商務(wù)溝通 8會(huì)議溝通

第八章

會(huì)議溝通1會(huì)議溝通群體溝通的優(yōu)缺點(diǎn)組織和參加會(huì)議1.組織會(huì)議2.參加會(huì)議

2第一節(jié)群體溝通的優(yōu)缺點(diǎn)討論1某服裝公司決定加快工藝流程改造，并進(jìn)行工藝重組。但以前在進(jìn)行工藝重組時(shí)，工人的反應(yīng)非常強(qiáng)烈，對工藝的改動(dòng)持?jǐn)硨B(tài)度。為了實(shí)施計(jì)劃的改革，公司管理層采用了三種不同的策略：策略一，與第一組工人采取溝通的方式，向他們解釋將要實(shí)行的新標(biāo)準(zhǔn)、工藝改革的目的及這么做的必要性和必然性，然后，給他們一個(gè)反饋的期限；策略二，告訴第二組工人有關(guān)現(xiàn)在工藝流程中存在的問題，然后進(jìn)行討論，得出解決的辦法，最后派出代表來制定新的標(biāo)準(zhǔn)和流程；3第一節(jié)群體溝通的優(yōu)缺點(diǎn)策略三，對第三組工人，要求每個(gè)人都討論并參與建立、實(shí)施新標(biāo)準(zhǔn)和新流程，每個(gè)成員全部參與，如同一個(gè)團(tuán)隊(duì)一樣。

結(jié)果令人驚奇。雖然第一組工人的任務(wù)最為簡單，但結(jié)果他們的生產(chǎn)率沒有任何提高，而且對管理層的敵意越來越大，在40天內(nèi)有17％的工人離職；第二組工人在14天里恢復(fù)到原來的生產(chǎn)水平，并在以后有一定程度的提高，對公司的忠誠度也很高，沒有人離職；第三組工人在第二天就達(dá)到原來的生產(chǎn)水平，并在一個(gè)月里提高了17％。對公司的忠誠度也很高，沒有工人離職。啟示？4討論2你在什么場合下要采取群體決策的方式，如果不采取群體決策的方式，而由自己做個(gè)人決策是否可行？根據(jù)你自己的工作體會(huì)，請談?wù)勅后w溝通的優(yōu)缺點(diǎn)。5群體溝通的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)NickyStanton:優(yōu)點(diǎn)：——產(chǎn)生更多的承諾——產(chǎn)生更好的決策缺點(diǎn)：——時(shí)間和效率——群體壓力：從眾心理——專家和領(lǐng)導(dǎo)壓力——推卸責(zé)任：說而不做6對會(huì)議溝通的評價(jià)會(huì)議是管理工作得以貫徹實(shí)施的中介手段。會(huì)議就是一群不配合的人聚在一起，不情愿地去做指定的、白費(fèi)勁的、不必要的事情。會(huì)議是一群抓緊分鐘而浪費(fèi)小時(shí)的人所組成的。會(huì)議是一群決定下次會(huì)議何時(shí)舉行的人的聚會(huì)。會(huì)議是一群單個(gè)什么也不會(huì)做、聚在一起決定什么也不做的人組成的。7群體溝通的常見形式NominalGroupTechniqueDelphiTechniqueElectronicMeetingBrainstorming8第二節(jié)組織和參加會(huì)議組織會(huì)議1.明確會(huì)議目的2.確定會(huì)議的最佳議程>9PurposesandObjectives

1.Doyouneedameeting?Istheresomebetter/cheaperwayofachievingyourobjectives?Financialanalysis.2.Whatisthepurposeofthemeeting?Givinginstructions?Bargainingoverissues?Givingadvice/counseling?Makingdecisions?Solvingproblemsusingother’sknowledgeandskills?3.Whatareyouroverallobjectives?Whatdoyouwanttoachieve?Whatkindofconflictitmayresults?Whatarethebest/worstresults?

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2、確定會(huì)議議程“議程”一詞來源于拉丁文，意為“必須做的事”，一般也就把會(huì)議議程定義為“在會(huì)議上要考慮的事務(wù)”

□會(huì)議時(shí)間(開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間)和地點(diǎn)

□會(huì)議目的

□會(huì)議議題的順序112、確定會(huì)議議程（續(xù)）由重要到不重要——會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題，以免延誤時(shí)間影響到后面重要議題由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后，讓與會(huì)人員建立默契和信任感，再接觸尖銳議題，使氣氛不尷尬由容易到困難——讓大家漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏，不要開始就接觸到未熟悉的議題造成挫折感12Youshouldthink:Whatshouldbethecontent?Whatformsofprocessshouldyouuse?Howbesttousetime?Howcanyousettheagendamosteffectively?13

