提高效率的良方-時(shí)間管理教材

提高效率的良方—時(shí)間管理單元目標(biāo)目標(biāo)1：學(xué)會(huì)分析時(shí)間哪去了的方法目標(biāo)2：提高時(shí)間管理的技能，并在最差的方面做出改變單元內(nèi)容5.1學(xué)會(huì)分析“時(shí)間哪去了”的方法5.1.1每日時(shí)間分析5.1.2分清習(xí)慣的好壞5.1.3找出浪費(fèi)時(shí)間的事情5.1.4摒棄浪費(fèi)時(shí)間的事情5.2設(shè)定優(yōu)先順序5.2.1每周計(jì)劃指南5.2.2時(shí)間分配和行動(dòng)計(jì)劃5.2.3將每天優(yōu)先考慮的事進(jìn)行合理的日程安排5.2.4學(xué)會(huì)控制中斷問(wèn)題的能力5.3學(xué)習(xí)如何提高你的分派能力5.3.1授權(quán)的藝術(shù)5.3.2分派計(jì)劃

時(shí)間管理不是用來(lái)制造額外的時(shí)間，好讓你處理緊急變故，特殊事件或從事休閑活動(dòng)，時(shí)間管理是讓你有效地運(yùn)用有效的時(shí)間去處理有價(jià)值的事情。一天只有24小時(shí)時(shí)間，時(shí)間管理是一種技巧，教你如何安排時(shí)間，從容、高效地達(dá)到你個(gè)人的生活目標(biāo)。有效的時(shí)間管理對(duì)你助益良多。如果你對(duì)時(shí)間管理得非常好，好處顯而易見：你的工作更有效率你將有更多的時(shí)間，用來(lái)處理有興趣或具挑戰(zhàn)性的工作你會(huì)更有生產(chǎn)力，因?yàn)槟愫退械墓ぷ骰锇樾蕰?huì)增加一天的工作結(jié)束后，你會(huì)有較多的私人時(shí)間

學(xué)會(huì)分析“時(shí)間哪里去了”的方法指導(dǎo)：將本“日記”復(fù)印１０份，連續(xù)十天進(jìn)行，詳細(xì)填寫，每到一個(gè)小時(shí)，停下手中的事，這不難，也不浪費(fèi)你的時(shí)間。日記姓名：日期：星期：解析：小時(shí)時(shí)間范圍準(zhǔn)確時(shí)間活動(dòng)描述評(píng)注更好的時(shí)間分配法８０－３０３０—６０９０－３０３０—６０１００－３０３０—６０１１０－３０３０—６０１２０－３０３０—６０１０－３０３０—６０２０－３０３０—６０３０－３０３０—６０４０－３０３０—６０５０－３０３０—６０６０－３０３０—６０７０－３０３０—６０８０－３０３０—６０９０－３０３０—６０每日時(shí)間分析將此單復(fù)印１０份，在接下來(lái)的１０天里每天工作結(jié)束后回答問(wèn)題。答案要盡量詳細(xì)一些。具體寫出你將怎能樣更好的安排下一天。今天我做了什么？為什么？今天我做錯(cuò)了什么？為什么？我是何時(shí)著手于最首要的任務(wù)的？為什么？能否開始得更早？我在工作時(shí)間表中發(fā)現(xiàn)了什么模式？一天中何時(shí)效率最高，何時(shí)最低？今天最耗費(fèi)時(shí)間的三件事？哪件事需要花更多的時(shí)間，哪件事需要較少的時(shí)間？明天我會(huì)怎樣更有效地分配時(shí)間？分清習(xí)慣的好壞養(yǎng)成良好的時(shí)間分配習(xí)慣是有可能的，你應(yīng)了解哪些活動(dòng)需要花費(fèi)更多的時(shí)間，哪些活動(dòng)可以忽視甚至刪除掉。１０天后重新檢查你的日記，找出這１０天之中你所從事的６件最有收效和６件無(wú)收效的活動(dòng)。計(jì)算出在此活動(dòng)上花費(fèi)的時(shí)間總額。６件最有收效的事時(shí)間范圍１２３４５６總時(shí)間總時(shí)間總時(shí)間總時(shí)間總時(shí)間總時(shí)間６件最無(wú)收效的事時(shí)間范圍１２３４５６總時(shí)間總時(shí)間總時(shí)間總時(shí)間總時(shí)間總時(shí)間找出浪費(fèi)時(shí)間的事情一些徒勞無(wú)功的行為活動(dòng)是很普遍的，確認(rèn)你在后兩項(xiàng)的次數(shù)并累加，看看你屬于哪種情況。從不有時(shí)經(jīng)常１、為銷售電話作過(guò)多的準(zhǔn)備２、把次要的工作放在前面３、沒有仔細(xì)考慮就開始工作４、做事半途而廢５、去做那些本來(lái)可以交由別人去做的事６、做那些可以由技術(shù)設(shè)備代替的工作７、做職責(zé)范圍外的工作８、做過(guò)多繁雜的記錄９、管理太廣泛的業(yè)務(wù)10、無(wú)法讓自己的談話順利進(jìn)行11、允許協(xié)商或談?wù)摃r(shí)離題12、不必要的會(huì)議、參觀、訪問(wèn)、通話13、太過(guò)注意細(xì)節(jié)14、社交活動(dòng)占用時(shí)間過(guò)多摒棄浪費(fèi)時(shí)間的事情１、浪費(fèi)時(shí)間的事情２、浪費(fèi)時(shí)間的事情３、浪費(fèi)時(shí)間的事情 淘汰策略淘汰策略淘汰策略

