電子文檔管理與技巧

電子文檔管理與技巧總部：Jogger2006年8月29日1/10/20241培訓(xùn)目錄文件命名及存檔管理文件打印前的預(yù)備任務(wù)打印選項縮放功能的運用其它本卷須知1/10/202421、文件命名及存檔管理1.1文件命名及保管1.2文件的根本內(nèi)容1.3自動存檔的正確設(shè)置1.4文檔分類管理1/10/202431.1文件命名及保管1.1.1文件命名及保管的常規(guī)款式Word文件命名款式Excel文件命名款式文件命名后的正確顯示款式錯誤的文件命名款式1/10/202441.1文件命名及保管1.1.2本卷須知：文件一旦建立后應(yīng)立刻命名和保管以防喪失文件名必需與文件內(nèi)容相一致，否那么難以查找保管時應(yīng)分類存檔在復(fù)制同格式的文件編輯時，必需立刻更改文件名并保管，否那么會覆蓋并導(dǎo)致原文件喪失1/10/202451.2文件的根本內(nèi)容1.2.1文件內(nèi)容：文件名創(chuàng)建人創(chuàng)建/修訂日期1/10/202461.2文件的根本內(nèi)容1.2.2本卷須知：如文件需提交相關(guān)人員審核時，應(yīng)補充完好如文件超越一頁時，應(yīng)設(shè)置頁碼，以便識別日期“年月日〞的輸入必需完好。為防止錯誤，可直接從菜單“工具〞--“插入〞--“日期和時間〞直接輸入1/10/202471.3自動存檔的正確設(shè)置1.3.1Word自動保管款式設(shè)置點擊下拉菜單“工具〞--“選項〞翻開“選項〞后，選擇“保管〞對話框選擇“自動保管時間間隔〞對話框，設(shè)定好自已所需的時間單擊“確定〞按鈕1/10/202481.3自動存檔的正確設(shè)置1.3.2Excel自動保管款式設(shè)置選擇菜單“工具〞--“加載宏〞，系統(tǒng)彈出“加載宏〞對話框在“當前加載宏〞列表框中選中“自動保管〞復(fù)選框單擊“確定〞按鈕選擇“工具〞--“自動保管〞，系統(tǒng)彈出“自動保管〞對話框1/10/202491.3自動存檔的正確設(shè)置1.3.2Excel自動保管款式設(shè)置選中“自動保管時間間隔〞復(fù)選框〔該復(fù)選框是在a、b、c操作后產(chǎn)生的〕，在“分鐘〞框中，輸入希望Excel自動保管任務(wù)簿的時間間隔單擊“確定〞按鈕本卷須知：去除“保管前提示〞復(fù)選框，否那么Excel將在每次自動保管前顯示提示信息，用戶進展選擇確認后，才干繼續(xù)編輯，以免影響任務(wù)效率1/10/2024101.4文檔分類管理創(chuàng)建文件時應(yīng)按類型或性質(zhì)進展定義并創(chuàng)建好文檔，如創(chuàng)建“電子文檔管理與技巧〞培訓(xùn)教程文檔名，同時創(chuàng)建“培訓(xùn)〞文件夾對制造或接納的文件分類歸檔。保管文件時，直接將“電子文檔管理與技巧〞保管在〞培訓(xùn)〞文件夾中為節(jié)省和縮短查詢時間，建議大家在建立文件是盡量運用英文。當翻開分類文檔時，直接運用鍵盤輸入第一個字母即可找到對應(yīng)的文檔1/10/2024112、文件打印前的預(yù)備任務(wù)檢查文件內(nèi)容能否完好〔文件名/創(chuàng)建人/日期〕檢查拼寫，符號及語法能否正確〔尤其是英文資料〕檢查文件能否超頁〔超頁時需調(diào)整文件格式〕檢查文檔能否美觀合理〔字體盡量堅持一致〕檢查打印設(shè)備能否銜接且正常任務(wù)最終打印時必需進展打印預(yù)覽注：打印設(shè)備包括打印機，電源，紙張及銜接打印機的電腦1/10/2024123、打印選項縮放功能的運用3.1Word的操作步驟3.2Excel的操作步驟闡明：打印預(yù)覽時，如發(fā)現(xiàn)文件部分超邊〔即超頁〕或需打印在一頁時，可運用此項功能。1/10/2024133.1Word的操作步驟3.1.1操作步驟：選擇【文件】菜單下的【打印】命令；在翻開的“打印屬性〞設(shè)置框中，單擊“按紙型縮放〞設(shè)置項處的下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選中他需求的打印紙型；設(shè)置好縮放紙型后，單擊“確定〞按鈕。1/10/2024143.1Word的操作步驟3.1.2本卷須知：默許形狀下，打印機選中的是“無縮放〞類型；且“每頁的版數(shù)〞無須改動；在【文件】--【打印】--“屬性〞--【效果】--【正常尺寸的%(N)】的比例縮放，只能改動文檔整體比例，并不能改動頁數(shù)。1/10/2024153.2Excel的操作步驟選擇【文件】菜單下的【頁面設(shè)置】命令；在翻開的對話框中，單擊“縮放比例〞設(shè)置項處的對話框；設(shè)置好縮放比例后，單擊“打印預(yù)覽〞按鈕直到顯示了解效果；單擊“確定〞按鈕。