禮品管理辦法

PAGE武漢凱迪武漢凱迪控股投資有限公司W(wǎng)uhanKaidiHoldingInvestmentCo.,Ltd禮品管理規(guī)定編號(hào)：KDKG/PH--106版本：A/02024年月日發(fā)布2024年月日試行武漢凱迪控股投資有限公司發(fā)布

文件批準(zhǔn)頁(yè)批準(zhǔn)：陳義龍審核：劉亞麗部門負(fù)責(zé)人：唐秀麗文件編寫：唐秀麗

目錄1目的 12范圍 13定義 14職責(zé) 15程序 15.1原那么 15.2禮品的采購(gòu)和制作 15.2禮品入庫(kù)\領(lǐng)用 25.4禮品費(fèi)用控制 35.5禮品贈(zèng)送 35.6組織紀(jì)律 35.7禮品接受 45.8禮品實(shí)物管理 46相關(guān)文件 47記錄 4禮品管理規(guī)定版次：A/0頁(yè)次：PAGE1/11本文件為武漢凱迪控股投資有限公司版權(quán)所有未經(jīng)許可不得影印1目的為了加強(qiáng)對(duì)公司員工在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中贈(zèng)送和接受禮品的管理，樹(shù)立良好的公司形象與風(fēng)氣，減少開(kāi)支，防止浪費(fèi)，特制訂本規(guī)定。2范圍本規(guī)定適用于武漢凱迪控股投資有限公司〔以下簡(jiǎn)稱控股公司〕及其有實(shí)際控制權(quán)的凱迪電力、凱迪運(yùn)營(yíng)、凱迪陽(yáng)光、凱迪工程、中盈長(zhǎng)江的等公司〔以下簡(jiǎn)稱系列公司〕對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與禮品采購(gòu)與制作、領(lǐng)用、贈(zèng)送、收受相關(guān)的所有行為。其他有實(shí)際控制權(quán)的凱迪系列公司參照?qǐng)?zhí)行。3定義本規(guī)定所稱的禮品，是指由公司統(tǒng)一制作、采購(gòu)的物品。4職責(zé)控股公司總經(jīng)理工作部：是禮品的歸口管理部門。負(fù)責(zé)禮品的采購(gòu)、接收、發(fā)放，登記造冊(cè)、保管、處理等項(xiàng)工作。負(fù)責(zé)在招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，進(jìn)行禮品集中制作、采購(gòu)招標(biāo)工作。負(fù)責(zé)組織小批量、臨時(shí)性使用禮品的采購(gòu)。本錢控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心：負(fù)責(zé)按月度資金方案審核禮品費(fèi)用支出。融資及財(cái)務(wù)結(jié)算中心：負(fù)責(zé)辦理禮品費(fèi)的請(qǐng)款、借支、財(cái)務(wù)報(bào)銷審核手續(xù)。招標(biāo)及采購(gòu)中心：負(fù)責(zé)禮品集中制作及采購(gòu)時(shí)的采購(gòu)工作，對(duì)本規(guī)定約定的禮品采購(gòu)詢價(jià)進(jìn)行復(fù)核。5程序5.1原那么貨真價(jià)實(shí)原那么：價(jià)格公正合理,不能以次充好、以假亂真。集體采購(gòu)原那么：參與采購(gòu)人員不得低于2人。集中制作原那么：年度方案、專業(yè)設(shè)計(jì)、集中制作和采購(gòu)。5.2禮品的采購(gòu)和制作禮品集中制作與采購(gòu)：每年9月份控股公司總經(jīng)理工作部組織召開(kāi)控股及各系列公司“禮品采購(gòu)方案會(huì)〞，根據(jù)控股公司、各系列公司對(duì)禮品的需求方案，綜合控股公司高管及各系列公司高管對(duì)禮品的要求，由控股公司總經(jīng)理工作部和戰(zhàn)備開(kāi)展與公共關(guān)系部擬定“全年禮品集中制作或采購(gòu)方案〞，包括：設(shè)計(jì)理念、圖樣〔效果圖〕，所用材料、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等，由控股公司總經(jīng)理工作部、本錢控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心、招標(biāo)與采購(gòu)中心三方人員組成招標(biāo)工作組，在公司招標(biāo)工作小組〔由公司高管擔(dān)任組長(zhǎng)〕的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行招標(biāo)制作和采購(gòu)工作，費(fèi)用需求方案分?jǐn)?。日常禮品采購(gòu)：各系列公司的日常采購(gòu)由各公司自行辦理?？毓晒靖鞑块T因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品的，原那么上領(lǐng)用公司庫(kù)存禮品，如果庫(kù)存禮品不能滿足需要，審批后采購(gòu)金額在3000元以內(nèi)的，那么根據(jù)?