網(wǎng)絡社群對于項目管理的“共管”效益及構(gòu)建思路

[摘要]傳統(tǒng)的項目管理通常是采用郵件、電話或面訪等方式開展的，數(shù)字化工具的使用程度不夠，很難實現(xiàn)多人共管、多頭監(jiān)管和快速監(jiān)管。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡聊天社群已成為大眾日常生活、工作和信息傳遞等活動不可或缺的一部分，利用網(wǎng)絡技術(shù)構(gòu)建項目的專屬聊天社群，以社群為項目管理工作開展的基礎，探討項目管理中的網(wǎng)絡“共管”構(gòu)建思路，可以為項目管理提供更有效、更先進的管理新視角和新方法。鑒于此，文章探究項目管理的“共管”效益及構(gòu)建思路，并提出構(gòu)建措施，以助力項目管理的質(zhì)效提升。[關鍵詞]網(wǎng)絡社群；項目管理；共管；效益；構(gòu)建思路互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得網(wǎng)絡社群逐漸成為人們交流、分享與協(xié)作的重要平臺。項目管理作為現(xiàn)代企業(yè)運作的核心，其效果的好壞直接影響到項目的成敗。然而，傳統(tǒng)項目管理中存在的信息不對稱、溝通不暢、資源分散等問題，往往導致項目效果不盡如人意。因此，如何借助網(wǎng)絡社群的優(yōu)勢，提高項目管理效率，是值得深入研究和探討的問題。網(wǎng)絡社群是指網(wǎng)絡用戶通過互聯(lián)網(wǎng)或社交媒體平臺聚集在一起，共同分享興趣、目標或價值觀，并通過交流、合作和互助實現(xiàn)共同的目標。這種開放式的交流空間可以讓所有交流成員在社群中實現(xiàn)信息的及時傳遞和無障礙溝通，提高信息流通效率，快速完成社群成員的信息交互，成員可以實時了解其他人的動態(tài)和觀點。這種實時性有效提高了信息流通效率，便于成員之間的互動和合作[1]。網(wǎng)絡社群不受地域、身份、地位等因素的限制，成員之間的交流與合作更加平等、自由。去中心化的特點使得網(wǎng)絡社群更加靈活，易于拓展和演變。在網(wǎng)絡社群中，每個成員都有機會發(fā)表觀點和看法，不存在絕對的權(quán)威，網(wǎng)絡社群成員之間的交流和互動形式多樣，如文字、圖片、語音等。這種平等性有助于提高成員的參與度和積極性，使社群充滿活力，也使得社群成員更容易建立情感聯(lián)系，形成較強的凝聚力。成員們可以自由地分享知識、經(jīng)驗和資源，實現(xiàn)資源的最大化利用，推動彼此的共同成長。（一）提高信息傳播效率在現(xiàn)代項目管理中，信息傳播效率的提高一直都是各個企業(yè)和管理者關注的焦點。傳統(tǒng)的管理模式中，信息傳遞大多通過煩瑣的會議、傳真、郵件等方式，速度較慢，容易出現(xiàn)信息遺漏[2]。尤其在項目管理中，由于涉及的部門和人員較多，信息傳遞的效率更低。網(wǎng)絡社群的崛起，為項目管理提供了新的信息傳播途徑，也帶來了全新的管理模式。網(wǎng)絡社群作為一個虛擬的平臺，打破了傳統(tǒng)的時間和空間限制，使得管理層可以在任何時間、任何地點與項目層實現(xiàn)即時溝通和信息共享。這種即時性不僅提高了信息傳播的速度，也使得管理層能夠更及時地了解項目的進展和存在的問題。在此基礎上，管理層可以迅速調(diào)整管理策略，提高管理效率。網(wǎng)絡社群的另一個顯著優(yōu)勢是它可以實現(xiàn)信息的精準傳播。傳統(tǒng)的管理模式中，管理層與項目層之間存在層級關系，信息傳遞往往需要經(jīng)過多級的層層傳遞，信息可能被過濾或扭曲，很多時候信息的傳遞會出現(xiàn)偏差，或者無法到達特定的目標人群。網(wǎng)絡社群通過消除層級差異，讓管理層和項目層直接交流，實現(xiàn)無障礙溝通。這種直接溝通的方式有助于管理層更好地了解項目層的需求和問題，快速作出反應和制定解決方案，精確地將信息傳遞給需要的人，避免信息資源的浪費。