工程設(shè)計(jì)集團(tuán)有限公司管理體系薪酬管理辦法及公司檔案管理辦法

文件編號(hào)：批準(zhǔn)：※※※文件編號(hào)：批準(zhǔn)：作業(yè)文件薪酬管理辦法1目的1.1支持公司發(fā)展戰(zhàn)略通過(guò)建立符合企業(yè)發(fā)展需求的薪酬體系，驅(qū)動(dòng)和支持企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，有效促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型和發(fā)展變革。1.2充分發(fā)揮薪資的保障和激勵(lì)功能通過(guò)建立“內(nèi)具激勵(lì)性、外具競(jìng)爭(zhēng)力”的薪酬體系，從崗位責(zé)任、績(jī)效評(píng)估多維度體現(xiàn)員工工作價(jià)值，給員工以安全感和歸屬感，從而有利于吸引、保留、激勵(lì)優(yōu)秀員工，為公司贏得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)提供支持。1.3體現(xiàn)企業(yè)價(jià)值理念通過(guò)按勞分配、按資分配等多種薪酬激勵(lì)計(jì)劃的組合運(yùn)用，建立責(zé)任和利益共享的薪酬體系。有效激勵(lì)員工崗位貢獻(xiàn)，引導(dǎo)員工與企業(yè)共同成長(zhǎng)，體現(xiàn)企業(yè)“共同的企業(yè)、共同的事業(yè)”的核心價(jià)值觀。2范圍適用于集團(tuán)公司及控股公司，參股公司可參照?qǐng)?zhí)行。具體薪資標(biāo)準(zhǔn)由各公司董事會(huì)在本辦法規(guī)定范圍內(nèi)自行決定。3職責(zé)3.1人力資源部（綜合部）：a)負(fù)責(zé)公司外部薪酬調(diào)研和內(nèi)部薪酬滿意度調(diào)研，為公司制定合理的薪酬體系提供依據(jù)。b)公司薪酬體系的策劃及方案起草。c)員工基本工資的核定及薪資檔案的建立。d）員工崗位津貼、福利項(xiàng)目的核定。3.2各用人部門依據(jù)考核確定本部門員工的績(jī)效工資。3.3財(cái)務(wù)部：a)基本工資、績(jī)效工資、股權(quán)紅利、崗位津貼的發(fā)放。b)股權(quán)變更的辦理和股權(quán)管理臺(tái)帳的建立。3.4物業(yè)公司受人力資源部（綜合部）委托負(fù)責(zé)實(shí)物福利的采購(gòu)和發(fā)放。3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)基本工資和績(jī)效工資的審批。3.6董事會(huì)：a)負(fù)責(zé)薪酬制度的審批。b)新增薪資、福利項(xiàng)目的審批。c)年度薪資預(yù)算的審批。3.7股東會(huì)：a)負(fù)責(zé)管權(quán)管理辦法的審批。b)股東增減及股權(quán)變更的審批。4薪酬體系4.1定義本制度中所指薪酬是廣義薪酬概念，是指企業(yè)對(duì)員工所作的貢獻(xiàn)，包括付出的努力、時(shí)間、學(xué)識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)造及實(shí)現(xiàn)的績(jī)效的承認(rèn)及所付給的相應(yīng)的物質(zhì)回報(bào)。具體由薪資、崗位持股、津貼福利三部分組成。其中，薪資屬于按勞分配范疇，崗位持股作為針對(duì)特定骨干群體的利潤(rùn)分享計(jì)劃屬于股權(quán)激勵(lì)范疇，津貼福利屬于職務(wù)消費(fèi)和員工保障范疇。4.2基本框架4.2.1基本原則a)貫徹按勞分配和股權(quán)激勵(lì)相結(jié)合、以及效率優(yōu)先、兼顧公平的基本原則。b)遵循“按需設(shè)崗、按崗定人、按責(zé)領(lǐng)薪”及簡(jiǎn)便適用原則，兼顧公司人才引進(jìn)、人才儲(chǔ)備的現(xiàn)實(shí)需要，以崗位責(zé)任、能力、績(jī)效為導(dǎo)向，建立符合公司戰(zhàn)略需要的薪酬分配體系。c)鑒于工程設(shè)計(jì)單位知識(shí)密集、技術(shù)密集的行業(yè)特征，根據(jù)激勵(lì)、高效的原則，在薪資分配中要把員工的收入與其為公司創(chuàng)造的效益及工作業(yè)績(jī)掛鉤，同時(shí)按管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)等生產(chǎn)要素配置崗位責(zé)任股，通過(guò)利潤(rùn)共享強(qiáng)化骨干員工對(duì)企業(yè)的責(zé)任感。d)貫徹地區(qū)、行業(yè)均衡工資率與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益和勞動(dòng)生產(chǎn)率相銜接的原則，建立企業(yè)薪酬福利水平正常增長(zhǎng)的激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制。4.2.2薪酬體系公司薪酬由薪資、崗位持股、福利津貼三部分組成。薪資基于經(jīng)營(yíng)者、職能部門（管理、業(yè)務(wù)）人員、生產(chǎn)技術(shù)人員、后勤輔助及短期聘任人員職責(zé)與考評(píng)方式之不同，分為年薪制、績(jī)效工資制和日薪制（或計(jì)件工資制）三種薪酬模式。崗位持股是指按管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)等生產(chǎn)要素配置的崗位責(zé)任股。