管理類檔案整理(件)

歸檔文件整理平湖市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科聯(lián)系檔文件整理一、根本概念二、價(jià)值鑒定三、整理裝訂四、分類五、排列六、編號(hào)七、編目八、裝盒一、根本概念1.歸檔文件2.歸檔文件整理一、根本概念1.歸檔文件：指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。辦理完畢：是指文件相應(yīng)的文書處理程序上已經(jīng)辦理完畢，至于在實(shí)際工作中的貫徹執(zhí)行不一定已經(jīng)全部完畢，有可能還要長(zhǎng)期執(zhí)行。-一、根本概念2.歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。二、價(jià)值鑒定根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令，制定本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表。-8號(hào)令鎮(zhèn)街道機(jī)關(guān)樣本二、價(jià)值鑒定1.機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍2.不歸檔范圍3.文書檔案保管期限二、價(jià)值鑒定1.機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍歸檔范圍主要來自四個(gè)方面的文件材料。即：上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)單位的來文和本單位形成的文件。-備注：歸檔文件＝收文+發(fā)文+無文號(hào)文件(例)－不歸檔文件二、價(jià)值鑒定2.不歸檔范圍①上級(jí)機(jī)關(guān)的來文中不歸檔的：普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；供工作參考的抄件等。二、價(jià)值鑒定2.不歸檔范圍②本機(jī)關(guān)形成不歸檔的：重份文件；無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；無特殊保存價(jià)值的信封；不需辦理的一般性人民來信、記錄；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料；有關(guān)工作參考的文件材料。二、價(jià)值鑒定2.不歸檔范圍③同級(jí)機(jī)關(guān)形成的不歸檔的：不需貫徹執(zhí)行的文件材料；不需辦理的抄送文件材料。〔大局部均指普發(fā)性文件〕二、價(jià)值鑒定2.不歸檔范圍④下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送不歸檔的：下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。二、價(jià)值鑒定

3.文書檔案保管期限保管期限的劃定：永久和定期兩種。定期分為30年、10年。三、整理裝訂1.文件整理2.文件修整3.裝訂方法4.裝訂材料三、整理裝訂1.文件整理歸檔文件按“件〞整理，一文一件。文件正本與定稿，正文與附件，原件與復(fù)制件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，來文與復(fù)文11一般情況下為一件。報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)〔本〕為一件。本卷須知整理時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。三、整理裝訂2.文件修整破損文件已修復(fù)，字跡模糊或退變得到復(fù)制。書寫材料、紙張、裝訂材料符合檔案保護(hù)要求。三、整理裝訂3.裝訂方法左側(cè)裝訂的：文件左、下側(cè)對(duì)齊。左上角裝訂的：文件左、上側(cè)對(duì)齊。4.裝訂材料線裝。用縫紉機(jī)在文件左側(cè)或左上角軋邊〔針眼間距盡可能大一點(diǎn)〕。四、分類

分類：是指將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成假設(shè)干層次和類別。四、分類1.分類方法與分類方案2.分類步驟四、分類1.分類方法與分類方案①年度----機(jī)構(gòu)----保管期限分類法②保管期限----年度----機(jī)構(gòu)分類法③機(jī)構(gòu)----年度----保管期限分類法④年度----問題----保管期限分類法⑤保管期限----年度----問題分類法⑥問題----年度----保管期限分類法⑦年度----保管期限分類法⑧保管期限----年度分類法年度----保管期限分類法即先將歸檔文件按“年度〞分類，再在各年度內(nèi)按“保管期限〞分類。保管期限分永久、30年、10年三類。文書檔案分類方案年2011年2012年20……永久30年10年永久30年10年……注：此分類方案由二級(jí)類目組成，永久、30年、10年是最低一級(jí)類目。四、分類2.分類步驟第一步：先按年度分類第二步：再按保管期限分類2.分類步驟①按年度分類年度的界定：a.一般文件以簽發(fā)日期〔即落款日期〕為準(zhǔn)，確定其所屬年度。b.跨年度形成的文件材料?？缒甓葧?huì)議、案件、請(qǐng)示批復(fù)的文件材料統(tǒng)一在閉幕年、結(jié)案年、批復(fù)年歸檔。2.分類步驟①按年度分類年度的界定：c.幾份文件作為一件時(shí)?！凹暤娜掌?，應(yīng)以排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。如：正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)；請(qǐng)示與批復(fù)以批復(fù)件為準(zhǔn)。d.文件沒有標(biāo)注日期。需考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期。2.分類步驟