（二）形成跨級管理促進跨級管理的形成是網(wǎng)絡社群在項目管理中“共管”效益的主要表現(xiàn)。傳統(tǒng)管理模式下，管理層與項目層之間往往存在信息不對稱的問題，導致管理層難以深入了解項目的具體情況和實際需求。網(wǎng)絡社群的出現(xiàn)，為管理層與項目層提供了一個實時、高效的信息交流平臺，有助于縮短信息傳遞差距，提高溝通效率。網(wǎng)絡社群可以讓管理層直接與項目層實時交流，管理層不僅可以發(fā)布信息，還可以參與討論、提問，深入了解項目層的實際情況。項目層能夠就遇到的問題及時向管理層尋求指導，獲得解決方案。這種互動的溝通方式有助于解決信息不對稱的問題，為管理層提供真實、可靠的項目信息[3]。網(wǎng)絡社群有利于多元化意見的匯聚，在網(wǎng)絡社群中，項目層可以根據(jù)經(jīng)驗和見解發(fā)表意見，有助于激發(fā)更多創(chuàng)新想法，為項目提供更多發(fā)展路徑。同時，管理層可以從中獲取不同層面的觀點，作出更加全面科學的決策。（三）管理渠道寬泛化網(wǎng)絡社群的興起，為項目管理提供了全新的可能性。其中，“共管”效益的發(fā)揮，管理渠道的寬泛化，是網(wǎng)絡社群在項目管理中的一大亮點。傳統(tǒng)項目管理模式下，管理層的信息來源相對有限，僅能通過固定渠道獲取信息，這種模式在應對現(xiàn)代項目管理的復雜性和多變性時，顯得力不從心。網(wǎng)絡社群的介入，極大地拓寬了管理層的信息來源，使項目管理效率得到顯著提高。在網(wǎng)絡社群中，項目成員可以第一時間分享工作成果、遇到的問題和解決方案，使其他成員及時了解項目的最新動態(tài)[4]。寬泛的信息傳播渠道有助于管理層更全面、更詳細地掌握項目進度，更好地調(diào)度項目和分配資源。項目成員可以就某一問題展開討論，社群可以匯聚大家的智慧和經(jīng)驗，共同尋求最優(yōu)解決方案。在網(wǎng)絡社群中，項目成員可以相互鼓勵、支持，共同面對項目中的困難和挑戰(zhàn)。通過社群，管理層可以更好地了解團隊成員的需求和心理，進而采取有效措施，提升團隊協(xié)作效果。（一）明確項目目標在項目管理“共管”時需要明確項目目標，這是項目管理的基礎，也是引導項目成員共同為實現(xiàn)目標而努力的關鍵。項目目標是為了明確項目的愿景、范圍和期望成果，也是評估項目成功與否的重要依據(jù)。在網(wǎng)絡社群環(huán)境下，明確項目目標尤為重要，有助于確保項目在正確的方向上推進，提高項目成員的參與度和執(zhí)行力[5]。明確項目目標需要遵循以下幾個步驟。一是確定項目愿景。項目愿景是項目成功的基石，它描述了項目未來的理想狀態(tài)。在確定項目愿景時，需要充分考慮市場需求、行業(yè)趨勢、技術(shù)發(fā)展和競爭態(tài)勢等因素，以確保項目的可行性和前瞻性。二是明確項目范圍。項目范圍是項目目標的具體體現(xiàn)，它明確了項目需要完成的任務和達到的預期成果。在明確項目范圍時，應充分征求各方意見，以確保項目目標的全面性和準確性。三是分解項目任務。將項目范圍分解為若干具體任務，便于項目成員更好地理解和執(zhí)行。分解任務時可使用項目管理工具，如甘特圖、思維導圖等，確保項目任務的明確性和可操作性。四是設定項目里程碑。項目里程碑是項目過程中的關鍵節(jié)點，它標志著項目某一階段的完成。設定項目里程碑有助于項目成員明確階段目標，提高推進項目的積極性。在設定項目里程碑時，應考慮任務的優(yōu)先級和時間要求，確保項目進度和質(zhì)量。五是制訂項目計劃。根據(jù)項目任務和里程碑，制訂具體的項目計劃。項目計劃應包括時間表、資源分配、風險管理等內(nèi)容，以便于項目成員了解項目整體進度和自身職責。在制訂項目計劃時，應充分考慮項目成員的意見和建議，確保項目計劃的合理性和可行性。六是溝通與協(xié)作。在項目實施過程中，項目成員之間的溝通與協(xié)作至關重要。通過有效溝通，項目成員能更好地理解項目目標，明確自身職責，并及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。