日期：2004年12月4日，星期五

時(shí)間：下午2：30——3：45

地點(diǎn)：B大廈第二會(huì)議室

會(huì)議目的：總結(jié)3季度銷售情況，并確定下季度計(jì)劃

議程

1.上次會(huì)議記錄中提出的問題；2．××經(jīng)理做3季度銷售情況總結(jié)報(bào)告；

3．討論、分析這一季度存在的問題；4．××經(jīng)理宣讀下季度銷售計(jì)劃及重點(diǎn)；5.全體討論；

6.下次會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)。

附件

1．3季度銷售情況總結(jié)；2．4季度銷售計(jì)劃會(huì)議議程實(shí)例

博大音像制品公司

2004年3季度銷售總結(jié)會(huì)議143、邀請與會(huì)者153、邀請與會(huì)者（續(xù)）參加會(huì)議的人應(yīng)該做到：對于所討論的問題掌握了足夠的信息與專業(yè)知識(shí)都能夠坦誠地發(fā)表自己的見解有權(quán)利做出決定能夠準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議163、邀請與會(huì)者（續(xù)）必須參加的人座席門選擇參加選擇參加174、發(fā)出會(huì)議通知會(huì)議名稱:明確點(diǎn)出主旨，使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:應(yīng)詳盡說明，方便成員們做相關(guān)的資料搜集時(shí)間地點(diǎn)議程準(zhǔn)備資料與會(huì)人員主辦人員185、布置會(huì)場會(huì)議的環(huán)境與會(huì)議的目的一致精心設(shè)計(jì)會(huì)場中的家具考慮擺放椅子時(shí)應(yīng)使之符合自己的目的考慮是否需要視覺教具保證屋內(nèi)的溫度令人感覺舒適如果是非常正式的會(huì)議，要考慮到座位的安排19思考最近小李有點(diǎn)煩，由于單位與美國一家公司可能合作，美國公司將派人來與公司主要負(fù)責(zé)人會(huì)談。會(huì)議的內(nèi)容非常多，該如何安排一個(gè)科學(xué)、合理的會(huì)議議程呢？面對會(huì)議室，小李有點(diǎn)發(fā)怵，我又要如何來安排我方和外方的位置呢？我方人員：董事長、公關(guān)部經(jīng)理、秘書、翻譯外方人員：副總、外聯(lián)部經(jīng)理、駐華工作人員、翻譯20會(huì)議室的布局大門21回到案例，你的答案？大門我方人員：董事長、公關(guān)部經(jīng)理、秘書、翻譯外方人員：副總、外聯(lián)部經(jīng)理、駐華工作人員、翻譯22最佳答案大門董事長公關(guān)部經(jīng)理翻譯秘書副總翻譯外聯(lián)部經(jīng)理駐華工作人員235.布置會(huì)場（續(xù)）246.做會(huì)議記錄準(zhǔn)確清楚突出重點(diǎn)——會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的活動(dòng)——各方主要觀點(diǎn)——權(quán)威人士或代表人物的言論——開始時(shí)定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論——會(huì)議已經(jīng)決議或議而未決的事項(xiàng)——對會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)25MeetingMinutesArrangementofthemeeting1.Name&Sequenceofthemeeting2.Time&Placeofthemeeting3.Present&Absent4.Chairman5.Note-Takers26MeetingMinutes（Continue)Contentofthemeeting1.SpeechReportofChairman2.ContentsofDiscussion3.Resolutionofthemeeting(CarriedUnanimouslyorCarriedbymajority)SignaturesDate277、有效控制會(huì)議進(jìn)程CASE:會(huì)議主席角色情形一：某公司的年終市場銷售分析會(huì)議正在進(jìn)行，公司總經(jīng)理擔(dān)任會(huì)議的主席。在會(huì)議進(jìn)行過程中，公司負(fù)責(zé)市場工作的副總經(jīng)理提出，公司明年的市場營銷重點(diǎn)應(yīng)從“以鞏固國內(nèi)市場為主”轉(zhuǎn)向“以開拓國際市場為主”。他希望他的設(shè)想能在這次會(huì)議上得到大家的支持和通過。但在會(huì)議進(jìn)行過程中，負(fù)責(zé)市場營銷的部門經(jīng)理、副經(jīng)理對這個(gè)設(shè)想提出了反對意見，他們認(rèn)為國內(nèi)的市場潛力還很大，而企業(yè)的資金實(shí)力不夠，如讓其全面開花，還不如采用“各個(gè)擊破”的方略，先在國內(nèi)市場取得絕對優(yōu)勢地位。結(jié)果雙方爭論得不可開交。如果你是會(huì)議主席，面臨與會(huì)代表這種相爭不下的局面，你準(zhǔn)備如何解決?如果最終需要你就這次分析會(huì)議作總結(jié)，你又如何對“市場營銷的重點(diǎn)”問題作總結(jié)?

