IT項目采購管理

IT工程采購管理工程采購管理√工程采購管理包括從工程組織外部采購或獲得所需產(chǎn)品、效勞或成果的各個過程。工程組織既可以是工程產(chǎn)品、效勞或成果的買方，也可以是賣方。不僅僅是買回東西，要重視采購管理的過程和質(zhì)量。采購必須要滿足技術(shù)與質(zhì)量的要求，同時應(yīng)滿足經(jīng)濟(jì)性或價格合理的要求。過程：采購方案編制；編制詢價方案；詢價；招標(biāo)〔賣方選擇〕；合同管理；合同收尾；工程采購管理工程采購管理包括合同管理和變更控制過程。通過這些過程，編制合同或訂購單，并由具備相應(yīng)權(quán)限的工程團(tuán)隊成員加以簽發(fā)，然后再對合同或訂購單進(jìn)行管理。工程采購管理還包括管理外部組織〔買方〕為從執(zhí)行組織〔賣方〕獲取工程產(chǎn)品、效勞或成果而簽發(fā)的合同，以及管理該合同所規(guī)定的工程團(tuán)隊?wèi)?yīng)承擔(dān)的合同義務(wù)。本章要點(diǎn)14.1工程采購和合同管理的定義14.2采購方案編制14.3編制詢價方案14.4招標(biāo)14.5供方選擇14.6合同管理14.7合同收尾工程采購管理從工程外采購工作所需的產(chǎn)品、效勞或成果的完整的購置過程。工程采購管理的過程√〔1〕采購方案編制。采購什么，何時采購，如何采購。〔2〕編制詢價方案。記錄工程對產(chǎn)品、效勞或成果的需求，并且尋找潛在的供給商?！?〕詢價、招投標(biāo)。獲取適當(dāng)?shù)男畔?、報價、投標(biāo)書或建議書?！?〕供方選擇。審核建議書或報價，在潛在的供給商中選擇，并與選中者談判最終合同?！?〕合同管理和收尾。合同√合同指對雙方都具有約束力的協(xié)議書，使賣方有義務(wù)提供規(guī)定的產(chǎn)品、效勞或成果，使買方有義務(wù)提供貨幣或其他有價值的對價。因應(yīng)用領(lǐng)域的不同，合同也可被稱作協(xié)議、分包合同或采購訂單。合同需要更嚴(yán)格的批復(fù)過程。審批的主要目標(biāo)是確保合同語言所描述的產(chǎn)品、效勞或成果滿足既定的工程需求。工程采購管理過程涉及的各種活動構(gòu)成合同的生命期。合同一個復(fù)雜的工程可以同時或按順序管理多個合同或者分包合同，單項合同的生命期可在工程的生命期的任何階段結(jié)束。賣方可稱為承包商、分包商、銷售商、效勞供給商或者供給商。買方可稱為客戶、顧客、總包商、承包商、采購組織、政府機(jī)構(gòu)、效勞需求者或采購方。工程采購管理定義√PMI：從工程外購置或獲取工作所需的原材料、產(chǎn)品、貨物和效勞的過程。有效規(guī)劃、管理和控制工程采購過程稱為工程采購過程管理。工程采購管理1、工程采購什么產(chǎn)品通用性；可獲取性；經(jīng)濟(jì)性；2、采購的時機(jī)3、采購的方式招標(biāo)；非招標(biāo)；4、工程相關(guān)產(chǎn)品采購數(shù)量5、工程采購本錢的制約因素本章要點(diǎn)14.1工程采購和合同管理的定義14.2采購方案編制14.3編制詢價方案14.4招標(biāo)14.5供方選擇14.6合同管理14.7合同收尾編制采購方案√涉及是否需要采購、如何采購、采購什么、采購多少以及何時采購。該過程也包括考慮潛在賣方的過程，特別是在買方希望對發(fā)包決策施加一定的影響或控制的情況下。同時，也應(yīng)考慮由誰負(fù)責(zé)獲得或持有法律、法規(guī)或組織政策要求的任何相關(guān)許可證或?qū)I(yè)執(zhí)照。工程進(jìn)度方案可對采購規(guī)劃過程造成重大影響。該過程包括風(fēng)險考慮。