中小企業(yè)會計檔案管理工作中存在的問題與對策

隨著社會經(jīng)濟環(huán)境的快速發(fā)展，我國的中小企業(yè)在繁榮的市場中脫穎而出，在創(chuàng)造企業(yè)價值的過程中也產(chǎn)生了各種各樣的原始會計檔案，這些會計檔案也將為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供參考價值。會計檔案的管理工作是財務(wù)會計部門工作的一項重要內(nèi)容，國家對會計檔案管理工作的要求也做出了明確規(guī)定，讓各類企業(yè)意識到會計檔案的重要性，而中小企業(yè)限于自身條件，對會計檔案管理還只是停留在保存階段，沒有發(fā)揮其經(jīng)濟效益。因此有必要結(jié)合自身實踐工作經(jīng)驗，對會計檔案管理中存在的問題及對策進(jìn)行探討。一、中小企業(yè)加強會計檔案管理的重要性（一）會計檔案記錄能夠為管理層決策提供依據(jù)會計檔案中的會計憑證及會計賬簿可以全面、連續(xù)、準(zhǔn)確的記錄企業(yè)發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)軌跡，根據(jù)記錄的信息加工整理生成財務(wù)會計報告，給企業(yè)管理層提供當(dāng)前的財務(wù)信息與歷史財務(wù)信息進(jìn)行對比，分析企業(yè)經(jīng)營活動的變化規(guī)律，給企業(yè)的經(jīng)營決策提供分析數(shù)據(jù)，為企業(yè)未來發(fā)展指明道路，也有利于社會監(jiān)督部門（工商、稅務(wù)、外部審計機構(gòu)）檢查企業(yè)是否遵守國家法律、法規(guī)、財務(wù)會計制度等提供證據(jù)。（二）通過對會計檔案的管理，可以加強企業(yè)財務(wù)人員的責(zé)任心專業(yè)的會計人員應(yīng)遵守國家法律、法規(guī)、財務(wù)會計制度和會計人員職業(yè)道德，根據(jù)財務(wù)會計制度進(jìn)行賬務(wù)處理，依法照章納稅，避免企業(yè)違法經(jīng)營。而會計人員是否遵守國家法律、法規(guī)、財務(wù)會計制度的相關(guān)規(guī)定可以從以下兩個方面的檢查中發(fā)現(xiàn)：一是在日常的財務(wù)工作中檢查；二是通過檢查、復(fù)核歷史財務(wù)會計檔案資料。通過以上兩條路徑檢查會計人員的工作是否盡職盡責(zé)，揭露隱藏的問題，對會計人員的違規(guī)行為進(jìn)行責(zé)任追究，迫使會計人員在日常工作中隨時保持責(zé)任心。（三）可以為企業(yè)經(jīng)濟活動中發(fā)生的違約事件向仲裁機構(gòu)提供重要證據(jù)企業(yè)在正常的經(jīng)營活動中與交易對方難免會發(fā)生不同程度的經(jīng)濟糾紛，當(dāng)糾紛發(fā)生時雙方不能協(xié)商解決，只能通過仲裁或法院判決時，企業(yè)就必須向相關(guān)機構(gòu)提供必要的資料以證明自己的合法權(quán)益，會計檔案資料就是維護(hù)正常權(quán)益的證據(jù)之一。（四）會計檔案是明確責(zé)任、分析判斷事故原因的重要證據(jù)一項經(jīng)濟活動從發(fā)生到完結(jié)是一系列的活動過程，會計檔案記錄了全部過程，經(jīng)專業(yè)的會計人員收集、記錄、加工整理成一套完整的會計檔案。保存完整的會計檔案信息，能對以前發(fā)生的各項經(jīng)濟事項提供精確的數(shù)據(jù)，事后對經(jīng)濟事項有任何問題都可以通過查找會計檔案來加以綜合分析，確定相關(guān)經(jīng)濟責(zé)任主體，對其進(jìn)行追責(zé)提供佐證資料。同時，也給社會監(jiān)督機構(gòu)在監(jiān)督檢查過程中提供原始證據(jù)，為企業(yè)預(yù)測未來經(jīng)濟活動奠定基礎(chǔ)。二、會計檔案管理的具體內(nèi)容及表現(xiàn)形式會計檔案的內(nèi)容繁多，具體內(nèi)容有會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、納稅申報表、銀行賬戶開立和變更等信息資料、銀行流水、對賬單、余額調(diào)節(jié)表、專用發(fā)票抵扣聯(lián)以及與財務(wù)相關(guān)的合同等其他資料。