某車展流程展會(huì)策劃流程

第7頁(yè)共33頁(yè)展會(huì)籌劃流程【展前階段】河北XX傳媒有限公司【2024年07月01日】趙長(zhǎng)喜【第二版】目錄一、提案【工程選擇】 3〔一〕、提案封面 3〔二〕、提案前言/概要【寫(xiě)給領(lǐng)導(dǎo)看的】 4〔三〕、工程定位 4〔四〕、整體策略及程序【概述】 4〔五〕、效果預(yù)測(cè)及愿景 5〔六〕、潛在風(fēng)險(xiǎn) 5〔七〕、重要說(shuō)明 5二、立項(xiàng)【工程確定】 6〔一〕、確定展會(huì)根本框架 6〔二〕、成立工程組，明確人員，及負(fù)責(zé)事務(wù) 6〔三〕、前期準(zhǔn)備工作 7〔四〕、起草立項(xiàng)籌劃書(shū) 7三、立項(xiàng)籌劃書(shū)【初案】 8〔一〕、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析： 8〔二〕、展會(huì)名稱 8〔三〕、展會(huì)地點(diǎn) 9〔四〕、辦展機(jī)構(gòu) 10〔五〕、辦展時(shí)間 11〔六〕、展品范圍 11〔七〕、辦展頻率 11〔八〕、展會(huì)規(guī)模 12〔九〕、展會(huì)定位 12〔十〕、展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算 13〔十一〕、人員分工、招展招商和宣傳推廣方案 13〔十二〕、展會(huì)進(jìn)度方案、現(xiàn)場(chǎng)管理方案和相關(guān)活動(dòng)方案 14〔十三〕、工程結(jié)算方案 14四、審批【工程審批】 15〔一〕、立項(xiàng)籌劃書(shū)修訂 15〔二〕、立項(xiàng)籌劃書(shū)遞交 15〔三〕、展會(huì)注冊(cè)登記 15五、調(diào)研【工程論證】 16〔一〕、資料分析 16〔二〕、客戶調(diào)研 16〔三〕、重新定位 16六、可行性分析報(bào)告【工程分析】 17〔一〕、市場(chǎng)環(huán)境分析 17〔二〕、展會(huì)工程生命力分析 17〔三〕、展會(huì)執(zhí)行方案分析 17〔四〕、招展招商和宣傳推廣方案評(píng)估 18〔五〕、展會(huì)工程財(cái)務(wù)分析 18〔六〕、存在的問(wèn)題 19〔七〕、改進(jìn)建議 19〔八〕、努力的方向 20七、籌劃案修訂【工程改進(jìn)】 20〔一〕、研討方案 20〔二〕、訂制籌劃案 20〔三〕、展會(huì)潛在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)及預(yù)備案 21八、資料的設(shè)計(jì)和印制 21〔一〕、展會(huì)標(biāo)識(shí)設(shè)計(jì) 21〔二〕、編制?參展說(shuō)明書(shū)?制訂新聞發(fā)布會(huì)講解文件 21〔三〕、印制?展會(huì)招展函? 25〔四〕、印制?媒體邀請(qǐng)函? 25〔五〕、印制?參展合同? 26〔六〕、其他相關(guān)資料的印制 30九、展會(huì)招商與宣傳推廣 31〔一〕、媒體公關(guān) 31〔二〕、媒體宣傳 31〔三〕、新聞發(fā)布會(huì) 31〔四〕、參展商聯(lián)絡(luò) 31〔五〕、參展商溝通 31〔六〕、參展商溝通 31〔七〕、簽訂合同 31〔八〕與舞臺(tái)搭建、音響效果、表演團(tuán)體、施工隊(duì)等簽訂協(xié)議 31十、布展 31〔一〕、舞臺(tái)搭建公司進(jìn)場(chǎng) 31〔二〕、現(xiàn)場(chǎng)展位搭建、參展商進(jìn)場(chǎng)布展 31

一、提案【工程選擇】由相關(guān)負(fù)責(zé)人提出想法、意見(jiàn)或建議，通過(guò)會(huì)議進(jìn)行表決，明確是否進(jìn)行該工程。具體格式如下：〔一〕、提案封面關(guān)于“此局部?jī)?nèi)容保密〞車展的策劃提案提案部門：河北XX文化傳播有限公司〔工程三部〕講解人〔職務(wù)〕：趙長(zhǎng)喜〔PMP〕提案時(shí)間：2024年07月01日決議：通過(guò)廢止表決章

〔二〕、提案前言/概要【寫(xiě)給領(lǐng)導(dǎo)看的】前言包括提案動(dòng)機(jī)、出發(fā)點(diǎn)，提案設(shè)想、提案主旨、預(yù)期效果、是整個(gè)提案的內(nèi)容概要【領(lǐng)導(dǎo)只看完這一頁(yè)，就能明白你要干什么，目的是什么，就算到達(dá)效果了】。〔三〕、工程定位1、市場(chǎng)定位〔1〕、宏觀市場(chǎng)分析【行業(yè)現(xiàn)狀、全國(guó)行情、相關(guān)政策】〔2〕、微觀市場(chǎng)分析【區(qū)域市場(chǎng)、市場(chǎng)開(kāi)展程度及空間】〔3〕、研究結(jié)論【該工程有沒(méi)有價(jià)值，能辦幾次】2、主辦方、參展商、消費(fèi)者、承辦方定位分析多方共贏的出發(fā)點(diǎn)，無(wú)非“名〞和“利〞?！緷M足各方的要求，就知道該舉辦什么樣的車展了。】3、工程差異性定位及亮點(diǎn)。本次車展和以往不同之處，超越之處，亮點(diǎn)在哪里?！菜摹?、整體策略及程序【概述】1、總體設(shè)想2、行動(dòng)策略3、程序要點(diǎn)【核心】4、粗略的進(jìn)程表5、初步預(yù)算【估值，主要針對(duì)前期投入。】〔五〕、效果預(yù)測(cè)及愿景1、效果預(yù)測(cè)：本次車展的效果預(yù)期2、工程愿景：打造一個(gè)品牌系列?！擦?、潛在風(fēng)險(xiǎn)提案階段的的風(fēng)險(xiǎn)因素，主要考慮的是工程的生命力和持續(xù)盈利能力，具體風(fēng)險(xiǎn)因素本階段不用考慮，因?yàn)橹皇撬鸭Y料做了分析，并沒(méi)有做市場(chǎng)調(diào)研，沒(méi)有和受眾面對(duì)面?！财摺?、重要說(shuō)明1、提案要簡(jiǎn)明扼要，直奔主題，它不涉及具體的內(nèi)容和詳細(xì)的步驟。2、提案有完整的體系，需要科學(xué)的態(tài)度和縝密的思維。3、提案的最核心價(jià)值是，在會(huì)議室講解給別人聽(tīng)或看，WORD格式用來(lái)存檔，PPT幻燈片用來(lái)講解，通常兩份共存。