敦煌網(wǎng)分享開發(fā)客戶郵件溝通技巧

敦煌網(wǎng)分享開發(fā)客戶郵件技巧目錄一、 外貿(mào)開發(fā)郵件要怎么寫的基本注意點(diǎn) 1二、 怎樣讓外貿(mào)開發(fā)郵件更有效 2三、 二十條外貿(mào)郵件注意事項(xiàng) 9外貿(mào)開發(fā)郵件要怎么寫的基本注意點(diǎn)與外貿(mào)新人談?wù)勍赓Q(mào)開發(fā)郵件要怎么寫的基本注意點(diǎn)。1.有關(guān)郵件的主題其實(shí)很多人都討論過，用產(chǎn)品關(guān)鍵詞，在主題前加re,或者是quotation+產(chǎn)品關(guān)鍵詞，lowprice+產(chǎn)品關(guān)鍵詞，等等，這些其實(shí)都是要自己去試驗(yàn)的，或者你直接去找這樣的文章去看看前輩們的用于也可以。關(guān)鍵就是能吸引收信人的注意，在你的郵件沒有當(dāng)垃圾郵件被過濾掉的情況下讓人想點(diǎn)進(jìn)去看而不是看都不看就刪除了。2.郵件開頭很重要。盡量以親切的語氣去展開問候。例如：Haveagoodday!Goodday!Haveaniceday!以比較親切的語氣去問候的惡化可以拉近彼此陌生人的關(guān)系，感覺更像朋友。3.多介紹你的公司情況。很多人喜歡在第一段羅列一堆自己公司的介紹，特別是獲的什么什么獎項(xiàng)這類的內(nèi)容，其實(shí)這些內(nèi)容不用太多，我認(rèn)為，如果是一家老企業(yè)，可以強(qiáng)調(diào)你們做這行的時間或者公司成立的時間，人員數(shù)，就Ok了其他就不必贅述了。所以內(nèi)容可以大概這樣寫：ThisisXXXfromXXXcompanywhichissetupin2007,wehave8yearsexperienceonmanufacturingXXX.這個部分可以多參考一下其他前輩的經(jīng)驗(yàn)。4.列出你能吸引客人的最大亮點(diǎn)!一般客人打開了你的郵件，前面的三段式最重要的，在問候和告訴了別人你是誰(WHO)之后就是要說明你這個郵件的內(nèi)容(WHAT)和拼什么客人要舍棄，或者在有現(xiàn)成的供應(yīng)商的情況下選擇你的產(chǎn)品(WHY).這個部分就要根據(jù)每個公司不同的請款去展開，有價格優(yōu)勢的，有產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)勢的，性價比高的等等。最后是能給出一個實(shí)際的QUOTATION，挑一款比較通用的或者這個客人網(wǎng)站上有的或者類似的產(chǎn)品，給出你的最有吸引力的報價。5.吸引到了客人之后才是怎樣讓客人聯(lián)系到你(HOW)。這里就是給出toknowmoreaboutourcompanyandviewournewestproducts,welcometovisitourwebsitewww.XXXX6.表達(dá)你希望跟對方建立友好的，共贏合作關(guān)系的意愿。這里切忌不要太低姿態(tài)，我們是找生意合作伙伴，不是去仰望買家。平等的友好的語氣也能贏得對方的尊重。Lookingforwardtoyoursoonestreplyandwishwecanhavefriendlywin-wincooperationinthefuture.7.問候結(jié)束語8.最后最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是詳細(xì)你的名字，公司名稱，手機(jī)，電話，傳真，網(wǎng)址，如果有MSN,SKYPE也加上去。這些就是客人能找到你的途徑。怎樣讓外貿(mào)開發(fā)郵件更有效4.春天到了，要經(jīng)常去戶外運(yùn)動，我愛好自行車運(yùn)動，我們組織了月底去yellowriver，有興趣來參加嗎?