②按保管期限分類將經(jīng)過了年度分類之后的文件材料，對(duì)照本單位制定的《文書檔案保管期限表》，再分成永久、30年、10年三大類。五、排列

㈠事由原那么㈡排列方法五、排列㈠事由原那么事由原那么：即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。事由：是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。1.一次請(qǐng)示或報(bào)告、批復(fù)收到后，就可視為事由辦理完畢。2.一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)、一次會(huì)議，可以視為一個(gè)事由。3.一項(xiàng)工作辦理時(shí)間較長(zhǎng)需跨年度，也可按不同階段分為幾個(gè)事由。4.一個(gè)會(huì)議也可分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個(gè)事由?！笆掠稍敲川暸e例五、排列㈡排列方法排列方法：在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，分別按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

最低一級(jí)類目：指永久、30年、10年三個(gè)類目。本卷須知同一“事由〞內(nèi)的歸檔文件排列：平時(shí)實(shí)際工作中采用時(shí)間順序結(jié)合重要程度來進(jìn)行排列。不同“事由〞間的歸檔文件排列：按科室結(jié)合事由的重要程度、時(shí)間順序來進(jìn)行排列。綜合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面；黨務(wù)工作材料排在前，行政工作材料排在后。一般排列順序是黨務(wù)、行政〔辦公室、其它職能科室〕六、編號(hào)

在每份歸檔文件上編制的符號(hào)。㈠件號(hào)㈡編號(hào)工程㈢蓋章六、編號(hào)㈠件號(hào)1.室編件號(hào)2.館編件號(hào)㈠件號(hào)1.室編件號(hào)：機(jī)關(guān)檔案室對(duì)歸檔文件的編號(hào)。各年度內(nèi)歸檔文件按不同保管期限〔永久、30年、10年〕分別從“1〞開始編一個(gè)流水號(hào)，即每年度有3個(gè)大流水號(hào)。舉例：2012年度歸檔文件室編件號(hào)為：永久：1、2、3……n30年：1、2、3……n10年：1、2、3……n㈠件號(hào)2.館編件號(hào)：是各機(jī)關(guān)單位檔案移交至檔案館時(shí)的件號(hào)，主要出于館室銜接的需要。注：移交前不需編號(hào)六、編號(hào)㈡編號(hào)工程1.必備工程：全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)2.選擇工程：機(jī)構(gòu)(問題)項(xiàng)或門類號(hào)㈡編號(hào)工程1.必備工程①全宗號(hào)：檔案館對(duì)接收檔案進(jìn)館單位的代號(hào)。由檔案館給定，未列入進(jìn)館范圍的單位將此項(xiàng)空置。②年度：歸檔文件形成年度。用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如“2012〞。㈡編號(hào)工程1.必備工程③保管期限：保管期限分為永久、30年、10年。④件號(hào)：歸檔文件的排列順序號(hào)。檔案室編“室編件號(hào)〞，檔案移交進(jìn)館的由檔案館編“館編件號(hào)〞。館編件號(hào)可沿用室編件號(hào)或重編。㈡編號(hào)工程2.選擇工程①機(jī)構(gòu)(問題)或門類項(xiàng)：一般不用。如部、省廳下有司、處的可選擇該工程；或者檔案綜合管理?xiàng)l件下，有的試點(diǎn)單位采用了“門類號(hào)〞項(xiàng)，將文書檔案與其它門類的檔案區(qū)分開。

六、編號(hào)㈢蓋章以歸檔章的形式逐件在每一件歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以明確此歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)〞。

㈢蓋章1.加蓋歸檔章和填寫用材①加蓋歸檔章。歸檔章應(yīng)采用黑色，不要采用紅、藍(lán)色印泥，一般在印臺(tái)中加點(diǎn)號(hào)碼機(jī)油。②填寫的字跡材料。填寫歸檔章工程時(shí)一般使用碳素墨水等耐久材料，或用號(hào)碼機(jī)打號(hào)。禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料填寫。㈢蓋章2.歸檔章的格式一般格式：長(zhǎng)45mm，寬16mm，分布為均勻的6小格。機(jī)構(gòu)或問題：空白不填。館編件號(hào)：暫空！移交檔案館時(shí)填寫。全宗號(hào)：無全宗號(hào)的不填。全宗號(hào)年度室編件號(hào)*機(jī)構(gòu)或問題保管期限館編件號(hào)120121630年㈢蓋章3.蓋章位置一般要求：歸檔章加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置；如果領(lǐng)導(dǎo)指示或收文章等占用上述位置，可蓋在其它空白位置，但以上端為宜。建議位置：一個(gè)單位的歸檔文件加蓋的位置最好要統(tǒng)一，如都在上端居中或上端偏左固定地方，到達(dá)美觀的效果。不壓字跡：歸檔章盡量不要壓住文件字跡。重要文件須保持原貌的可在首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。16120081630年平湖市檔案局文件平湖市教育局平檔發(fā)〔2008〕2號(hào)關(guān)于公布教育系統(tǒng)2007年度檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定單位的通報(bào)七、編目