4、提案要有一個(gè)人去講解，他對(duì)提案所有內(nèi)容及出發(fā)點(diǎn)諳熟于心。當(dāng)然答復(fù)各式各樣的提問(wèn)時(shí)，有同部門同事在旁協(xié)助?！咎岚鸽A段，并沒(méi)做過(guò)市場(chǎng)調(diào)研，但是有大量的資料搜集、整理、比照、分析?！?、幻燈片的制作水平，講解者的演講能力，對(duì)提案至關(guān)重要。二、立項(xiàng)【工程確定】〔一〕、確定展會(huì)根本框架通過(guò)集體會(huì)議，確定展會(huì)根本內(nèi)容：〔1〕、展會(huì)名稱：〔2〕、舉辦地點(diǎn)：〔3〕、辦展機(jī)構(gòu)：〔4〕、展品范圍：〔5〕、辦展時(shí)間：〔6〕、辦展頻率：〔7〕、展會(huì)規(guī)模：〔8〕、展會(huì)定位：【注意】：籌劃一個(gè)工程，不是一個(gè)人可以完成的，也不可能出現(xiàn)一個(gè)人獨(dú)權(quán)，所有的事都是他說(shuō)了算，有些步驟和細(xì)節(jié)必須討論，集思廣益大家說(shuō)了算，因?yàn)闆](méi)有人是完美的，沒(méi)有缺點(diǎn)的?！咀⒁狻浚夯I劃討論會(huì)，要注意控制方向和節(jié)奏，別走題，別超時(shí)?！捕?、成立工程組，明確人員，及負(fù)責(zé)事務(wù)工程經(jīng)理(PMP)：工程責(zé)任人，負(fù)責(zé)工程的整體執(zhí)行；籌劃主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通整個(gè)小組各籌劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)籌劃方案的制定和修訂；執(zhí)行主管：負(fù)責(zé)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行階段，各部門的協(xié)調(diào)、溝通，對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)全權(quán)負(fù)責(zé)?；I劃人員：負(fù)責(zé)編擬會(huì)展工程方案；文案撰寫(xiě)：負(fù)責(zé)撰寫(xiě)會(huì)展文案；市場(chǎng)調(diào)查：負(fù)責(zé)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查并編寫(xiě)市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告；媒體聯(lián)絡(luò)：進(jìn)行媒體宣傳推廣；美術(shù)設(shè)計(jì)：負(fù)責(zé)視覺(jué)形象設(shè)計(jì)；銷售人員：負(fù)責(zé)尋找活動(dòng)贊助商；現(xiàn)場(chǎng)人員：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)事務(wù)的執(zhí)行，及與參展商的溝通，突發(fā)事件的處理工作?！踩?、前期準(zhǔn)備工作第一步、廣泛的收集資料，第二步、進(jìn)行分類匯總第三步、進(jìn)行數(shù)據(jù)比照分析第四步、執(zhí)行方案的目錄【主體框架】的建立如果沒(méi)有主體框架，沒(méi)有目錄，工作就失去了針對(duì)性和方向，先有目錄和章節(jié)，再往里添加具體內(nèi)容?；叵胍幌拢?dāng)初寫(xiě)畢業(yè)論文的過(guò)程?！菜摹?、起草立項(xiàng)籌劃書(shū)1、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：2、展會(huì)的根本框架：3、展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案【簡(jiǎn)寫(xiě)、有的人后面才寫(xiě)】。4、展會(huì)工作人員分工方案【初步方案、簡(jiǎn)寫(xiě)】。5、展會(huì)招展方案【簡(jiǎn)寫(xiě)、有的人后面才寫(xiě)】6、展會(huì)招商方案【簡(jiǎn)寫(xiě)、有的人后面才寫(xiě)】。7、展會(huì)宣傳推廣方案【簡(jiǎn)寫(xiě)、有的人后面才寫(xiě)】。8、展會(huì)籌備進(jìn)度方案【初步方案、簡(jiǎn)寫(xiě)】。9、展會(huì)贊助商安排方案【簡(jiǎn)寫(xiě)、有的人后面才寫(xiě)】。10、展會(huì)開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)管理方案【簡(jiǎn)寫(xiě)、有人后面才寫(xiě)】。11、展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)方案【簡(jiǎn)寫(xiě)、有的人后面才寫(xiě)，前面不寫(xiě)】12、展會(huì)結(jié)算方案【初步方案、簡(jiǎn)寫(xiě)】。三、立項(xiàng)籌劃書(shū)所謂展會(huì)立項(xiàng)籌劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對(duì)即將舉辦的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的根本框架，提出方案舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括：展會(huì)名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)定位、招展方案、宣傳推廣和招商方案、展會(huì)進(jìn)度方案．現(xiàn)場(chǎng)管理方案、相關(guān)活動(dòng)方案等?！惨弧?、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：包括對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析，對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、政策的分析，對(duì)相關(guān)展會(huì)的情況的分析，對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)的分析等?！