半個小時左右，我的skype有添加信息，是他!他上來就問，你是誰?whyareyousofamiliarwithme?我回復(fù)，thisisjackyfromShandongjac.weareproducing……youneed.其實(shí)我知道他問我是誰并不是要這些信息，我還是故意強(qiáng)調(diào)一遍.igotallyourinformationfromgoogle,yahooandsoon.客戶大吃一驚，說，我感覺就如同被剝光了站在你面前，感覺好恐怖。我回答，沒有其他的意思啦，中國孫子兵法說，知己知彼，百戰(zhàn)百勝，Inordertowin,knowyourselfandtheenemy,ofcourseyouarenotmyenemy.Whyididthisistomakebothofustowin,togetthechancetocooprate.對方回答，yes，youareright.Ilikeyourstrategy.youareveryintelligent.Iwouldliketocooperatewithintelligentperson.Let'sturntobusiness.昨晚上跟客戶聊到一點(diǎn)多，雖然還沒有最終下訂單，我可以確認(rèn)，他對我絕對印象深刻，這不就是我們的目的嗎?B，客戶，搜索其郵箱，信息量不大，只有零星的幾個采購信息，采購的產(chǎn)品很雜，看其網(wǎng)站，應(yīng)該是個雜貨鋪性質(zhì)的經(jīng)營商，里面并沒有我們的產(chǎn)品，但是有眾多化工品，而他的郵箱是助劑類化工的銷售郵箱。進(jìn)行分析，1.這是貿(mào)易公司，或者采購公司，替客戶進(jìn)行各類產(chǎn)品的采購。2.不了解這個產(chǎn)品，不專業(yè)，估計(jì)只會對價格敏感3.有可能是個人訂單。基于以上考慮，價格要稍微放低，因?yàn)樗麑Ξa(chǎn)品不了解，你跟他強(qiáng)調(diào)再多質(zhì)量也白搭，但是不能太低，太低他會不敢購買，怕質(zhì)量出問題，這就要求報價掌握一個度，就要看個人對行業(yè)的了解了;告知對方這幾個月的趨勢，以免產(chǎn)生誤解，可能他從網(wǎng)上查詢信息查到了某些價格，因?yàn)閯倓倽q了價，網(wǎng)上信息更新不及時，還是低價，他不了解行情，必須告知對方漲價了。最后加了一句，我們采購多種方式跟客戶合作，公司或者個人，傭金方式或者差價方式我們有自己的貿(mào)易公司為眾多客戶進(jìn)行各類產(chǎn)品的采購，歡迎詢價?？蛻暨€沒有回復(fù)，到現(xiàn)在為止，但是我認(rèn)為我做到了極致了，不回復(fù)也無遺憾了我還分析過一個客戶，是同行套價，估計(jì)是疏忽一個同行發(fā)了一個郵件給我，說自己是印度客戶，問某產(chǎn)品價格，我搜索其郵箱，居然找到了一條他的消息，很明確的寫著他是什么公司，是同行，我就假裝不知道，故意發(fā)了一個極低的價格，確保這個價格他作為業(yè)務(wù)員肯定拿不到。特意在下面加了一句話，我們歡迎各方詢價，包括我們的競爭對手調(diào)貨，我們保密，提供傭金，請聯(lián)系!結(jié)果他成了我的客戶，走了很多私單!這些就是對客戶的分析，分析不是瞎猜，是基于某些信息，而這些信息哪里來呢，就是來自于網(wǎng)絡(luò)!而這一步是精發(fā)郵件之前必不可少的，老祖宗的話是對的，知己知彼百戰(zhàn)不殆，你對客戶越了解，你說的話就越讓他舒服，你給的條件就越符合他的心意。精發(fā)開發(fā)信也是如此分析，例如我通過郵箱找到了對方的姓名，獲知了大體的身份，獲知了一定的其他信息，就會讓你的郵件與眾不同，發(fā)開發(fā)信的最大原則就是出類拔萃，與眾不同，讓客戶從眾多的郵件中一眼看到你，選中你，回復(fù)你!