采購與應(yīng)付子系統(tǒng)課件

第四章采購與應(yīng)付子系統(tǒng)

本章從采購與應(yīng)付賬款循環(huán)的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流程入手，闡述該系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出等日常業(yè)務(wù)處理，以及該系統(tǒng)的其他與管理有關(guān)的模塊功能。學(xué)習(xí)目的描述采購業(yè)務(wù)流程說明采購業(yè)務(wù)中采用的控制措施掌握系統(tǒng)初始化的流程了解采購子系統(tǒng)內(nèi)部單據(jù)業(yè)務(wù)的關(guān)系及與總賬的聯(lián)系掌握采購子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)操作的流程參考教材及資料?會計(jì)信息系統(tǒng)?薛祖云主編，廈門大學(xué)出版社，2024年7月?電算化會計(jì)信息系統(tǒng)?胡仁昱、嵇俊康、郭宗文編著，清華大學(xué)出版社，2024年1月?會計(jì)信息系統(tǒng)?[美]GeorgeH.Bodnar著，清華大學(xué)出版社，2024年4月?金喋K/3標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)培訓(xùn)教材?金喋公司有限公司編，2024年1月?會計(jì)管理信息系統(tǒng)?楊周南主編，首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2024年1月第一節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述一、采購管理采購管理的目的：☆減少資金的占用☆減少經(jīng)營的風(fēng)險和存儲的本錢，把庫存減少到最低可接受程度采購管理的內(nèi)容：★實(shí)際采購量的控制★采購本錢的控制★貨款結(jié)算的控制二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo)〔一〕特點(diǎn)1、數(shù)據(jù)處理量大2、數(shù)據(jù)變化頻繁3、核算方法較復(fù)雜4、與存貨子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng)存在頻繁的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系〔二〕目標(biāo)1、采購核算與管理2、應(yīng)付賬款的核算與管理3、提供各種管理信息第二節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)流程分析一、采購業(yè)務(wù)流程采購是指選擇貨源、發(fā)出訂單、取得貨物或者獲得效勞的業(yè)務(wù)過程。其一般步驟如下：※決定需求※選擇貨源※請求報價※選擇供給商※發(fā)出購置訂單※驗(yàn)收貨物※確認(rèn)發(fā)票※付款ERP信息系統(tǒng)可以存儲和處理大量有關(guān)采購業(yè)務(wù)流程的信息。SAPR/3利用其材料管理模塊來支持采購業(yè)務(wù)，它為采購業(yè)務(wù)流程內(nèi)所需文件信息的建立和交換提供了一種在線且完全集成的系統(tǒng)。1、確定需求請購單是企業(yè)內(nèi)部建立的一種請求采購某種商品的文件記錄，其目的是為了保證企業(yè)在某一特定時點(diǎn)能夠及時使用?？梢允止ぞ幹普堎弳?，也可以由MRP〔物料需求方案〕系統(tǒng)自動編制請購單。MRP系統(tǒng)可以自動進(jìn)行相當(dāng)復(fù)雜的分析，根據(jù)客戶對貨物的需求以及客戶本身的生產(chǎn)進(jìn)程來決定是否有采購的必要。請購單一旦編制完成，就自動傳遞給有關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審批。2、選擇貨源系統(tǒng)自動檢查與供給商的供貨合同是否已經(jīng)簽訂。如果已簽訂了相關(guān)的合同，系統(tǒng)將核實(shí)所需的數(shù)量。如果還沒有簽訂相關(guān)的合同，那么編制一份報價請求文件。系統(tǒng)采用了許多技術(shù)方法來支持貨源選擇過程。它會自動監(jiān)測與供給商簽訂的綱要性協(xié)議書。系統(tǒng)保存了有關(guān)供給商、合同有效期以及限額數(shù)量等相關(guān)信息。系統(tǒng)會將已獲得批準(zhǔn)和未獲得批準(zhǔn)的貨源列表保存下來。