捕?、展會(huì)名稱展覽會(huì)的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：根本局部、限定局部和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如“第93屆中國(guó)出口商品交易會(huì)〞，如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座，那么根本局部是“交易會(huì)〞，限定局部是“中國(guó)〞和“第93屆〞，行業(yè)標(biāo)識(shí)是“出口商品〞。下面分別對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作一些說(shuō)明：1、根本局部：用來(lái)說(shuō)明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)、交易會(huì)和“節(jié)〞等。2、限定局部：用來(lái)說(shuō)明展會(huì)舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì)的性質(zhì)。展會(huì)舉辦時(shí)間的表示方法有三種：一是用“屆〞來(lái)表示。二是用“年〞來(lái)表示，三是用“季〞來(lái)表示。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)、2024年廣州博覽會(huì)、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會(huì)等。在這三種表達(dá)方法里，用“屆〞來(lái)去示最常見(jiàn)，它強(qiáng)調(diào)展會(huì)舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會(huì)一般用“年〞來(lái)表示。展會(huì)舉辦的地點(diǎn)在展會(huì)的名稱里也要有所表達(dá)，如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“大連〞。展會(huì)名稱里表達(dá)展會(huì)性質(zhì)的詞主要有“國(guó)際〞、“世界〞、“全國(guó)〞、“地區(qū)〞等。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“國(guó)際〞說(shuō)明本展會(huì)是一個(gè)國(guó)際展。3、行業(yè)標(biāo)識(shí)：用來(lái)說(shuō)明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“服裝〞說(shuō)明本展會(huì)是服裝產(chǎn)業(yè)的展會(huì)。行業(yè)標(biāo)識(shí)通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類?！踩场⒄箷?huì)地點(diǎn)籌劃選擇展會(huì)的舉辦地點(diǎn)，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是展會(huì)在什么地方舉辦，二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦?；I劃選擇展會(huì)在什么地方舉辦，就是要確定展會(huì)在哪個(gè)國(guó)家、哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦?；I劃選擇展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會(huì)舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì)，要結(jié)合展會(huì)的展覽題材和展會(huì)定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用該展館的本錢的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和效勞如何等因素?！菜摹?、辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織、籌劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府部門和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作用，一個(gè)展覽會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。主辦單位：擁有展會(huì)并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會(huì)的所有權(quán)。承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會(huì)的籌劃、組織、操作與管理，并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)的籌劃、組織、操作與管理，局部地承擔(dān)展會(huì)的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。支持單位：對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位的展會(huì)籌劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。〔五〕、辦展時(shí)間辦展時(shí)間是指展會(huì)方案在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義：一是指舉辦展的具體開(kāi)展日期。二是指展會(huì)的籌展和撤展日期。三是指展會(huì)對(duì)觀眾開(kāi)放的日期。展覽時(shí)間的長(zhǎng)短沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會(huì)具體而定。