人事檔案管理成品課件兩篇

企業(yè)檔案管理什么是檔案？檔案主要是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營中直接形成的，對本單位和社會有保存價值以備查考利用的各種文字、圖表、電子文件、聲像等不同載體的文件材料。為什么要建立企業(yè)檔案？ 檔案的作用：一、憑證作用：檔案是歷史的真實(shí)憑據(jù)，具有法律效用。（如：親筆簽字、手稿和印信、當(dāng)事人的聲音和錄像等，都真實(shí)、客觀的作為法律使用的佐證材料）。參考作用檔案的客觀性、可靠性和廣泛性“沒有摻過水的史料”。1）行政管理：檔案是企業(yè)行政工作的工具之一2）業(yè)務(wù)經(jīng)營：檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動的記錄，具有憑證和參考作用。參考作用3）企業(yè)文化：檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。4）法律作用：檔案是當(dāng)時、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動中形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。參考作用5）培訓(xùn)的作用：檔案是一種重要的教育資源，其真實(shí)性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實(shí)的案例可以提高的培訓(xùn)的效率和效果。檔案的重要性檔案是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源。檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分。檔案的重要性

綜上所述，企業(yè)的檔案工作現(xiàn)在已不是僅限于加強(qiáng)對檔案自身的管理，而是立足于通過加強(qiáng)檔案管理來提升企業(yè)的整體管理水平。沒有哪個企業(yè)沒有自己的檔案室和檔案管理系統(tǒng)。檔案的管理：依據(jù)：檔案法中華人民檔案法實(shí)施細(xì)則檔案管理的定義：檔案收集、整理、分類、歸檔、編號、

保存、查找、利用的全過程檔案的收集范圍：應(yīng)該歸檔的文件包括三個部分：

1、上級公司的文件材料2、本公司的文件材料3、下級公司的文件材料4、經(jīng)營活動中形成的報表、契約合同、圖片、實(shí)物等。

檔案保存期限長期：保管期限10年1、關(guān)于重要問題的請示與上級的批復(fù)、批示、總結(jié)、重要報告、綜合統(tǒng)計報表等；2、機(jī)構(gòu)演變、人事任命等文件材料；3、房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；4、本院形成的基建工程、裝修圖紙；5、集團(tuán)下發(fā)的規(guī)章制度類文件檔案保存期限短期：保管期限2年1、有時效的通知、業(yè)務(wù)往來文件、報表等；2、過期合同契約（法定追訴期2年）歸檔文件整理歸檔文件的整理單位——“件”以每份文件形成的自然件——“一件”文件正本與定稿正文與附件原件與復(fù)制件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文報表、名冊、圖冊等一冊（本）來文與復(fù)文整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值和便于保管和利用。整理方法一、裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂時要求：1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，復(fù)印件在后；4.轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；5.來文與復(fù)印文作為一級文件時，復(fù)文在前，來文在后；整理方法二、分類（三級分類法）同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定1.按年度分類：文件的形成年度2.按保管期限分類：長期與短期3.按機(jī)構(gòu)（問題）分類：文件形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類。整理方法三、編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置：年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。整理方法三、編號歸檔章設(shè)置1.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1998，不能簡化為“98”2.保管期限：標(biāo)注簡稱（長期、短期）3.件號：按時間順序編流水號4.盒號：1/年度：2011年/行政部/長期/1—N號整理方法四、編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和盒內(nèi)文件件號順序編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。年度文號標(biāo)題期限盒號2011院字5號關(guān)于招待費(fèi)報銷的規(guī)定長期12011院字10號****會議紀(jì)要短期2檔案保管要求保管要求1.檔案要設(shè)專人保管2.存放檔案的專柜用鐵皮柜。專柜排列應(yīng)有秩序并在柜外作明顯示意標(biāo)簽。有條件的單位盡量采用密集架。3.嚴(yán)格保密制度，借閱、查找均要登記。4.定期檢定檔案，作廢、過期的檔案原則上銷毀，銷毀前要造冊保存。文件的分類要準(zhǔn)確請示、批復(fù)文件歸入批復(fù)年度；轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件歸入本單位文件制成年度；法規(guī)文件歸入批準(zhǔn)和公布年度；使用專門年度的文件，如教學(xué)文件歸入專門年度；其它文件歸入成文年度。人力資源部歸檔范圍1、人員架構(gòu)、組織架構(gòu)設(shè)置，人員編制，人事文件等。2、職工年度培訓(xùn)計劃和總結(jié)、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等文件材料及相關(guān)課件。3、年度部門工作計劃和總結(jié)及報告。計劃財務(wù)部歸檔范圍1、部門行政管理形成的文件及文字材料2、會計原始憑證、記賬憑證及賬簿（輕軌/新交通）3、申請運(yùn)營補(bǔ)貼相關(guān)資料（輕軌/新交通）4、自印發(fā)票票樣及上級部門審批資料5、年度運(yùn)營統(tǒng)計指標(biāo)匯總表（輕軌/新交通）6、節(jié)約管理活動相關(guān)文件、圖片及DVD7、各類統(tǒng)計報表及統(tǒng)計分析報告8、一卡通申請單、出庫單、入庫單9、AFC改造后新系統(tǒng)技術(shù)文檔10、專題會議紀(jì)要。11、部門年度工作計劃和總結(jié)12、運(yùn)營總部合同協(xié)議招投標(biāo)文件。營銷策劃部歸檔范圍1、部門行政管理形成的文件及文字材料、相關(guān)照片、音像類資料。2、運(yùn)營總部策劃方案、總結(jié)、報告。3、信息采編提報。4、咨詢熱線月報。5、乘客滿意度分析報告。6、年度部門工作計劃和總結(jié)及報告。聲像檔案歸檔范圍