以上是發(fā)郵件的準(zhǔn)備工作，現(xiàn)在我們進(jìn)入第二個話題，如何寫一封讓客戶印象深刻的郵件?先說一下我的信箱發(fā)信的格式，無論是開發(fā)信還是回復(fù)都是這個格式：信頭：公司的logo必須要有，設(shè)置為左右結(jié)果，logo居左，右邊是公司名稱，主營產(chǎn)品然后用分割線分隔開，下面是正文信尾：姓名，職位，聯(lián)系電話，個人電話，網(wǎng)上聯(lián)系方式，然后分割線。加上一句提示：ImportantNOTE:Ifthereisanythingabouttheimportantinformation(payment,accountandsoon)tobechanged,Iwillconfirmwithyoubyphoneandfax.Ifthereisonlyemail,butnophoneorfax,Pleasedontmakeanyreaction這樣顯得大氣正規(guī)!開發(fā)信：這個話題太熱了，熱到你隨便一搜就會有n位大神的開發(fā)信展示出來，其實(shí)無非就是要點(diǎn)明確，簡明扼要。其實(shí)很容易理解，發(fā)信的目的是讓客戶知道你要干嘛，要推銷，要推銷什么產(chǎn)品，足夠了。以上觀點(diǎn)是大神的觀點(diǎn)，可惜，我非要跟他們不一致：對于小公司，我會簡單闡述就好;對于上規(guī)模的我會稍微的加點(diǎn)吹噓的色彩區(qū)別對待之!小公司我會這樣寫：某人您好：(客戶的具體名稱最好知道，如果不知道用公司名稱，以顯示我是單獨(dú)發(fā)的)我是某某公司某某，我們專業(yè)生產(chǎn)或者經(jīng)營**，已經(jīng)10年了。我們跟你們國家或者你們行業(yè)的的**公司一直在合作。(這叫做樣板工程，找一個這個行業(yè)里面都知道的公司作為標(biāo)桿，證明我們的質(zhì)量好，一定是真正合作過的，不然客戶到時候真的一調(diào)查，你就慘了)現(xiàn)在本產(chǎn)品CIFto**的價格為：供您參考，有需要請聯(lián)系。(這部分加入你獲知的他的信息，套套近乎)我們公司有自己的貿(mào)易公司，同時經(jīng)營……有需要請聯(lián)系。大公司我會這樣寫：某某您好(帶著職位，我一般寫副總，VP**，大公司對職位比較看重)我是某公司的某某，我們專業(yè)生產(chǎn)某產(chǎn)品已經(jīng)十年。遠(yuǎn)銷n個地區(qū)，跟n個客戶建立了合作聯(lián)系。我們的新工廠已竣工，日產(chǎn)**噸，我們有專業(yè)技術(shù)*名，精密設(shè)備!能夠保證低價，高質(zhì)量，穩(wěn)定供應(yīng)。如果您對我們的產(chǎn)品感興趣，我們愿意提供免費(fèi)樣品供您檢測。也歡迎您來我們工廠參觀考察!(這部分加入你獲知的他的信息，套套近乎)落款為什么要不同呢，因?yàn)閷τ谀承┐蠊径?，你的信件一定要顯得正事兒專業(yè)，幾句話能說明白了也要稍微的顯示一下你們的實(shí)力，因?yàn)槲以?jīng)收到了不是一個客戶的回復(fù)，大體意思為：你這樣發(fā)郵件是不行的，我們是大公司，不會跟不正規(guī)的小公司合作的!其實(shí)他說的很有道理，門當(dāng)戶對，雖然是陋習(xí)，但是現(xiàn)在在商場還是很明顯!回復(fù)：這個不需要多說，我寫過，請見帖子：寫完這個回復(fù)之后，還是要加入一些信息，你對客戶的了解，分析，讓客戶對你產(chǎn)生興趣。以上是這個文章的前兩個內(nèi)容，開發(fā)信也好，回復(fù)也好，一單一個回合拿下來的不多，很多都不了了之，就會進(jìn)入了跟蹤階段，跟蹤客戶是個永恒話題，我們前一階段那么多資源不能輕易浪費(fèi)掉?？