秘書 事務(wù)管理 信息管理課件

專題九 信息管理1那些年我們一起上的學(xué)2??

（1）語文考完了，我哭了。數(shù)學(xué)考完了，我發(fā)現(xiàn)我哭早了。醫(yī)生，我最近睡不著心情壞，吃不下飯，我腫么了?醫(yī)生問：你今年多大了?我：15歲。醫(yī)生說：你作業(yè)沒做完吧....從小到大，升旗時(shí)注意力不是在國旗上，而是看看國歌奏完時(shí)，國旗是不是正好停在桿頂...經(jīng)常指著課本上丑的圖片對(duì)同桌說，看，這是你。同桌就翻遍整本書尋找比這個(gè)更丑的圖片說，看，這是你！.....這次考試考得很不錯(cuò)啊，只掛了兩科，文科and理科°......老師說：快要中考了，早戀的就不要吵架了，以免影響心情；沒早戀的就不要表白了，以免被拒絕影響心情....到開學(xué)還未寫假期作業(yè)的同學(xué)，一定能成就大事，因?yàn)樗麄儽纫话闳顺林潇o，臨危不亂，心靜如水！....假期作業(yè)其實(shí)就是你寫一個(gè)月，老師寫一個(gè)閱.....小學(xué)上課費(fèi)嘴，初中上課費(fèi)筆，高中上課費(fèi)腦，大學(xué)上課費(fèi)流量。。。...上學(xué)的時(shí)候總想玩電腦，放假了只能對(duì)著電腦發(fā)呆.....在十幾年前的一個(gè)９月１號(hào)，我手舞足蹈眉開眼笑的背上小書包，屁顛屁顛的走進(jìn)學(xué)校，從此踏上了一條不歸路...??（12）我有一個(gè)夢想。一張?jiān)嚲碇挥?個(gè)填空題，3學(xué)校 科目 班級(jí) 姓名 學(xué)號(hào)。每空20分。

...小時(shí)候,我認(rèn)為8點(diǎn)是最晚的時(shí)間,到了初中,我發(fā)覺9.30該睡覺了,現(xiàn)在,每天晚上看下時(shí)間,切,才12點(diǎn).~...每一次下課的【老師再見】都比上課的【老師好】的聲音要大得多......不要和父母吵架。因?yàn)槟愠巢悔A的時(shí)候只有挨罵，當(dāng)你吵的贏的時(shí)候只有挨打了。聽話吧！...考試就像得了病一樣,考前是憂郁癥,考時(shí)是健忘癥,考后病情開始好轉(zhuǎn),拿回卷子時(shí),心臟病就發(fā)作了....突然想到一個(gè)很嚴(yán)肅的學(xué)術(shù)性問題，是誰把60分定為及格的？！？...獻(xiàn)給即將到來的兒童節(jié)，回憶我們的學(xué)習(xí)時(shí)光。??一、信息的收集??二、信息的篩選??三、信息的分類??四、信息的校核??五、信息的傳遞??六、信息的存儲(chǔ)4課程內(nèi)容事務(wù)管理——試題解析5信息管理??單項(xiàng)選擇題示例??秘書直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物而獲取信息的方法是（ ）。??（A）感覺法??（B）認(rèn)識(shí)法??（C）觀察法??（D）體驗(yàn)法事務(wù)管理——試題解析6信息管理??多項(xiàng)選擇題示例??信息傳遞的要素包括（ ）。??（A）信碼??（B）信源??（C）信號(hào)??（D）信宿事務(wù)管理——試題解析信息管理??工作實(shí)務(wù)題示例??背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便