具體來說，包括以下幾個大類。（一）會計憑證會計憑證是企業(yè)記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生、明確經(jīng)濟責(zé)任的最基礎(chǔ)的會計檔案，包括反映業(yè)務(wù)發(fā)生的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。（二）會計賬簿會計賬簿是指由統(tǒng)一格式、相互關(guān)聯(lián)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，進(jìn)行全面、連續(xù)、系統(tǒng)的記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的各項業(yè)務(wù)，企業(yè)會計賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等其他輔助性簿等。（三）財務(wù)會計報告財務(wù)會計報告是指企業(yè)向財務(wù)報告使用者提供地反映企業(yè)某一特定日期的財務(wù)狀況的資產(chǎn)負(fù)債表；某一會計期間的經(jīng)營成果的利潤表；反映現(xiàn)金流走向的現(xiàn)金流量表；對股東分配企業(yè)經(jīng)營成果的所有者權(quán)益變動表；以及在報表中未能反映，但對財務(wù)報表使用者有輔助說明的報表附注等總結(jié)性文件。（四）納稅申報表納稅申報表是企業(yè)向國家稅務(wù)局申報并繳納其所處行業(yè)按規(guī)定應(yīng)繳納稅種的會計資料，企業(yè)納稅申報表按企業(yè)類型分為一般納稅人和小規(guī)模納稅人，各自申報和保存的資料也不相同，本次探討的會計資料均以一般納稅人企業(yè)為依據(jù)。（五）其他會計資料其他會計資料是指與會計核算、會計監(jiān)督緊密相連的，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)會計核算資料，包括銀行流水、對賬單、余額調(diào)節(jié)表、銀行稅務(wù)工商辦理及變更資料、與財務(wù)相關(guān)的合同和審計報告、專用發(fā)票抵扣聯(lián)及其他具有保存價值的會計資料。三、中小企業(yè)會計檔案管理工作中存在的問題（一）中小企業(yè)管理層及財務(wù)人員對會計檔案管理意識淡薄中小企業(yè)的目的是追求利益最大化，管理者往往認(rèn)為會計檔案管理不能給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益，只會造成成本的增加，對會計檔案的意識都停留在業(yè)務(wù)發(fā)生后將原始憑證作為記賬依據(jù)，匯總形成財務(wù)報告，就完成了使命，對后期的文件整理、歸檔工作完全忽視。很多中小企業(yè)沒有將會計檔案管理納入企業(yè)日常活動，造成文件隨意堆放，會計檔案資料不全，給企業(yè)后續(xù)發(fā)展道路埋下了隱患。（二）企業(yè)對會計檔案管理工作沒有制度約束中小企業(yè)由于其自身規(guī)模的制約以及管理者思想意識的不足，一般都沒有根據(jù)國家對檔案管理的要求制定一套與企業(yè)相適應(yīng)的財務(wù)檔案管理制度，更缺乏對現(xiàn)代電算化會計檔案資料管理的相關(guān)規(guī)定和具體操作流程，造成企業(yè)在檔案管理工作中沒有明確的指導(dǎo)方向，對檔案管理工作內(nèi)容不明確，會計檔案信息化管理更是一無所知，也沒有專人進(jìn)對檔案進(jìn)行整理和管理，現(xiàn)存會計檔案存放地點環(huán)境不利于資料的長期存放，容易造成自然毀損。（三）保存的會計檔案資料不完整、不連續(xù)、不規(guī)范中小企業(yè)的會計檔案管理工作一般都由會計人員兼職，而會計人員也只對自己工作范圍內(nèi)的會計憑證、賬簿、財務(wù)報告和納稅申報資料整理歸檔，對其他會計檔案資料沒有納入會計檔案范圍內(nèi)，對這些資料都是置之不理的。財務(wù)人員自行保管的會計檔案封面或檔案盒信息填寫不完整，沒有會計人員簽章，會計報告和納稅申報資料沒有按月打印歸檔，年度資料不齊全。（四）對納稅申報表及會計報表等資料僅保存電子版，無紙質(zhì)存檔資料由于會計人員日?