適用于管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)骨干。福利津貼由崗位津貼和公司福利計(jì)劃兩部分組成。其中公司福利計(jì)劃適用于全體員工，包括教育培訓(xùn)、住房補(bǔ)助、社會(huì)保險(xiǎn)、健康關(guān)懷、團(tuán)隊(duì)溝通以及午餐補(bǔ)貼、節(jié)假日福利等員工關(guān)懷項(xiàng)目；崗位津貼適用于管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)骨干，包括用車補(bǔ)貼、通訊補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼等補(bǔ)貼項(xiàng)目。4.3基本工資基本工資由基礎(chǔ)工資、年功工資、崗位工資三部分組成，基本工資主要用于核定員工保險(xiǎn)和各項(xiàng)福利的繳費(fèi)基數(shù)，員工待崗、病事假、產(chǎn)假、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)期間的薪資發(fā)放基數(shù)，以及員工最低薪資保障。4.3.1基礎(chǔ)工資參照當(dāng)?shù)芈毠て骄钏健⒆畹蜕顦?biāo)準(zhǔn)、生活費(fèi)用價(jià)格指數(shù)和各類政策性補(bǔ)貼確定。凡被公司錄用，具有公司員工資格者，基礎(chǔ)工資均為500元/月。4.3.2年功工資按員工為企業(yè)服務(wù)年限長(zhǎng)短確定，鼓勵(lì)員工長(zhǎng)期、穩(wěn)定地為企業(yè)工作。年功工資的計(jì)發(fā)以每年一月一日為限，每過(guò)一年累加一年年功工資。a)新進(jìn)員工，其社會(huì)工齡及屬于國(guó)家統(tǒng)招的大專、本科、碩士、博士學(xué)齡均按每年5元工齡折算年功工資，公司工齡按每年10元計(jì)發(fā)年功工資；4.3.3崗位工資4.3.3.1根據(jù)按需設(shè)崗、按崗定人、按責(zé)領(lǐng)薪及職務(wù)與個(gè)人資格分開管理原則，將崗位工資分為職級(jí)工資和技能工資兩部分。其中職級(jí)工資體現(xiàn)的是崗位價(jià)值差異，技能工資體現(xiàn)人的知識(shí)技能或能力差異。4.3.3.2公司的崗位工資根據(jù)崗位因素、職能因素設(shè)為三系列十等四十四級(jí)的等級(jí)序列（參見(jiàn)附錄A崗位工資職級(jí)表）。其中，職級(jí)工資按崗位職務(wù)分為十等，每等分為八檔，共計(jì)四十四級(jí)技能工資。技能工資現(xiàn)行級(jí)差標(biāo)準(zhǔn)為30元/級(jí)，公司也可根據(jù)年度總體經(jīng)營(yíng)情況作年度調(diào)整。4.3.3.3崗位工資標(biāo)準(zhǔn)的確立、變更。公司董事會(huì)可根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)狀況變化，變更崗位工資標(biāo)準(zhǔn)。4.3.3.4員工崗位工資核定。根據(jù)聘任的崗位和員工的學(xué)歷、職稱、任職年限，對(duì)應(yīng)相對(duì)的管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)系核定崗位工資等級(jí)。崗位工資=職級(jí)工資+技能工資。其中，職級(jí)工資與聘任的崗位相關(guān)、與等掛鉤，技能工資與員工的學(xué)歷、職稱、任職年限相關(guān)、與級(jí)掛鉤。具體核定方式、程序如下：a）試用期崗位工資核定：凡應(yīng)征本公司相關(guān)職位人員，試用期內(nèi)由綜合部參照擬聘任的崗位結(jié)合員工個(gè)人資歷、能力初步核定其崗位工資。b）轉(zhuǎn)正崗位工資核定：試用期滿后按聘任的崗位核定職級(jí)工資，每等的第一級(jí)為起級(jí)，在同一等內(nèi)，以學(xué)歷、職稱為基準(zhǔn)，結(jié)合能力水平、相關(guān)工作經(jīng)歷核定級(jí)。（附錄B技能工資核定套級(jí)表）應(yīng)屆畢業(yè)生，依照學(xué)歷核定技能工資。有經(jīng)驗(yàn)人員，以學(xué)歷、職稱為基準(zhǔn)，結(jié)合試用期考評(píng)情況、個(gè)人能力、工作經(jīng)歷核定技能工資。4.3.3.5員工崗位工資變更。根據(jù)員工的崗位職責(zé)以及技能的變化確定員工崗位工資的變化：a）職級(jí)工資變更：崗位職務(wù)調(diào)整時(shí)，根據(jù)變崗變薪原則，晉升增薪，降級(jí)減薪。工資變更從崗位變動(dòng)的后1個(gè)月起調(diào)整。晉升以上一等比原薪稍高的級(jí)為起級(jí)，降級(jí)以下一等比原薪稍低的級(jí)為起級(jí)。b）技能工資年度調(diào)整：在崗位職務(wù)未作調(diào)整的情況下，公司還可依據(jù)員工上年度學(xué)歷、職稱、任職年限變化情況，進(jìn)行技能工資年度調(diào)整。調(diào)整時(shí)間為每年一月。管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)系以任現(xiàn)職年限為基準(zhǔn)，一般每三年提升一級(jí)，至本等最高檔。屬于職務(wù)系列變動(dòng)的同一等級(jí)的任職年限可累計(jì)。中層以下由部門負(fù)責(zé)人給予調(diào)薪提議，中層以上由上級(jí)給予調(diào)薪提議，由公司經(jīng)營(yíng)班子復(fù)評(píng)后，由總經(jīng)理核定。