條鐘苗：公司準(zhǔn)備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關(guān)市場信息，作為決策的依據(jù)和參考。請(qǐng)你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點(diǎn)。謝謝。行政經(jīng)理 蘇明二○○六年十二月六日72、信息的特點(diǎn)??1、客觀性??2、時(shí)效性??3、可塑性??4、共享性??5、依附性：信息的載體有哪些？??6、傳遞性??7、開發(fā)性??8、無限性1、文字形態(tài)2、聲像形態(tài)3、記憶形態(tài)12信息工作流程圖收集－整理－傳遞－存儲(chǔ)－利用－開發(fā)反饋13??做為一個(gè)秘書，經(jīng)常接觸到哪些信息？14P201一、信息的收集15??1、秘書工作中，信息收集的主要范圍??政策法規(guī)信息??企業(yè)信息??客戶信息、??貿(mào)易信息、??國際金融信息??國際市場信息??同級(jí)相關(guān)信息：平行單位間信息一、信息的收集??2、信息收集的渠道：??1）大眾傳播媒介??2）圖書館??3）聯(lián)機(jī)信息檢索渠道（搜索引擎）??4）供應(yīng)商和客戶??5）貿(mào)易交流渠道??6）信息機(jī)構(gòu)渠道??7）關(guān)系渠道??8）調(diào)查渠道16??3、信息收集的要求??1）價(jià)值性??2）時(shí)效性??3）層次性??4）針對(duì)性??5）全面性一、信息的收集17??3、信息收集的方法??1）觀察法??2）閱讀法??3）詢問法??4）問卷法??5）網(wǎng)絡(luò)法??6）交談法??7）購置法18一、信息的收集二、信息的篩選??篩選是對(duì)收集到的信息進(jìn)行鑒別和選擇，判斷

信息的價(jià)值，決定信息

的取舍，提取真實(shí)、有

價(jià)值、能滿足需求的信息。19二、信息的篩選??案例??秘書鐘苗注意信息的收集，凡是工作活動(dòng)中接觸到的各種信息都收集，存放抽屜里。日積月累存放了幾大抽屜。一天她的經(jīng)理要查閱一分市場調(diào)查報(bào)告，可是鐘苗找了半天也沒個(gè)結(jié)果。??思考：鐘苗的工作存在什么問題？20??做為秘書，身邊常備的信息資料有哪些？21秘書常備的信息資料22??參考書（字典、年鑒、百科全書等）??報(bào)紙期刊??統(tǒng)計(jì)資料??地圖集??內(nèi)部文獻(xiàn)??常用人名聯(lián)系方式??行業(yè)相關(guān)政策匯編、法律法規(guī)匯編二、信息的篩選23??標(biāo)記說明??摘記??復(fù)印、裁剪??留意標(biāo)題??

篩選信息資料的方法二、信息的篩選24??

篩選信息資料的要求：??分析信息需求，緊靠主題，選擇與本主題密切相關(guān)的信息，帶有傾向性、動(dòng)向性或突發(fā)性的信息，能預(yù)見未來發(fā)展趨勢。同時(shí)，剔除虛假、過時(shí)、重復(fù)、空洞的信息二、信息的篩選??信息篩選的程序看來源－看標(biāo)題－看正文－決定取舍1、突出主題思想2、選擇典型性、淘汰一般3、有時(shí)效性、充滿新意4、從實(shí)際出發(fā)，有特點(diǎn)5、選擇宏觀、淘汰微觀25三、信息的分類??信息的分類方法??字母分類法(按作者姓名、單位名稱、標(biāo)題等）??地區(qū)分類法??主題分類法??數(shù)字分類法??時(shí)間分類法（按信息形成先后）根據(jù)工作需要，將各種分類方法結(jié)合使用26三、信息的分類27??信息分類的注意事項(xiàng)??1、利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別??2、建立交叉參照卡交叉參照卡名稱/主題：詳見：相關(guān)名稱/主題四、信息的校核28??信息校核的范圍：對(duì)信息中的事實(shí)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、圖表、符號(hào)以及時(shí)間、地點(diǎn)、人物等。??信息校核的要求：??1、以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)??2、要排除主觀因素的干擾四、信息的校核??信息校核的程序：確定內(nèi)容－選擇校核方法－核實(shí)分析信息－作出判斷1、溯源法2、比較法3、核對(duì)法4、邏輯法5、調(diào)查法6、統(tǒng)計(jì)法29核對(duì)計(jì)算定性、定量分析邏輯推理判斷真?zhèn)涡畔⒌膫鬟f30??信息傳遞的要求??迅速、準(zhǔn)確、保密??信息傳遞的途徑??信源－信道－信宿??信息傳遞的方向??內(nèi)向傳遞：在單位內(nèi)部進(jìn)行信息交流溝通??外向傳遞：利用傳播媒介向外界傳遞單位信息信息傳遞－實(shí)戰(zhàn)演練31??內(nèi)向傳遞新聞稿文件傳閱單報(bào)刊聲明單位規(guī)章制度員工嘉獎(jiǎng)令外向傳遞備忘錄新聞發(fā)布會(huì)公司人事會(huì)議股份公司股東大會(huì)處分通告信息傳遞方法32??語言傳遞??文字傳遞??電訊傳遞??可視化輔助物傳遞信息的儲(chǔ)存33??信息儲(chǔ)存的載體??紙質(zhì)載體??磁性載體：??縮微品：信息存儲(chǔ)的設(shè)備：文件夾、文件盒、文件袋、??有專用的柜、櫥或保險(xiǎn)箱，能防盜、防火防潮、防蟲??科學(xué)地存放排列信息的儲(chǔ)存34??信息儲(chǔ)存管理系統(tǒng):??