；A(chǔ)工作比較繁重，且在現(xiàn)階段的實際工作中絕大部分的會計工作都為電子化操作，故對有電子版的會計檔案都不再整理留存紙質(zhì)資料。特別是會計賬簿、財務(wù)報告、納稅申報表等。會計賬簿、財務(wù)報告都只保存在財務(wù)核算系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)崩盤所有歷史資料都將無從查找，將給企業(yè)造成很大的麻煩。對于納稅申報資料大家都覺得反正國家稅務(wù)局系統(tǒng)中隨時可以查看，但企業(yè)不知道的是，如果企業(yè)注銷后國家稅務(wù)局的系統(tǒng)企業(yè)是進(jìn)不去的。（五）缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員會計檔案管理也是一項專業(yè)性較強的工作，鑒于中小企業(yè)管理層對會計檔案管理意識不清，出于成本效益的考慮原則，在檔案管理方面很少投入，所用檔案保管人員多為綜合管理部門人員兼職，他們都沒有檔案管理基本知識，在實踐工作中沒有方法和規(guī)章可指導(dǎo)，更不會運用科學(xué)合理的方法，造成企業(yè)會計檔案歸檔不規(guī)范，與財務(wù)部門交接檔案時只是照單點數(shù)，給企業(yè)未來發(fā)展帶來隱患。會計工作電算化的普及促進(jìn)著會計檔案信息化管理工作的進(jìn)程，會計檔案信息化管理也是中小企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，急需中小企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)化會計檔案信息化管理人才。四、中小企業(yè)會計檔案管理工作存在問題的解決措施（一）加強公司領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對會計檔案管理工作的認(rèn)知鑒于中小企業(yè)全體人員對會計檔案管理缺乏認(rèn)知，企業(yè)管理層應(yīng)帶頭在企業(yè)內(nèi)部宣傳、普及會計檔案管理工作的相關(guān)知識及在企業(yè)發(fā)展道路中的作用，使全體員工明白會計檔案不只是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的發(fā)生，列舉會計檔案在企業(yè)的發(fā)展中起到的作用。如：為企業(yè)日后活動數(shù)據(jù)分析，預(yù)測未來發(fā)展機遇，制定企業(yè)總體發(fā)展戰(zhàn)略，總結(jié)經(jīng)驗提供參考依據(jù)等。通過這些舉措使企業(yè)全體人員意識到檔案管理工作的重要性，從而加強檔案管理工作。（二）制定會計檔案管理辦法，設(shè)立會計檔案信息化管理操作規(guī)則為了規(guī)范會計檔案的管理工作，企業(yè)應(yīng)根據(jù)財政部和國家檔案管理局共同發(fā)布的《會計檔案管理辦法》《會計電算化工作規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身條件，建立一套完善的符合企業(yè)目前經(jīng)營狀況的會計檔案管理制度和具體操作規(guī)則。首先，要明確會計檔案的具體內(nèi)容，分類歸檔、按年裝訂成冊的會計檔案可以由會計人員保管一年，一年期限屆滿后在紀(jì)委或其他監(jiān)察部門的監(jiān)督下及時將會計檔案移交至公司綜合檔案管理部門。其次，對已交接的會計檔案需要調(diào)閱的，都應(yīng)該制定調(diào)閱流程，說明調(diào)閱原因，明確規(guī)定調(diào)閱手續(xù)及審批權(quán)限，企業(yè)外部人員調(diào)閱會計檔案需提供其身份證明后經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可調(diào)閱，會計檔案原則上不能外借，特殊原因必須外借的應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，外借人員應(yīng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入檔案的安全完整，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。