在網(wǎng)絡社群環(huán)境下，利用各種溝通工具，如微信群、在線會議等，可提高項目成員之間的溝通效率。七是監(jiān)控與調(diào)整。在項目實施過程中，項目負責人應密切關注項目進度、資源消耗和質(zhì)量情況，以確保項目按照計劃推進。當發(fā)現(xiàn)問題時，應及時調(diào)整項目計劃，確保項目目標的順利實現(xiàn)。（二）建立網(wǎng)絡社群平臺在眾多項目管理軟件和社交媒體平臺中，選擇一個適合的項目管理工具或社交媒體平臺建立網(wǎng)絡社群。這類平臺應具有良好的用戶界面、豐富的功能和高度的可擴展性，以便于項目成員之間的交流和協(xié)作。網(wǎng)絡社群平臺應具備以下基本功能。一是項目信息發(fā)布。項目經(jīng)理在此板塊發(fā)布項目動態(tài)、任務分配和里程碑等信息，便于項目成員了解項目整體進展。二是討論區(qū)。項目成員在此板塊發(fā)表意見、建議和問題，實現(xiàn)開放式溝通。設置議題投票功能，讓成員參與項目決策。三是資源共享。項目成員在此板塊上傳、下載共享文件，如資料、文檔、模板等，提高協(xié)作效率。四是個人中心。每位成員都有獨立的個人中心，用于展示個人信息、任務進度、積分情況等。五是項目管理工具。提供項目管理工具，如甘特圖、思維導圖等，方便項目成員規(guī)劃和跟蹤項目進度。為了確保信息的高效傳遞和溝通，社群的溝通渠道至少要保持兩層。一是開放式溝通。在社群內(nèi)設置專門的討論區(qū)，鼓勵項目成員就項目相關問題公開討論。這種溝通方式有助于提高成員之間的默契度，促進共識的形成。二是私密溝通。針對社群成員設置一對一或小組私聊功能，便于成員之間進行點對點溝通。這種溝通方式有助于解決敏感問題和保護成員隱私。在協(xié)作機制上，要注意保持社群成員的活躍度。一是任務分配。項目經(jīng)理根據(jù)成員的技能、特長和任務需求，合理分配任務。同時，鼓勵成員主動承擔任務，實現(xiàn)自我價值的提升。二是積分制度。設立積分制度，對成員的活躍度、貢獻度和項目成果實施量化評價。積分可兌換績效獎金、晉升權(quán)限等，激發(fā)成員的積極性和參與熱情。三是項目評估與反饋。定期評估項目，鼓勵成員反饋項目過程和成果，收集成員意見和建議，及時調(diào)整項目方向和策略，持續(xù)優(yōu)化項目管理和協(xié)作效果。（三）引入?yún)f(xié)同工具和技術(shù)引入?yún)f(xié)同工具和共享技術(shù)，可以增強社群的信息共享功能，提升“共管”效益。項目管理軟件是網(wǎng)絡社群在項目管理中常用的工具之一。這類軟件可以幫助團隊成員協(xié)同工作、分配任務、設置項目里程碑和監(jiān)控項目進度。共享技術(shù)方面可以引入在線文檔共享平臺，常見的在線文檔共享平臺主要有GoogleDocs、MicrosoftOffice365和Dropbox等。在線文檔編輯和共享工具GoogleDocs支持實時協(xié)作，可實現(xiàn)文檔內(nèi)容的同步更新。這意味著團隊成員可以在同一時間編輯同一文檔，修改內(nèi)容會實時同步到其他成員的界面上，極大地提高了協(xié)作效率。GoogleDocs還提供豐富的模板和格式選項，方便用戶制作和編輯專業(yè)化的文檔。MicrosoftOffice365是云端辦公套件，包括Word、Excel、PowerPoint等應用程序，支持多人在線實時編輯和共享文檔，兼容性極佳，無論是在PC、Mac還是在移動設備上，都可以輕松使用，還提供了強大的云端存儲功能，便于團隊成員存儲和共享文檔。Dropbox是一款云端存儲服務，團隊成員可以上傳并實時共享各類文件。其優(yōu)點在于提供大量的存儲空間，支持文件的版本管理，即使團隊成員對文件進行了誤操作，也可以通過回滾到之前的版本進行恢復。Dropbox還提供便捷的文件同步功能，使得團隊成員可以在本地和云端之間無縫切換，方便文件管理和協(xié)作。利用先進的協(xié)同工具和技術(shù)，可