公文的格式介紹課件

（三）公文的格式（重點(diǎn)內(nèi)容）公文的格式是指組成公文的各部分文字符號(hào)在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。

1.公文用紙幅面及版面尺寸

公文頁(yè)邊與版心

用紙：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙210mm×297mm天頭（上白邊）：37±1mm訂口（左白邊）：28±1mm版心：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)2．公文中圖文的顏色未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。3．排版規(guī)格與印制裝訂要求①排版規(guī)格：文字符號(hào)從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號(hào)仿宋字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。②制版要求：版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。③印刷要求：雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。④裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

4．公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則

公文由眉首、主體、版記三部分組成。置于公文首頁(yè)紅色反線(寬度同版心，即

156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱記。

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-1-

①眉首公文眉首由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等部分組成。

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-1-眉首要素之一

公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。公文份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第l行。如“1”編為“01”。通常帶有密級(jí)公文編制份數(shù)序號(hào)，不帶密級(jí)公文也可編制份數(shù)序號(hào)，如國(guó)務(wù)院文件都編有份數(shù)序號(hào)。

公文份數(shù)序號(hào)00001

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-1-眉首要素之二

秘密等級(jí)和保密期限用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第l行。秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。如機(jī)密★1年。在此需要說(shuō)明的是，如不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等級(jí)兩字之間應(yīng)空l(shuí)字距離；如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級(jí)的兩字間則不空l(shuí)字距離，以使該字段不致過(guò)長(zhǎng)。秘密等級(jí)和保密期限00001

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-1-眉首要素之三

緊急電報(bào)有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度標(biāo)明急件或特急。標(biāo)識(shí)緊急程度用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。緊急程度00001

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-1-眉首要素之四

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm（信函為30mm，命令為20mm）。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大22mm×15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。行政機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行文，標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)00001

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-1-眉首要素之五

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱不應(yīng)簡(jiǎn)化(如2006不編為“06”

)，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位(如1不編為01)，不加“第”字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號(hào)應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離，實(shí)際掌握只要不貼紅色反線即可。發(fā)文字號(hào)應(yīng)居中。發(fā)文字號(hào)00001

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-1-發(fā)文字號(hào)中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）年號(hào)不全。如：將“2007”省略為“07”。（二）括弧不對(duì)。發(fā)文年度應(yīng)用六角括弧“〔〕”括入。錯(cuò)用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。（三）位置不當(dāng)。將發(fā)文年度位置提前到了機(jī)關(guān)代字前面。如：將“×發(fā)〔2007〕×號(hào)”錯(cuò)為“〔2007〕×發(fā)×號(hào)”（四）序號(hào)累贅。發(fā)文順序號(hào)中多加了“0”變成“0×”。（五）一文多字號(hào)。聯(lián)合發(fā)文時(shí)并用了幾個(gè)單位的發(fā)文（六）一字號(hào)多文。用同一發(fā)文字號(hào)制作兩份不同的文（七）跳號(hào)。沒(méi)有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號(hào)現(xiàn)象。（八）字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號(hào)之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無(wú)“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見(jiàn)的錯(cuò)誤是：有“字”無(wú)“第”或有“第”無(wú)“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔2007〕×號(hào)（九）濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字號(hào)。（十）自制發(fā)文字號(hào)。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號(hào)。眉首要素之六

上報(bào)公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。00001

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XXXXXXXXX文件

XXX〔XXXX〕XX號(hào)簽發(fā)人:XXX————————————————————關(guān)于××××××的請(qǐng)示××：

一、××

二○○六年一月一日（聯(lián)系人：×××0527-×××）······簽發(fā)人下行、平行公文首頁(yè)版式上報(bào)公文首頁(yè)版式實(shí)際操作中的常見(jiàn)錯(cuò)誤版頭使用中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）版頭混用。將下行文版頭用于上行文。如使用“××文件”式樣的版頭用于向上級(jí)報(bào)告事項(xiàng)、請(qǐng)示工作、任免干部或批復(fù)等。這里應(yīng)該使用“××（

）”的版頭。

（二）使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計(jì)或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見(jiàn)的是：格式不對(duì)、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機(jī)關(guān)字體不莊重等。

（三）使用沒(méi)有版頭的白紙印發(fā)文件

②主體公文主體由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文時(shí)間、附件、附注等部分組成。

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-1-主體要素之一

公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、中心語(yǔ)、文種三部分組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題在紅線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字（常見(jiàn)的公文標(biāo)題一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題00001

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-1-公文標(biāo)題中的常見(jiàn)問(wèn)題（一）缺少發(fā)文機(jī)關(guān)或通過(guò)決議、決定的會(huì)議名稱。

“決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)或通過(guò)決議、決定的會(huì)議名稱。如“中國(guó)共產(chǎn)黨湖南省第九屆委員會(huì)第三次全體會(huì)議關(guān)于《中共湖南省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，努力開(kāi)創(chuàng)富民強(qiáng)省新局面的決定》的決議”，就不能省略會(huì)議名稱，《中共湖南省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，努力開(kāi)創(chuàng)富民強(qiáng)省新局面的決定》，就不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)。