4.4年薪制4.4.1年薪制適用范圍：經(jīng)營(yíng)層、職能部門、總師辦、方案中心、工程經(jīng)濟(jì)所。其他部門是否適用，可由總經(jīng)理提議，報(bào)董事會(huì)審議決定。4.4.2經(jīng)營(yíng)者年薪制4.4.2.1經(jīng)營(yíng)者年薪由崗位年薪、績(jī)效年薪組成。其中崗位年薪由董事會(huì)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、發(fā)展階段確定?？?jī)效年薪與其業(yè)績(jī)掛鉤，按年經(jīng)營(yíng)凈利潤(rùn)的5%～10%提取。董事會(huì)可根據(jù)本公司情況，對(duì)經(jīng)營(yíng)者增加財(cái)務(wù)輔助指標(biāo)、非經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)、可持續(xù)發(fā)展評(píng)價(jià)、領(lǐng)導(dǎo)能力評(píng)價(jià)等指標(biāo)作為輔助考核。具體考核辦法另行制定。4.4.2.2公司副職的收入，按經(jīng)營(yíng)者收入的0.4－0.9考核，由經(jīng)營(yíng)者提出考核意見(jiàn)，報(bào)董事會(huì)備案。4.4.2.3經(jīng)營(yíng)層具體薪酬制度及績(jī)效考核辦法另行制訂（詳見(jiàn)《經(jīng)營(yíng)層績(jī)效管理制度》）。4.4.4職能部門年薪制4.4.4.1職能部門年薪結(jié)構(gòu)：年薪=崗位年薪+績(jī)效年薪。其中，績(jī)效年薪=崗位年薪*[（個(gè)人年平均績(jī)效系數(shù)+部門績(jī)效調(diào)整系數(shù)）+公司總體效益系數(shù)]4.4.4.2職能部門員工崗位年薪根據(jù)其崗位、并綜合個(gè)人資歷、職責(zé)范圍、技能、上年度績(jī)效等因素確定；職能部門人員績(jī)效考評(píng)系數(shù)由個(gè)人績(jī)效系數(shù)、部門績(jī)效調(diào)整系數(shù)、公司總體效益系數(shù)三部分構(gòu)成。個(gè)人績(jī)效考評(píng)指標(biāo)包括崗位關(guān)鍵績(jī)效、客戶滿意度、管理者管理能力評(píng)價(jià)、知識(shí)技能、工作態(tài)度等關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，具體根據(jù)崗位、職級(jí)不同可有所差異。4.4.4.3職能部門具體薪酬制度及績(jī)效考核辦法另行制訂（詳見(jiàn)《職能部門薪酬管理辦法》、《管理人員績(jī)效考評(píng)辦法》）。4.4.5總師辦、方案中心、工程經(jīng)濟(jì)所年薪制4.4.5.1年薪結(jié)構(gòu)：年薪=崗位年薪+績(jī)效年薪4.4.5.2總師辦、方案中心以及工程經(jīng)濟(jì)所負(fù)責(zé)人崗位年薪根據(jù)其部門人員規(guī)模、區(qū)位、年度預(yù)算營(yíng)業(yè)收入、發(fā)展階段參照崗位年薪基數(shù)確定,副職（助理）按正職崗位年薪的0.4～0.9確定；績(jī)效年薪=年度實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)*提成比例+崗位年薪*績(jī)效考評(píng)系數(shù),提成比例為5%～10%。4.4.5.3總師辦、方案中心以及工程經(jīng)濟(jì)所員工崗位年薪根據(jù)員工資歷、技能、上年度績(jī)效綜合評(píng)定后確定，績(jī)效年薪=崗位年薪*績(jī)效考核系數(shù)。4.4.5.4總師辦、方案中心以及工程經(jīng)濟(jì)所具體薪酬制度及績(jī)效考核辦法另行制訂（詳見(jiàn)《總師辦薪酬管理辦法》、《方案中心薪酬管理辦法》、《工程經(jīng)濟(jì)所薪酬管理辦法》）。4.5生產(chǎn)人員績(jī)效工資4.5.1適用范圍：未實(shí)行年薪制的生產(chǎn)部門。4.5.2生產(chǎn)部門正、副職(助理)的績(jī)效工資包括基本考核（經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)考核）、輔助考核（非經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)考核）。其中基本考核由個(gè)人產(chǎn)值考核獎(jiǎng)、管理費(fèi)、利潤(rùn)獎(jiǎng)組成。公司經(jīng)營(yíng)班子可根據(jù)年度生產(chǎn)部門經(jīng)營(yíng)情況，增加對(duì)于產(chǎn)品、服務(wù)、技術(shù)、管理、能力素質(zhì)評(píng)價(jià)等考核指標(biāo)作為輔助考核。4.5.3生產(chǎn)人員績(jī)效工資由考核產(chǎn)值效益工資和綜合考評(píng)績(jī)效工資組成。員工考核產(chǎn)值效益工資=（個(gè)人產(chǎn)值考核獎(jiǎng)+貼補(bǔ)產(chǎn)值獎(jiǎng)金）×經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)權(quán)重員工綜合考評(píng)績(jī)效工資=（個(gè)人產(chǎn)值考核獎(jiǎng)+貼補(bǔ)產(chǎn)值獎(jiǎng)金）×員工績(jī)效考評(píng)系數(shù)×非經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)權(quán)重經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)和非經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)的權(quán)重可在70%：30%～90%：10%之間選擇。