采購(gòu)員工作技能培訓(xùn)課件

采購(gòu)員工作技能培訓(xùn)技能四采購(gòu)訂單處理四采購(gòu)訂單處理一、采購(gòu)訂單的內(nèi)容二、訂單處理的流程三、小額訂單處理四、緊急訂單處理一、采購(gòu)訂單的內(nèi)容采購(gòu)訂單就其樣式和在公司內(nèi)的傳遞路線而言各不相同，但一般都包括頭部、正文和尾部。具體如下：內(nèi)容頭部包括訂單名稱、訂單編號(hào)、采供雙方的企業(yè)名稱、簽訂地點(diǎn)、簽訂時(shí)間正文包括物品名稱與規(guī)格、物品的數(shù)量條款、物品的質(zhì)量條款、物品的包裝條款、價(jià)格條款、運(yùn)輸方式、支付條款、交貨地點(diǎn)、檢驗(yàn)條款、保險(xiǎn)條款、違約責(zé)任條款、仲裁條款、不可抗力條款等尾部包括訂單份數(shù)量及生效日期、簽訂人的簽名、采供雙方公司的公章采購(gòu)訂單的內(nèi)容采購(gòu)訂單的格式供方：電話：傳真：交貨地址：電

話：傳

真：訂購(gòu)日期：

貨

幣：付款方式：

聯(lián)系人：備注：序號(hào)物料編碼/名稱供應(yīng)商物料編碼訂購(gòu)數(shù)量單位單價(jià)金額合計(jì)金額說(shuō)明本訂單僅規(guī)定供方交貨的時(shí)間、地點(diǎn)、品種、數(shù)量、單價(jià)、金額，詳細(xì)交貨要求及結(jié)算方式依據(jù)供方與我公司簽訂的具體協(xié)議執(zhí)行供方簽認(rèn)（蓋章）業(yè)務(wù)員：

經(jīng)理：批

準(zhǔn)：

日期：ХХХ有限公司（蓋章）業(yè)務(wù)員：

經(jīng)理：批

準(zhǔn)：

日期：采購(gòu)訂單〔一〕采購(gòu)訂單〔二〕供應(yīng)商名稱供應(yīng)商地址交貨地點(diǎn)交貨方式項(xiàng)次料號(hào)品名規(guī)格數(shù)量單位單價(jià)總價(jià)交貨日期技術(shù)協(xié)議及要求采購(gòu)部經(jīng)辦總經(jīng)理批準(zhǔn)合計(jì)稅前金額主管稅額稅后金額經(jīng)理注意事項(xiàng)供應(yīng)商必須嚴(yán)守交貨日期，若逾期交貨時(shí)，每延遲一天，買方可扣該批貨款5‰，或?qū)⒂唵稳咳∠１酒髽I(yè)如有指定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)時(shí)則依之，如未指定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)時(shí)則依雙方共同認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)或有資格機(jī)構(gòu)所認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商如因交貨延誤、規(guī)格不符、質(zhì)量不符、數(shù)量不足等而造成本企業(yè)的損失，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。本次訂單內(nèi)容或附件如有更換由采購(gòu)人員通知貴廠商后，原件請(qǐng)自行作廢，不再回收。附件：

□樣品

□樣品

□樣品

□樣品分單第一聯(lián)：廠商（白）

第二聯(lián)：原物料倉(cāng)庫(kù)（紅）

第三聯(lián)：財(cái)務(wù)部（黃）

二、訂單處理的流程

1.確認(rèn)請(qǐng)購(gòu)需求2.訂單準(zhǔn)備工作3.確定供給商4.簽訂訂單

任何作業(yè)都有一定的程序或須經(jīng)過(guò)一定的手續(xù)，采購(gòu)訂單的處理也如此。一般而言，采購(gòu)訂單的處理需要經(jīng)過(guò)以下步驟：〔一〕請(qǐng)購(gòu)確實(shí)認(rèn)1.確認(rèn)需求確認(rèn)需求就是在采購(gòu)作業(yè)之前，應(yīng)先確定購(gòu)置哪些物品、買多少、何時(shí)買、由誰(shuí)決定等，這是采購(gòu)活動(dòng)的起點(diǎn)。任何采購(gòu)都產(chǎn)生于企業(yè)中某個(gè)部門確實(shí)切需求。生產(chǎn)或使用部門的人應(yīng)該清楚地知道本部門獨(dú)特的需求：需要什么、需要多少、何時(shí)需要。這樣，倉(cāng)儲(chǔ)部門會(huì)收到這個(gè)部門發(fā)出的物品需求單，經(jīng)匯總后，將物品需求信息傳遞給采購(gòu)部門。同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)協(xié)助需求部門一起預(yù)測(cè)物品需求。另外，由于了解價(jià)格趨勢(shì)和總的市場(chǎng)情況，有時(shí)為了防止供給中斷或是價(jià)格上漲，采購(gòu)部門必然會(huì)發(fā)出一些期貨訂單。這意味著對(duì)于任何標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)工程，采購(gòu)部門都要就正常供貨提前期或其他的主要變化通知使用部門，對(duì)物品需求作出預(yù)測(cè)，因此要求采購(gòu)部門和供給商能在早期介入〔通常作為新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)的一個(gè)成員〕。