傊覀儼l(fā)郵件的目的不是為了發(fā)郵件，是為了拿訂單，那么就要知道如何發(fā)郵件才能更有可能拿到訂單，不分析，低頭去發(fā)去碰，也完全有可能，就如同新人，走的就是這步，但是碰的幾率很隨機(jī)，運(yùn)氣好了有一個，運(yùn)氣不好就比較慘，所以我們要學(xué)會培養(yǎng)客戶。二十條外貿(mào)郵件注意事項(xiàng)外貿(mào)郵件的標(biāo)題首當(dāng)其沖，一個好的標(biāo)題就是成功的一半。外貿(mào)郵件標(biāo)題或者叫主題，是整封郵件的靈魂，一個好的標(biāo)題會起到事半功倍的效果，特別是未與客戶建立任何業(yè)務(wù)往來之前。那么，我們該如何來寫外貿(mào)郵件標(biāo)題呢?1)標(biāo)題一定要簡潔鮮明，盡量避免類似于推銷信的主題。比如客戶的詢盤要求我們發(fā)電腦包的價格單，一般人會寫成“Pricelistoflaptopbag”。如果客戶長期采購或者進(jìn)口，他的郵件地址一定會被很多公司搜索到，每天會收到很多類似郵件。如果我們把標(biāo)題改成“The/Yourrequiredpricelistoflaptopbag”，效果肯定要稍好。2)標(biāo)題不要全部用大寫，這樣很容易進(jìn)入垃圾郵箱。3)標(biāo)題盡量不要出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號。郵件正文。外貿(mào)郵件幾乎體現(xiàn)了我們作為一個業(yè)務(wù)員的所有專業(yè)、技術(shù)水平，業(yè)務(wù)水平。甚至我們自己的性格，修養(yǎng)等等。所以要盡量嚴(yán)格要求自己，不斷提升。1.針對性。請?jiān)卩]件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“DearSirs”or“DearSirorMadam”。2.郵件正文字體大小，顏色要統(tǒng)一。且盡量使用國際上比較通用的字體。想要突出的重點(diǎn)部分可用粗體、斜體、鮮明顏色等標(biāo)示出來。郵件不要全部用大寫字母。不要為了顯示個性，或者美觀，選一些不常用字體。因?yàn)槟銦o法判斷客戶是否也使用相同的操作系統(tǒng)或者軟件，如果客戶電腦無此字體，一般會亂碼。3.郵件要簡潔樸實(shí)，不需要華麗。幾句話點(diǎn)到主題，表達(dá)清楚就可以了。能用一句話表達(dá)的，千萬別寫兩句，省掉一切能省的廢話(不包括適當(dāng)禮貌性用語)。郵件中盡量不要出現(xiàn)生僻的單詞。4.少用第一人稱，少用主動語態(tài)，多用被動語態(tài)，多用虛擬語氣，目的是陳述事件，而不是一看到郵件就我/我們怎么怎么樣。多用短句，少用長句，一句話最好只出現(xiàn)一個從句，盡量不要從句里面含著從句，英語畢竟不是我們的母語，句子太長，讀起來不順口，而且還容易產(chǎn)生歧義。盡量用“WE”，“OUR”而不是“I”,“MY”因?yàn)闃I(yè)務(wù)員代表的是公司，而不僅僅是個人。舉個特殊的例子，比如我們要寫“經(jīng)與老板協(xié)商后做的決定”，“Asdiscussedwithmyboss……”，這樣寫在很多國家都不會有問題，但有些國家理解Myboss是頂頭上司的意思，而不一定是老板，客戶會覺得這個決定是不是不靠譜，或者還有回旋余地。如果寫成“Asdiscussedwithourboss…..”，就不會有任何問題。5.語氣不要過于生硬。比如我們經(jīng)常催客戶付款，“Didyoumakethepayment?”，面對面，或者在電話中我們應(yīng)該這樣講。但如果在郵件中，如果寫成“Whencanweexpecttogetyourpayment?”這樣不管有沒有付，客戶會比較好回答。6.用詞。有些詞盡量不要全篇都一樣，比如“如果”，如果全篇都是“If”，影響不大，但讀起來會有些生硬，可以用其它的，如“Whether”“Incase”“Providedthat”等。