根據(jù)以前保存下來的某項(xiàng)貨物的供給情況，選擇假設(shè)干個供給商，邀請其就所需貨物投標(biāo)。3、報價請求在選擇好假設(shè)干個供給商后，系統(tǒng)會自動生成一份報價請求文件。報價請求編完后傳遞給供給商，請其對所需貨物及勞務(wù)的價格及付款條件給予確認(rèn)。報價請求既可以采用紙質(zhì)文件的形式傳送，如傳真，也可以采用電子形式傳遞，如EDI。報價請求上還必須詳細(xì)說明申請的截止日期以及投標(biāo)的指導(dǎo)說明。問題：報價請求與請購單包含的信息是否相同？4、選擇供給商系統(tǒng)會自動將企業(yè)的采購要求與報價單中記錄的供給商的報價進(jìn)行比較，挑選出最適宜的供給商，然后向其他參與競標(biāo)但競標(biāo)失敗的供給商發(fā)出拒絕信。經(jīng)常要用專門的技術(shù)或經(jīng)驗(yàn)評估供給商。系統(tǒng)可以提供一種自動對供給商進(jìn)行評估的方法，可在采購業(yè)務(wù)流程中協(xié)助企業(yè)完成評估。報價信息會儲存在采購信息記錄中，以備將來參考。5、發(fā)出購置訂單購置訂單用來確定供給商，確認(rèn)訂購貨物名稱、數(shù)量、價格、交貨日期、交貨方式和付款方式。企業(yè)經(jīng)常會建立自己特定的系統(tǒng)，以便針對特定的請購單自動簽發(fā)購置訂單。如，系統(tǒng)可以在不超過規(guī)定的價格或者數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)下，自動簽發(fā)一張購置訂單。購置訂單的種類：﹡針對某一商品或勞務(wù)的購置訂單﹡有轉(zhuǎn)包合同性質(zhì)的購置訂單﹡有寄售性質(zhì)的購置訂單﹡有第三方購置訂單﹡存貨運(yùn)輸購置訂單綱要性協(xié)議書是企業(yè)與供給商簽訂的長期供貨的契約性意向書。其通常由信息要點(diǎn)和具體工程兩局部組成。〔1〕合同〔2〕進(jìn)度協(xié)議。一份進(jìn)度協(xié)議可以分假設(shè)干行工程分別列示，約定由企業(yè)制定一系列的進(jìn)度表，然后報送供給商，這樣對于進(jìn)度協(xié)議的每行工程都會建立一個滾動交貨進(jìn)度?！病皽?zhǔn)時制〞方式〕6、驗(yàn)收貨物收貨文件的編制方式：〔1〕當(dāng)貨物入庫時，由存貨管理系統(tǒng)編制〔2〕參考購置訂單編制收貨文件〔3〕先過賬到質(zhì)量檢測賬戶下，如果通過檢測，一個轉(zhuǎn)移性的過賬操作會將貨物從質(zhì)量檢測賬戶轉(zhuǎn)入存貨

在登記收貨文件后，系統(tǒng)會編制一份存貨文件，以反映實(shí)際可以使用的存貨究竟有多少。同時會形成相應(yīng)的會計(jì)記錄以反映總分類賬的處理。7、確認(rèn)發(fā)票在支付貨款前，必須根據(jù)收貨文件和原始的購置訂單文件對發(fā)票進(jìn)行檢查。對發(fā)票進(jìn)行確認(rèn)可以將材料管理和采購與系統(tǒng)的其他組成模塊〔賬務(wù)處理模塊和本錢控制模塊〕銜接在一起。當(dāng)發(fā)票確認(rèn)工作完成后，系統(tǒng)還可以自動將購置訂單、收貨文件與發(fā)票3份文件進(jìn)行核對。8、付款付款是按照購置訂單或者供給商控制記錄中詳細(xì)規(guī)定的方式和條件來執(zhí)行的。9、控制記錄系統(tǒng)中建立控制記錄，必須有其特定的目標(biāo)，能反映企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程。這些目標(biāo)通常以代碼來表示，為目標(biāo)設(shè)定的代碼包括假設(shè)干區(qū)域，分別確定公司、工廠、倉庫位置、購置機(jī)構(gòu)以及采購小組?！艄敬a確定了一個具有資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的會計(jì)實(shí)體?！艄S代碼用來確定某個獨(dú)立的場所。◆倉庫代碼用來確定貨物存放的具體位置。◆購置機(jī)構(gòu)代碼用來確定負(fù)責(zé)為某個或某幾個工廠協(xié)商購置事宜的單位?！舨少徯〗M代碼用來確認(rèn)對材料的具體采購或者材料的等級負(fù)責(zé)的個人和團(tuán)隊(duì)，采購小組是企業(yè)與供給商的主要聯(lián)系人。二、采購交易循環(huán)控制圖4-1〔a〕--〔c〕是一份采購業(yè)務(wù)流程圖中涉及的所有文件構(gòu)成的分析流程圖。在該流程中，最為突出的循環(huán)控制有：請購、采購、應(yīng)付賬款、現(xiàn)金支出、總分類賬?！