設(shè)定優(yōu)先順序以下是有關(guān)掌握時(shí)間的至理名言：帕金森：“在有限的時(shí)間內(nèi)做盡量多的工作?！卑乩瓐D說(shuō)：“百分之二十的時(shí)間投入產(chǎn)生百分之八十的成果效益?！庇行н\(yùn)用時(shí)間的秘決就是建立優(yōu)先順序。也就是說(shuō)了解哪個(gè)活動(dòng)最能帶來(lái)收益。分別從你的經(jīng)理、潛在客戶以及自已的角度出發(fā)，列舉出5件收益很大的活動(dòng)。使用這三個(gè)清單將有助于你明確哪些活動(dòng)最能使你受益。從經(jīng)理的角度出發(fā)：1、2、3、從客戶和潛在客戶的角度出發(fā)：1、2、3、從自身的角度出發(fā)：1、2、3、最高優(yōu)先級(jí)活動(dòng)：1、2、3、

計(jì)劃你的工作時(shí)間表來(lái)完成計(jì)劃目標(biāo)計(jì)劃你的工作時(shí)間表來(lái)完成計(jì)劃目標(biāo)使有效率地使用時(shí)間成為一種規(guī)律，為此你必須每天進(jìn)行實(shí)踐活動(dòng)，也要學(xué)會(huì)組織每一天每一周計(jì)劃，并用各種活動(dòng)來(lái)充實(shí)自已。如果你事先用星期天晚上的時(shí)間來(lái)計(jì)劃不周的時(shí)間安排，你計(jì)劃到星期一的早上，但是工作表會(huì)提高工作效率。使用優(yōu)先工作表來(lái)確定你必須在一周內(nèi)實(shí)現(xiàn)的五個(gè)目標(biāo)，在紙張上記錄下來(lái)，然后大略的寫出達(dá)到這些目標(biāo)所需的活動(dòng)。每周在需要一個(gè)新計(jì)劃。目標(biāo)（一周之內(nèi)希望完成的工作）達(dá)到目標(biāo)所需進(jìn)行活動(dòng)優(yōu)先考慮的事所需時(shí)間哪一天

時(shí)間分配和行動(dòng)計(jì)劃選擇能夠提高效率的領(lǐng)域。對(duì)他們進(jìn)行優(yōu)先考慮并首先選擇重要的事情去做。在履行其他計(jì)劃之前，參照你的行動(dòng)計(jì)劃和一些成功經(jīng)驗(yàn)，影響以上行為計(jì)劃也同樣在別的目標(biāo)中使用。我將要使用哪一種重點(diǎn)時(shí)間管理方法？有什么潛在障礙要克服？試想這些活動(dòng)的益處是什么？我將怎樣全力以赴實(shí)現(xiàn)這個(gè)計(jì)劃？活動(dòng)的目標(biāo)為何？怎樣以及何時(shí)來(lái)判定自已的成功？什么使我不得不放棄這種行為變化？將每天優(yōu)先考慮的事進(jìn)行合理的日程安排如果你合理地把優(yōu)先考慮的事安排到每天的工作當(dāng)中，你的條理性和生產(chǎn)效率將會(huì)提高。安排每天最好的方法是使用你的日程表——書面的或使用電子工具。組織“計(jì)劃表”在下一頁(yè)上，把第二天的工作在前一天晚上制定出來(lái)，列出主要活動(dòng)。最重要的是開始對(duì)每個(gè)活動(dòng)制定具體時(shí)間以及希望達(dá)到的效果。每天使用“線路圖”一樣的計(jì)劃表，為了達(dá)到你的日常目標(biāo)，有規(guī)律地對(duì)當(dāng)前工作進(jìn)行計(jì)劃。結(jié)束一天工作后，保存“計(jì)劃表”以備下次參考。