會(huì)議〔活動(dòng)〕禮品采購(gòu)方案?〔HYPERLINKPH—106—01〕、?禮品采購(gòu)申請(qǐng)單?〔HYPERLINKPH—106—02〕、?禮品采購(gòu)詢價(jià)記錄表?審批的內(nèi)容，由總經(jīng)理工作部行政主管和接待主管負(fù)責(zé)組織采購(gòu)，或者在審批授權(quán)后由使用單位、使用者自行采購(gòu)；采購(gòu)金額在3000~50000元的，由總經(jīng)理工作部行政主管、本錢控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心費(fèi)控主管、招標(biāo)與采購(gòu)中心采購(gòu)主管一同采購(gòu)。金額在50000元以上的按本程序5.2.1款辦理。特殊禮品的購(gòu)置制作：針對(duì)公司重要客戶，由公司辦公會(huì)批準(zhǔn)或高管安排緊急的重要禮品采購(gòu)，按照?禮品采購(gòu)申請(qǐng)單?〔HYPERLINKPH—106—02〕經(jīng)過(guò)審批后由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)采購(gòu)落實(shí)，采購(gòu)人員必須在2人以上。日常禮品制作：公司舉辦各類活動(dòng)使用的有紀(jì)念價(jià)值的禮品制作，可根據(jù)活動(dòng)組委會(huì)與總經(jīng)理工作部共同組織設(shè)計(jì)、制作訂購(gòu)。其審批流程按5.2.25.2禮品入庫(kù)\領(lǐng)用所有禮品采購(gòu)回后由總經(jīng)理工作部行政主管和接待主管共同驗(yàn)收入庫(kù)，建立禮品接收與放發(fā)臺(tái)賬，每半月盤點(diǎn)一次，盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)部門。做到賬賬相符、賬實(shí)相符。價(jià)值在200元以下的禮品，按以下程序申領(lǐng)發(fā)放：禮品使用人填寫“禮品領(lǐng)用審批單〞〔HYPERLINKPH—106—04〕，部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)總經(jīng)理工作部審批；總經(jīng)理工作部審核此次贈(zèng)送是否有重復(fù)交叉現(xiàn)象，并根據(jù)存貨對(duì)各部門間禮品的均衡分配、種類調(diào)配等做出安排；“禮品領(lǐng)用審批單〞〔HYPERLINKPH—106—04〕由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，總經(jīng)理工作部行政主管核對(duì)無(wú)誤，將禮品發(fā)出。價(jià)值在201～500元的禮品，應(yīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按上述程序執(zhí)行。外地、工程現(xiàn)場(chǎng)、應(yīng)急性購(gòu)置的禮品或特殊工程、特殊禮品，無(wú)論價(jià)值大小，統(tǒng)一由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，直接辦理。經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人及時(shí)到總經(jīng)理工作部辦理有關(guān)入庫(kù)、領(lǐng)取和登記手續(xù)，具體操作按上述程序執(zhí)行。公司批準(zhǔn)組織的各類大型活動(dòng)，包括各種會(huì)議、慶典活動(dòng)、聚會(huì)、工程驗(yàn)收、技術(shù)或市場(chǎng)推廣會(huì)等，作為專項(xiàng)費(fèi)用，由活動(dòng)組委會(huì)在總經(jīng)理工作部領(lǐng)取發(fā)放，原那么上使用庫(kù)存禮品，需要特別制作時(shí)，按本程序5.5.4禮品費(fèi)用控制各中心、各部門和工程部將全年的禮品資金方案報(bào)總經(jīng)理工作部備案.禮品費(fèi)用開(kāi)支在各中心、各部門和工程部的全年資金預(yù)算中列支。公司批準(zhǔn)集體組織的各類大型活動(dòng)，包括各種會(huì)議、慶典活動(dòng)、聚會(huì)、工程驗(yàn)收、技術(shù)或市場(chǎng)推廣會(huì)等經(jīng)公司高管批準(zhǔn)后申請(qǐng)專項(xiàng)資金，公司高管安排的會(huì)議〔活動(dòng)〕禮品在高管專項(xiàng)資金中列支?？