惨弧痴堎彙矀}儲〕請購單一定要經(jīng)過最初提出申請的部門的審核準(zhǔn)備請購單請購單處理請購單采購查核貨物收貨的處理收貨報告應(yīng)付賬款收貨報告交付單收貨采購數(shù)據(jù)庫圖4-1〔a〕采購業(yè)務(wù)流程〔二〕采購采購過程如何完成取決于公司采購職能的集中化程度。采購部門選擇好供給商后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請購單編制一份購置訂單，并把其副本送交供給商。應(yīng)付賬款、請購以及收貨部門在接下來的訂單處理過程中將會分別接觸并處理購置訂單。請購單準(zhǔn)備訂單選擇供給商訂單的處理采購訂單供給商采購數(shù)據(jù)庫供給商發(fā)票發(fā)票的查核發(fā)票應(yīng)收賬款圖4-1〔b〕采購〔三〕收貨收貨部門可以直接處理購置訂單，并將其與從供給商處運(yùn)來的貨物進(jìn)行核對。收貨程序要求對運(yùn)到的貨物進(jìn)行獨(dú)立清點(diǎn)，并編制收貨報告。清點(diǎn)過程可以使用獨(dú)立盤點(diǎn)或盲點(diǎn)。供給商交付單盲點(diǎn)交付單倉庫與采購訂單匹配輸入收貨信息采購數(shù)據(jù)庫訂單處理收貨報告?zhèn)}庫圖4-1〔c〕收貨〔四〕倉儲倉儲部門在收貨部門之后再次確認(rèn)貨物已經(jīng)收到，具體做法是簽收收貨報告，并傳遞給應(yīng)付賬款部門。對所購貨物的接收進(jìn)行獨(dú)立的檢查確認(rèn)，是采購業(yè)務(wù)流程的一個重要控制點(diǎn)。〔五〕應(yīng)付賬款記錄一次采購業(yè)務(wù)必須具備4種相關(guān)的文件記錄〔原始憑證〕：請購單、購置訂單、收貨報告、發(fā)票。付款活動中使用憑單系統(tǒng)是對采購業(yè)務(wù)采取的一種必要的控制措施。憑單系統(tǒng)控制外的控制措施：1、收貨職能要與貨物的保管職能別離。在授權(quán)付款之前，必須要收到收貨職能和保管職能兩方面確實(shí)認(rèn)。2、負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的職員只能處理與其有關(guān)的文件，不能單獨(dú)接觸貨物或現(xiàn)金。3、請購單應(yīng)當(dāng)由采購部門以外的部門單獨(dú)進(jìn)行復(fù)查。4、發(fā)票在送交應(yīng)付賬款部門之前，要交采購部門進(jìn)行必要的復(fù)查和核準(zhǔn)5、采購條件一般應(yīng)由采購部門以外的其他部門來評價是否恰當(dāng)6、存貨記錄應(yīng)當(dāng)及時更新，以便能客觀反映實(shí)際收到的存貨數(shù)量〔六〕采購業(yè)務(wù)流程中的誠信問題購置訂單和收貨報告可以控制個別的采購活動，但不能對整個業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的控制。整個采購業(yè)務(wù)流程的控制焦點(diǎn)集中在采購方和供給商關(guān)系的老實(shí)性上。大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)為，通過書面的政策和程序手冊來控制采購業(yè)務(wù)流程是可行的，也是必需的。采購政策中要求公平競價，可以通過使用報價請求文件來保證公平競價。采購方必須通過簽發(fā)報價請求來要求供給商競價。采購方收到供給商提供的報價后，將有關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔，由采購經(jīng)理進(jìn)行檢查。評價和選擇供給商報價的方法一般是基于供給商本身的特征，這被稱為供給商評分方案?！财摺彻┙o商評分方案當(dāng)需要對假設(shè)干個獨(dú)立評價者的意見做出一個客觀的評價時，也就是說，同一系統(tǒng)內(nèi)多種評價混合在一起時，使用選擇供給商的特征評分法是可行的。特征評分法的步驟：確認(rèn)并列示評價中所包含的供給商的各種特征根據(jù)重要性和客觀性原那么，為每個特征設(shè)定一個權(quán)數(shù)每個評估者對每個供給商的各項(xiàng)特征進(jìn)行排序，在1~10分內(nèi)打分將每項(xiàng)特征的分?jǐn)?shù)乘以其預(yù)先設(shè)定的權(quán)數(shù)，然后加總得到每個供給商的最終分?jǐn)?shù)三、現(xiàn)金支出〔貨款支付〕業(yè)務(wù)流程通常情況下，支票用于大額現(xiàn)金支出，而貨幣支出那么僅限于從定額備用金中的小額提取?，F(xiàn)金支出業(yè)務(wù)流程中的主要控制特征包括：使用憑單系統(tǒng)來支持支票的提取，批準(zhǔn)支付與實(shí)際付款的職能別離，獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表?！