檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度范本

第頁共頁檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度范本第一章總則第一條為規(guī)范本單位的檔案管理工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范要求，制定本制度。第二條本制度適用于本單位的所有檔案管理工作，包括檔案的歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀等環(huán)節(jié)。第三條本單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：1.依法依規(guī)：遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策，確保檔案工作合法、合規(guī)。2.全面管理：建立健全檔案管理制度，保證對各類檔案的全面管理。3.科學(xué)分類：檔案按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類整理，方便管理和利用。4.安全保密：對涉密檔案和重要檔案進(jìn)行安全保密措施，防止泄密和丟失。5.權(quán)責(zé)一致：建立健全檔案管理的機(jī)構(gòu)和人員配備，明確職責(zé)分工。第二章檔案的歸檔工作第四條檔案的歸檔工作是指將文件和資料按照一定的規(guī)范，進(jìn)行分類、整理和歸檔，確保檔案的完整和有序。第五條檔案的歸檔工作應(yīng)當(dāng)按照以下步驟進(jìn)行：1.收集檔案：對文件、資料進(jìn)行收集，并按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.整理歸檔：對收集到的檔案進(jìn)行整理、編目并歸檔。3.制作檔案目錄：制作檔案目錄，方便后續(xù)的檔案檢索工作。4.標(biāo)識檔案盒：對已經(jīng)歸檔的檔案盒進(jìn)行標(biāo)識，包括檔案編號、歸檔時間等信息。第六條檔案的歸檔工作應(yīng)當(dāng)由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)，并要設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門。第三章檔案的保管工作第七條檔案的保管工作是指對已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行監(jiān)管和保管，確保檔案的安全和完整。第八條檔案的保管工作應(yīng)當(dāng)按照以下要求進(jìn)行：1.檔案柜要求：檔案柜應(yīng)當(dāng)符合防火、防潮、防塵等要求，并設(shè)置相應(yīng)的鎖具。2.檔案倉庫要求：檔案倉庫應(yīng)當(dāng)符合防火、防水、防災(zāi)害等要求，設(shè)備完備。3.溫濕度要求：檔案的保管環(huán)境要求溫濕度適宜，保證檔案不受損。4.安全防護(hù)：對涉密檔案和重要檔案要進(jìn)行額外的安全防護(hù)措施，確保安全。5.進(jìn)出記錄：對進(jìn)出檔案室或檔案倉庫的人員要進(jìn)行記錄，授權(quán)人員方可進(jìn)入。第九條檔案的保管工作應(yīng)當(dāng)由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)，并要進(jìn)行定期的巡檢和維護(hù)。第四章檔案的借閱工作第十條檔案的借閱工作是指對需要利用檔案的工作人員提供檔案的服務(wù)，確保檔案的有效利用。第十一條檔案的借閱工作應(yīng)當(dāng)按照以下要求進(jìn)行：1.借閱申請：工作人員在需要借閱檔案時，必須填寫借閱申請表并加蓋單位公章。2.檔案審批：對借閱申請進(jìn)行審批，并確定借閱期限和借閱數(shù)量。3.檔案借出：將批準(zhǔn)的借閱檔案交給申請人，并記錄借閱時間和歸還時間。4.借閱登記：借閱后的檔案要按照規(guī)定的流程進(jìn)行借閱登記，并記錄相關(guān)信息。第十二條檔案的借閱工作應(yīng)當(dāng)由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)，并要對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理。第五章檔案的保密工作第十三條檔案的保密工作是指對涉密檔案進(jìn)行加密和保護(hù)，確保檔案的安全和保密。第十四條檔案的保密工作應(yīng)當(dāng)按照以下要求進(jìn)行：1.密級劃定：對涉密檔案進(jìn)行密級劃定，并在檔案盒上明確標(biāo)注密級。2.保密措施：對涉密檔案要采取相應(yīng)的保密措施，包括加密存儲、限制借閱等。3.保密人員：對涉密檔案的管理應(yīng)當(dāng)由專門的保密人員負(fù)責(zé)，并進(jìn)行安全審計。第十五條涉密檔案的保密工作應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行，確保涉密檔案的安全。第六章檔案的登記工作第十六條檔案的登記工作是指對檔案的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行登記和備案，確保檔案的可追溯和可控。第十七條檔案的登記工作應(yīng)當(dāng)按照以下要求進(jìn)行：1.檔案登記：對檔案的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行登記，包括歸檔、借閱、保管等。2.登記內(nèi)容：檔案登記應(yīng)當(dāng)包括檔案編號、檔案名稱、檔案責(zé)任人等信息。3.登記備案：對檔案的登記信息進(jìn)行備案，確保檔案信息的完整和可查詢。第十八條檔案的登記工作應(yīng)當(dāng)由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)，并要定期進(jìn)行檔案管理的系統(tǒng)備份。第七章檔案的銷毀工作第十九條檔案的銷毀工作是指對已經(jīng)失去利用價值的檔案進(jìn)行銷毀，確保檔案不再存在。第二十條檔案的銷毀工作應(yīng)當(dāng)按照以下要求進(jìn)行：1.審批程序：對需要銷毀的檔案要經(jīng)過相應(yīng)的審批程序，并進(jìn)行書面?zhèn)浒浮?.銷毀方式：檔案的銷毀方式應(yīng)當(dāng)符合環(huán)保要求，并采用專門的銷毀設(shè)備。3.銷毀證明：對已銷毀的檔案要進(jìn)行銷毀證明，并記錄銷毀時間和銷毀數(shù)量。第二十一條檔案的銷毀工作應(yīng)當(dāng)由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)，并要對銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督和記錄。第八章附則第二十二條本制度自頒布之日起執(zhí)行，如有需要修改或補(bǔ)充的，經(jīng)本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后生效。第二十三條本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)歸本單位檔案管理部門所有。第二十四條本制度所規(guī)定的具體操作細(xì)則和流程由本單位檔案管理部門另