毓煽偨?jīng)理工作部在年度預(yù)算額度范圍內(nèi)安排制作或采購(gòu)禮品的費(fèi)用，由本錢控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心和財(cái)務(wù)部根據(jù)禮品采購(gòu)方案和禮品入、出庫(kù)單，分?jǐn)傆?jì)入各中心、各部門和工程部的管理費(fèi)用中。系列公司根據(jù)工作需要領(lǐng)用的禮品，由控股公司按所領(lǐng)取的禮品金額收取費(fèi)用；涉及集體活動(dòng)需要系列公司分?jǐn)偟亩Y品費(fèi)，應(yīng)分?jǐn)傊料盗泄尽Ｓ煽偨?jīng)理工作部負(fù)責(zé)向系列公司收取禮品領(lǐng)用與分?jǐn)傎M(fèi)，財(cái)務(wù)部與方案經(jīng)營(yíng)部配合。在審批額度范圍內(nèi)的禮品領(lǐng)用，總經(jīng)理工作部即可同意發(fā)放。超過(guò)當(dāng)月額度范圍的，按規(guī)定程序?qū)徟髨?zhí)行。費(fèi)用將要超過(guò)年度預(yù)算的，方案經(jīng)營(yíng)部提示費(fèi)用預(yù)警，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人應(yīng)在“禮品領(lǐng)用審批單〞〔HYPERLINKPH—106—04〕上明確批示后，在不超過(guò)年度預(yù)算前提下，轉(zhuǎn)報(bào)公司高管審核前方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。預(yù)期要超過(guò)年度預(yù)算的，應(yīng)按年度預(yù)算增補(bǔ)程序報(bào)審后執(zhí)行。費(fèi)用實(shí)際發(fā)生時(shí)，根據(jù)本規(guī)定要求的各項(xiàng)審批單，作為費(fèi)用實(shí)際發(fā)生的審核依據(jù)。5.5禮品贈(zèng)送贈(zèng)送對(duì)象的身份、個(gè)性以及贈(zèng)送方式、地點(diǎn)要與禮品的特點(diǎn)相適宜；多人場(chǎng)合，要注意區(qū)分受贈(zèng)人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復(fù)贈(zèng)送時(shí)，注意把戲品種的更換。防止禮品的重復(fù)贈(zèng)送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈(zèng)送活動(dòng)中，要防止公司或部門多頭贈(zèng)送現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要賓客。禮品使用單位和總經(jīng)理工作部注意把關(guān)，防止此類事情發(fā)生。普通禮品贈(zèng)送，目的是加強(qiáng)與賓客的溝通，給賓客留下公司良好的印象和記憶。贈(zèng)送禮品時(shí)，注意了解授贈(zèng)人的個(gè)性特點(diǎn)，講究品位、風(fēng)格，采取不同方式，做到既不鋪張浪費(fèi)，又能收到實(shí)效。5.6組織紀(jì)律公司禮品是公司的財(cái)產(chǎn)，代表公司利益贈(zèng)與賓客，不容許任何個(gè)人私自占有或轉(zhuǎn)贈(zèng)他人；如有發(fā)生，視金額大小給與當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或紀(jì)律處分?！岸Y品領(lǐng)用審批單〞〔HYPERLINKPH—106—04〕、“禮品領(lǐng)用登記臺(tái)帳〞〔HYPERLINKPH—106—05〕是公司禮品發(fā)放工作內(nèi)部組織管理的有效手段和對(duì)外公共關(guān)系的重要資料，有關(guān)人員必須妥善保存，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳和對(duì)外泄漏，違犯者將嚴(yán)肅處理。5.7禮品接受公司員工在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，嚴(yán)禁公開(kāi)索要或暗示對(duì)方贈(zèng)送禮品。如遇對(duì)方贈(zèng)送禮品而不能謝絕的，可以接受，必要時(shí)酌情回贈(zèng)公司禮品。按市價(jià)折合人民幣200元以上的禮品，自接受之日起10天內(nèi)，填寫“禮品上繳單〞〔HYPERLINKPH—106—06〕，由部門負(fù)責(zé)人簽字后，將第二聯(lián)與禮品轉(zhuǎn)交總經(jīng)理工作部。情況特殊時(shí)，上繳人可直接到總經(jīng)理工作部辦理。按市價(jià)折合人民幣200元以下的禮品，歸受禮人本人或者受禮人本人所在單位所有。收受禮品一律不準(zhǔn)在市場(chǎng)上出售。對(duì)已登記入冊(cè)的禮品，有重復(fù)使用價(jià)值的，公司可以轉(zhuǎn)贈(zèng)賓客，或者按市價(jià)5折內(nèi)部處理。