檔案管理基礎(chǔ)知識

./檔案管理基礎(chǔ)知識機關(guān)檔案的管理：明確有關(guān)機關(guān)提交相應(yīng)文件整理、歸檔責(zé)任.收集、整理、歸檔日期和移交應(yīng)與立項準備,檔案應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)性.

1、確定歸檔范圍的原則.

2、確定檔案范圍的依據(jù).

3、對所形成的科技文件材料進行相應(yīng)鑒別工作.

4、對科技文件材料進行科技的分類、排列、編目和裝訂.

5、將科技文件材料組成案卷,并編目.

6、具備檔案的要求.文書的種類文員工作的基本職能之一就是文書處理,要做一個優(yōu)秀的文員,必須熟悉各種文書的涵義,特點以及格式.今天我們主要看看企業(yè)的文書種類.

在制作文書時,要根據(jù)發(fā)文對象和目的來選擇文書的種類.企業(yè)文書主要包括以下幾大類:

一:指令性文書,包括決定,批復(fù),意見等文書.

1:決定:用于對重要事件作出安排,獎懲,變更,或者撤消不適當(dāng)?shù)氖马?

2:批復(fù):用于答復(fù)下屬部門的請示事項.

3:意見:用于對重要問題提出見解和處理辦法.

二:曉喻性文書:包括通告,通知,通報等.

1:通知:用于批轉(zhuǎn)下屬部門的公告,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和非隸屬部門的公文,傳達要求個部門共同執(zhí)行的事項.

2:通報:用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況.

三:報請性文書:包括請示,報告等文種.

1:請示:用于向上級部門請求批示,批準的公文.

2:報告:用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復(fù)上級部門的詢問等.

四:洽商,記載性文書,包括函會議記錄等文書.

1:函:用于不相隸屬部門間洽談工作,詢問和答復(fù)問題,向有關(guān)主管部門請求,答復(fù),審批事項的公文.

2:會議紀要:用于記錄,傳達會議.議事情況的文種.是文員經(jīng)常會用到的文書.

以上是文員工作中最常見的文書種類,文員工作中需要按照具體事項來確定使用何種文書.〔四、文書處理的基本任務(wù)

1、文書的收發(fā)、登記和轉(zhuǎn)辦；

2、文件的打印和校對；

3、負責(zé)各種會議的通知；

4、文件材料的平時歸卷、保管和提供借閱；

5、文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；

6、為領(lǐng)導(dǎo)準備參考材料；

7、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù).

〔五、公務(wù)名稱和作用范圍

本局使用的公文主要有以下幾種：

1、請示：請示上級機關(guān)工作中給予指示或要求審核、批準和幫助解決的事項用"請示".

2、報告：向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)查詢、陳述意見,或?qū)ι霞壗晦k的事項報告處理結(jié)果等用"報告".

3、指示：對下屬單位和科室布置重要工作任務(wù),指導(dǎo)下級機關(guān)活動的原則、步驟和方法,用："指示".

4、命令：依照法律規(guī)定,在本委內(nèi)部發(fā)布法規(guī)、規(guī)定等重大行政經(jīng)濟措施,授予榮譽稱號,嘉獎所屬單位有功人員時,用"命令".

5、通知：轉(zhuǎn)發(fā)上級文件,批轉(zhuǎn)上級報告、紀要,傳達領(lǐng)導(dǎo)指示、布置工作,要求下級執(zhí)行或知道的事項,用"通知".

6、通報：推廣經(jīng)驗,表彰好人好事,制止違法亂紀行為,批評缺點錯誤,需要有關(guān)單位和人員知道的,用"通報".

7、布告、通告：對本委職工應(yīng)當(dāng)知道或應(yīng)當(dāng)遵守的事項,用"布告"；對一定范圍內(nèi)本局職工、機關(guān)、團體公布的一般事項,用"通告".

8、批復(fù)：對下屬機關(guān)請示或報告事項的答復(fù),用"批復(fù)".

9、公告：需要公布的重大事情,用"公告".

10、函：平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間,商洽工作、答復(fù)詢問、請求,用"函"；向下級機關(guān)的解釋、詢問、更正、催辦和答復(fù)某些事務(wù)性問題可用"涵".保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理：

<一>永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細則；4.董事會及股東會紀錄；5.財務(wù)報表；6.政府機關(guān)核準文件；7.不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書.

