書是企業(yè)進(jìn)行工作分析和崗位研究時最重要的工作之一.編制崗位說明書主要有以下6個步驟.〔1做好前期的宣傳動員工作在開展崗位說明書的編寫工作之前,人力資源部應(yīng)和企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通,讓他們輸了起崗位責(zé)任制的意識；在編寫過程中,應(yīng)動員各部門積極配合人力資源部的工作,共同完成崗位說明熟的編寫工作.〔2明確崗位說明書的內(nèi)容崗位說明書由工作描述和工作規(guī)范兩部分組成.工作描述是對有關(guān)崗位的工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作條件以及工作環(huán)境等工作自身特性進(jìn)行的書面描述,而工作規(guī)范責(zé)描述了崗位對任職者的知識、能力、素質(zhì)、教育背景和工作經(jīng)歷等方面的要求.〔3明確崗位說明書的編寫要求崗位說明書的編寫需符合圖1-3所示的3點要求.邏輯性崗位說明書中包含多項內(nèi)容.如編寫工作職責(zé)一欄時,一個職位通常有多項職責(zé),在編寫過程中,其順序應(yīng)清晰,條例應(yīng)清楚,并非隨意地堆砌在那兒就可以了.通常,可以按照各項職責(zé)的重要程度或者所需花費時間和精力的多少來安排次序準(zhǔn)確性崗位說明書應(yīng)清楚地說明該崗位的工作情況,描述用語應(yīng)盡量準(zhǔn)確,避免使用籠統(tǒng)或含糊不清的語言實用性崗位說明書必須客觀、真實地反映崗位職責(zé)和任職條件,以便作為開展人員招聘、考核等工作的依據(jù),并可根據(jù)企業(yè)的發(fā)展適時進(jìn)行修改和完善圖1-3崗位說明書的編寫要求〔4收集崗位信息的相關(guān)資料一般來說,獲取崗位信息的渠道主要有一下3種.了解企業(yè)已有的管理制度；和企業(yè)內(nèi)部的工作人員進(jìn)行溝通；有選擇地參考同行業(yè)其他的崗位說明書.〔5崗位信息的處理在這一階段,分析人員對收集來的信息進(jìn)行處理,篩選出崗位說明書所需的內(nèi)容.如遇到什么問題,應(yīng)和相應(yīng)崗位的工作人員或其上級領(lǐng)導(dǎo)溝通,以保證其內(nèi)容的準(zhǔn)確性.〔6編寫崗位說明書工作人員根據(jù)所收集整理的信息,從工作職責(zé)、工作權(quán)限、工作關(guān)系及崗位任職資格等方面來完成職位說明書的編寫工作.2.崗位說明書的編寫〔1崗位名稱和上、下級關(guān)系的編寫職位名稱要統(tǒng)一,確保職位名稱與前一部分"職位設(shè)置"中的名稱一致.每個職位只能有一個上級,不能有多個上級,但可以有多個下級.在填寫"下屬人員"一欄的內(nèi)容時,還要注明是直接領(lǐng)導(dǎo)還是間接領(lǐng)導(dǎo).〔2職位概述職位概述是對某一崗位的總體工作職責(zé)和工作性質(zhì)進(jìn)行的簡要說明,表明了該崗位的特點和工作概況.〔3職位目的在"職位目的"一欄中,主要是說明設(shè)置這個職位的目的及完成該職位的工作對實現(xiàn)組織戰(zhàn)略和目標(biāo)的意義.〔4工作職責(zé)每個職位的責(zé)任范圍應(yīng)根據(jù)職位所在部門或單位的職能分解來確定.一個部門經(jīng)理通常要對本部門的全部職能負(fù)責(zé),而下屬的一個職員可能只對本部門的某幾項職能負(fù)責(zé).每個職位的工作職責(zé)按照任職人員的負(fù)責(zé)程度可分為權(quán)責(zé)、部分、支持3種.全責(zé)是指本職位對該項任務(wù)負(fù)全部責(zé)任；部分是指本職位對該項職務(wù)只負(fù)一部分責(zé)任；支持是指本職位對該項任務(wù)支持或保障的責(zé)任.〔5公司內(nèi)外部溝通關(guān)系在職位說明書中,要明確本職位的公司內(nèi)外部的溝通關(guān)系.在公司內(nèi)部要明確它與公司內(nèi)部的其他職位,如上級、平級之間的溝通關(guān)系；在公司外部要明確它與社會上的其他單位,如相關(guān)政府部門、上下游或關(guān)聯(lián)企業(yè)、客戶企業(yè)、社會團(tuán)體、學(xué)術(shù)單位等之間的溝通關(guān)系.〔6建議考核內(nèi)容除明確了本職位的責(zé)任范圍和責(zé)任程度外,還要明確某一責(zé)任的建議考核內(nèi)容.針對某項責(zé)任的考核內(nèi)容一般規(guī)定為2-3項,而且盡量選擇較好量化的指標(biāo),例如完成的工作量、要求完成的時間等.〔7任職資格與條件任職資格與條件主要從受教育程度、知識水平、工作能力和專業(yè)技能、工作經(jīng)驗等方面來撰寫,如在"所受教育程度"一欄,應(yīng)注明最低學(xué)歷要求或最佳學(xué)歷要求.3.