指編制《歸檔文件目錄》。-按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄。編目以“件〞為單位，目錄中一件只表達(dá)為一條條目(來文與復(fù)文為一件的，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目)。七、編目㈠歸檔文件目錄的欄目㈡歸檔文件目錄的格式要求七、編目㈠歸檔文件目錄的欄目包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等七個(gè)欄目〔詳見下表〕。歸檔文件目錄盒號(hào)：6保管期限：永久件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注0021平湖市檔案局2007年度機(jī)關(guān)工作人員增資情況匯總表2008011230022平湖市人事局國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作人員正常增加工資的批復(fù)2008050920023平湖市人事局2007年離退休人員增加離退休費(fèi)的批復(fù)（附請(qǐng)示）2008011740024浙江省檔案局浙檔[2008]32號(hào)關(guān)于2007年度全省國(guó)家綜合檔案館信息化評(píng)估情況的通報(bào)2008053150025嘉興市人事局嘉人公[2008]28號(hào)關(guān)于表彰全市檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體、先進(jìn)工作者的決定2008122440026平湖市人民政府平政發(fā)[2008]40號(hào)關(guān)于表彰2007年度××工作先進(jìn)集體先進(jìn)個(gè)人的通知(沈××)200803094…………………㈠歸檔文件目錄的欄目1.件號(hào)將每份歸檔文件歸檔章內(nèi)的“室編件號(hào)〞按順序填入。每年有永久、30年、10年3個(gè)順序號(hào)。注意：在歸檔章內(nèi)填“1或2，3……〞；在計(jì)算機(jī)輸入目錄時(shí)要填“0001或0002，0003……〞。件號(hào)責(zé)任者文號(hào)0001000200030004㈠歸檔文件目錄的欄目

2.責(zé)任者制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。①責(zé)任者應(yīng)用全稱或通用簡(jiǎn)稱。②聯(lián)合發(fā)文：一般應(yīng)照實(shí)抄錄。責(zé)任者多時(shí),可只填自己?jiǎn)挝缓推渌形奶?hào)的一個(gè)單位。③未署責(zé)任者的文件：要加以考證后填寫。件號(hào)責(zé)任者文號(hào)0001平湖市檔案局0002平湖市考評(píng)委0003平湖市史志辦0004省財(cái)政廳省檔案局浙財(cái)教字[2007]207號(hào)㈠歸檔文件目錄的欄目3.文號(hào)文號(hào)的組成：一般由機(jī)關(guān)代字[年度]順序號(hào)組成，如：平委［2005］8號(hào)，即平湖市委2005年第8號(hào)文件。

照實(shí)抄錄：按照文件文號(hào)照實(shí)抄錄，不能省略。如果沒有文號(hào)，不填。件號(hào)責(zé)任者文號(hào)0001平檔發(fā)[2008]32號(hào)0002平政發(fā)[2008]40號(hào)0003平考評(píng)[2008]2號(hào)0004浙財(cái)教字[2008]207號(hào)㈠歸檔文件目錄的欄目⒋題名〔文件標(biāo)題〕①標(biāo)題的完整標(biāo)識(shí)。②副題名或并列題名的標(biāo)識(shí)。③無題名(或題名含義不清)的標(biāo)識(shí)。④附件獨(dú)立性強(qiáng)文件的標(biāo)識(shí)。①標(biāo)題的完整標(biāo)識(shí)一個(gè)完整的標(biāo)題由責(zé)任者、問題、文種3個(gè)局部組成。紅頭文件已把發(fā)文機(jī)關(guān)(責(zé)任者)標(biāo)引在文件頭中，文件題名直接由問題和文種構(gòu)成?！材夸涗浫霑r(shí)標(biāo)題前要加責(zé)任者〕文號(hào)文件標(biāo)題日期

嘉興市人事局、嘉興市檔案局關(guān)于表彰全市檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體、先進(jìn)工作者的決定

責(zé)任者

問題（內(nèi)容）

文種②副題名或并列題名的標(biāo)識(shí)