4.5.4具體考核辦法另行制定（詳見(jiàn)《生產(chǎn)部門績(jī)效考核辦法》）。4.5.5對(duì)實(shí)行績(jī)效工資制的生產(chǎn)人員，基本工資可作為最低工資保障。當(dāng)其績(jī)效工資低于12個(gè)月基本工資總額時(shí)，按基本工資發(fā)放；當(dāng)其績(jī)效工資高于12個(gè)月基本工資總額時(shí)，按績(jī)效工資發(fā)放。4.6后勤輔助人員及短期聘任人員工資4.6.1適用范圍：后勤輔助崗位人員及以完成一定工作任務(wù)為期限的短期聘任人員。4.6.2工資模式。根據(jù)工作性質(zhì)分為包月工資制、日薪制及計(jì)件工資制。其中，計(jì)件工資制適用于曬圖員、駕駛員，其基本結(jié)構(gòu)為：?jiǎn)T工工資=崗位+績(jī)效考核工資。4.6.3對(duì)實(shí)行日薪制及計(jì)件工資制的人員，由后勤管理部門在月底對(duì)其工作業(yè)績(jī)、經(jīng)營(yíng)成果、出勤等情況匯總，確定在其標(biāo)準(zhǔn)工資基礎(chǔ)上的實(shí)發(fā)工資總額。4.6.4后勤輔助人員及短期聘任人員享有的各種補(bǔ)貼、津貼一并在工資中支付。4.6.5后勤輔助人員及短期聘任人員具體薪酬制度及考核辦法另行制定（詳見(jiàn)《物業(yè)公司薪酬管理辦法》）。4.7崗位持股4.7.1持股對(duì)象：管理要素股對(duì)象為公司中、高層管理者，業(yè)務(wù)（專業(yè)）要素股對(duì)象為中、高級(jí)業(yè)務(wù)經(jīng)理，技術(shù)要素股對(duì)象為具備與公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)相關(guān)的注冊(cè)執(zhí)業(yè)資格人員或技術(shù)骨干人員。4.7.2股權(quán)管理實(shí)行“在崗持股、崗變股變”的動(dòng)態(tài)管理原則。4.7.3具體持股辦法及持股額度另行規(guī)定（詳見(jiàn)《股權(quán)管理規(guī)定》）。4.8福利津貼4.8.1公司福利4.8.1.1福利包括教育培訓(xùn)、住房補(bǔ)助、社會(huì)保險(xiǎn)、健康關(guān)懷、團(tuán)隊(duì)溝通以及午餐補(bǔ)貼、節(jié)假日福利等福利項(xiàng)目。津貼包括高溫費(fèi)、特殊崗位營(yíng)養(yǎng)費(fèi)等。4.8.1.2具體福利制度另行制定（詳見(jiàn)《員工關(guān)懷計(jì)劃》）。4.8.2崗位津貼4.8.2.1津貼包括用車補(bǔ)貼、通訊補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼。其中用車補(bǔ)貼、通訊補(bǔ)貼適用于公司中、高層管理者；交通補(bǔ)貼適用于中、高級(jí)業(yè)務(wù)經(jīng)理及技術(shù)骨干。4.8.2.2具體額度另行規(guī)定（詳見(jiàn)《報(bào)銷規(guī)定》）。5配套機(jī)制5.1檔案工資制實(shí)行薪酬管理辦法后，職工原事業(yè)單位統(tǒng)一的工資等級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)將納入工資檔案卡中。公司根據(jù)事業(yè)單位國(guó)家工資調(diào)整政策和依據(jù)公司對(duì)員工獎(jiǎng)懲條例對(duì)職工的工資晉級(jí)、降級(jí)，按原事業(yè)單位工資制度記載納入工資檔案。如職工調(diào)到外單位工作時(shí)，則按工資檔案卡中登記的工資標(biāo)準(zhǔn)和級(jí)別轉(zhuǎn)移工資關(guān)系。5.2全員合同制為深化人事制度改革，實(shí)現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置，保障用人單位和勞動(dòng)者的合法權(quán)益，增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制，多出成果，多出效益，多出人才，根據(jù)人事部《關(guān)于在事業(yè)單位試行人員聘用制度的意見(jiàn)》、《勞動(dòng)合同法》和公司實(shí)際，公司制訂《員工聘用（勞動(dòng)）合同管理實(shí)施辦法》與本制度配套實(shí)施。5.3考勤制度依據(jù)公司《考勤管理辦法》，結(jié)合員工的出勤、請(qǐng)假情況，確定實(shí)發(fā)工資總額。6附則6.1公司每月支薪日為每月9日。其他薪酬項(xiàng)目發(fā)放額度及發(fā)放時(shí)間依據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定執(zhí)行。6.2公司短期借調(diào)人員薪資、福利由借用單位支付。6.3對(duì)待崗、病事假、產(chǎn)假、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)期間的員工,不執(zhí)行在崗人員薪資標(biāo)準(zhǔn),原則上發(fā)放基本工資或基礎(chǔ)工資+年功工資以保障其生活所需。