<二>10年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書.

<三>5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書.

<四>1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者.

<五>規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存.文件增列表.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔.第一章檔案管理基本知識

第一節(jié)名詞解釋

1、什么是檔案？

答：國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄.

2、什么是檔案工作？

答：管理檔案和檔案事業(yè)的活動.

3、什么是檔案統(tǒng)計？

答：對反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進行搜集、整理和分析的活動.

4、什么是歸檔？

答：辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程.

5、什么是案卷？

答：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位.

6、什么是檔案整理？

答：按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的過程.

7、什么是檔案立卷？

答：將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程.

8、什么是檔案實體分類？

答：根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類.

9、什么是檔號？

答：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼.

10、什么是文件？

答：國家機構(gòu)、社會組織或個人履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄.

11、什么是文本？

答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等.

12、什么是歸檔文件？

答：在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料.

13、什么是歸檔文件管理？

答：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化的過程.

14、什么是全宗號？

答：全宗號是指檔案館給立檔單位編制的代號.

15、什么是全宗指南？

答：介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具.是向利用者介紹和報道全宗構(gòu)成者〔立檔單位及其所形成檔案情況的工具書.

16、什么是專題指南？

答：介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具.

17、什么是檢索工具？

答：檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具,是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱.

18、什么是索引？

答：索引是指明檔案或目錄的某種特征,以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具.

19、什么是編目？

答：按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程.

20、什么是案卷目錄？

答：案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄.

21、什么是全引目錄？

答：全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄.

22、什么是分類目錄？

答：分類目錄是依所分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄.

23、什么是專題目錄？

答：專題目錄是按照特定專題以一定次序編制而成的一種檔案目錄.

24、什么是卷內(nèi)目錄？

答：登記卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷內(nèi)文件之前.

25、什么是電子文件？

答：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件.

26、什么是歸檔電子文件？

答：指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件.

27、什么是電子文件邏輯歸檔？

答：在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行,不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程.

28、什么是電子文件物理歸檔？

答：把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上,向檔案部門移交的過程.

29、什么是磁性載體文件？

答：磁性載體文件系指以磁性材料〔如磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶為信息載體的文件.

30、什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化？

答：利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計算機可閱讀使用的數(shù)字信息的過程.存儲格式一般為：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式.

31、什么是音像檔案？

答：記錄聲音或影像的檔案,包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等.

32、什么是照片檔案？

答：國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式和具有保存價值的歷史記錄.照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分.

33、什么是檔案編纂?

答：按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻的活動.

34、什么是檔案編研工作？

答：以保存的檔案資料為主要對象,以主動提供或報道檔案信息內(nèi)容為主要目的,在深入研究的基礎(chǔ)上,圍繞一定的題目范圍,對檔案文獻進行篩選和不同性質(zhì)、不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為不同形式的出版物,供有關(guān)方面利用.

35、什么是組織沿革？

答：系統(tǒng)記述一個機構(gòu)〔地區(qū)、行業(yè)體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料.

36、什么是大事記？

答：按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)所發(fā)生的重大事件和重要活動的一種檔案參考資料第二節(jié)綜合檔案管理

37、檔案管理的工作內(nèi)容是什么？

答：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動.

38、企業(yè)檔案部門依法應(yīng)履行哪些職責(zé)？

答：〔1貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

〔2統(tǒng)籌規(guī)劃并負責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；

〔3指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

〔4監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)〔含境外機構(gòu)的檔案工作.

39、違反《檔案法》的行為有哪些？

答：〔1損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

〔2擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

〔3涂改、偽造檔案的；

〔4擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；

〔5倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；

〔6不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；

〔7明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的；

〔8檔案工作人員玩忽職守、造成檔案損失的.

上述違反《檔案法》行為的都將依法給予行政處分.

40、檔案工作人員應(yīng)具備哪些基本素質(zhì)？

答：企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力.

41、完成檔案工作任務(wù)的條件是什么？

答：〔1行之有效的管理體制；

〔2設(shè)置相適應(yīng)的檔案機構(gòu)；

〔3具有一定數(shù)量的有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案干部隊伍；

〔4制定一系列規(guī)章制度、標準、規(guī)范；

〔5配備較完善的庫房、設(shè)備、提供充足的經(jīng)費.