2.需求說(shuō)明需求說(shuō)明就是在確認(rèn)需求之后，對(duì)需求的細(xì)節(jié)，如品質(zhì)、包裝、售后效勞、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，加以準(zhǔn)確說(shuō)明和描述。由于在具體的規(guī)格要求交給供給商之前，采購(gòu)部需要對(duì)其作最后的檢查，然后再填寫請(qǐng)購(gòu)單，主要應(yīng)包括日期、編號(hào)、申請(qǐng)部門、金額、物品的根本信息等內(nèi)容。以下是常用請(qǐng)購(gòu)單的樣式。請(qǐng)購(gòu)單項(xiàng)次料號(hào)品名規(guī)格單位庫(kù)存量請(qǐng)購(gòu)數(shù)量核準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商交貨日期前次訂單訂購(gòu)單價(jià)金額稅額代號(hào)名稱用途說(shuō)明（及庫(kù)存狀況）：訂購(gòu)說(shuō)明：核準(zhǔn)經(jīng)理倉(cāng)庫(kù)經(jīng)辦申請(qǐng)人〔二〕訂單準(zhǔn)備訂單合同是采購(gòu)方與供給商之間達(dá)成的成文性協(xié)議，具有法律效力。采購(gòu)員在接到采購(gòu)方案部門的訂單之后，不要立即向供給商下達(dá)訂單，而應(yīng)先進(jìn)行訂單準(zhǔn)備工作。如以以下圖所示。

訂單準(zhǔn)備過(guò)程：

1.熟悉物品工程2.確認(rèn)價(jià)格3.確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)4.確認(rèn)工程需求量5.制定訂單說(shuō)明書(shū)

1.熟悉物品工程

采購(gòu)員首先應(yīng)熟悉訂單方案。訂單的種類很多，有時(shí)可能是從來(lái)沒(méi)有采購(gòu)過(guò)的物品工程，對(duì)其采購(gòu)環(huán)境不一定熟悉，這就需要花時(shí)間去了解物品工程的技術(shù)資料等。2.確認(rèn)價(jià)格采購(gòu)員應(yīng)對(duì)采購(gòu)最終的價(jià)格負(fù)責(zé)，采購(gòu)員有權(quán)利向采購(gòu)環(huán)節(jié)〔供給商群體〕價(jià)格最低的供給商下達(dá)訂單合同，以維護(hù)采購(gòu)方的最大利益。3.確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

采購(gòu)員平常與供給商的接觸較多，對(duì)于供給商實(shí)力的變化，以及前一訂單的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否需要調(diào)整，采購(gòu)員應(yīng)隨時(shí)掌握。

4.確認(rèn)工程需求量訂單方案的需求量應(yīng)等于或小于采購(gòu)環(huán)境的訂單容量，如果大于，那么提醒認(rèn)證人員擴(kuò)展采購(gòu)容量。5.制定訂單說(shuō)明書(shū)訂單說(shuō)明書(shū)的主要內(nèi)容包括說(shuō)明書(shū)〔工程名稱、確認(rèn)的價(jià)格、確認(rèn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確認(rèn)的需求量以及是否需要擴(kuò)展采購(gòu)環(huán)境等方面〕，另附有必要的圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。

〔三〕確定供給商

訂單準(zhǔn)備工作完畢后，采購(gòu)員的下一步工作就是最終確定某次采購(gòu)活動(dòng)的供給商。確定供給商的流程1.查詢采購(gòu)環(huán)境2.計(jì)算供給商容量3.了解供給商信息4.確定意向供給商5.發(fā)放訂單說(shuō)明書(shū)6.確定物品供給商〔四〕簽訂訂單在選定供給商之后，接下來(lái)要做的工作就是同供給商簽訂正式的采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單根據(jù)采購(gòu)物品的要求、供給的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購(gòu)方針等要求的不同而各不相同。簽訂采購(gòu)訂單的流程見(jiàn)下頁(yè)