采購方案編制的輸入√1、企業(yè)環(huán)境因素2、組織過程資產(chǎn)3、工程范圍說明書4、工作分解結(jié)構(gòu)5、工作分解結(jié)構(gòu)詞匯表6、工程管理方案*風(fēng)險登記冊*與風(fēng)險相關(guān)的合同協(xié)議*資源要求*工程進(jìn)度方案*活動費(fèi)用估算*費(fèi)用基準(zhǔn)采購方案編制的工具和技術(shù)√1、自制-外購分析2、專家判斷3、合同類型自制-外購分析√指判斷由執(zhí)行組織“自行生產(chǎn)某種特定產(chǎn)品或效勞〞和“從外部直接購置該產(chǎn)品或效勞〞哪種方式能夠節(jié)約本錢的一種管理技術(shù)，用于決定是在組織內(nèi)部制造某些產(chǎn)品或效勞，還是從組織外部購置這些產(chǎn)品或效勞。自行生產(chǎn)還是采購；如決定采購，那么購置或租賃；分析包括直接費(fèi)用和間接費(fèi)用自制-外購分析的結(jié)果從一個或多個賣方那里購置工程的全部產(chǎn)品或效勞；從一個或多個賣方那里購置工程的大局部產(chǎn)品或效勞；從一個或多個賣方那里購置工程的少局部產(chǎn)品或效勞；內(nèi)部自制所有的產(chǎn)品或效勞，不做任何外部采購；合同類型√信息系統(tǒng)工程工程合同通常兩種分類方式：一是按信息系統(tǒng)范圍劃分；二是按工程付款方式劃分。按范圍劃分1〕總承包合同。發(fā)包人把工程建設(shè)從開始立項、論證、施工到竣工的全部任務(wù)，一并發(fā)包給一個具備資質(zhì)的承包人。2〕單項工程承包合同。發(fā)包人將信息系統(tǒng)工程建設(shè)的不同任務(wù)，分包發(fā)包給不同承包人。3〕分包合同?？偝薪▎挝粚⑵涑邪囊痪植炕蚰硯拙植吭侔l(fā)包給子承包人。承包人只能將自己承包的局部工程分包給具有相應(yīng)資質(zhì)條件的分包人，分包工程必須經(jīng)過發(fā)包人同意。按工程付款方式劃分本錢補(bǔ)償合同〔Cost-reimbursablecontracts〕此類合同向賣方支付為完成工作而發(fā)生的全部合法實際本錢〔可報銷本錢〕，外加一筆費(fèi)用作為賣方的利潤?？們r合同或總包合同〔Fixed-priceorlump-sumcontracts〕此類合同為既定產(chǎn)品或效勞的采購設(shè)定一個總價工時和材料合同〔單價合同〕〔TimeandMaterial(T&M)contracts〕也叫工時與材料合同〔T&M〕，該料合同是兼具本錢補(bǔ)償合同和總價合同的某些特點(diǎn)的混合型合同。在不能很快編寫出準(zhǔn)確工作說明書的情況下，經(jīng)常使用工料合同來增加人員、聘請專家以及尋求其他外部支持。本錢補(bǔ)償類合同1本錢加本錢百分比〔CPPC:CostPluspercentageofcost〕〔CPF〕2本錢加固定費(fèi)用〔CPFF:CostPlusFixedFee〕3本錢加獎金〔CPIF:CostPlusIncentiveFee〕

本錢加本錢百分比CPPC預(yù)計本錢=10萬，%=15那么預(yù)計總價=11.5萬如果實際本錢增至20萬那么總價=23萬本錢加固定費(fèi)用CPFF為賣方報銷履行合同工作所發(fā)生的一切可列支本錢，并向賣方支付一筆固定費(fèi)用，該費(fèi)用以工程初始本錢估算的某一百分比計算。費(fèi)用只能針對已完成的工作來支付，并且不因賣方的績效而變化。除非工程范圍發(fā)生變更，費(fèi)用金額維持不變。預(yù)計本錢=10萬，%=15那么預(yù)計總價=11.5萬如果實際本錢增至20萬那么總價=21.5萬本錢加獎金CPIF為賣方報銷履行合同工作所發(fā)生的一切可列支本錢，并在賣方到達(dá)合同規(guī)定的績效目標(biāo)時，向賣方支付預(yù)先確定的鼓勵費(fèi)用。