（二）用發(fā)文字號(hào)代替文件名稱

如：“關(guān)于××〔1997〕×號(hào)文件的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。應(yīng)將原文件標(biāo)題或其主要內(nèi)容明確標(biāo)注在批復(fù)文件當(dāng)中。

（三）文字累贅。如：《××××人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)×政發(fā)〔2007〕××號(hào)文件精神，積極動(dòng)員群眾大力開(kāi)展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報(bào)告》，發(fā)文機(jī)關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號(hào)應(yīng)刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報(bào)告》就簡(jiǎn)明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知》，應(yīng)為《關(guān)于貫徹××××通知的通知》；又如《關(guān)于請(qǐng)求解決××××的請(qǐng)示》，應(yīng)為《關(guān)于解決××××的請(qǐng)示》，后面有請(qǐng)示，前面用請(qǐng)求就是多余的。如《××政府辦公室關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于××××活動(dòng)實(shí)施方案〉的通知》中，后一個(gè)“關(guān)于”就可以不要。

（四）濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。除引用文件用書名號(hào)外，公文標(biāo)題中一般不標(biāo)注其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教育局關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報(bào)告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報(bào)告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補(bǔ)上“通知”這一文種。（六）發(fā)文機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱不規(guī)范。如：如把“勞動(dòng)和社會(huì)保障局”簡(jiǎn)稱為“勞社保局”，就不規(guī)范。如果是“發(fā)展和改革委員會(huì)”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“發(fā)改委”，如果是“人口和計(jì)劃生育委員會(huì)”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“人口計(jì)生委”。主體要素之二

主送機(jī)關(guān)是公文受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。標(biāo)題下空l(shuí)行，左側(cè)頂格用

3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。

主送機(jī)關(guān)00001

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-1-主送機(jī)關(guān)中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）缺主送機(jī)關(guān)。除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。但有的文種如會(huì)議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)一般放在文尾末頁(yè)下端。

（二）主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范。未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊(duì)、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時(shí)未按類內(nèi)用頓號(hào)、類間用逗號(hào)的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。（三）多頭主送。主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

（四）主送個(gè)人。公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。

主體要素之三

正文在主送機(jī)關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

正文00001

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-1-正文中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）錯(cuò)別字。如：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯(cuò)成“客觀”，“撥款”錯(cuò)成“拔款”，“突擊”錯(cuò)成“突出”……；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯(cuò)成“淡簿”，“瀆職”錯(cuò)成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯(cuò)成“嚴(yán)勵(lì)”。

（二）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤。常見(jiàn)頓號(hào)與逗號(hào)混用，逗號(hào)與句號(hào)混用，方括號(hào)與六角括號(hào)混用，書名號(hào)與引號(hào)混用。

（三）數(shù)字使用不規(guī)范。應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯(cuò)成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十七大”錯(cuò)成“黨的17大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（四）隨意簡(jiǎn)稱。如將“社會(huì)主義精神文明建設(shè)”簡(jiǎn)稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡(jiǎn)稱為“高速公司”。

（五）引文標(biāo)注錯(cuò)誤。未按所引用公文的發(fā)文時(shí)間、標(biāo)題的發(fā)文字號(hào)的順序引用。如“你單位××〔2011〕×號(hào)文件（關(guān)于×××的請(qǐng)示）收悉。”應(yīng)為如“你單位關(guān)于×××的請(qǐng)示（××〔2011〕×號(hào)文件）收悉（六）隨意使用字體字號(hào)。

（七）隨意設(shè)定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規(guī)范性簡(jiǎn)稱。主體要素之四

附件在正文下空l(shuí)行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如附件：1．×；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。上行文（請(qǐng)示）必須告知聯(lián)系人姓名、電話，以附注形式標(biāo)識(shí)。附件00001

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-1-附件標(biāo)識(shí)中的問(wèn)題

（一）有附件不標(biāo)注。（二）附件名未標(biāo)全稱。（三）標(biāo)注不規(guī)范。“附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個(gè)“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。四）內(nèi)容不適。在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯(cuò)將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說(shuō)明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說(shuō)明，無(wú)需作附件標(biāo)注。“關(guān)于印發(fā)《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無(wú)須標(biāo)注。主體要素之五

成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)。聯(lián)合行文一般由主辦機(jī)關(guān)首先簽署意見(jiàn)，協(xié)辦單位依次會(huì)簽，一般不使用復(fù)印件會(huì)簽。成文時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字書寫，即俗稱“大寫”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時(shí)年月日要標(biāo)全。規(guī)定零要寫成“○”，是因?yàn)椤傲恪迸c漢字的另一種數(shù)字寫法“壹、貳、捌”等是一個(gè)序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“○”比較協(xié)調(diào)。成文日期00001

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XXXXXXXXX文件XXX﹝XXXX﹞XX號(hào)————————————————————