42、完成檔案工作任務(wù)的手段是什么？

答：〔1行政手段：通過行政命令、規(guī)定,采取行政措施貫徹落實有關(guān)規(guī)范、標準；

〔2法律手段：依法治檔,維護檔案工作的正常秩序；

〔3經(jīng)濟手段：獎勵機制推動檔案各項工作；

〔4宣傳教育手段：提高檔案意識；

〔5指導(dǎo)咨詢手段：通報有關(guān)法規(guī)、標準、政策,答疑解惑、交流、具體指導(dǎo).

43、檔案的主要屬性有哪幾方面？

答：檔案的屬性是指檔案在社會中表現(xiàn)出來的固有特征、特點,它具有原始記錄性、信息性、文化知識性等幾個方面的主要屬性.

〔1原始記錄性是檔案的基本屬性

檔案是人們從事社會實踐活動的歷史記錄轉(zhuǎn)化而來的,是歷史的原始記錄,它直接、客觀地記錄了形成者的真實活動情況,具有原始記錄性.歷史怎樣發(fā)展,人們怎樣活動,檔案就怎樣記載.

〔2檔案的信息屬性

第一,檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類從事的社會實踐活動直接記錄在一定載體上,是原始的固定信息,能使事物的原貌和真象再現(xiàn),為人們提供依據(jù)性、憑證性的信息.

第二,檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一,處于"中介狀態(tài)".檔案作為信息的載體,一方面,對于信息的形成者來說,它是接收者和信息庫,不斷存貯、積累信息；另一方面,對于檔案利用者來說,它又是信息源,不斷輸出傳遞信息,處于中介狀態(tài).

第三,檔案信息面廣量大,內(nèi)容豐富.它與人們的社會實踐活動同步產(chǎn)生,隨著社會的發(fā)展與日俱增,是取之不盡、用之不竭的信息源泉.

〔3檔案的知識屬性

知識是人類對自然和社會運動形態(tài)與規(guī)律的認識與描述,是人們在社會實踐中積累起來的經(jīng)驗.檔案是人類認識和改造世界的歷史記錄,是人類知識的結(jié)晶.

44、檔案工作的"三納入"制度的具體內(nèi)容有哪些？

答：〔1納入企業(yè)各項工作計劃；

〔2納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程；

〔3納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制.

45、檔案工作的"四參加"制度的具體內(nèi)容有哪些？

答：〔1檔案部門或人員參加產(chǎn)品鑒定會；

〔2參加科研課題審定會；

〔3參加基建項目驗收會；

〔4參加設(shè)備開箱驗收.

46、檔案工作的"四同步"制度的具體內(nèi)容有哪些？

答：〔1下達計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步；

〔2檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料形成情況同步；

〔3驗收與鑒定項目文件材料同步；

〔4上報登記和評審獎勵項目與檔案部門出具項目文件材料歸檔情況證明同步.

47、歸檔制度由哪幾部分內(nèi)容構(gòu)成？

答：由三部分構(gòu)成,即歸檔時間、歸檔范圍、歸檔案卷質(zhì)量要求.

48、檔案工作一般應(yīng)制定哪些規(guī)章制度？

答：一般應(yīng)建立如下檔案工作制度：

〔1檔案管理規(guī)定；

〔2文件材料形成、積累、歸檔制度；

〔3文件材料歸檔范圍及保管期限表；

〔4檔案工作崗位責(zé)任制；

〔5檔案工作考核辦法；

〔6檔案借閱利用制度；

〔7檔案分類編號方案；

〔8檔案庫房管理制度；

〔9檔案鑒定銷毀制度；

〔10檔案保密制度；

〔11檔案統(tǒng)計制度；

〔12科技圖樣修改補充制度；

〔13特殊載體檔案管理制度等.

49、什么是文件資料的歸檔？

答：歸檔是文件資料轉(zhuǎn)換為檔案的過程,是辦理完畢具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門保存的過程.

已完成承辦過程既文件資料內(nèi)容所反映的事項等經(jīng)研究討論,已做出結(jié)論或批示、批注的文件材料才能作為檔案保存.

檔案是文件資料的精華,是經(jīng)人們鑒別、篩選后作為對日后各項工作活動有一定的參考、憑證等價值而保存的文件材料.

按照一定的原則和規(guī)律,經(jīng)過分類、組卷、編號、排列、編目等整理,移交到檔案部門集中保管和提供利用的文件資料.