6.4各類補(bǔ)貼、津貼福利依據(jù)公司及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，計(jì)入工資總額。6.5以上薪酬均為含稅薪酬，根據(jù)國(guó)家有關(guān)稅法，由公司統(tǒng)一按個(gè)人所得稅標(biāo)準(zhǔn)代扣代繳個(gè)人所得稅。7其他7.1本制度自頒布之日起施行，原相關(guān)制度相應(yīng)作廢。本制度經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)實(shí)行，經(jīng)職工代表大會(huì)審議通過(guò)。解釋權(quán)在董事會(huì)，人力資源部（綜合部）負(fù)責(zé)具體解釋工作。8附錄附錄A崗位工資職級(jí)表附錄B技能工資核定套級(jí)表9相關(guān)文件9.1經(jīng)營(yíng)層績(jī)效管理辦法9.2職能部門薪酬管理辦法9.3管理人員績(jī)效考評(píng)辦法9.4總師辦薪酬管理辦法9.5方案中心薪酬管理辦法9.6工程經(jīng)濟(jì)所薪酬管理辦法9.7物業(yè)公司薪酬管理辦法9.8生產(chǎn)部門績(jī)效考核辦法9.9員工聘用（勞動(dòng)）合同管理實(shí)施辦法9.10考勤管理辦法9.11勞動(dòng)合同10相關(guān)記錄10.1月度員工工資核定表公司檔案管理辦法一、總則（一）為規(guī)范公司的檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，特制訂本辦法。（二）本辦法是依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》及《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（檔發(fā)〔2002〕5號(hào)）和《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（檔發(fā)〔2004〕4號(hào)）有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司實(shí)際工作制定。（三）辦法所稱檔案指我公司成立以來(lái)在項(xiàng)目建設(shè)、項(xiàng)目管理、物資采購(gòu)、人事勞資、財(cái)務(wù)審計(jì)、培訓(xùn)教育及工會(huì)、黨政團(tuán)工作等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的文字材料、圖表、圖片、聲像資料等不同形式的歷史記錄。（四）公司檔案的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各類經(jīng)營(yíng)管理程序中，列入公司有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制中。對(duì)于公司其他管理制度中有對(duì)某類檔案規(guī)定執(zhí)行細(xì)則的，遵照細(xì)則辦理。（五）公司檔案工作實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)、分類管理的原則。各部門配備專職的檔案管理工作人員，明確崗位責(zé)任，實(shí)行崗位責(zé)任制，并保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。二、檔案分類（一）歸檔文件材料的來(lái)源1、公司及公司各下屬機(jī)構(gòu)或職能部門形成的文件材料；2、外來(lái)的（包括上級(jí)、下級(jí)和同級(jí)）對(duì)本單位有一定保存價(jià)值的文件；3、以公司資質(zhì)中標(biāo)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收資料；4、參與的合作項(xiàng)目中合作單位應(yīng)提供的文件材料。（二）公司檔案分類公司檔案按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等；按照記述內(nèi)容的不同可劃分為六類，分別是：企業(yè)管理檔案、黨群工作檔案、行政辦公檔案、人力資源檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案和項(xiàng)目管理檔案。1、企業(yè)管理檔案：（1）公司章程及企業(yè)批準(zhǔn)設(shè)立文件等；（2）公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、資質(zhì)證書、代碼證等；（3）公司董事（股東）會(huì)會(huì)議文件、指示、通知、決定等；（4）國(guó)家相關(guān)單位或上級(jí)單位發(fā)布的有關(guān)法規(guī)、指示、決定、決議、通知等；（5）公司合同及其他法律事務(wù)資料；（6）公司發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，年度總結(jié)等；（7）公司安全管理資料；（8）公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等；（9）公司簡(jiǎn)介、大事記、宣傳冊(cè)、內(nèi)部刊物、照片、錄音、錄像等；（10）圖書、雜志、報(bào)紙、情報(bào)資料等。