惨弧硲?yīng)付賬款應(yīng)付賬款部門會接觸到現(xiàn)金支出所涉及的文件。這些文件經(jīng)過檢查和完整性確認(rèn)，進(jìn)一步編制成付款憑單。請購單采購訂單收貨報告發(fā)票恢復(fù)文檔采購數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)備憑單憑單處理憑單支票憑單日記賬憑單總賬現(xiàn)金支出在到期日憑單登記簿應(yīng)付賬款〔二〕現(xiàn)金支出〔貨款支付〕現(xiàn)金支出部門從應(yīng)付賬款部門取得有關(guān)的支票和憑單，在對支票和憑單進(jìn)行必要的檢查后，在支票上簽字蓋章，將相關(guān)憑單注銷并按號碼整理歸檔。憑單支票憑單在支票上簽字憑單支票憑單支票簽字后取消憑單過賬支票登記簿憑單支票控制匯總總賬直接付款應(yīng)付賬款貨款支付〔三〕總分類賬總分類賬部門從應(yīng)付賬款部門接到日記賬憑證，從現(xiàn)金支出部門接到控制總額。將兩個金額比較核對，確定一致后記入總分類賬?？刂茀R總?cè)沼涃~憑證出納應(yīng)付賬款比較過賬總賬處理控制匯總?cè)沼涃~憑證總賬總賬登記四、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件〔一〕根底數(shù)據(jù)文件供給商檔案文件、部門檔案文件、結(jié)算方式文件、付款條件文件、存貨檔案文件等〔二〕業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件1、采購訂單文件2、入庫單文件3、采購發(fā)票文件4、付款單文件5、應(yīng)付賬款文件第三節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)代碼

及其主要功能模塊一、數(shù)據(jù)代碼設(shè)計(jì)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)代碼有存貨代碼、存貨類別代碼、倉庫代碼、部門代碼、供給商代碼等。采購及存貨子系統(tǒng)中有關(guān)采購、應(yīng)付賬款的所有數(shù)據(jù)處理都是圍繞供給商這個中心環(huán)節(jié)而設(shè)計(jì)的。必須為每一個供給商進(jìn)行編碼。供給商代碼一般也采用群碼方式進(jìn)行設(shè)計(jì)，以便根據(jù)采購管理、往來賬管理和提供各種采購信息的需要進(jìn)行分類、匯總。供給商編碼一般應(yīng)包括供給商所屬國家、地區(qū)以及供給商單位性質(zhì)等信息?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢凉┙o商序號城市或地區(qū)區(qū)號區(qū)域編碼用10位代碼表示供給商代碼的編碼規(guī)那么二、系統(tǒng)主要功能模塊系統(tǒng)主要功能模塊應(yīng)包括：◆初始化模塊◆業(yè)務(wù)單據(jù)輸入◆業(yè)務(wù)處理◆賬表輸出◆自動轉(zhuǎn)賬◆系統(tǒng)維護(hù)第四節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化設(shè)置初始化設(shè)置是為用戶在計(jì)算機(jī)上處理自己企業(yè)的采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)提供一個適宜的運(yùn)行環(huán)境而設(shè)計(jì)的模塊，其目的是使通用的采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)能夠適應(yīng)本企業(yè)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)的管理需要，同時，也提供了企業(yè)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理發(fā)生時對已有的設(shè)置進(jìn)行修改的平臺。初始化設(shè)置主要內(nèi)容包括：供給商檔案設(shè)置、部門檔案設(shè)置、職員檔案設(shè)置、結(jié)算方式設(shè)置、付款條件設(shè)置、采購類型設(shè)置、單據(jù)設(shè)計(jì)以及年初建賬等。