1/10/2024164、其它本卷須知4.1“我的文檔〞位置的正確設(shè)置4.2妙用“格式刷〞4.3如何設(shè)置“頁眉與頁腳〞4.4在WORD中如何美化他的表格4.5充分發(fā)揚他的左右手—快捷鍵的運用1/10/2024174.1“我的文檔〞位置的正確設(shè)置4.1.1更改前款式4.1.2更改后款式4.1.3更改緣由4.1.4更改步驟1/10/2024184.1“我的文檔〞位置的正確設(shè)置4.1.1更改前款式即系統(tǒng)默許格式，C:\DocumentsandSettings\user\MyDocuments4.1.2更改后款式更改為非系統(tǒng)盤存儲，即將文檔存屬更改為“D:\MyDocuments〞或“E:\MyDocuments〞1/10/2024194.1“我的文檔〞位置的正確設(shè)置4.1.3更改緣由系統(tǒng)出現(xiàn)缺點時，系統(tǒng)盤默許的程序和文檔通常都會喪失或無法翻開，非系統(tǒng)盤文件普通不受影響注：什么是系統(tǒng)盤系統(tǒng)盤通常指的就是Window系統(tǒng)安裝后的硬盤區(qū)域，默許盤為C盤1/10/2024204.1“我的文檔〞位置的正確設(shè)置4.1.4更改步驟右擊桌面“我的文檔〞，選擇“屬性〞；選擇“屬性〞下的“目的文件夾〞，將原途徑“C:\DocumentsandSettings\user\MyDocuments〞更改為““D:\MyDocuments〞或“E:\MyDocuments〞更改時，彈出對話框“創(chuàng)建文件夾〞；點擊“是〞按鈕。1/10/2024214.2妙用“格式刷〞4.2.1什么是“格式刷〞4.2.2格式刷的原理及作用1/10/2024224.2.1什么是“格式刷〞“格式刷〞實踐上是一種特殊的復(fù)制、粘貼工具，主要用于對字符、段落和單元格的格式化1/10/2024234.2.2格式刷的原理及作用4.2.2.1任務(wù)原理將已設(shè)定好的樣本格式快速復(fù)制到文檔或任務(wù)表中需設(shè)置此格式的其它部分，使之自動與樣本格式一致。簡言之，“格式刷〞就是“刷〞格式用的，也就是復(fù)制格式用的4.2.2.2作用在進展版面格式的編排時，運用格式刷可以防止大量的反復(fù)性操作，大大提高任務(wù)效率。1/10/2024244.3如何設(shè)置“頁眉與頁腳〞選擇【視圖】菜單下的【頁眉和頁腳】命令。切換到【頁面】視圖，并出現(xiàn)【頁眉和頁腳】工具欄Word可經(jīng)過單擊工具欄上的【在頁眉和頁腳間切換】按鈕或者利用垂直滾動條向上、向下滾動，就可以在頁眉和頁腳之間切換Excel那么可直接在對話框中進展頁眉與頁腳切換在“頁眉與頁腳中〞輸入相關(guān)文字后，單擊【頁眉和頁腳】工具欄上的【封鎖】按鈕1/10/2024254.3如何設(shè)置“頁眉與頁腳〞本卷須知：可插入頁碼、日期和時間等作為文檔的頁眉或頁腳對于首頁、偶數(shù)和奇數(shù)頁，可運用不同的頁眉或頁腳附：頁眉與頁腳款式1/10/2024264.4在WORD中如何美觀表格4.4.1如何設(shè)置表格標題行反復(fù)選擇菜單欄“表格〞下“標題欄反復(fù)〞選項，那么從下頁標題欄自動反復(fù)，防止單頁閱讀時有針對性的查找和對比上下文1/10/2024274.4在WORD中如何美觀表格4.4.2“表格屬性〞的邊框、底紋和選項的運用選中要標注邊框或底紋的單元格后，然后選中相應(yīng)的線型，這樣便可以直接從預(yù)覽圖中查看效果有關(guān)“選項〞，主要用于更改文字與邊距的大小，一方面，有利于添加輸入更多文字；另一方面，更有利于調(diào)整整個文本的格式1/10/2024284.4在WORD中如何美觀表格4.4.3行與列距的設(shè)置方法別忘記最簡單易行的設(shè)置方法：直接選中整個表框，然后把鼠標放置在表格的右下角自在拉動，只到選擇適宜的位置放松鼠標即可；選中工菜單欄“表格〞的下拉菜單“自動調(diào)整〞進展行與列的自在設(shè)定；手動調(diào)整〔略〕1/10/2024294.5快捷鍵的運用假設(shè)希望快速完成需求頻繁執(zhí)行的義務(wù)，指定快捷鍵不失為一種非常好的方式，您只需按下鍵盤上的一個或多個按鍵，即可完成一項義務(wù)在操作過程中，要特別協(xié)調(diào)和利用好您的左右手，這樣操作會節(jié)省大量時間快捷鍵規(guī)那么〔略〕1/10/202430TheEnd!Thanksforyouallcoming!謝謝大家1/10/202431Word文件命名款式

1/10/202432Excel文件命名款式

1/10/202433文件命名后的正確顯示款式

1/10/202434錯誤的文件命名款式

1/10/202435Word自動保管設(shè)置步驟11/10/202436Word自動保管設(shè)置步驟21/10/202437Excel自動保管設(shè)置步驟11/10/202438Excel自動保管設(shè)置步驟21/10/202439Excel自動保管設(shè)置步驟31/10/202440Excel自動保管設(shè)置步驟41/10/202