2、黨群工作檔案：（1）國(guó)家相關(guān)單位或上級(jí)黨委、紀(jì)檢監(jiān)察部門、團(tuán)委、工會(huì)發(fā)布的有關(guān)法規(guī)、指示、決定、決議、通知等；（2）公司黨支部、團(tuán)支部、工會(huì)的會(huì)議文件、指示、通知、決定等；（3）公司黨支部、團(tuán)支部、工會(huì)的年度總結(jié)、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、宣傳材料等；（4）黨員、團(tuán)員的教育、培訓(xùn)資料；（5）黨費(fèi)、團(tuán)費(fèi)、工會(huì)會(huì)費(fèi)的繳存、使用管理資料。3、行政辦公檔案：（1）公司規(guī)章制度及反映工作流程的請(qǐng)示、報(bào)告、表單等；（2）公司（發(fā)、收）文件、信函等；（3）公司固定資產(chǎn)帳簿、物品管理臺(tái)帳、房屋產(chǎn)權(quán)及車輛證照等；（4）公司印章臺(tái)帳。4、人力資源檔案：（1）勞動(dòng)合同、協(xié)議；（2）員工檔案；（3）員工任、免職通知和獎(jiǎng)懲通報(bào)；（4）員工工資表及績(jī)效考核記錄；（5）員工社保、公積金材料；（6）員工培訓(xùn)資料；（7）員工評(píng)選和職稱申報(bào)資料；（8）人力資源情報(bào)資料。5、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案：（1）財(cái)務(wù)賬簿；（2）財(cái)務(wù)報(bào)表；（3）驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告；（4）融資、貸款資料。6、項(xiàng)目管理檔案：（1）項(xiàng)目招投標(biāo)資料；（2）項(xiàng)目合同資料；（3）項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)資料；（4）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料；（5）項(xiàng)目各階段在進(jìn)度、質(zhì)量、成本等過(guò)程管理中產(chǎn)生的文件；（6）項(xiàng)目在開展過(guò)程中取得的相關(guān)業(yè)務(wù)資料；（7）項(xiàng)目報(bào)獎(jiǎng)、獲獎(jiǎng)資料。（三）檔案級(jí)別劃分公司各類檔案根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型及常用程度劃分為二個(gè)等級(jí)：普通類和加密類。1、加密類：董事（股東）會(huì)會(huì)議文件，含員工個(gè)人收入信息或其他屬個(gè)人隱私信息的文件，財(cái)務(wù)管理檔案。2、普通類：除此之外的其它文檔。三、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)：公司檔案工作實(shí)行分類管理的原則，企業(yè)管理部負(fù)責(zé)公司企業(yè)管理檔案和項(xiàng)目管理檔案的管理工作，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)黨群管理檔案、行政辦公檔案和人力資源檔案的管理工作，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理檔案的管理工作。（二）崗位職責(zé)：1、企業(yè)管理部、總經(jīng)理辦公室和財(cái)務(wù)部需設(shè)置檔案室（柜）及專職檔案管理員。專職檔案管理員的具體職責(zé)為：（1）負(fù)責(zé)各類檔案的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；（2）負(fù)責(zé)各類檔案管理具體業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)各類檔案提供利用服務(wù)；（4）負(fù)責(zé)編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件；（5）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。2、其余部門的部門行政助理為部門的兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門所經(jīng)手公司檔案的搜集、整理、移交及部門內(nèi)部檔案的管理工作。3、專兼職檔案管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫(kù)藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。四、歸檔管理（一）歸檔時(shí)間1、項(xiàng)目管理檔案于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完成后一個(gè)月內(nèi)由各項(xiàng)目管理員統(tǒng)一整理后有序歸檔；分年度實(shí)施的項(xiàng)目可根據(jù)進(jìn)度分階段歸檔或單項(xiàng)歸檔。2、公司各部門、機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)管理工作中所產(chǎn)生的文件材料，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要，由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔；零星的文件材料可采取各部門平時(shí)累積，每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案管理部門。