關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××XXXX年XX月XX日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————XXXXXX辦公室XXXX年XX月XX日印發(fā)

-1-成文日期標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的決議、決定等，以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡(jiǎn)寫。

（二）將打印日期作為成文日期。

（三）漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用。黨的機(jī)關(guān)應(yīng)用用數(shù)字標(biāo)識(shí)：“2005年3月20日”，行政機(jī)關(guān)應(yīng)用漢字標(biāo)識(shí)：二○○五年三月二十日。

（四）位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào)。常見(jiàn)錯(cuò)誤是成文日期第一個(gè)字向左越過(guò)發(fā)文機(jī)關(guān)第一個(gè)字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個(gè)字與發(fā)文機(jī)關(guān)第三個(gè)字（或中間）對(duì)齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個(gè)字比正文縮四個(gè)字排印時(shí)，成文日期的最后一個(gè)字比正文縮兩個(gè)字。總的原則是，成文日期的標(biāo)識(shí)是與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。

主體要素之六公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡(jiǎn)化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。公文生效標(biāo)識(shí)

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。00001

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安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)簽發(fā)人：××————————————————————關(guān)于××××××的請(qǐng)示××：

一、××

二○○六年一月一日

（聯(lián)系人：×××0551-×××）A．單一發(fā)文印章B．聯(lián)合行文印章有兩種情況：

a

a當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。聯(lián)合行文印章

b

b當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。關(guān)于印章的特殊情況說(shuō)明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

機(jī)關(guān)印章使用中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）當(dāng)用不用。請(qǐng)示、報(bào)告等上行文應(yīng)該用印而未用印。

（二）不當(dāng)用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會(huì)議紀(jì)要卻用了印。

（三）位置不當(dāng)。用印既不壓發(fā)文機(jī)關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個(gè)。

（四）模糊不清。未及時(shí)清洗印章，使印記模糊不清。

主體要素之七

附注是需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)。上行文請(qǐng)示必須告知聯(lián)系人姓名、電話，公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。如：（此件發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)，傳達(dá)到全體黨員）?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。00001

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XXXXXXXXXX文件

XXX〔XXXX〕XX號(hào)簽發(fā)人：××————————————————————關(guān)于××××××的請(qǐng)示××：

一、××

二○○六年一月一日

（聯(lián)系人：×××0527-×××）附注

③版記公文版記主體由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等部分組成。

00001

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XXXXXXXXX文件XXX﹝XXXX﹞XX號(hào)————————————————————

關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××XXXX年XX月XX日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！猉XXXXX辦公室XXXX年XX月XX日印發(fā)

-1-版記要素之一

主題詞用3號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。主題詞00001

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XXXXXXXXX文件XXX﹝XXXX﹞XX號(hào)————————————————————

關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××XXXX年XX月XX日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！猉XXXXX辦公室XXXX年XX月XX日印發(fā)

-1-主題詞標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）不標(biāo)引主題詞。正式公文都應(yīng)標(biāo)注主題詞。（二）將標(biāo)題簡(jiǎn)單分切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會(huì)出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機(jī)關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時(shí)不能簡(jiǎn)單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進(jìn)行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進(jìn)行標(biāo)引。（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳或上級(jí)主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導(dǎo)致不能用計(jì)算機(jī)對(duì)公文進(jìn)行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。

版記要素之二

抄送機(jī)關(guān)在主題詞下l行，左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。要注意三點(diǎn)，一是抄送機(jī)關(guān)居左空l(shuí)字，這與主題詞頂格標(biāo)識(shí)不同。二是抄送機(jī)關(guān)回行時(shí)與上一行的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，這與標(biāo)題之下的主送機(jī)關(guān)回行時(shí)仍頂格不同。三是抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，最后要標(biāo)注句號(hào)，這是為了防止在抄送機(jī)關(guān)之后私自加入其他的抄送機(jī)關(guān)，同樣有防止變?cè)旃闹?。抄送機(jī)關(guān)00001

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附件：1.××XXXX年XX月XX日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————XXXXXX辦公室XXXX年XX月XX日印發(fā)

-1-版記要素之三

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在抄送機(jī)關(guān)之下占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空l(shuí)字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。需注意的是：印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文發(fā)文機(jī)關(guān)，發(fā)文機(jī)關(guān)已有明顯的“紅頭”標(biāo)識(shí)或在公文標(biāo)題中顯示。這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文印制主管部門，一般應(yīng)是辦公室。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期00001

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附件：1.××XXXX年XX月XX日主題詞：××××通知————————————————————

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-1-版記要素之四

版記中的反線：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記中的反線00001

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附件：1.××XXXX年XX月XX日主題詞：××××通知————————————————————

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-1-版記要素之五印刷份數(shù)：格式?jīng)]有明文規(guī)定，根據(jù)約定俗成，一般是在最后一條反線下一行，用3號(hào)仿宋體字，置于小括號(hào)內(nèi)，右空1字。版記中的印刷份數(shù)00001

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