50、文件材料轉(zhuǎn)換成檔案需具備哪些條件？

答：〔1文件材料運轉(zhuǎn)、承辦完畢的；

〔2對生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營管理等各項工作有查考、憑證、依據(jù)作用的；

〔3經(jīng)過分類、組合排列、編號、基本編目等系統(tǒng)整理的.

51、歸檔文件的整理原則是什么？

答：遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.

52、歸檔文件的質(zhì)量要求是什么？

答：〔1歸檔文件：應(yīng)為原件,文件材料歸檔后不得更改；

〔2永久、長期的電子文件：必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔；

〔3字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字認可手續(xù)完備；

〔4需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料〔紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等書寫、繪制；

〔5復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標定質(zhì)量的要求；

〔6錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；

〔7長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤.

53、各類文件材料應(yīng)何時歸檔？

答：各職能部門形成的管理性文件材料,一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；

工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項目、科研課題、基建項目文件材料在項目結(jié)束后三個月內(nèi)歸檔,時間長的項目可分為階段、分單位項目歸檔；

外購設(shè)備儀器或引進項目的文件資料在開箱驗收或接收后先登記,待安裝調(diào)試完后,隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔；

單位負責(zé)人和職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料,應(yīng)在公務(wù)活動結(jié)束后及時交有關(guān)人員歸檔；

會計文件材料在會計年度終了后歸檔,由財務(wù)部門保管一至三年,向檔案部門移交；

實行文擋一體化或采用計算機輔助設(shè)計技術(shù)形成的電子文件應(yīng)即時歸檔；

下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

〔1沒有及時歸檔的零散文件材料；

〔2變更、修改、補充的文件材料；

〔3設(shè)備儀器的維修文件材料；

〔4產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件材料；

〔5機構(gòu)變動或職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

〔6應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料；

〔7其他臨時活動中形成的文件材料.

54、文件材料的保管期限如何劃分？

答：文件材料的保管期限依據(jù)其查考利用價值的大小進行劃分,可分為永久、長期和短期.凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌,本單位需要長久利用的材料應(yīng)定為永久〔50年以上保存；凡是在相當(dāng)長的時間內(nèi)本單位需要查考利用的,應(yīng)定為長期〔16年至50年保存；凡是在較短時期內(nèi)本單位需要查考利用的,應(yīng)定為短期〔15年以下保存.各單位應(yīng)依據(jù)有關(guān)的規(guī)定和標準,結(jié)合單位的實際,制定本單位各類文件材料的保管期限表.

55、文書檔案以"件"為單位進行整理應(yīng)遵循的原則是什么？整理工作有哪些工作程序？排列文件順序的要求是什么？

答：〔1整理工作遵循的原則：遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用；

〔2整理工作程序：分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒；

〔3排列文件順序的要求：應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列.

56、電力企業(yè)檔案分類規(guī)則0-5類的文件材料以"件"為單位進行整理時,采用哪種分類方案為宜？

答：較適宜的分類方案：年度——問題——保管期限.

57、如何進行案卷編目？

答：按照一定規(guī)則進行檔案著錄并將條目組成目錄的過程,包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和備考表.

〔1案卷目錄：是檔案部門管理、統(tǒng)計、檢索、報道檔案內(nèi)容、成分等的基本檢索工具,亦是立卷單位與檔案部門交接檔案的依據(jù)和憑證〔可作為移交目錄.其項目包括案卷序號、檔號、保管期限、案卷題名等；

〔2卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前,其作用是為了介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容、成分、制發(fā)機關(guān)、文件編號、時間、題名等,便于利用者根據(jù)所需項目進行查閱、檢索.項目填寫內(nèi)容包括文件序號、責(zé)任者、文件編號、日期、文件題名、頁號；

〔3備考表：備考表排列在卷內(nèi)末頁之后,其作用是用以說明卷內(nèi)文件材料的情況,即卷內(nèi)文件材料狀況的記錄單.項目填寫內(nèi)容包括立卷人、檢查人、檢查日期、互見號.

58、如何加蓋檔號章？

答：〔1單份文件材料裝訂的案卷,需在卷內(nèi)每份文件材料上加蓋和填寫檔號章.項目內(nèi)容包括檔號、序號等；

〔2蓋于文件的右上角或上方的空白處,無空白處時,亦可蓋于文件反面右上角.