今日日程事項(xiàng)優(yōu)先級(jí)別所需時(shí)間完成情況日期/安排事項(xiàng)8：008：309：009：3010：0010：3011：0011：3012：0012：301：001：302：00附注：2：303：003：304：004：305：005：306：006：307：007：308：008：30晚間：學(xué)會(huì)控制處理中斷問(wèn)題的時(shí)間你曾經(jīng)想過(guò)，有中斷你工作的情況嗎？中斷時(shí)間需要被控制，這里有一些方法來(lái)阻止和技巧性地處理這些問(wèn)題。在你接電話時(shí)需要圓滑的而不是直接地安排通話時(shí)間，試著說(shuō)：“工現(xiàn)在很忙，讓我待會(huì)給你打過(guò)去?！敝灰闶褂眠@種方法可以做任何事情。最好的方法是有一個(gè)助手或者是有電話的接待屏幕，答話機(jī)也是比較好的。當(dāng)你回電話時(shí)一定要在最佳時(shí)間給你的客戶打電話。為你得電話做好準(zhǔn)備，在你撥電話前取出檔案或拿出客戶資料。你的電話簡(jiǎn)短并切入重點(diǎn)，注意言談：“你好”。也可以說(shuō)“嗨，***，我現(xiàn)在給你回電話，我能為你做什么？”給顧客打電話時(shí)在你的頭腦里要有一個(gè)明確的目的。寫下主要問(wèn)題防止離題。當(dāng)你想要顧客珍惜你的時(shí)間時(shí)，你也要珍惜你的時(shí)間。把你的電話分類，例如：銷售電話，尤其是開門見山式的電話應(yīng)該被放在一起。其他類型的電話包括收集、確認(rèn)約見和解決問(wèn)題。對(duì)待電話來(lái)訪者，盡可能為來(lái)訪者留出一定時(shí)間，通過(guò)站起來(lái)或暗示會(huì)議結(jié)束等技巧地結(jié)束會(huì)議或不中斷會(huì)議。學(xué)習(xí)如何提高你的分派能力分派能力使領(lǐng)導(dǎo)者與他們的追隨者分開，那是因?yàn)樵S多人發(fā)現(xiàn)很難放棄權(quán)利。但在現(xiàn)今的小規(guī)模的組織中，委任責(zé)任和義務(wù)是基本的，銷售人員的任務(wù)如此之多，如果他們希望有效地增加銷售量，他們就必須授權(quán)一些活動(dòng)。以下關(guān)鍵的幾點(diǎn)，將會(huì)幫你掌握授權(quán)的藝術(shù)。適合這個(gè)計(jì)劃的人不要把工作分配給權(quán)權(quán)有熱情的人，當(dāng)然，如果任何結(jié)果都能接近的話，那樣做也可以。如果你想你的工作做得好的話，那么，你就必須找一個(gè)適合這份工作的人，如果這個(gè)人不存在，那么，你這找一個(gè)更有能力的人，好好訓(xùn)練他。授權(quán)理論和應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任你所能作的最糟糕的事就是委派了別人任務(wù)又阻撓別人去完成任務(wù)。如果你選擇的是正確的對(duì)象或者成功訓(xùn)練了這個(gè)人，你就必須給予他權(quán)利，讓工作在不受監(jiān)督的情況下完成，你應(yīng)該讓那個(gè)人對(duì)他所進(jìn)行的工作的質(zhì)量承擔(dān)責(zé)任。使工作完全地清楚對(duì)你將委派給任務(wù)的人仔細(xì)地說(shuō)明計(jì)劃的本質(zhì)，根據(jù)任務(wù)的復(fù)雜性，可采取口頭或書面的形式，任務(wù)越新越復(fù)雜，你的助手就會(huì)有越多的問(wèn)題。最后期限的決定當(dāng)你的助手完全明白你的期望，你們倆就處在這段同一位置上，決定你們共同決定的最后期限。精確地回答所有的問(wèn)題復(fù)查與訓(xùn)練。這里存在一條學(xué)習(xí)曲線，在這段時(shí)期中，你應(yīng)該定期地復(fù)查你助手的進(jìn)程，如果需要提供額外的培訓(xùn)。為更多地授權(quán)打下基礎(chǔ)一量你嘗試授權(quán)，開始訓(xùn)練助手，使他們能在更多的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中幫助你，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)許多事情能被別人處理，從而充分利用自已的時(shí)間，而且你會(huì)發(fā)現(xiàn)你有更多的時(shí)間