預(yù)計本錢=10萬，利潤1萬，獎勵分配80/20如果按照預(yù)計本錢完成，那么總價=11萬如果實際本錢降至8萬，那么總價=8+1+(10－8)*20%=9.4萬固定價格合同固定價格加獎勵費(fèi)〔FPI:FixedPricePlusIncentiveFee〕固定總價〔FFP:FirmFixedPrice〕固定價格加獎勵費(fèi)FPI目標(biāo)價格：100萬最高價格：120萬賣方利潤：10萬分享比例：70/30例一：實際本錢80萬，那么總價=80+10+(100-80)*30%=96萬例二：實際本錢150萬，那么總價120萬固定總價FFP目標(biāo)價格：100萬例一：實際本錢80萬，那么總價=100萬例一：實際本錢150萬，那么總價100萬單價〔工時和材料〕合同在不能很快編寫出準(zhǔn)確工作說明書的情況下，經(jīng)常使用工料合同來增加人員、聘請專家以及尋求其他外部支持。這類合同與本錢補(bǔ)償合同的相似之處在于，都是開口合同，合同價因本錢增加而變化。在授予合同時，買方可能并未確定合同的總價值和采購的準(zhǔn)確數(shù)量。如同本錢補(bǔ)償合同，工料合同的合同價值可以增加。另一方面，由于合同中確定了一些參數(shù)，工料合同又與固定單價合同相似。當(dāng)買賣雙方就特定資源類別的價格〔如高級工程師的小時費(fèi)率或某種材料的單位費(fèi)率〕取得一致意見時，買方和賣方就預(yù)先設(shè)定了單位人力或材料費(fèi)率〔包含賣方利潤〕。甲方風(fēng)險合同類型與相應(yīng)的風(fēng)險CPPCCPFFCPIFFPIFFP乙方風(fēng)險高高采購方案編制的輸出√1、采購管理方案2、工作說明書SOW3、自制或外購決策4、請求的變更采購管理方案√采購管理方案描述如何管理從編制采購文件直到合同收尾的各個采購過程。采購清單；采用什么類型的合同？評判標(biāo)準(zhǔn)；采購職責(zé)；采購文件；賣方管理；協(xié)調(diào)工作；SOW√工作說明書是對工程所要提供的產(chǎn)品或效勞的表達(dá)性的描述。對內(nèi)部工程而言，工程發(fā)起者或投資人基于業(yè)務(wù)需求，或產(chǎn)品或效勞的需求提出工作說明書。對外部工程而言，工作說明書作為投標(biāo)文檔的一局部從客戶那里得到，如：邀標(biāo)書，投標(biāo)的信息，或作為合同的一局部得到。SOW√工作說明書是一份簡短的文檔。它既不是一份設(shè)計文檔，也不是一份完整的法律合同。SOW的作用是奠定工作范圍,開始定義最終產(chǎn)品。SOW保證客戶與高層管理者能充分評審并批準(zhǔn)工作陳述，然后才有可能切實地著手進(jìn)行工程的其他活動。一份SOW獲得批準(zhǔn)，便應(yīng)對這份文檔進(jìn)行版本控制，并將它作為軟件工程方案的一局部。SOW的主要內(nèi)容√〔1〕業(yè)務(wù)需求：一個組織的業(yè)務(wù)需求可能基于需求的培訓(xùn)，市場需要，技術(shù)的進(jìn)步，法律的要求和政府的標(biāo)準(zhǔn)；〔2〕產(chǎn)品范圍描述：技術(shù)工程所要創(chuàng)立的產(chǎn)品的需求以及產(chǎn)品或效勞的特性。通常產(chǎn)品需求在工程的啟動過程中并不是很詳細(xì)，在后續(xù)的過程中隨著產(chǎn)品的特性的明晰會逐漸細(xì)化。這些需求也要記述工程所創(chuàng)造的產(chǎn)品或效勞與業(yè)務(wù)要求或其他因其產(chǎn)品要求的刺激因素之間的關(guān)系。雖然產(chǎn)品需求文檔的形式和實質(zhì)內(nèi)容各不相同，但它應(yīng)該總是保持足夠詳細(xì)以支持后續(xù)的工程規(guī)劃?！?〕戰(zhàn)略方案：所有工程支持組織的戰(zhàn)略目標(biāo)〔執(zhí)行組織的戰(zhàn)略方案作為工程選擇的一個要素來考慮〕。