59、檔案文件裝訂的基本要求是什么？

答：裝訂時應(yīng)做到文件右下頁邊齊整,無倒頁；破損的需進行修復(fù)；去掉留存在文件材料上的金屬物；參差不齊的應(yīng)折疊為統(tǒng)一幅面,裝訂后的案卷做到整體美觀結(jié)實耐用.

60、卷盒脊背如何填寫？

答：填寫項目包括檔號、保管期限、案卷題名.

檔號：目錄號、分類號、案卷號〔暫用鉛筆填寫,移交后由接受單位統(tǒng)一正式填寫；

保管期限：已確定的案卷留存年限；

案卷題名：由立卷人擬寫的案卷題名〔需與案卷目錄中的題名相一致.

61、案卷封面如何填寫？

答：填寫項目包括立卷單位、起止日期、保管期限、檔號、案卷題名、密級.

62、如何準確擬寫案卷題名？

答：擬寫案卷題名應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容.其結(jié)構(gòu)應(yīng)完整、文字宜簡練.應(yīng)避免因堆砌組合每份文件材料的題名繁瑣冗長,同時也要杜絕因過于籠統(tǒng)而造成查找不便的困難.

擬寫案卷題名后,不要急于正式填寫在填充面或卷盒的脊背上,可臨時寫在稿紙上,待案卷經(jīng)過審查、調(diào)整,經(jīng)"加工"確定無誤后,再正式填寫.

63、如何編寫頁號？

答：案卷內(nèi)以有書寫內(nèi)容的頁面編寫.頁號編寫位置,正面在右下角,反面在左下角.案卷內(nèi)頁號順序均從"1"開始,用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標注,不裝訂的案卷,以件為單位,各件頁號均從"1"起編寫.

成套圖紙或印刷成冊的文件自成一卷的,原目錄可替代卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號.

兩張以上小幅面文件托裱在同一頁紙上的,按一頁編寫頁號.

案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號.

64、備考表中的"互見號"應(yīng)填寫哪些內(nèi)容？

答：互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號.檔號后應(yīng)注明檔案載體形式,并用括號括起.

65、基本建設(shè)項目檔案的圖紙怎樣折疊？

答：底圖的保管要求是"嚴禁折疊",所以,這里所說的圖紙指的是藍圖.藍圖機械強度比較好,往往幅面大小不一,一般采用折疊的方法保存.根據(jù)GB/T11822—2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定,圖紙折疊具體要求為：

〔1采用"手風(fēng)琴"式折疊法；

〔2圖面朝里,減少對圖樣的磨損；

〔3盡量避免在重要的圖樣處有折痕；

〔4不同幅面的圖紙,要統(tǒng)一折疊為國際標準A4型〔297mm×210mm大??；

〔5采用折角等方式將圖紙的標題欄露在右下角.

66、科技檔案與科技資料的區(qū)別？

答：〔1由于科技檔案與科技資料同本單位科技、生產(chǎn)活動的關(guān)系不同,區(qū)分時,首先要分析是否本單位科技、生產(chǎn)生活的直接形成材料,是否直接反映本單位的科技、生產(chǎn)活動的真實面貌.科技檔案材料主要是由本單位自己編制形成的,但與本單位科技、生產(chǎn)活動有直接關(guān)系的其它單位提供的、轉(zhuǎn)讓的、引進的、移交的科技文件材料,也都應(yīng)視為科技檔案材料,而不是資料.

〔2從科技檔案與科技資料的使用價值和作用的不同來分析.科技檔案具有工作考查和歷史憑證的作用,而科技資料僅具有一定的參考作用,不能起查考和憑證作用.科技檔案是原始的第一手材料,損失后無法彌補,而科技資料是復(fù)制來的資料,損失后尚可收集復(fù)制.

〔3科技檔案與科技資料從來源,整理方法到管理辦法均有所區(qū)別：科技檔案主要是本單位按歸檔制度歸檔的科技文件材料；科技資料則是從外單位通過交流、復(fù)制和購買而得到的.整理時科技檔案要求遵循自然形成規(guī)律,保持材料之間的有機聯(lián)系和成套性；科技資料沒有這種有機聯(lián)系.管理時科技檔案要比科技資料嚴密和完善得多.