崗位說明書編制中需注意的問題〔1注意職位描述和組織結(jié)構(gòu)設(shè)計、職能設(shè)置的一致性和銜接性職位描述和組織結(jié)構(gòu)設(shè)計、職能分解、職位設(shè)置是人力資源管理的幾個密切相關(guān)的環(huán)節(jié),要注意這幾項工作的一致性和銜接性.1職位描述的根據(jù)是組織機(jī)構(gòu)設(shè)計、職能分解、職位設(shè)置.2各個職位的職責(zé)應(yīng)與部門或單位的只能分解相一致,職位的職責(zé)不應(yīng)該超出部門或單位的只能分解表中規(guī)定的職責(zé)范圍.3部門或單位里各個職位的職責(zé)總和應(yīng)與部門或單位分解表中規(guī)定的職責(zé)相吻合.4職位描述里的職位名稱應(yīng)和職位設(shè)置表中的名稱相一致.<2>對任職條件中的學(xué)歷、經(jīng)驗等的要求要掌握適度對任職條件中的學(xué)歷、經(jīng)驗等的要求不可過于苛求,掌握適度為好.〔3職責(zé)劃分要清晰編制崗位說明書時,要將每個職位的職責(zé)劃分清晰,各個職位間的職責(zé)既不能重疊,也不能留有空白.為了便于讀者在編制職位說明書時清晰劃分職責(zé),我們提出以下參考意見.1部門或單位負(fù)責(zé)人的職責(zé)原則上與本部門或單位的職責(zé)分解表中的二級職責(zé)一樣.2部門或單位里的某項業(yè)務(wù)主管的職責(zé)原則上是本部門或單位的職能分解表中的二級職能中的幾項：部門或單位里的幾個業(yè)務(wù)主管的職責(zé)總和原則上是本部門或單位的職能分解表中的全部二級職能.3部門或單位里的一般職員的職責(zé)原則上是本部門或單位的職能分解表中的三級職能中的幾項.4、編制崗位說明書需做好的工作〔1取得高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和認(rèn)可讓企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)樹立起崗位責(zé)任的意識,有利于崗位說明書編寫工作的開展.〔2做好前期的宣傳崗位說明書的編寫是一個自上而下的過程,涉及到企業(yè)的各個層面.編寫崗位說明書的目的就是要使員工明確自己崗位的工作責(zé)任、工作范圍及任職資格等要求,必要時可向其提供培訓(xùn)、指導(dǎo)說明等,以取得全體員工的支持與參與.〔3使用規(guī)范用語標(biāo)準(zhǔn)的崗位職責(zé)描述格式為：動車+賓語+結(jié)果.賓語表示該項任務(wù)的對象,即工作內(nèi)容：結(jié)果表示完成此項工作應(yīng)達(dá)到的目標(biāo).例如,某企業(yè)財務(wù)科科長的職務(wù)描述為：履行財務(wù)科職責(zé),按時、保質(zhì)、保量地完成部門經(jīng)理下達(dá)的任務(wù)；全面反映企業(yè)內(nèi)部財務(wù)狀況,為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確的財務(wù)信息.〔4建立動態(tài)管理機(jī)制人力資源部應(yīng)對崗位說明書實行動態(tài)管理,根據(jù)企業(yè)的變化對崗位說明書做出相應(yīng)的調(diào)整和更新,確保崗位說明書符合企業(yè)的實際要求.5、崗位說明書的編寫誤區(qū)崗位說明書的編制工作最終由人力資源部完成,在編寫時,應(yīng)避免出現(xiàn)一些5個錯誤.〔1功能錯誤崗位說明書明確了工作職責(zé)與權(quán)限、工作績效標(biāo)準(zhǔn)、任職資格條件等內(nèi)容,是企業(yè)進(jìn)行人員招聘和選撥的重要依據(jù),反映了崗位和崗位任職者的全面信息.人力資源部在編制職位說明書時,有時會側(cè)重于強(qiáng)調(diào)該崗位應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、所需完成的工作內(nèi)容,并沒有反應(yīng)崗位的全部信息,從而導(dǎo)致出現(xiàn)功能錯位的失誤.〔2責(zé)任交叉因企業(yè)發(fā)展的需要,當(dāng)某項工作需要幾個部門各自派出幾名員工臨時組成一支團(tuán)隊開展工作時,遍出現(xiàn)了職責(zé)交叉這種情況.在編制崗位說明書時,很多企業(yè)卻忽略了這一點,結(jié)果造成工作中職責(zé)不清、出現(xiàn)問題時互相推諉等現(xiàn)象,大大降低了企業(yè)的辦事效率.〔3脫離實際因缺乏規(guī)范化的管理,有的企業(yè)在編制崗位說明書時,編制人員閉門造車