第五節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入〔一〕數(shù)據(jù)輸入的類型1、初始數(shù)據(jù)的輸入2、和其他子系統(tǒng)集成時自動調(diào)入數(shù)據(jù)3、日常交易數(shù)據(jù)的輸入〔二〕采購訂單的輸入----P129圖4-7〔三〕入庫單與退貨單的輸入----P131圖4-8〔四〕采購發(fā)票的輸入----P140圖4-9〔五〕付款單的輸入----P131圖4-10〔六〕日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入的控制二、數(shù)據(jù)處理〔一〕自動轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)根據(jù)日常業(yè)務(wù)處理輸入數(shù)據(jù)，自動生成相應(yīng)的憑證，通過自動轉(zhuǎn)賬功能傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中?！捕巢少徑Y(jié)算1、自動采購結(jié)算2、手工采購結(jié)算〔三〕往來核銷1、自動核銷業(yè)務(wù)號勾對、逐筆勾對、總額勾對2、手工勾對三、賬表輸出與系統(tǒng)維護(hù)〔一〕賬表輸出1、統(tǒng)計(jì)類報表采購訂貨明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、采購明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、增值稅抵扣表、費(fèi)用明細(xì)表等2、分析類報表訂單執(zhí)行情況表、結(jié)算明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、貨到票未到明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、在途存貨余額表、暫估入庫余額表等〔二〕系統(tǒng)維護(hù)▲數(shù)據(jù)備份▲數(shù)據(jù)恢復(fù)▲口令修改▲獲取外部數(shù)據(jù)案例：你受雇于ABC有限公司，審核其采購、接收、庫存以及原材料發(fā)放的內(nèi)部控制。你對ABC有限公司流程的描述如下：主要由昂貴的電子元件組成的原材料存放在一個上鎖的庫房里。庫房人員包括一名監(jiān)督員和四名職員。他們都經(jīng)過訓(xùn)練、很有能力，并且購置了保險。只有經(jīng)過生產(chǎn)部門某個領(lǐng)班書面的或口頭的授權(quán)，才可以從庫房轉(zhuǎn)移原材料。由于沒有采用永續(xù)盤存制，庫房職員沒有記錄貨物的接收與發(fā)放。為了彌補(bǔ)永續(xù)盤存記錄的短缺，庫房職員在很好的監(jiān)督下，每月進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，并且在進(jìn)行存貨盤點(diǎn)的時候采取了適當(dāng)?shù)某绦颉Ｔ趯?shí)物盤點(diǎn)之后，庫房監(jiān)督員把盤點(diǎn)的數(shù)目與預(yù)先定好的追加訂購水平相匹配。如果給定部件的數(shù)目小于追加訂購水平，監(jiān)督員將在材料請求單上輸入部件編號，然后將其發(fā)送給應(yīng)付賬款職員。應(yīng)付賬款職員為每個預(yù)先定好的追加訂購量準(zhǔn)備采購訂單，然后把采購訂單寄給最近一次采購部件的供給商。當(dāng)訂購的材料到達(dá)ABC公司時，庫存部門職員進(jìn)行接收。職員盤點(diǎn)貨物，并對照提貨單上的貨物進(jìn)行核實(shí)。將所有供給商的提貨單簽名、標(biāo)注日期，然后歸檔，作為收貨報告保存在倉儲部門。要求：〔1〕編制一個邏輯業(yè)務(wù)流程圖〔2〕編制一個分析流程圖〔3〕描述內(nèi)部控制的缺陷，并為ABC有限公司的采購、收貨、庫存以及原材料發(fā)放流程推薦一些改進(jìn)措施。庫房應(yīng)付賬款記賬員供給商生產(chǎn)領(lǐng)班存貨再訂購標(biāo)準(zhǔn)收貨提貨單書面或口頭授權(quán)清點(diǎn)收貨報告材料需求清單購置訂單生產(chǎn)部門倉儲部門應(yīng)付賬款供給商領(lǐng)料單領(lǐng)料單批準(zhǔn)發(fā)料定期盤點(diǎn)盤點(diǎn)報告確定再訂購點(diǎn)物料需求清單物料需求清單確定購置單購置訂單選擇供給商購置訂單發(fā)貨提貨單提貨單驗(yàn)貨缺陷改進(jìn)措施1、有某個生產(chǎn)部門領(lǐng)班的口頭授權(quán)，原材料就可以從庫房轉(zhuǎn)移。2、ABC公司每月進(jìn)行實(shí)物的手工盤點(diǎn)并不能彌補(bǔ)永續(xù)盤存系統(tǒng)的缺陷。月底庫存的數(shù)量并不能用到下個月盤點(diǎn)的時候。如果公司將盤點(diǎn)考慮到追加訂購水平的設(shè)定上，將意味著一筆較大的存貨投資。1、只有經(jīng)過被授權(quán)