采購(gòu)管理系統(tǒng)及業(yè)務(wù)處理

第四講采購(gòu)業(yè)務(wù)處理采購(gòu)管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系：采購(gòu)方案單入庫(kù)單采購(gòu)發(fā)票生產(chǎn)制造管理采購(gòu)管理系統(tǒng)應(yīng)付款系統(tǒng)庫(kù)存管理系統(tǒng)1/17/2024案例：中山電機(jī)對(duì)MAT面板訂貨在100個(gè)以內(nèi)，報(bào)價(jià)為3元，最高價(jià)格為4.5元采購(gòu)管理系統(tǒng)—供給商價(jià)格設(shè)置1/17/2024綠色單據(jù)為倉(cāng)管人員所作采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)訂單采購(gòu)收料單外購(gòu)入庫(kù)單采購(gòu)發(fā)票紅字外購(gòu)入庫(kù)單采購(gòu)?fù)素浲ㄖ獑渭t字采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)管理系統(tǒng)—根本業(yè)務(wù)流程圖1/17/2024日常采購(gòu)業(yè)務(wù)流程:采購(gòu)部采購(gòu)員填制采購(gòu)申請(qǐng)單分管理領(lǐng)導(dǎo)審批采購(gòu)部采購(gòu)員依據(jù)請(qǐng)購(gòu)單編制采購(gòu)訂單授權(quán)人員審核采購(gòu)訂單并發(fā)出編制采購(gòu)申請(qǐng)單審核申請(qǐng)單編制采購(gòu)訂單審核訂單訂貨1/17/2024日常采購(gòu)業(yè)務(wù)流程:采購(gòu)貨物到貨，采購(gòu)員制作收貨通知單收貨通知單經(jīng)主管審核后交庫(kù)管員庫(kù)管員驗(yàn)收產(chǎn)品入庫(kù),填制入庫(kù)單倉(cāng)庫(kù)主管對(duì)入庫(kù)單審核編制收貨通知單審核收貨單填制入庫(kù)單審核入庫(kù)單收貨1/17/2024日常采購(gòu)業(yè)務(wù)流程:財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票財(cái)務(wù)人員將收到的發(fā)票與入庫(kù)單勾對(duì)分配采購(gòu)費(fèi)用制作采購(gòu)入庫(kù)會(huì)計(jì)憑證收到購(gòu)貨發(fā)票審核收貨單分配費(fèi)用制作憑證收到發(fā)票1/17/2024采購(gòu)管理系統(tǒng)—采購(gòu)業(yè)務(wù)流程采購(gòu)業(yè)務(wù)流程為什么會(huì)產(chǎn)生不同的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程？到達(dá)企業(yè)的時(shí)間和進(jìn)行處理的先后不同而產(chǎn)生了各種應(yīng)用流程。企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的三種主要單據(jù)及相關(guān)單據(jù)：〔1〕采購(gòu)訂單采購(gòu)申請(qǐng)單〔2〕外購(gòu)入庫(kù)單收/退料通知單〔3〕采購(gòu)發(fā)票1/17/2024采購(gòu)業(yè)務(wù)類型我們將采購(gòu)業(yè)務(wù)流程歸納為以下幾種：貨到單未到單貨同到和單先到貨后到退貨業(yè)務(wù)分次收貨代管物資受托代銷暫估入庫(kù) 以下我們就按照這七種情況，用案例數(shù)據(jù)走完每個(gè)流程的全部操作1/17/20241.貨到單未到案例：采購(gòu)部采購(gòu)人員李勇于2024-3-2日向中山電機(jī)購(gòu)置MAT面板100個(gè)，單價(jià)3元〔不含稅〕，MAT護(hù)鏡500個(gè)，單價(jià)4元〔不含稅〕。2024-3-3日貨到，當(dāng)日采購(gòu)部門通知倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理員陳力經(jīng)檢驗(yàn)合格后入庫(kù)。2024-3-7日中山機(jī)電開出增值稅發(fā)票和800元的運(yùn)費(fèi)發(fā)票。1/17/2024業(yè)務(wù)處理流程 采購(gòu)申請(qǐng)單→采購(gòu)訂單→采購(gòu)收料通知單→外購(gòu)入庫(kù)單→采購(gòu)發(fā)票〔自動(dòng)傳遞到應(yīng)付款系統(tǒng)〕綠色字體的單據(jù)為可省略不做1/17/2024注意要點(diǎn)！外購(gòu)入庫(kù)單可以根據(jù)采購(gòu)訂單或收料通知單關(guān)聯(lián)生成采購(gòu)發(fā)票可以根據(jù)采購(gòu)訂單或外購(gòu)入庫(kù)單關(guān)聯(lián)生成，但關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單生成時(shí)可取到其中的單價(jià)信息，關(guān)聯(lián)外購(gòu)入庫(kù)單時(shí)卻取不到其中的價(jià)格信息傳遞到應(yīng)付款子系統(tǒng)中的發(fā)票，不能在應(yīng)付款系統(tǒng)中生成憑證，只能在存貨核算系統(tǒng)中做1/17/20242.單貨同到和單先到貨后到案例：

采購(gòu)部采購(gòu)人員李林于2024-3-15日向?qū)幉ㄌ┬刨?gòu)置M200裸板100個(gè)，單價(jià)3元。2024-3-20收到寧波泰信開出的增值稅發(fā)票。2024-3-25日貨到，當(dāng)日采購(gòu)部門通知倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理員陳力檢驗(yàn)合格后入庫(kù)〔材料庫(kù)〕。1/17/2024業(yè)務(wù)處理流程:采購(gòu)申請(qǐng)單→采購(gòu)訂單→采購(gòu)發(fā)票→采購(gòu)收料通知單〔從采購(gòu)發(fā)票獲取,不可省略〕→外購(gòu)入庫(kù)單如用戶沒(méi)有采購(gòu)申請(qǐng)單的程序,那么可以省略1/17/20243.退貨業(yè)務(wù)案例：