有些展會(huì)的展覽時(shí)間可以很長(zhǎng)，如“世博會(huì)〞的展期長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月甚至半年；但對(duì)于占展會(huì)絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來(lái)說(shuō)，展期一般是3-5天為宜?！擦场⒄蛊贩秶箷?huì)的展品范圍要根據(jù)展會(huì)的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢(shì)和其他多種因素來(lái)確定。根據(jù)展會(huì)的定位，展品范圍可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類，例如，“博覽會(huì)〞和“交易會(huì)〞的展品范圍就很廣，如“廣交會(huì)〞的展品范圍就超過(guò)10萬(wàn)種，幾乎是無(wú)所不包；而德國(guó)“法蘭克福國(guó)際汽車展覽會(huì)〞的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個(gè)。〔七〕、辦展頻率辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會(huì)最多，約占全部展會(huì)數(shù)量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會(huì)也不少，不定期舉辦的展會(huì)已經(jīng)是越來(lái)越少了。辦展頻率確實(shí)定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期，產(chǎn)品的生命周期對(duì)展會(huì)的辦展頻率有重大影響。產(chǎn)品的投入期和成長(zhǎng)期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期，展會(huì)的辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期。〔八〕、展會(huì)規(guī)模展會(huì)規(guī)模包括三個(gè)方面的含義：一是展會(huì)的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會(huì)的觀眾有多少。在籌劃舉辦一個(gè)展會(huì)時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測(cè)和規(guī)劃。在規(guī)劃展會(huì)規(guī)模時(shí)，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會(huì)規(guī)模的大小還會(huì)受到會(huì)觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制?！簿拧场⒄箷?huì)定位通俗地講，展會(huì)定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會(huì)“是什么〞和“有什么〞，具體地說(shuō)，展會(huì)定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況，通過(guò)建立和開(kāi)展展會(huì)的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過(guò)程。展會(huì)定位要明確展會(huì)的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會(huì)的主題等。〔十〕、展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算展會(huì)價(jià)格就是為展會(huì)的展位出租制定一個(gè)適宜的價(jià)格。展會(huì)展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格和室外展場(chǎng)的價(jià)格，室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價(jià)格。在制定展會(huì)的價(jià)格時(shí)，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價(jià)〞的原那么，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。展會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦展會(huì)所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會(huì)預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。在籌劃舉辦展會(huì)時(shí)，要根據(jù)市場(chǎng)情況給展會(huì)確定一個(gè)適宜的價(jià)格，這樣對(duì)吸引目標(biāo)參展商參加展會(huì)十分重要?！彩弧场⑷藛T分工、招展招商和宣傳推廣方案人員分工方案、招展方案、招商和宣傳推廣方案是展會(huì)的具體實(shí)施方案，這四個(gè)方案在具體實(shí)施時(shí)會(huì)互相影響。人員分工方案是對(duì)展會(huì)工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。招展方案主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和方法。招商方案主要是為招攬觀眾參觀展會(huì)而制定的各種策略、措施和方法。宣傳推廣方案那么是為建立展會(huì)品牌和樹(shù)立展會(huì)形象，并同時(shí)為展會(huì)的招展和招商效勞的?！彩?、展會(huì)進(jìn)度方案、現(xiàn)場(chǎng)管理方案和相關(guān)活動(dòng)方案展會(huì)進(jìn)度方案是在時(shí)間上對(duì)展會(huì)的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會(huì)的籌辦過(guò)程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到展會(huì)成功舉辦。