再次，隨著會計電算化的全面普及，會計檔案紙質(zhì)保存已過渡到信息化管理，中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)其自身條件，建立相應(yīng)的計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，配備計算機、復(fù)印機、掃描儀、服務(wù)器等先進(jìn)的硬件設(shè)施，配備電算化專業(yè)人才，對會計電算化信息及時備份，確保電算化會計檔案信息的安全。最后，對會計檔案的管理人員必須明確指定，出納人員不得兼管會計檔案管理工作，保管人員應(yīng)遵守保密制度，不得擅自出借和隨意透露檔案內(nèi)容，更不得擅自涂改有關(guān)檔案，并對其管理權(quán)限和責(zé)任具體要求，以確保企業(yè)會計檔案工作能夠有序進(jìn)行。（三）完善會計檔案內(nèi)容，規(guī)范檔案管理工作具體事項中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)會計檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定收集真實、合法的會計檔案資料，進(jìn)行分類歸集，對電子報銷憑證要同時收集紙質(zhì)和電子憑證，同時對已報銷的憑證單獨建立臺賬，避免出現(xiàn)一張憑證多次報銷的情況。會計憑證按照編號順序按月裝訂成冊，封面上填寫公司名稱、年度、月份、起止號碼、會計主管和裝訂（經(jīng)辦）人簽章等內(nèi)容。在年度賬務(wù)處理完畢后應(yīng)及時編制財務(wù)會計報告，并打印會計賬簿歸檔；裝訂成冊的財務(wù)報告封面上應(yīng)填寫公司名稱、報告名稱、所屬年月以及計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)人、會計主管和裝訂（經(jīng)辦）人簽章等內(nèi)容。在月度、季度、半年度賬務(wù)處理完畢后，及時編制財務(wù)會計報告并按要求歸檔。按規(guī)定在電子稅務(wù)局系統(tǒng)申報的各類申報資料也應(yīng)在每期申報成功后打印紙質(zhì)資料裝訂成冊。對其他會計資料也應(yīng)按年月，分類單獨裝訂成冊，為企業(yè)保存全面、連續(xù)、系統(tǒng)的財務(wù)會計檔案資料。（四）對電子會計檔案及時備份并打印紙質(zhì)資料存檔會計電算化已全面普及，會計人員也從繁瑣的手工賬務(wù)處理中解脫，只需簡單地將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電算化系統(tǒng)中，再由系統(tǒng)輸出最終結(jié)果。會計人員應(yīng)及時對最終結(jié)果完成紙質(zhì)資料的整理裝訂。對所有整理歸檔的會計檔案按年、按檔案內(nèi)容分類建立一套完整的會計檔案臺賬，以備隨時查看。（五）加強會計檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，提高其素質(zhì)在經(jīng)濟飛速發(fā)展的過程中，企業(yè)會計檔案管理人員不僅要提高檔案管理的專業(yè)知識，還需培養(yǎng)與時俱進(jìn)的會計檔案信息化管理人才。企業(yè)應(yīng)為會計檔案管理人員定期提供學(xué)習(xí)專業(yè)知識和提高職業(yè)道德素養(yǎng)的機會，增強保密意識，對在檔案管理過程中獲悉的商業(yè)秘密守口如瓶；關(guān)注會計檔案存放環(huán)境的安全性，對檔案存放的地點、文件柜等都要做到防火、防潮、防盜，安裝災(zāi)害發(fā)生時的提前預(yù)報系統(tǒng)；提高檔案管理的業(yè)務(wù)能力，給企業(yè)的檔案管理工作營造一個良性的運行環(huán)境。對于通過培訓(xùn)還不能勝任工作要求的人員應(yīng)及時更換，為企業(yè)組建一支高效的檔案管理團隊，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)服務(wù)。五、結(jié)束語隨著社會信息化的發(fā)展，會計電算化的普及，會計檔案也在向電