副題名：即破折號(hào)或冒號(hào)后面局部。如正題名能反映文件內(nèi)容時(shí)，副標(biāo)題可不必抄錄。并列題名：即以其他語言文字書寫的題名，需要時(shí)與正題名一并抄錄。文號(hào)文件標(biāo)題日期勇于實(shí)踐開拓進(jìn)取為發(fā)展我鎮(zhèn)殘疾人事業(yè)而努力奮斗----新倉(cāng)鎮(zhèn)殘疾人聯(lián)合會(huì)第四次代表大會(huì)上的報(bào)告③無(或含義不清)題名的標(biāo)識(shí)此時(shí)不能或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)重?cái)M或補(bǔ)擬標(biāo)題，并在重?cái)M或補(bǔ)擬標(biāo)題局部加“［］〞號(hào)。文號(hào)文件標(biāo)題日期［平湖市檔案局關(guān)于舉辦文書檔案員培訓(xùn)班的］通知浙江省檔案局［關(guān)于公布2008年度通過檔案工作目標(biāo)管理省級(jí)認(rèn)定單位的］通報(bào)④附件獨(dú)立性強(qiáng)文件的標(biāo)識(shí)

正文僅有實(shí)施意見，附件那么是具體的條文規(guī)定、或者是正文的重要補(bǔ)充和說明，此時(shí)也可將正件題名后抄錄附件題名，外加“()〞號(hào)。文號(hào)文件標(biāo)題日期

中共平湖市委宣傳部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定(附：市民公約）

㈠歸檔文件目錄的欄目

5.日期文件的形成日期，即發(fā)文時(shí)間(文件的落款時(shí)間)。①以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。②沒注明時(shí)間的要考證。題名日期頁(yè)數(shù)20110208620110301420110531152011122911201100005㈠歸檔文件目錄的欄目

6.頁(yè)數(shù)

一件文件的總頁(yè)數(shù)。有文字、圖畫的頁(yè)面為一頁(yè)(包括來文處理單、擬稿頭等)，空白頁(yè)不計(jì)。㈠歸檔文件目錄的欄目7.備注填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。使用要求：嚴(yán)加控制，以免使目錄雜亂無章。填寫內(nèi)容：①密級(jí)；②缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等；③假設(shè)說明、補(bǔ)充內(nèi)容較多時(shí)，可在備注欄中加注“*〞，并將具體內(nèi)容填入備考表中。七、編目㈡歸檔文件目錄的格式要求①目錄中的行距：允許有所不同。②字跡材料符合檔案保護(hù)要求：如碳素墨水等。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久書寫材料。計(jì)算機(jī)打印最好。③目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)并編制封面?？擅磕暄b一本，在目錄的右肩上標(biāo)注3個(gè)保管期限，或用彩色紙將其分隔開。《歸檔文件目錄》封面格式歸檔文件目錄全宗名稱：平湖市××局年度：2012保管期限：永久機(jī)構(gòu)：歸檔文件目錄全宗名稱：平湖市××局年度：2012保管期限：30年機(jī)構(gòu)：《歸檔文件目錄》存放櫥《歸檔文件目錄》封面內(nèi)封面內(nèi)目錄八、裝盒

裝盒方式、檔案盒背脊工程設(shè)置等方面與分類、排列的原那么、方法是一致的。八、裝盒㈠裝盒要求㈡檔案盒格式㈢備考表八、裝盒㈠裝盒要求1.不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。即按年度分開裝盒。2.不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。即按保管期限分開裝盒。裝盒時(shí)注意的問題

①檔案盒厚度的選擇。一般檔案多的單位可選擇厚一點(diǎn)的，即可節(jié)省檔案盒；檔案少的單位可選擇簿一點(diǎn)的，盡量將檔案盒內(nèi)裝的滿一點(diǎn)，不致于在檔案盒站立放置時(shí)使文件彎曲受損。②檔案盒只是裝具，不是保管單位。歸檔文件按排列順序依次裝盒，裝滿一盒再換下一盒。不要求同一事由文件必須裝在一盒內(nèi)。八、裝盒㈡檔案盒格式⒈檔案盒的規(guī)格⒉檔案盒的封面⒊檔案盒盒脊的工程⒋檔案盒的制成材料㈡檔案盒格式1.檔案盒的規(guī)格檔案盒的外形尺寸：長(zhǎng)：310mm寬：220mm厚：20mm、30mm、40mm等㈡檔案盒格式2.檔案盒的封面填寫要求：立檔單位的全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱。書寫位置:雙橫線上。平湖市××局㈡檔案盒格式3.檔案盒盒脊的工程有豎式和橫式兩種。豎式：標(biāo)明