展會(huì)進(jìn)度方案安排得好，展會(huì)籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行?，F(xiàn)場(chǎng)管理方案是展會(huì)開(kāi)幕后對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行有效管理的各種方案安排，它一般包括展會(huì)開(kāi)幕方案、展會(huì)展場(chǎng)管理方案、觀眾登記方案和撤展方案等?，F(xiàn)場(chǎng)管理方案安排得好，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)將井然有序，展會(huì)秩序良好。有些車展，現(xiàn)場(chǎng)管理方案是，確定了參展商和展位之后，了解各參展商的日程活動(dòng)安排之后，才針對(duì)性的制定出現(xiàn)場(chǎng)管理方案，在立項(xiàng)籌劃書(shū)里不作具體表達(dá)，而是簡(jiǎn)單帶過(guò)。展會(huì)相關(guān)活動(dòng)方案是對(duì)準(zhǔn)備在展會(huì)期間同期舉辦的各種相關(guān)活動(dòng)作出的方案安排。與展會(huì)同期舉辦的相關(guān)活動(dòng)最常見(jiàn)的有技術(shù)交流會(huì)、研討會(huì)和各種表演等，它們是展會(huì)的有益補(bǔ)充。〔十三〕、工程結(jié)算方案1、工程結(jié)算原那么和條件2、工程結(jié)算流程3、工程結(jié)算明細(xì)表四、審批【工程審批】〔一〕、立項(xiàng)籌劃書(shū)修訂立項(xiàng)籌劃書(shū)，遞交籌劃主管審閱并修改?！捕场⒘㈨?xiàng)籌劃書(shū)遞交報(bào)總體方案，公文請(qǐng)示于主辦單位〔一般為政府部門及商業(yè)協(xié)會(huì)〕，等待審批?！踩?、展會(huì)注冊(cè)登記1、攜主辦單位批復(fù)、總體方案等資料報(bào)工商部門辦理展會(huì)登記證。2、攜登記證去辦展地點(diǎn)〔展館或商圈管委會(huì)〕簽訂場(chǎng)地合同，辦理消防、公安等手續(xù)。3、流程如下：〔1〕、確認(rèn)申請(qǐng)資格〔2〕、向所在的工商行政管理部門提出申請(qǐng)〔3〕、工商行政管理部門核發(fā)?商品展銷會(huì)登記證?〔4〕、填寫(xiě)展銷會(huì)?報(bào)告書(shū)??！?〕、本卷須知：省局不辦理展銷會(huì)的申報(bào)手續(xù)，請(qǐng)到舉辦的所在地市縣工商局辦理手續(xù)多個(gè)單位聯(lián)合舉辦的，由其中一個(gè)具體承擔(dān)展銷會(huì)組織工作地單位向舉辦地地工商部門申請(qǐng)辦理登記五、調(diào)研【工程論證】籌劃的靈魂創(chuàng)意，籌劃的生命可行性。沒(méi)有創(chuàng)意的籌劃案，如同行尸走肉，但仍可實(shí)施。沒(méi)有可行性的籌劃案就只能叫笑話，?市場(chǎng)調(diào)研?，?可行性分析報(bào)告?，在籌劃過(guò)程中絕對(duì)重要，無(wú)可替代?！惨弧?、資料分析對(duì)前期已經(jīng)搜集的資料進(jìn)行綜合分析，并建立數(shù)據(jù)庫(kù)?！捕?、客戶調(diào)研通過(guò)設(shè)計(jì)問(wèn)卷、電話調(diào)查、陌生拜訪等方式，來(lái)驗(yàn)證原構(gòu)思方案的成立性，主要爭(zhēng)對(duì)參展群體、觀展群體的調(diào)研，來(lái)進(jìn)行可行性的根本分析。〔三〕、重新定位根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研得到的數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總分析，對(duì)展會(huì)的規(guī)模、市場(chǎng)定位、主題，進(jìn)行論證并得出結(jié)論。六、可行性分析報(bào)告【工程分析】〔一〕、市場(chǎng)環(huán)境分析1、宏觀市場(chǎng)環(huán)境：2、區(qū)域市場(chǎng)環(huán)境：3、市場(chǎng)環(huán)境評(píng)價(jià)：〔二〕、展會(huì)工程生命力分析1、工程開(kāi)展空間：2、工程競(jìng)爭(zhēng)力：3、辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢(shì)分析〔三〕、展會(huì)執(zhí)行方案分析對(duì)方案舉辦的展會(huì)的根本框架進(jìn)行評(píng)估，具體包括：1、展會(huì)名稱和展會(huì)的展品范圍、展會(huì)定位之間是否有沖突。2、辦展時(shí)間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。3、展會(huì)的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會(huì)。4、在展會(huì)展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì)。5、展會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)在方案的辦展時(shí)間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì)。6、辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。7、展會(huì)定位與展會(huì)規(guī)模之間是否有沖突?！菜摹?、招展招商和宣傳推廣方案評(píng)估1、招展方案評(píng)估2、招商方案評(píng)估3、贊助商方案評(píng)估4、宣傳推廣方案評(píng)估5、執(zhí)行方案評(píng)估〔五〕、展會(huì)工程財(cái)務(wù)分析1、價(jià)格定位2、本錢預(yù)測(cè)舉辦一個(gè)展會(huì)的本錢費(fèi)用一般包括：〔1)展覽場(chǎng)地費(fèi)用。