67、科技檔案工作的基本任務(wù)是什么？

答：科技檔案工作是以科技檔案為研究對象和管理對象的一項專門業(yè)務(wù)工作.科技檔案工作的基本任務(wù)是：按照一定的原則和要求,科學(xué)地管理科技檔案,積極地開發(fā)科技檔案信息資源,及時準確地提供科技檔案為經(jīng)濟建設(shè)和科技研究工作服務(wù),為黨和國家的各項工作服務(wù).

科技檔案工作的基本任務(wù),主要是通過科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項業(yè)務(wù)工作來完成的.其中收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)工作,是為科技檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用創(chuàng)造條件的基礎(chǔ)工作.而對科技檔案進行開發(fā)利用,充分發(fā)揮科技檔案的作用,為發(fā)展生產(chǎn)力和經(jīng)濟建設(shè)科技研究工作服務(wù),則是整個科技檔案工作的目的.

68、科技檔案工作的性質(zhì)是什么？

答：科技檔案工作是一項以科技管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作,是堅持科學(xué)態(tài)度,提高科學(xué)技術(shù)管理水平的重要環(huán)節(jié),也是國家科學(xué)技術(shù)事業(yè)的一個組成部分.

69、如何確定科技檔案案卷的排列順序？

答：〔1案卷之間的排列順序

科研類：課題準備立項階段——研究實驗階段——總結(jié)鑒定階段——成果申報獎勵階段——推廣應(yīng)用階段等.

基建類：項目依據(jù)性文件材料——基礎(chǔ)性文件材料——工程設(shè)計〔含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計——工程施工——工程監(jiān)理——工程竣工驗收等.

設(shè)備類：設(shè)備依據(jù)性文件材料——外購設(shè)備開箱驗收〔自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收——設(shè)備安裝調(diào)試——隨機文件材料——設(shè)備運行——設(shè)備維護等.

以上為一般科技檔案案卷的排列順序.電力企業(yè)檔案案卷之間的排列順序,在《電力企業(yè)檔案分類表〔6-9類》的類目設(shè)置已基本排定,基本可按表中的類目設(shè)置的先后順序進行排列.

〔2案卷內(nèi)文件材料之間的排列順序

管理性文件材料：按問題的重要程度和事項、事物發(fā)展過程的先后順序排列.

文字和圖紙：按文字在前,圖紙在后的順序排列.

譯文和原文：按譯文在前,原文在后的順序排列.

70、一個立檔單位有哪此變化不影響全宗的劃分？

答：〔1立檔單位名稱的變更；

〔2立檔單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變；

〔3立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)的調(diào)整；

〔4立檔單位工作地點的變遷；

〔5立檔單位短期停止活動以后又恢復(fù).

71、檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容有哪些？

答：有檔案的登記和統(tǒng)計兩部分.包括檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記,檔案利用情況的登記,檔案機構(gòu)、人員與檔案構(gòu)成、管理和其它專門問題的統(tǒng)計.

72、提供利用檔案主要有哪些方式方法？

答：提供利用檔案主要有如下方式方法：

〔1設(shè)立閱覽室；

〔2檔案的借閱；

〔3咨詢服務(wù)；

〔4制發(fā)檔案的復(fù)制品；

〔5通過編印目錄、索引、文摘、簡介等進行檔案信息的報道或交流；

〔6編輯文件匯集；

〔7編寫參考資料；

〔8制發(fā)檔案證明；

〔9舉辦檔案展覽.

73、怎樣進行檔案的編研？

答：編研工作必須遵循一定的原則,具體應(yīng)該符合下列要求：

〔1檔案編研應(yīng)該充分考慮社會〔企業(yè)需要,為企業(yè)的中心工作服務(wù)；

〔2實事求是地維護檔案內(nèi)容的真實性,絕不允許歪曲和篡改檔案的現(xiàn)象發(fā)生；

〔3遵守國家的有關(guān)規(guī)定,編研工作的開展應(yīng)得到相應(yīng)部門的同意,公布檔案文件要經(jīng)過批準.

同時,檔案編研是一項研究性很強的工作,涉及檔案知識、歷史知識和其他多方面的知識,檔案編研對維護歷史真實面貌有重要意義,所以檔案編研還必須堅持實事求是的科學(xué)態(tài)度,編研過程中尊重歷史,尊重檔案原件的記載,尊重檔案編研的嚴肅性.

74、全宗指南的結(jié)構(gòu)及編制原則是什么？

答：〔1全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成.

封頁包括：全宗指南名稱、時間、全宗號.

正文包括：全宗