3、公司員工外出參加公務(wù)活動(dòng)取得的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。4、公司自用采購(gòu)的設(shè)備儀器，在完成開箱驗(yàn)收或安裝調(diào)試后由采購(gòu)部門向總經(jīng)辦移交資料歸檔。5、財(cái)務(wù)管理檔案在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，由財(cái)務(wù)部整理歸檔，統(tǒng)一集中管理。6、人力資源檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的一個(gè)月內(nèi)由總經(jīng)辦歸檔。7、聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。8、凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。（二）歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。如有遺漏、缺失，檔案管理員應(yīng)立即追查歸入或退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。與本案無(wú)關(guān)的文檔資料或不應(yīng)隨案歸檔的文件資料，檔案管理員應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。3、歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰。4、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，不得分開。5、電子檔案應(yīng)刻盤保存，必要時(shí)將紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失。6、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。7、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。8、各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。9、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。（三）檔案編號(hào)1、公司檔案編號(hào)由2位“公司代號(hào)”，2位“檔案分類號(hào)”，2位“檔案屬類號(hào)”、4位“年代號(hào)”及3位“案卷順序號(hào)”五部分組成。公司代號(hào)與檔案代號(hào)用“/”隔開，各級(jí)屬類代號(hào)、年代號(hào)與案卷順序號(hào)之間用“—”隔開。格式如下：XX/XX—XX—XXXX—XXX順序號(hào)年代號(hào)屬類號(hào)分類號(hào)公司代號(hào)2、“XX”為公司代號(hào)，即為“XXXXXXXXXXXXXXX”英文名稱的縮寫。3、檔案分類號(hào)共設(shè)6個(gè)，即“企業(yè)管理BM”、“黨群工作PU”、“行政辦公AM”、“人力資源HR”、“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)FA”、“項(xiàng)目管理PM”，每個(gè)檔案分類號(hào)下又設(shè)若干檔案屬類號(hào)，及“01、02、……”（詳見(jiàn)附件一“檔案分類編號(hào)表”）。4、檔案分類號(hào)代字及其屬類號(hào)代表數(shù)字一經(jīng)確定，不能任意修改，如確有修改必要，應(yīng)擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。5、檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。6、案件如系新案，應(yīng)根據(jù)“檔案分類編號(hào)表”查明該案件所屬類別及其卷次、目次，順序編列檔號(hào)。五、借閱管理（一）借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。（二）公司股東、總經(jīng)理層有權(quán)調(diào)閱各類檔案資料，其他人員有權(quán)調(diào)閱其職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料，超范圍調(diào)閱檔案須經(jīng)總經(jīng)理簽批。（三）因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案使用登記表》（詳見(jiàn)附件二），寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱加密或其他受限類檔案資料，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》（詳見(jiàn)附件三），經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。（四）公司檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個(gè)人身份證明，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。