但有些詞必須全部統(tǒng)一，比如說電腦內(nèi)膽包，如果我們開始用了“Laptopsleeve”，在后面就不要再用像“Laptopcover”“Computersleeve”等之類的。雖然意思一樣，但有可能客戶會覺得我們是不是再說兩種不同的產(chǎn)品。7.如果客戶的郵件長篇大論，問了很多問題，回復(fù)時最好直接在客戶問的每個問題下面直接作答，字體和顏色要區(qū)分出來，因?yàn)檫@樣客戶看起來會非常方便。如果全部寫在郵件上方，可能客戶要一條一條先看下面問題，再看上面答復(fù)。8.精確。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點(diǎn)，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。9.外貿(mào)郵件不要寫的過長。人的時間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個不認(rèn)識的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附件，你會不會認(rèn)真去看?而且很多老外的時間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。我問過很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對的，也是你要找的rightperson，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長?10.公司介紹不要太多，最好一筆帶過?？腿艘话悴粫刑笈d趣去看的。只有等他對你的產(chǎn)品，價格各方面都有興趣，他才會要了解一下我們是什么樣的公司，什么規(guī)模之類的。當(dāng)然也有客戶先要從公司基本信息了解開始，這樣就越詳細(xì)越好了。11.如果樣板單或訂單經(jīng)過了很長時間的談判，來往郵件也很多，尤其是前前后后改了很多細(xì)節(jié)，最后確認(rèn)的時候，寫一封總結(jié)郵件，詳細(xì)列出所有細(xì)節(jié)。同樣，與客戶電話溝通或者面對面談的東西先記下來，事后馬上寫一封總結(jié)郵件過去。千萬別讓客戶自己寫過來。這樣既可以避免以后不必要的糾紛，也讓客戶覺得我們服務(wù)做得好。如一美國客戶確認(rèn)訂單的時候?qū)懙模琀ereIwouldliketosumupthedetailsofyourorderasbelow,1.Overallsizeisasperyoursample.2.Colorisfrom#11inK38.3.Wovenlabelandwashinglabelareasperyoursample.,4.NoHSironlogo.5.A2.75”X5”tagisasperyourartwork.6.Thestrapcomesoffat45degreeangel,andthelengthis37.5”7.Apolybagwithprintingmentioned.Pleasecorrectmeifanypointwrongormissed.12.價格問題。客戶一般會一輪一輪砍價，為自己爭取最大利益?！癐tistooexpensive”，或者“Yourpriceistoohigh”很多客戶會這樣寫?；貜?fù)時不妨這樣寫，“Ithinkthat'salittleexpensive,but...”先同意客戶的觀點(diǎn)，表示價格的確有那么一點(diǎn)點(diǎn)貴，但是……。客戶說too，我們說alittle，這樣一來，先同意客戶的觀點(diǎn)，氣氛不會那么緊張。也留有談判余地。就算以后再降價，也不至于降太多。然后等轉(zhuǎn)折以后，再解釋給客戶聽，我們的產(chǎn)品為什么要賣這個價錢，差別在哪里，優(yōu)勢在哪里。如果還嫌貴，可以在