〔2)展會(huì)宣傳廣告費(fèi)、會(huì)展資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)?！?)招展和招商的費(fèi)用?！?)相關(guān)活動(dòng)的費(fèi)用?！?)辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用?！?〕稅收〔7〕其他不可預(yù)測(cè)的費(fèi)用舉辦一個(gè)展會(huì)的廣告收入一般包括：〔1〕證件廣告〔2〕入場(chǎng)券廣告、宣傳單頁(yè)廣告〔3〕會(huì)刊廣告〔4〕現(xiàn)場(chǎng)擋板廣告，充氣拱門、氣球、條幅等〔5〕各種手提袋廣告〔6〕專用信封、信紙廣告〔7〕媒體廣告〔8〕收費(fèi)方式招攬參展商參加講座〔9〕其他形式的廣告資源3、收入預(yù)測(cè)舉辦一個(gè)展會(huì)的收入一般包括：〔1〕展位費(fèi)收入〔2〕門票收入〔3〕廣告和企業(yè)贊助收入〔4〕其他相關(guān)收入4、盈虧平衡分析5、現(xiàn)金流量分析6、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)〔1〕市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)〔2〕經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)〔3〕財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)〔4〕合作風(fēng)險(xiǎn)〔六〕、存在的問(wèn)題包括通過(guò)以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)工程立項(xiàng)存在的各種問(wèn)題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生影響的其他問(wèn)題等。〔七〕、改進(jìn)建議針對(duì)上述問(wèn)題，提出對(duì)展會(huì)工程立項(xiàng)籌劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等?！舶恕?、努力的方向根據(jù)展會(huì)的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的根底上，針對(duì)存在的問(wèn)題，提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其他條件和需要努力的方向。七、籌劃案修訂【工程改進(jìn)】〔一〕、研討方案修改籌劃案，通過(guò)一定時(shí)段的調(diào)研與論證，對(duì)原有的構(gòu)思重新進(jìn)行分析、評(píng)估。局部創(chuàng)意內(nèi)容，那么要根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果進(jìn)行及時(shí)調(diào)整?！捕?、訂制籌劃案1、修訂展會(huì)預(yù)算方案。2、修訂展會(huì)招展方案3、修訂展會(huì)招商方案4、修訂展會(huì)宣傳推廣方案5、修訂展會(huì)籌備進(jìn)度方案6、修訂展會(huì)效勞商方案7、修訂展會(huì)開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)管理方案8、修訂展會(huì)結(jié)算方案〔三〕、展會(huì)潛在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)及預(yù)備案1、展會(huì)潛在風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會(huì)的過(guò)程中，由于一些難以預(yù)料和無(wú)法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的方案和舉辦展會(huì)的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的方案落空；或者是即使展會(huì)如期舉辦，但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失的可能性。針對(duì)上述潛在風(fēng)險(xiǎn)，指定的應(yīng)急方案或補(bǔ)救措施。2、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)?！膊豢煞稚L(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)〕3、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)?？赡軐?dǎo)致經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的因素：定位不當(dāng)、招展不力、招商不順、宣傳推廣效果不佳等。4、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)5、合作風(fēng)險(xiǎn)?大愛(ài)音樂(lè)節(jié)?2024年6月21日至6月24日，虧損4000多萬(wàn)，所有中國(guó)籌劃人必須看的一個(gè)案例。虧損原因：1、市場(chǎng)定位，區(qū)域市場(chǎng)分析偏離，受眾分析錯(cuò)誤。2、宣傳推廣不到位。3、票價(jià)定位不科學(xué)。4、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行有嚴(yán)重漏洞【籌劃失敗，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)失敗】，黃牛黨帶了10幾萬(wàn)人入場(chǎng)，沒(méi)有買票【成就了黃牛黨的暴富，主辦方損失了幾千萬(wàn)的門票收入】。八、資料的設(shè)計(jì)和印制〔一〕、展會(huì)標(biāo)識(shí)設(shè)計(jì)1、展會(huì)LOGO2、展會(huì)網(wǎng)站3、宣傳單及手提袋設(shè)計(jì)〔二〕、編制?參展說(shuō)明書(shū)?制訂新聞發(fā)布會(huì)講解文件1、前言。主要是對(duì)參展商參加本展會(huì)表示歡迎，說(shuō)明本手冊(cè)編制的原那么和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺(jué)遵守本手冊(cè)的相關(guān)規(guī)定等。前言一般都很簡(jiǎn)短，言簡(jiǎn)意賅。