運(yùn)營總部的重要的專業(yè)會議、現(xiàn)場會等大型會議照片（含底片）錄音、錄像帶；永久運(yùn)營總部在科研活動中形成的聲像資料；永久反映運(yùn)營總部各個歷史時期發(fā)展情況的照片、錄音、錄像帶；永久運(yùn)營總部參加重要的社會活動的聲像資料；長期運(yùn)營車站站容、站貌照片、錄像帶，員工工服、工作場景照片、錄像帶；永久運(yùn)營總部重大的案件、事故、特殊情況的聲像資料。永久聲像檔案要求聲像檔案包括：照片、錄音帶、錄像帶、影視片等載體的檔案。內(nèi)容包括：時間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、職務(wù)、攝影者等要素。關(guān)于錄音、錄像的整理：歸檔的聲像材料必須圖像清晰，聲音清楚并加以必要的文字說明，同時必須是原版、原件。聲像檔案要求錄音帶、錄像帶的整理一般按問題（內(nèi)容、事由）進(jìn)行分類，并將永久性、周轉(zhuǎn)性分開，不同版種（原版、復(fù)制版）分開，在盒的外套上要有標(biāo)簽，注明：內(nèi)容、主要人物、形成日期，帶長（分鐘）編號、型號和保管期限等，并填寫目錄實(shí)物檔案的歸檔要求實(shí)物檔案的歸檔范圍：主要包括運(yùn)營總部獲得的各種榮譽(yù)證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎牌以及廢止的各種印章，獲贈的紀(jì)念品、宣傳品，實(shí)體性科技成果、工裝和設(shè)備等物品。實(shí)物檔案的歸檔時間同文書檔案。由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門保留一段時間的，可將應(yīng)歸檔實(shí)物移交檔案管理部門后，再辦理檔案借用手續(xù)。實(shí)物檔案的歸檔要求實(shí)物檔案的歸檔要求：各部門要按規(guī)定的時間將應(yīng)歸檔的實(shí)物檔案移交檔案管理部門，任何部門和個人不得隨意將實(shí)物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人歸檔的實(shí)物檔案要保持整潔、無破損。謝謝

檔案管理管理培訓(xùn)

第一部分：◆檔案概述檔案起源檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。檔案演變古老型載體檔案：甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案。傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。檔案定義檔案含義檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。檔案的來源——國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人；社會活動。檔案的條件——保存?zhèn)洳榈臍v史文件。第二部分：◆文書檔案管理檔案的收集檔案的整理歸檔范圍：凡是反映本機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)活動，有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是歸檔的主體。歸檔時間：一般在次年上半年向檔案部門移交。國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作條例》（1983）一、檔案的收集歸檔手續(xù)：案卷目錄的移交，交接雙方簽字。歸檔案卷的質(zhì)量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。一、檔案的收集檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。整理原則二、檔案的整理：年度分類法組織機(jī)構(gòu)分類法問題分類法常用的檔案分類法二、檔案的整理立卷

立卷工作的內(nèi)容：組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的排列與編號、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝封。立卷六特征：問題、作者、文種（名稱）、時間、地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)二、檔案的整理二、檔案的整理整理方法裝訂：按件裝訂分類：年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限編號：文件首頁上端加蓋歸檔章（全宗號、年度、保管期限、件號)

編目：逐件編目裝盒：按件號順序裝盒第三部分：◆企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案：是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。

