項(xiàng)目五-會(huì)計(jì)檔案管理

工程五會(huì)計(jì)檔案管理學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)了解會(huì)計(jì)檔案的根本概念和類型；熟悉會(huì)計(jì)檔案的移交工作；掌握會(huì)計(jì)檔案整理方法。1能力目標(biāo)能夠理解會(huì)計(jì)檔案的含義；能夠準(zhǔn)確進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的收集與移交工作；能夠?qū)?huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定與整理；清楚會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序。2任務(wù)一認(rèn)識會(huì)計(jì)檔案一、會(huì)計(jì)檔案的定義與類型會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。各級人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各單位應(yīng)根據(jù)我國國家檔案局1998年公布的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》的規(guī)定來管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。3二、會(huì)計(jì)檔案的收集會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。4任務(wù)二會(huì)計(jì)檔案移交一、一般會(huì)計(jì)檔案的整理立卷與移交單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊、編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。5二、一般會(huì)計(jì)檔案的保管與利用單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。6三、終止單位的會(huì)計(jì)檔案移交單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管；單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。7四、建設(shè)單位的會(huì)計(jì)檔案移交建設(shè)單位在工程建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)工程的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。8任務(wù)三會(huì)計(jì)檔案整理一、會(huì)計(jì)檔案的整理與鑒定會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作包括會(huì)計(jì)檔案真?zhèn)舞b定和價(jià)值鑒定兩個(gè)層面。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。9〔一〕企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案的保管期限原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等會(huì)計(jì)憑證類，總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿等會(huì)計(jì)賬簿類，以及會(huì)計(jì)移交清冊的保管期限都是15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬要保管25年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為3年。年度財(cái)務(wù)報(bào)告〔決算〕、會(huì)計(jì)檔案保管清冊和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊都要永久保存。101112〔二〕財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案的保管期限會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿一般保存10~15年即可，但對較重要的賬簿要適當(dāng)延長保管期限，如稅收日記賬〔總賬〕和稅收票證分類出納賬、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬的保管期限都可定為25年。而行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬〔卡片〕在行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。13141516二、會(huì)計(jì)檔案的銷毀〔1〕由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容?！?〕單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見?！?〕銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。17〔4〕監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人?！?〕保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。正在工程建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。18訓(xùn)練一案例分析一、訓(xùn)練內(nèi)容根據(jù)案例討論會(huì)計(jì)檔案管理的具體方法。二、訓(xùn)練目標(biāo)通過案例分析，幫助學(xué)生進(jìn)一步了解和掌握會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高學(xué)生分析和解決會(huì)計(jì)檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題的能力。三、訓(xùn)練要