28CASE（Continue)情形二：某高?？茖W(xué)館會(huì)議廳內(nèi)正在召開“中國二十一世紀(jì)的管理教學(xué)發(fā)展趨向”的研討會(huì)。會(huì)議進(jìn)行期間，就MBA教育的發(fā)展方向問題，不同的與會(huì)者提出了不同的看法，有的認(rèn)為MBA教學(xué)應(yīng)該以“案例教學(xué)”為主；有的則認(rèn)為應(yīng)以理論修養(yǎng)的培養(yǎng)為主；也有的主張像美國哈佛商學(xué)院那樣采用大量的案例教學(xué)，甚至可以取消傳統(tǒng)的教師講解的形式；……這些不同觀點(diǎn)在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時(shí)間將近尾聲，但與會(huì)代表為了充分表達(dá)自己的主張，很難“剎車”。如果現(xiàn)在你是這次研討會(huì)的主席，面對這種不同主張分立的局面，你如何應(yīng)付這種局面?你又如何就研討的問題作總結(jié)?

29（1）會(huì)議主席的職責(zé)

會(huì)議控制·決定討論主題；·明確討論范圍；·確保人們圍繞主題依次發(fā)言；·盡可能做到公正，盡全力避免與會(huì)者的爭論；·確保其他成員了解會(huì)議進(jìn)展情況。會(huì)議引導(dǎo)·識(shí)別主題/問題；·交換和開發(fā)建議；·評價(jià)不同方案；·選擇行動(dòng)計(jì)劃（5W1H）。30會(huì)議主席的職責(zé)

促進(jìn)討論討論，提問處理不同意見·對爭論雙方或各方的觀點(diǎn)加以澄清；·分析造成分歧的因素；·研究爭論雙方或各方的觀點(diǎn)，了解協(xié)調(diào)的可能性；·將爭論的問題作為會(huì)議的主題之一，展開全面的討論，以便把會(huì)議引向深入；·若分歧難以彌合，那就暫時(shí)放下，按會(huì)議議程進(jìn)入下一項(xiàng)。作出決定

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得分為27分或27以下，您的會(huì)議主持得很好得分在36以上，可能預(yù)示您在主席角色方面存在某些問題32如何讓大家愿意發(fā)言塑造會(huì)議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環(huán)境。保持客觀,對事不對人。主動(dòng)出擊,適時(shí)發(fā)問,塑造發(fā)言機(jī)會(huì),且予以正向的肯定與鼓勵(lì)。有效傾聽與良好溝通。33傾聽技巧注視對方不中途打斷

詢問不明之處

適當(dāng)歸納不任意表露情緒34主席應(yīng)避免事項(xiàng)獨(dú)占發(fā)言——避免冗長的發(fā)言,占用大家交流意見的時(shí)間。火爆浪子——要能容納他人的發(fā)言,不可情緒化與他人發(fā)生沖突。優(yōu)柔寡斷——要思路清晰,對決議事項(xiàng)要果斷、明確。加入沖突——應(yīng)站在中立的立場來化解沖突。操縱議程——應(yīng)依照流程引導(dǎo)會(huì)議的進(jìn)行,不可一人操控整個(gè)會(huì)議的議程。35如何解決隱密議程問題（1）隱密議程有：想引起別人的注意保護(hù)自己所代表的群體的利益利用會(huì)議“貶低”對手掩蓋在過去的錯(cuò)誤上表現(xiàn)出來的無能結(jié)成特別聯(lián)盟把會(huì)議作為個(gè)人消遣或者“追求個(gè)人成就”的舞臺(tái)36如何解決隱密議程問題（2）人身攻擊

對策:

對對方進(jìn)行安撫重申議事規(guī)則重提主題進(jìn)行討論37如何解決隱密議程問題（3）離題對策:給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最后再做討論請他做歸納或替他做歸納事先請將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時(shí)間38如何解決隱密議程問題（4）爭議不下對策:暫停會(huì)議休會(huì)20分鐘以上參考第三者的意見將雙方意見列表比較進(jìn)行不記名投票重整雙方意見提出新的方案重申共同利益39如何解決隱密議程問題（5）抱怨對策:同情其不滿的情緒歸納其不滿的原因?qū)で蠼鉀Q的方法短話長說對策:適時(shí)的制止發(fā)言概括其具體的想法40如何解決隱密議程問題（6）時(shí)間不足對策:選擇重要