秘書職業(yè)概說

秘書學(xué)概論陳利利2023年9月第1章

秘書職業(yè)概說工程一認知秘書的涵義工程二認知秘書職業(yè)化閱讀材料不同人群對秘書的看法〔詳見教材第頁〕工程一認知秘書的涵義通過本工程的學(xué)習(xí)，你應(yīng)該：

正確認知秘書的涵義和職責(zé)

正確認知秘書的分類和分級

樹立秘書專業(yè)學(xué)習(xí)的自信心學(xué)習(xí)任務(wù)一、秘書的涵義我國原國家勞動和社會保障部公布的《秘書國家職業(yè)標準》〔2006年版〕中是這樣定義秘書的：秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供效勞的人員。紅花還需綠葉扶，領(lǐng)導(dǎo)需要好秘書。知識準備二、秘書的職責(zé)2006年，原國家勞動和社會保障部修訂并公布了新版《秘書國家職業(yè)標準》，將秘書工作的內(nèi)容整合為三大局部，注重了企業(yè)秘書的職業(yè)特點，更加符合職業(yè)實際的需要?！?〕會議管理。包括：①會前籌備；②會中效勞；③會后落實。〔2〕事務(wù)管理。包括：①接待；②辦公環(huán)境管理；③辦公室日常事務(wù)管理；④辦公用品與設(shè)備的使用和管理；⑤信息管理；⑥商務(wù)活動實施。〔3〕文書擬寫與處理。包括：①文書擬寫；②收文、發(fā)文處理；③文檔管理。情景案例下個星期就要開董事會了，秘書小趙正在埋頭匯總各部門和分公司送上來的材料。這些材料有書面總結(jié)、口頭記錄，有從網(wǎng)絡(luò)等媒體上收集來的，也有職能部門提供的。由于各種材料來路不一、形式不同，因此，在將這些材料交給上司之前，小趙要對這些材料進行篩選、甄別、分類和整理。就在小趙忙于整理材料時，劉總來讓她幫助去接待幾位客人，他說現(xiàn)在要靜下來想些問題；剛剛把客人送走，有人送來一份文件，讓她馬上轉(zhuǎn)給劉總；當(dāng)她去劉總辦公室給劉總送文件時，劉總又讓小趙給他家的保姆打個，說他晚上有個會，不回家吃飯了……三、秘書的分類從秘書效勞的對象劃分，可以分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。從秘書工作的性質(zhì)劃分，可以分為黨政秘書、企業(yè)秘書、商務(wù)秘書等。從秘書業(yè)務(wù)的內(nèi)容劃分，可以分為行政秘書、機要秘書、文字秘書、事務(wù)秘書、會議秘書、公關(guān)秘書等。小提示根據(jù)秘書工作的行業(yè)特征還可以把秘書分為法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書等。秘書工作的不斷開展、秘書涵義的多重性質(zhì)等使秘書的分類也呈現(xiàn)多樣性，劃分中也存在著交叉、重復(fù)等問題。四、秘書的分級除了對秘書進行橫向分類外，還有一種縱向分級，一般通行的分法是將秘書從低到高分為初級秘書、中級秘書和高級秘書。我國《秘書國家職業(yè)標準》中，將秘書的職業(yè)等級分為五級秘書〔國家職業(yè)資格五級〕、四級秘書〔國家職業(yè)資格四級〕、三級秘書〔國家職業(yè)資格三級〕和二級秘書〔國家職業(yè)資格二級〕，并提出了相應(yīng)的工作要求。在商務(wù)秘書中，還有根據(jù)其承擔(dān)責(zé)任的大小和能力素質(zhì)的上下，將秘書分為助理級秘書、文書級秘書、執(zhí)行級秘書和行政級秘書等?！鲇?xùn)練1下面是《東方魔鬼辭典》中對“秘書〞和“文秘〞的解釋，請結(jié)合本節(jié)所學(xué)的根底知識對其作出評判。