簽訂采購(gòu)訂單的流程

制作訂單——擁有采購(gòu)信息管理系統(tǒng)的企業(yè)，采購(gòu)員可直接在信息系統(tǒng)中生成訂單，在其他情況下，需要訂單制作者自選編排打印。通常，企業(yè)都有固定格式的訂單，而且這種格式是供給商認(rèn)可的，采購(gòu)員只需在標(biāo)準(zhǔn)合同中填寫相關(guān)參數(shù)〔物品名稱代碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期等〕及一些特殊說(shuō)明就可以了。審批訂單是訂單操作的重要環(huán)節(jié)，一般由專職人員負(fù)責(zé)。主要審查內(nèi)容為：1、合同與采購(gòu)環(huán)境的物品描述是否相符。2、合同與訂單是否相符。3、確保采購(gòu)員仿照訂單方案在采購(gòu)環(huán)境中操作。4、所選供給商均為采購(gòu)環(huán)境之內(nèi)的合格供給者。5、價(jià)格在允許價(jià)格之內(nèi)，到貨期符合訂單方案的到貨要求等。與供給商簽訂訂單——經(jīng)過(guò)審批的訂單，即可傳至供給商確定并蓋章簽字。簽訂訂單的方式有4種：1、采購(gòu)員使用傳真機(jī)將打印好的訂單傳到供給商，并且供給商以同樣方式傳回。2、使用E-mail進(jìn)行合同的簽訂，買方向供給商發(fā)訂單E-mail,那么表示接受訂單并完成簽字。3、與供給商面對(duì)面簽訂訂單，買賣雙方現(xiàn)場(chǎng)蓋章簽字。4、建立專用的訂單信息管理系統(tǒng)，完成訂單信息在買賣雙方之間的傳遞。執(zhí)行訂單——在完成訂單簽訂之后，即轉(zhuǎn)入訂單的執(zhí)行時(shí)期。加工型供給商要進(jìn)行備料、加工、組裝、調(diào)試等過(guò)程；存貨型供給商只需從庫(kù)房中調(diào)集相關(guān)產(chǎn)品及適當(dāng)處理，即可送往買家。三、小額訂單的處理

小額訂單即訂單的數(shù)額相對(duì)較小，但也需要進(jìn)行采購(gòu)。絕大多數(shù)的采購(gòu)申請(qǐng)都符合帕累托定律，即：全部采購(gòu)申請(qǐng)數(shù)量的80%僅僅占了全部采購(gòu)金額的20%。當(dāng)對(duì)企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行分析時(shí)，許多企業(yè)會(huì)發(fā)現(xiàn)，90%的采購(gòu)交易僅僅占了采購(gòu)總金額的10%。然而，許多企業(yè)在處理價(jià)值1000元與10000元的采購(gòu)事項(xiàng)的花費(fèi)差不多。由于小額訂單所涉及的物料的短缺而造成的損失與這些物料本身的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不成比例，因此，需要解決小額訂單的問(wèn)題，并確保物料的及時(shí)供給。解決小額訂單問(wèn)題有許多方法。參演都涉及采購(gòu)過(guò)程的簡(jiǎn)化或自動(dòng)化，或是合并采購(gòu)，以便減少采購(gòu)周期時(shí)間〔從發(fā)現(xiàn)需求到支付貨款之間的這段時(shí)間〕、削減管理費(fèi)用、節(jié)省采購(gòu)員的時(shí)間以將其用于金額更高的或更重要的采購(gòu)事項(xiàng)。具體的解決方法如下表所示。小額訂單的處理方法序號(hào)處理方法具體說(shuō)明1集中采購(gòu)1.指定采購(gòu)辦理的部門。如將各部門所需的小量請(qǐng)購(gòu)，交由指定的部門辦理，統(tǒng)籌供需。2.確定采購(gòu)的時(shí)間。指定小量物料的請(qǐng)購(gòu)日期，在同一時(shí)間內(nèi)匯集其需求量，以便一次性采購(gòu)。既節(jié)省人力，又可獲取數(shù)量折扣。2減少品種

要設(shè)法將小量采購(gòu)的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化，減少請(qǐng)購(gòu)次數(shù)。例如將規(guī)格相近的物品加以匯總，訂出通用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，如果此品種減少了，請(qǐng)購(gòu)的件數(shù)也就會(huì)隨之減少。3化零為整