2、展覽場(chǎng)地根本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場(chǎng)地的根本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時(shí)，要注意標(biāo)明展館各種效勞設(shè)施所在的位置、展區(qū)和展位劃分的詳細(xì)情況、展館內(nèi)部通道和出人口等；在繪制至展館的交通圖時(shí)，要注意標(biāo)明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置等；對(duì)于該展覽場(chǎng)地的根本技術(shù)數(shù)據(jù)，要清楚準(zhǔn)確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運(yùn)電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等。對(duì)展覽場(chǎng)地根本情況的介紹．對(duì)于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館和自己的展位，進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。

3、展會(huì)根本信息。包括展會(huì)的名稱、舉辦地點(diǎn)、展覽時(shí)間、辦展機(jī)構(gòu)、展會(huì)指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對(duì)于辦展時(shí)間，要具體列明展會(huì)的布展時(shí)間、開(kāi)幕時(shí)間、對(duì)專業(yè)觀眾和普通群眾開(kāi)放的時(shí)間、撤展時(shí)間、布展撤展加班時(shí)間等，對(duì)以上時(shí)間盡量精確到小時(shí)；對(duì)于辦展機(jī)構(gòu)，要具體列明展會(huì)的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等；另外，還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)、展會(huì)指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細(xì)聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果有網(wǎng)址和E—MAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時(shí)候方便聯(lián)系各有關(guān)單位。

4、展會(huì)規(guī)那么。就是展會(huì)要求參展商和觀眾等參加展會(huì)時(shí)所必須遵守的一些規(guī)章制度，包括：展會(huì)有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)保安和保險(xiǎn)的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品儲(chǔ)藏的規(guī)定、現(xiàn)場(chǎng)使用水電的本卷須知、現(xiàn)場(chǎng)展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定、現(xiàn)場(chǎng)展品演示的本卷須知等。展會(huì)規(guī)那么是所有與會(huì)人員必須遵守的一些制度，對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理和維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序十分重要。

5、展位搭裝指南。是對(duì)展會(huì)展位搭裝的一些根本要求和說(shuō)明，主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說(shuō)明和空地展位搭裝說(shuō)明等。由于所有的標(biāo)準(zhǔn)展位的根本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以“標(biāo)準(zhǔn)展位說(shuō)明〞主要是對(duì)展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說(shuō)明，列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的本卷須知，提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處理方法等。“空地展位搭裝說(shuō)明〞主要是對(duì)參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動(dòng)火作業(yè)的規(guī)定、消防平安的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對(duì)指導(dǎo)參展商順利、平安地搭裝展位和布展有較大幫助。

6、展品運(yùn)輸指南。是對(duì)參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場(chǎng)所作的一些指引和說(shuō)明，主要包括海外運(yùn)輸指南和國(guó)內(nèi)運(yùn)輸指南等。不管是海外還是國(guó)內(nèi)運(yùn)輸指南，都要對(duì)展品等的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸線路、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、包裝、海關(guān)報(bào)關(guān)、回程運(yùn)輸、可供選擇的自選效勞等作出具體說(shuō)明。展品運(yùn)輸指南對(duì)幫助參展商及時(shí)安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用。