秘書1．不必打字好，只須線條好。2．董事太太的敵人。3．只消說“董事正在開會，何時結(jié)束很難說〞便可領(lǐng)取薪金的漂亮女子?！财凇衬彻疽晃恢心甓孪蜥t(yī)生訴說：“我最近總是感到疲憊不堪，心情煩躁，可仔細想想，又沒有什么毛病。〞醫(yī)生說道：“看來你的情況屬于過度疲勞。你是否可以減少一些活動？〞董事聽了醫(yī)生忠告，似乎并沒有和醫(yī)生想到一起，躊躇了一會兒說：“我有時也那么想，可就是難下這個決心……是辭退那個秘書呢，還是和老婆離婚……〞〔《東方魔鬼辭典》〕素養(yǎng)訓(xùn)練文秘1．沏茶倒水者的美稱。2．用化裝盒多于用筆的職工。3．最多的紀錄保持者。4．坐在椅子上等待結(jié)婚之人?！沧袷丶o律的秘書〕有人來到經(jīng)理辦公室，問秘書：“經(jīng)理在嗎？〞“您是哪兒的推銷員？或是，來收什么款項？要不是經(jīng)理的朋友？〞“噢，我是三者皆是。〞秘書聽后馬上說：“那樣的話，我告訴您，經(jīng)理現(xiàn)在開會，不能見您……他在國外出差，兩三周后才能回來……這第三個身份嗎……請，請您進來好啦。〞〔深通人性的女人〕實業(yè)家A：“你為什么把那么漂亮的秘書給辭了？〞B：“我對她說，我喜歡你，一分鐘后，她竟打出字來讓我簽名。〞〔《東方魔鬼辭典》〕■訓(xùn)練2根據(jù)以下的測試量表對自己是否適合從事秘書工作進行測量。你適合做秘書工作嗎？自我分析二十條：〔1〕你是不是認為，要當(dāng)元帥的士兵不一定是好士兵。〔2〕小時候，媽媽如果讓你去打醬油，買菜，再到郵局幫她寄信，回來的時候還要幫爸爸取放在朋友處的材料，你是不是習(xí)慣先很好地方案一下，再有條不紊地完成呢？〔3〕當(dāng)你工作的時候，你是不是說“上帝保佑，又到了星期一了〞?！?〕當(dāng)你考慮一個問題沒有答案的時候，能不能換個角度，甚至從逆向角度加以考慮?！?〕小時候，你能不能看一天的螞蟻搬家?！?〕你是不是更喜歡讓別人拿主意，你照著完成即可呢？〔7〕你無意中知道了別人的一個秘密，你總是能很好地保密?！?〕你從小就很喜歡和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的喜歡?！?〕你是否在做好一件事情之前，就開始很好地考慮后面的事情?！?0〕上學(xué)時，是否嘗試過騎自行車長途旅行？〔11〕小時候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你會幫助他做得更好?！?2〕當(dāng)你成功地完成一件事情后，功績卻記在了別人頭上，而你從不會很在意?！?3〕你從小就是個熱心腸的人，喜歡到處張羅?！?4〕說真的，你覺得自己雖然不是個作家但是文筆還真的不錯呢。〔15〕你從小就很細致，做事情一絲不茍?！?6〕你喜歡和比你強的人物在一起，并不覺得有壓力?！?7〕你有一項了不起的本領(lǐng)，那就是很善于彌補別人或者事情的缺乏?！?8〕你從小就會揣摩爸爸媽媽的心思，因此他們也總是夸你是個很懂事的孩子?！?9〕你的口才不錯?！?0〕你是不是總在看有什么事情需要做，不等人說，就主動完成。如果你具備其中的10條，恭喜你，你是塊當(dāng)秘書的好材料，可以當(dāng)秘書了。如果情況不是這樣，你又非常想當(dāng)秘書，不要緊，你可以從中獲得啟發(fā)，并在工作中不斷地鍛煉自己。閱讀材料“鐘點秘書〞成職場新寵〔詳見教材第頁〕工程二認知秘書職業(yè)化通過本工程的學(xué)習(xí)，你應(yīng)該：