在接到小量請(qǐng)購(gòu)時(shí)，如果不是緊急需用的，就將其暫時(shí)擱置，待累積達(dá)到較大數(shù)量或金額時(shí)，再行采購(gòu)。4采取統(tǒng)購(gòu)將價(jià)值不高、價(jià)格穩(wěn)定、經(jīng)常需用而品種規(guī)格繁多的物品，先與供應(yīng)商簽訂統(tǒng)購(gòu)合約，議定價(jià)格。需用時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門直接通知供應(yīng)商送貨，免除請(qǐng)購(gòu)及采購(gòu)的手續(xù)，只要倉(cāng)儲(chǔ)部門開(kāi)出驗(yàn)收單即可付款。四、緊急訂單的處理通常采購(gòu)部門會(huì)收到太多的標(biāo)注著“緊急〞字樣的訂單。緊急訂單的出現(xiàn)不可防止，有其存在的理由?？钍胶驮O(shè)計(jì)上的突然改變能讓市場(chǎng)狀況的突然變化都會(huì)使精心規(guī)劃的物料需求不再適用。如果實(shí)際所需的部件或物料沒(méi)有庫(kù)存，那么生產(chǎn)的中斷就不可防止。〔一〕了解緊急訂單的產(chǎn)生原因在實(shí)際采購(gòu)中，緊急訂單經(jīng)常由于方案的缺乏、請(qǐng)購(gòu)的延誤等原因產(chǎn)生，具體包括以下：1.錯(cuò)誤的庫(kù)存控制2.生產(chǎn)方案和預(yù)算的缺乏3.錯(cuò)失采購(gòu)時(shí)機(jī)4.請(qǐng)購(gòu)的延誤1.錯(cuò)誤的庫(kù)存控制由于實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與賬上數(shù)量不符，領(lǐng)用時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺料，另外，有時(shí)庫(kù)存數(shù)量雖充足，但品質(zhì)有瑕疵，因而無(wú)法使用。這兩種情況都必須緊急請(qǐng)購(gòu)以補(bǔ)充缺乏。2.生產(chǎn)方案和預(yù)算的缺乏預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確與否會(huì)影響生產(chǎn)方案能否順利執(zhí)行，假設(shè)銷售預(yù)測(cè)發(fā)生偏差，生產(chǎn)方案就必須加以修改。當(dāng)追加銷售數(shù)量或插入緊急訂單時(shí)，該項(xiàng)產(chǎn)品的原料假設(shè)沒(méi)有足夠庫(kù)存，必將發(fā)生緊急請(qǐng)購(gòu)。另外，在制訂生產(chǎn)方案時(shí)，只依據(jù)對(duì)外銷售數(shù)量安排原材料需求量，忽略了自用數(shù)量，也會(huì)發(fā)生緊急請(qǐng)購(gòu)。3.錯(cuò)失采購(gòu)時(shí)機(jī)

采購(gòu)員對(duì)原料的供給來(lái)源及時(shí)機(jī)未能正確掌握，也會(huì)發(fā)生緊急請(qǐng)購(gòu)?！?〕就來(lái)源而言，未能掌握供給商狀況，當(dāng)其未依約交貨時(shí)，必須緊急轉(zhuǎn)向其他來(lái)源采購(gòu)?！?〕就時(shí)機(jī)而言，當(dāng)發(fā)現(xiàn)來(lái)源漸趨短絀，就應(yīng)緊急提高請(qǐng)購(gòu)數(shù)量，以備不時(shí)之需?！?〕有時(shí)因?yàn)椴少?gòu)員與供給商議價(jià)時(shí)日消耗太久，導(dǎo)致購(gòu)運(yùn)時(shí)間缺乏，也會(huì)發(fā)生緊急采購(gòu)。4.請(qǐng)購(gòu)的延誤

由于物料管制系統(tǒng)或人員的失誤，未能及時(shí)開(kāi)出請(qǐng)購(gòu)單，致使庫(kù)存已消耗殆盡，因此必須緊急請(qǐng)購(gòu)。有時(shí)那么因?yàn)檎?qǐng)購(gòu)的規(guī)格無(wú)法確認(rèn)或預(yù)算缺乏，一再磋商或拖延，也會(huì)發(fā)生緊急請(qǐng)購(gòu)。〔二〕緊急訂單的應(yīng)對(duì)措施

緊急訂單引發(fā)的代價(jià)通常較大，也會(huì)給供給商來(lái)負(fù)擔(dān)，而這必然會(huì)直接或間接地表達(dá)在買方最后的支持價(jià)格