1、信息集中管理系統(tǒng)??

2、信息分散管理系統(tǒng)??

3、信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)??信息儲(chǔ)存要求：??

1、保存有價(jià)值的信息??

2、根據(jù)內(nèi)容確定儲(chǔ)存期，對(duì)過期信息定期清理??

3、對(duì)信息分類??

4、防止信息泄密、損壞??

5、便于查找??

信息儲(chǔ)存程序登記－編碼－排列－保存－保管信息的儲(chǔ)存??信息儲(chǔ)存程序登記－編碼－排列－保存－保管1、手工儲(chǔ)存2、計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存3、電子化儲(chǔ)存4、縮微膠片儲(chǔ)存35二、信息開發(fā)的工作程序36??1、確定主題??2、分析信息材料??3、選擇信息開發(fā)方法??（1）匯集法??（2）歸納法??（3）縱深法??（4）連橫法??（5）濃縮法??（6）轉(zhuǎn)換法??（7）圖表法信息開發(fā)的內(nèi)容37??1、信息開發(fā)的特性：多次性??2、信息開發(fā)的類型：一次信息開發(fā)，二次信息開發(fā)，三次信息開發(fā)??3、信息開發(fā)的主要形式：剪報(bào)，索引，目錄編制，文摘，信息資料冊(cè)，簡訊，調(diào)查報(bào)告??4、信息編寫的類型：動(dòng)態(tài)型，建議型，經(jīng)驗(yàn)型，問題型，預(yù)測型??5、信息開發(fā)的工作程序：確定主題==分析信息材料==選擇信息開發(fā)方法==選擇信息開發(fā)的形式==形成信息產(chǎn)品4、選擇開發(fā)信息的形式5、形成信息產(chǎn)品38信息的利用391、信息利用的特點(diǎn)：周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實(shí)效性2、信息利用的要求遵守信息法規(guī)維護(hù)信息安全最大限度地滿足信息需求注意對(duì)日常信息的積累案例分析40??天地公司新上任的客戶經(jīng)理趙飛要去拜訪公司的一個(gè)客戶。為了讓趙經(jīng)理了解客戶的情況，助理高葉應(yīng)該怎辦？??高葉通過索引和目錄查找客戶信息，為趙經(jīng)理提供了公司以往收集的客戶資料信息，包括以往客戶的采購建議和該客戶全部的

歷史資料，如訂單、支付、送貨、客戶支

持以及市場營銷等。41信息利用的工作程序42熟悉信息的內(nèi)容確定利用需求信息利用是使收集、處理、存儲(chǔ)的信息滿足工作需要的過程。因此，要結(jié)合工作中心、領(lǐng)導(dǎo)決策、日常管理，分析不同層次的利

用對(duì)象，找準(zhǔn)利用需求。（3）確定信息利用服務(wù)的途徑43①信息檢索服務(wù)四個(gè)環(huán)節(jié)：分析信息需求、明確檢索要求、選擇檢索系統(tǒng)，選擇檢索途徑和檢索方法、實(shí)施信息檢索，獲取信息②信息加工服務(wù)③定題查詢服務(wù)④信息咨詢服務(wù)⑤網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)獲取信息提供信息44信息的反饋451、信息反饋的目的:檢查輸出信息的真實(shí)性；對(duì)信息傳遞進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整；為決策提高依據(jù)2、信息發(fā)聵的特點(diǎn)：針對(duì)性、及時(shí)性、連續(xù)性3、信息反饋的形式：正反饋與負(fù)反饋：成績、經(jīng)驗(yàn)的信息反饋與問題、失誤信息的反饋縱向反饋與橫向反饋：縱向反饋是向上級(jí)管理部門和決