企業(yè)檔案黨群工作行政管理經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理科學(xué)技術(shù)研究基本建設(shè)設(shè)備會計檔案聲像檔案榮譽(yù)實(shí)物檔案電子檔案其他建立檔案工作體制制定檔案工作管理制度配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施檔案業(yè)務(wù)工作

一、建立檔案工作體制

一、建立檔案工作體制檔案部門各部門檔案工作領(lǐng)導(dǎo)各部門檔案工作人員分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)二、制定檔案工作管理制度

要求：

1、制定本企業(yè)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度不能有悖于國家、本系統(tǒng)、本地區(qū)關(guān)于檔案工作的有關(guān)規(guī)定，同時內(nèi)容即要全面又要有針對性。

2、要了解本企業(yè)管理及檔案形成的特點(diǎn)，充分征求企業(yè)內(nèi)部有關(guān)部門的意見，與他們密切配合，使制定的規(guī)章制度及內(nèi)容更加切合本單位的工作實(shí)際。二、制定檔案工作管理制度內(nèi)容：工作規(guī)章。包括企業(yè)檔案工作規(guī)定（內(nèi)容要包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案。管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、電子文件管理制度、科技檔案補(bǔ)充更新制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、庫房管理制度。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。包括檔案整理規(guī)則、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)長遠(yuǎn)規(guī)劃。二、制定檔案工作管理制度

企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；檢查項(xiàng)目計劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步；項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同步。二、制定檔案工作管理制度三納入將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。四參加四同步企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建項(xiàng)目驗(yàn)收；設(shè)備開箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目接收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：檔案庫房、檔案、人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架、檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備考表、登記表、裝訂線、裝訂機(jī)、夾子、錐子、鉛筆等）。檔案庫房內(nèi)要配備：防盜、防塵、防潮、防光、防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防”設(shè)施。三、配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施四、檔案業(yè)務(wù)工作

檔案收集檔案整理四、檔案業(yè)務(wù)工作

（一）檔案收集

四、檔案業(yè)務(wù)工作收集的定義：檔案的收集就是檔案室按照有關(guān)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機(jī)關(guān)、部門、個人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有計劃地集中保存的工作。（1）管理類檔案收集工作的要求歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并能反映企業(yè)的業(yè)務(wù)活動。要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查。四、檔案業(yè)務(wù)工作收集工作的要求（2）科技檔案收集工作的要求要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則。要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。要保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確。收集工作的要求四、檔案業(yè)務(wù)工作

管理性檔案的收集方法

①嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集。

②建立相關(guān)制度，加強(qiáng)對零散文件的收集。

③明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整。

四、檔案業(yè)務(wù)工作收集的方法：科技檔案的收集方法

①按照歸檔制度的規(guī)定接收科技文件歸檔。

②納入計劃管理，實(shí)行多種方式結(jié)合的收集。會計檔案、人力資源檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案會計檔案應(yīng)由會計人員在會計年度終了后按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定收集、整理、歸檔。人事檔案由主管人事的人員按照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求隨時收集、整理、歸檔。企業(yè)榮獲的獎杯、獎牌、錦旗、證書等榮譽(yù)實(shí)物檔案應(yīng)由檔案人員隨時收集，隨時歸檔。四、檔案業(yè)務(wù)工作企業(yè)可以實(shí)行多種方式相結(jié)合來收集檔案正常收集和現(xiàn)場收集相結(jié)合隨時收集和集中收集相結(jié)合對內(nèi)收集和對外收集相結(jié)合確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內(nèi)容收集抓住的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵的階段進(jìn)行收集。四、檔案業(yè)務(wù)工作（二）檔案整理檔案整理就是按文件材料在來源、內(nèi)容、形式等方面的歷史聯(lián)系，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編目的工作。

四、檔案業(yè)務(wù)工作檔案分類制定企業(yè)檔案保管限期表歸檔文件的整理基本建設(shè)、設(shè)備儀器檔案整理方法聲像檔案1、檔案分類檔案分類就是要制定分類方案即分類大綱。分類大綱：是指用文字或圖表的形式表示某一單位內(nèi)檔案分類體系的一種指導(dǎo)性文件，它是進(jìn)行檔案分類、整理和排架工作的依據(jù)，是檔案分類工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是業(yè)務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)檔案一般設(shè)置群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計、職工、聲像、榮譽(yù)實(shí)物和電子檔案等13個一級類目（可根據(jù)實(shí)際情況合并），每個一級類目下設(shè)若干二級類目，二級類目以下的類目可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況增減。四、檔案業(yè)務(wù)工作

2、制定企業(yè)檔案保管限期表四、檔案業(yè)務(wù)工作企業(yè)檔案保管期限永久長期（15年以上至50年，含50年）短期（15年以下