（五）復(fù)印檔案資料需填寫《檔案使用登記表》，加密或其他受限類檔案資料由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可復(fù)印。（六）檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔案使用登記表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。密級(jí)檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可外借。（七）借出檔案應(yīng)在5日內(nèi)歸還，如需延長(zhǎng)借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。（八）借閱檔案的人員，要愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。（九）借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。（十）借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案使用登記表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無(wú)誤，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。六、檔案保管（一）保管期限公司檔案除財(cái)務(wù)管理檔案（財(cái)務(wù)管理檔案遵照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）外，保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，其中長(zhǎng)期為20年，短期為10年。凡是反映本公司主要職能活動(dòng)的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)本公司工作查考有利用價(jià)值的各種資料，為長(zhǎng)期保存；凡是在較短時(shí)間內(nèi)，對(duì)本公司有查考利用價(jià)值的資料，為短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。1、永久保存：公司章程，董事（股東）會(huì)議文件，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、資質(zhì)證書，固定資產(chǎn)帳簿、房屋產(chǎn)權(quán)證照、車輛證照，公司印章，公司規(guī)章制度，公司獲得的榮譽(yù)，公司大事記、簡(jiǎn)介、重大活動(dòng)的照片、錄音、錄像資料等及其他核定需永久保存的文檔。2、長(zhǎng)期保存（20年）：公司合同，人力資源文檔，項(xiàng)目招投標(biāo)文件，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料。3、短期保存（10年）：除此之外的其它文檔。（二）保管要求1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。2、存放檔案必須有專用柜、架，并統(tǒng)一編號(hào)，排架方法要科學(xué)和便于查找。3、要認(rèn)真辦理檔案查閱、借閱登記手續(xù)，案卷歸還后要及時(shí)放回原處。4、要定期進(jìn)行檔案室的清理核對(duì)工作，做到目錄、文檔相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；檔案因移交，作廢、遺失等注銷時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。5、檔案室或存放檔案的辦公室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，并認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。6、保持檔案室或存放檔案辦公室的內(nèi)清潔，定期進(jìn)行全面清掃。7、每年定期對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。七、檔案銷毀（一）檔案員應(yīng)隨時(shí)維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年底進(jìn)行定期清理，對(duì)于已到保存期限的檔案，申報(bào)銷毀。（二）申報(bào)銷毀各類檔案前，須先通過(guò)檔案價(jià)值鑒定；對(duì)于無(wú)保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀時(shí)須填寫《檔案銷毀清冊(cè)》（詳見(jiàn)附件四），經(jīng)檔案管理員、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）對(duì)于待銷毀檔案需加蓋“報(bào)廢”章，并在指定時(shí)間、指定區(qū)域內(nèi)由檔案員銷毀，專人監(jiān)督。銷毀完成后，監(jiān)毀人需在清單上簽字確認(rèn)。（五）檔案銷毀清冊(cè)需歸檔，并永久保存。（六）嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用