倉(cāng)庫(kù)人員陳力發(fā)現(xiàn)2024-3-15日向?qū)幉ㄌ┬刨?gòu)置入庫(kù)的M200裸板10個(gè)有質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)人員決定與2024-3-25日從材料庫(kù)退貨。2024-3-30日寧波泰信開出紅字增值稅發(fā)票。1/17/2024業(yè)務(wù)處理流程:退料通知單→紅字外購(gòu)入庫(kù)單→紅字采購(gòu)發(fā)票 退料通知單可以省略1/17/20244.分次收到貨物案例：

采購(gòu)部李勇于2024-3-20向中山電機(jī)訂購(gòu)MAT面板500個(gè)，單價(jià)3元。2024-3-22收到中山電機(jī)發(fā)來(lái)MAT面板200個(gè)，同日通知倉(cāng)庫(kù)部門入庫(kù)，經(jīng)檢驗(yàn)合格后入庫(kù)〔材料庫(kù)〕。2024-3-25再次收到中山電機(jī)發(fā)來(lái)MAT面板300個(gè)，檢驗(yàn)合格后入庫(kù)〔材料庫(kù)〕。2024-3-28收到中山電機(jī)開來(lái)的增值稅發(fā)票。1/17/2024業(yè)務(wù)處理流程:采購(gòu)申請(qǐng)單→采購(gòu)訂單→采購(gòu)收料通知單1→外購(gòu)入庫(kù)單1→采購(gòu)收料通知單2→外購(gòu)入庫(kù)單2→采購(gòu)發(fā)票 采購(gòu)申請(qǐng)單可以省略1/17/20245.代管物資案例：

2024-3-30收到德國(guó)MOT發(fā)來(lái)的代管物資M100手機(jī)100臺(tái)，入代管庫(kù)。1/17/2024業(yè)務(wù)處理流程:收料通知單〔入代管庫(kù)〕1/17/20246.受托代銷案例：

1、2024-3-3收到受托方德國(guó)MOT發(fā)來(lái)的M100手機(jī)200臺(tái)，單價(jià)1000元。2、2024-3-5代銷給廣東移動(dòng)M100手機(jī)100臺(tái)，單價(jià)1500元。3、2024-3-31把未銷售完的M100手機(jī)100臺(tái)退回給受托方德國(guó)MOT。1/17/2024業(yè)務(wù)處理流程:收料通知單〔入代管庫(kù)〕→外購(gòu)入庫(kù)單〔入實(shí)倉(cāng)〕→采購(gòu)發(fā)票→銷售出庫(kù)單→銷售發(fā)票→退料通知單1/17/20247.委外加工案例：

在此增加一物料B4M80主板，是由MAT面板和M200芯片加工而成。2024-3-5日趙強(qiáng)領(lǐng)料MAT面板和M200芯片各100個(gè)，發(fā)送到寧波泰信加工。2024-3-15日將加工好的物料M80主板40個(gè)送回材料庫(kù)。加工單位開來(lái)加工發(fā)票金額700元，以及發(fā)生運(yùn)費(fèi)400元。1/17/2024業(yè)務(wù)處理流程:委外加工材料的發(fā)出--?委外加工成品的入庫(kù)--?委外加工費(fèi)用發(fā)票--?委外加工發(fā)票--?鉤稽--?委外加工入庫(kù)核算1/17/20248.暫估入庫(kù)案例：采購(gòu)部采購(gòu)人員李林于2024-3-8日向德國(guó)MOT購(gòu)置M200芯片200個(gè)，單價(jià)100元；M100主板100個(gè)，單價(jià)800元。2024-3-15日貨到，當(dāng)日采購(gòu)部門通知倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理員陳力經(jīng)檢驗(yàn)合格后入庫(kù)〔材料庫(kù)〕，發(fā)票本月未到。1/17/2024暫估業(yè)務(wù)處理流程:采購(gòu)申請(qǐng)單→采購(gòu)訂單→采購(gòu)收料通知單→外購(gòu)入庫(kù)單→采購(gòu)發(fā)票〔下月做〕1/17/2024注意要點(diǎn)！對(duì)于暫估憑證有兩種處理方法:單到?jīng)_回 即發(fā)票帳單到后，執(zhí)行一定操作沖銷原來(lái)的暫估憑證月初沖回 即不管發(fā)票帳單是否到，結(jié)帳至下月后系統(tǒng)自動(dòng)將上月暫估憑證作紅字沖銷1/17/2024單到?jīng)_回操作步驟當(dāng)月將“外購(gòu)入庫(kù)單〞作估價(jià)入帳處理并生成估價(jià)入帳憑證。下月發(fā)票到后在采購(gòu)系統(tǒng)補(bǔ)發(fā)票并審核。在存貨核算系統(tǒng)“生成憑證〞中做暫估沖回憑證〔紅字沖回憑證〕。系統(tǒng)將自動(dòng)生成“補(bǔ)差額外購(gòu)入庫(kù)單〞。在存貨核算系統(tǒng)“生成憑證〞中做外購(gòu)入庫(kù)憑證。1/17/2024月初一次沖回操作步驟當(dāng)月將