處理時(shí)，應(yīng)優(yōu)先照顧受禮人的需要，特殊情況下，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可少收或免收價(jià)款。禮品處理所得款項(xiàng)，一律入公司專門賬戶管理使用。5.8禮品實(shí)物管理總經(jīng)理工作部行政主管要本著對(duì)公司財(cái)產(chǎn)高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)格按本程序?qū)嵭泄芾?。做到發(fā)放手續(xù)齊全，原始資料留存完備。嚴(yán)格履行辦理禮品出、入庫(kù)手續(xù)，建立禮品發(fā)放及上繳臺(tái)帳，統(tǒng)計(jì)各部門禮品使用費(fèi)用。庫(kù)存禮品要擺放整潔，精心維護(hù)，防霉防盜，并進(jìn)行定期盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)處理，防止損失。6相關(guān)文件?接待管理規(guī)定?〔KDKG/PH—105〕?資金方案管理規(guī)定?〔KDKG/PC—201〕7記錄?會(huì)議〔活動(dòng)〕禮品采購(gòu)方案?〔HYPERLINKPH—106—01〕?禮品采購(gòu)申請(qǐng)單?〔HYPERLINKPH—106—02〕?禮品采購(gòu)詢價(jià)記錄表?〔HYPERLINKPH—106—03〕?禮品領(lǐng)用審批單?〔HYPERLINKPH—106—04〕?禮品領(lǐng)用登記臺(tái)帳?〔HYPERLINKPH—106—05〕?禮品上繳單?〔HYPERLINKPH—106—06〕?禮品上繳登記臺(tái)帳?〔HYPERLINKPH—106—07〕

會(huì)議〔活動(dòng)〕禮品采購(gòu)方案編號(hào):PH—106—01序號(hào):會(huì)議〔活動(dòng)〕名稱：接待標(biāo)準(zhǔn)：時(shí)間要求：經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：事項(xiàng)內(nèi)容備注一、嘉賓情況：1、人數(shù)2、工作單位3、民族4、國(guó)籍5、個(gè)人愛(ài)好二、禮品數(shù)量三、品牌四、標(biāo)準(zhǔn)五、費(fèi)用總額審批：經(jīng)辦部門：經(jīng)辦人：

禮品采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào):PH—106—02序號(hào):申請(qǐng)內(nèi)容序號(hào)禮品名稱規(guī)格數(shù)量單價(jià)預(yù)算用途說(shuō)明12345678合計(jì)申請(qǐng)人/時(shí)間采購(gòu)人/時(shí)間總經(jīng)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)人/時(shí)間禮品管理規(guī)定版次：A/0頁(yè)次：PAGE8/11本文件為武漢凱迪控股投資有限公司版權(quán)所有未經(jīng)許可不得影印禮品采購(gòu)詢價(jià)記錄表編號(hào):PH—106—03序號(hào):報(bào)價(jià)廠商型號(hào)單價(jià)型號(hào)單價(jià)型號(hào)單價(jià)型號(hào)單價(jià)價(jià)格匯總合計(jì)詢價(jià)人意見(jiàn)總經(jīng)理工作部部長(zhǎng)意見(jiàn)方案經(jīng)營(yíng)部復(fù)核招標(biāo)與采購(gòu)中心復(fù)核總經(jīng)理〔或授權(quán)人〕審批*詢價(jià)金額<3000元,由總經(jīng)理工作部部長(zhǎng)審核執(zhí)行；金額在3000元-50000元的，由方案經(jīng)營(yíng)部、總經(jīng)理工作部、招標(biāo)與采購(gòu)中心共同復(fù)核；金額﹥50000元的由總經(jīng)理或授權(quán)人審批。禮品管理規(guī)定版次：A/0頁(yè)次：PAGE11/11本文件為武漢凱迪控股投資有限公司版權(quán)所有未經(jīng)許可不得影印禮品領(lǐng)用審批單〔兩聯(lián)單〕編號(hào):PH—106—04序號(hào):申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間領(lǐng)用禮品名稱規(guī)格數(shù)量單價(jià)〔元〕總價(jià)〔元〕禮品用途經(jīng)辦人〔簽字〕：部門負(fù)責(zé)人〔簽字〕：總經(jīng)部意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)批示禮品上繳單〔三聯(lián)單〕編號(hào):PH—106—06序號(hào):上