充分認知秘書職業(yè)化的社會條件

正確認知秘書職業(yè)化的根本特征

深刻認知秘書職業(yè)化的本質(zhì)內(nèi)涵學(xué)習(xí)任務(wù)一、我國秘書職業(yè)化的過程我國秘書職業(yè)化的進程開始于20世紀80年代。這一階段還只能說是我國秘書職業(yè)化的自發(fā)階段。20世紀90年代后期開始實施秘書國家職業(yè)資格鑒定工作，那么標志著我國秘書職業(yè)化進入了自覺階段。以商務(wù)秘書為主體的職業(yè)階層的形成和壯大，秘書性效勞機構(gòu)的大量出現(xiàn)，秘書職業(yè)資格認證的廣泛開展，秘書職業(yè)教育的蓬勃開展等，都標志著我國秘書職業(yè)化日趨成熟，秘書已經(jīng)成為社會需求的不可缺少的一支職業(yè)大軍。知識準備二、我國秘書職業(yè)化的特征1．效勞對象多元化社會各行各業(yè)、各色人等，只要需要秘書提供輔助管理和綜合效勞，只要具備一定的財力，就都可以聘請和雇傭秘書。2．業(yè)務(wù)工作專門化秘書職業(yè)化不僅要求秘書是“雜家〞，更要求是“專家〞，要求其知識技能專業(yè)化。3．勞動價值商品化一是秘書靠自己的效勞質(zhì)量、數(shù)量和勞動辛苦程度來取得用人單位的報酬；二是秘書的勞動成果商品化，有些秘書的勞動成果是可以量化的。4．商務(wù)秘書女性化在我國，女秘書占優(yōu)勢的趨向是改革開放的結(jié)果，尤其隨著市場經(jīng)濟的深入開展，這一趨勢得到了強化。5．資格認定制度化秘書國家職業(yè)資格鑒定，將秘書職業(yè)設(shè)為四個職業(yè)等級，分別規(guī)定了相應(yīng)的工作要求及申報條件。秘書職業(yè)資格認定的制度化，標志著我國秘書職業(yè)化向前邁出了前所未有的一步。三、秘書職業(yè)化的本質(zhì)內(nèi)涵如果從職業(yè)化素質(zhì)的角度來看，職業(yè)化是為了到達職業(yè)的要求所具備的素質(zhì)和追求成為優(yōu)秀職業(yè)人的歷程。秘書職業(yè)化包括三層含義：一是具有職業(yè)精神，即秘書從業(yè)者應(yīng)該表達一種職業(yè)素養(yǎng)，主要包括誠信、敬業(yè)、責(zé)任心以及良好的道德品質(zhì)等；二是具備專業(yè)技能，即秘書從業(yè)者應(yīng)該掌握必需的專業(yè)技能和工作技巧；三是建立秘書職業(yè)行為標準，即具有本行業(yè)特定的行為標準和行為標準。職場箴言職業(yè)人的最大優(yōu)勢在于他的工作態(tài)度，而非局限于熟練的工作技能?！鲇?xùn)練2下面是臺灣秘書專家石詠琦在《談天才秘書》一書中談到的“秘書大趨勢〞，對你有何啟發(fā)？秘書大趨勢○企業(yè)界的秘書大致占全國秘書總?cè)藬?shù)的90%，而政府部門約占10%?！鹦跇I(yè)界的秘書會大量增加，行政秘書那么會逐漸勢微?！鸫笃髽I(yè)的秘書人數(shù)會減少?！鹈貢念^銜會改變?！鹈貢殑?wù)空缺最多，有很多的工作時機。秘書將扮演信息整合的工作者?！鸪吮仨毦哂忻貢墓ぷ骷寄苤?，編輯、公關(guān)、財務(wù)也是勢在必備之列?！鹑穗H關(guān)系非常重要，因為企業(yè)的層級減少，橫面加大?！鹩捎诶习逡庠富騻€人的準備及職務(wù)的空缺等因素，都會形成職場轉(zhuǎn)換的困難度增高?！鹳Y深秘書和新進秘書待遇上的差距很大，因為小秘書的工作很容易被取代。素養(yǎng)訓(xùn)練○認證制度很重要，希望能成立秘書基金會推動國內(nèi)秘書之認證制度。○語言能力仍然非常重要?！鹞磥砻駹I化的同步會加快，因此男性秘書的比例會相對增加?！饐紊砻貢娜藬?shù)增加?！鹄习迮c秘書將是快樂的合伙人，老板的年齡年輕化。工作上請給老板選擇題、避開是非題，工作將更順利推動?！鹈貢谄髽I(yè)內(nèi)部地位會降低，但社會地位卻會提高。