7、會(huì)展旅游信息。是對(duì)解決參展商及觀眾等參加展會(huì)期間的交通、吃、住、行等需要和展會(huì)前后的旅游需要等作出的一些說(shuō)明。會(huì)展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價(jià)格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證方法、會(huì)展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會(huì)展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活效勞的。

8、相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過(guò)程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家效勞表、聘請(qǐng)臨時(shí)效勞人員申請(qǐng)表、額外工作證和邀請(qǐng)卡申請(qǐng)表、研討會(huì)和技術(shù)交流會(huì)申請(qǐng)表、刊登會(huì)刊廣告申請(qǐng)表等。參展說(shuō)明書(shū)編制成功以后，可以印刷成冊(cè)，在展會(huì)開(kāi)幕前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會(huì)的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果展會(huì)有海外參展商，還要將參展商手冊(cè)翻譯成外語(yǔ)文本。〔三〕、印制?展會(huì)招展函??展會(huì)招展函?包含以下內(nèi)容：1、市場(chǎng)狀況分析。2、展會(huì)根本內(nèi)容。3、辦展背景和目標(biāo)。4、展會(huì)場(chǎng)地規(guī)劃。5、展品范圍。6、展會(huì)亮點(diǎn)。7、參展要求。8、參展費(fèi)用。9、參展程序。10、參展申請(qǐng)表?！菜摹?、印制?媒體邀請(qǐng)函??媒體邀請(qǐng)函?包含以下內(nèi)容：1、展會(huì)根本內(nèi)容。2、辦展背景和目標(biāo)。3、參與媒體。4、展會(huì)亮點(diǎn)。5、展會(huì)流程6、展會(huì)媒體流程〔五〕、印制?參展合同?車展參展協(xié)議書(shū)【范本】甲方：_________乙方：________________展覽會(huì)將于_________年______月_____日至_____月_____日在_________舉辦。甲方為該次覽會(huì)組織承辦方，乙方為該次覽會(huì)參展方。為了保證展會(huì)正常進(jìn)行，維護(hù)雙方共同利益及聲譽(yù)，本著自愿、平等合作、互惠互利的原那么，訂立本合同，以茲雙方共同遵守。一、展位情況及展品1、乙方參展展位位置：_________〔參見(jiàn)展會(huì)展位分布圖，該圖作為本合同附件，系本合同的一局部〕；2、乙方參展面積：_________平方米；3、參展場(chǎng)租價(jià)格：總計(jì)_________元〔大寫(xiě)〕；4、乙方參展展品為。二、付款方式乙方于本合同簽訂后7日內(nèi)支付_________元作為履約定金〔展會(huì)結(jié)束后轉(zhuǎn)為參展場(chǎng)租〕；剩余款項(xiàng)_________元在_________年_________月_________日前支付。三、甲方的權(quán)利和義務(wù)1、展位的分配：甲方將依據(jù)展品的特性或認(rèn)為適宜的方式分配展位。在展位開(kāi)始搭建之前，甲方保存改變展位分配的權(quán)利，在特殊情況下，甲方可改變展位，移動(dòng)展覽設(shè)施，或關(guān)閉展館的出入口，并可對(duì)展位進(jìn)行結(jié)構(gòu)性調(diào)整，對(duì)于展位的調(diào)整，甲方應(yīng)通知乙方，乙方不就此調(diào)整提出索賠的要求；2、改變展會(huì)日期和地址：甲方保存因外部因素改變展會(huì)日期和地點(diǎn)的權(quán)利，日期和地點(diǎn)改變應(yīng)在展會(huì)開(kāi)幕10日之前通知乙方，本協(xié)議仍然有效。乙方不就此調(diào)整提出索賠的要求；3、平安：甲方負(fù)責(zé)展會(huì)期間展出場(chǎng)地的平安工作，對(duì)乙方和參觀者采取平安預(yù)防措施，在存在平安隱患的情況下，甲方有權(quán)拒絕任何參觀者參展商進(jìn)入展會(huì)或展場(chǎng)。甲方應(yīng)在展會(huì)期間配置保安，協(xié)調(diào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)，確保展會(huì)進(jìn)行，但對(duì)展會(huì)期間和之后乙方及其參展人員物品、展品的喪失、損壞或被竊不承擔(dān)責(zé)任；4、附加條款：展會(huì)承辦單位將保存公布附加條款的權(quán)利，以保證展覽有序的管理。所有附加條款將是本合同的一局部。四、乙方的權(quán)利和義務(wù)1、展位的使用：乙方只能展示申報(bào)的展品，在展會(huì)期間，乙方應(yīng)委派有能力的人員管理展品。未經(jīng)甲方的書(shū)面同意，乙方不得將展位全部或局部轉(zhuǎn)租或分派給他人，乙方對(duì)展廳墻面或其他部位的損壞應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任，未經(jīng)甲方同意，乙方不得更改地面、天花板、展館柱面或墻面；2、展位的搭建與裝飾：乙方展位的搭建及裝飾由乙方負(fù)責(zé)，費(fèi)用由乙方承擔(dān)，但須符合甲方對(duì)參展商的展位搭建要求。乙方須于展會(huì)開(kāi)幕前