本章要點(diǎn)14.1工程采購和合同管理的定義14.2采購方案編制14.3編制詢價方案14.4招標(biāo)14.5供方選擇14.6合同管理14.7合同收尾編制詢價方案√該過程為下一步招標(biāo)所需要的文件做準(zhǔn)備，并確定選擇供方所需要的評定標(biāo)準(zhǔn)。編制詢價方案涉及編寫支持詢價所需要的各種文件，這種文件被統(tǒng)稱為“采購文件〞。這些文件主要用于一些潛在的承包商或者是向潛在的賣方征求建議書，征求報價。采購什么？潛在的供方？各家商務(wù)和技術(shù)特點(diǎn)？何時招標(biāo)？如何選擇供方？合同的形式與格式？編制詢價方案的輸入√1、采購管理方案2、合同工作說明書SOW3、自制或外購決策4、工程管理方案編制詢價方案的工具和技術(shù)√1、標(biāo)準(zhǔn)表格2、專家判斷編制詢價方案的輸出√1、采購文件用來得到潛在賣方的報價建議書2、評估標(biāo)準(zhǔn)3、合同工作說明書〔更新〕采購文件√投標(biāo)邀請函；邀標(biāo)書；請求建議書；請求報價單；招標(biāo)公告；磋商邀請函；合同方回函；常用：請求建議書〔RFP〕。建議書通常用于以技術(shù)能力或技術(shù)方法等作為主要考慮因素請求報價單〔RFQ〕。標(biāo)價與報價通常用于選擇賣方的決策以價格為根本考慮因素RFP請求建議書〔方案建議書〕RFP很大程度上等同于招標(biāo)文件一份好的RFP是工程采購管理的關(guān)鍵RFQRequestForQuoting報價邀請書〔請求報價單〕根據(jù)價格選擇供給商時用于征求潛在供給商報價的文件。簡單產(chǎn)品招標(biāo)；其他詢價文件征求供給商意見書〔RequestForInformationRFI〕投標(biāo)邀請書〔InvitationForBidIFB〕招標(biāo)通知洽談邀請書承包商初步建議征求書評估標(biāo)準(zhǔn)√供方選擇標(biāo)準(zhǔn)通常是采購文件的一局部。制定這些標(biāo)準(zhǔn)是為了對賣方建議書進(jìn)行評級或打分。對建議書進(jìn)行評級和打分。對需求的理解？總本錢？技術(shù)能力？管理方式？技術(shù)方案？財務(wù)能力？……本章要點(diǎn)14.1工程采購和合同管理的定義14.2采購方案編制14.3編制詢價方案14.4詢價〔招標(biāo)〕14.5供方選擇14.6合同管理14.7合同收尾詢價√合同管理人員將在工程經(jīng)理指導(dǎo)下使用采購文件向潛在的賣方進(jìn)行詢價。Requestsellerresponse。是指從潛在的賣方那里獲得建議書〔或報價〕的過程。詢價就是從可能的承包商那里確定誰有資格完成工作，誰有資格提供所需要的商品，相當(dāng)于供方資格確實認(rèn)。詢價的輸入√1、組織過程資產(chǎn)2、采購管理方案3、采購文件詢價的工具和技術(shù)√1、投標(biāo)人會議發(fā)包會；供給商會議；競標(biāo)會議；2、廣告3、制定合格賣方清單詢價的輸出√1、合格賣方清單不管有沒有現(xiàn)成的名單可以利用，工程團(tuán)隊也可建立自己的賣方貨源。2、采購文件包3、建議書建議書是賣方準(zhǔn)備的文件，說明賣方提供所需產(chǎn)品的能力和意愿。本章要點(diǎn)14.1工程采購和合同管理的定義14.2采購方案編制14.3編制合同14.4招標(biāo)14.5供方選擇14.6合同管理14.7合同收尾招投標(biāo)〔1〕招標(biāo)〔InvitationtoTender〕。是指招標(biāo)人〔買方〕發(fā)出招標(biāo)通知，說明采購的商品名稱、規(guī)格、數(shù)量及其他條件，邀請投標(biāo)人〔賣方〕在規(guī)定的時間、地點(diǎn)按照一定的程序進(jìn)行投標(biāo)的行為。程序一般為：招標(biāo)者刊登廣告或有選擇地邀請有關(guān)廠商，并發(fā)給招標(biāo)文件，或附上圖紙和樣品；投標(biāo)者按要求遞交投標(biāo)文件；然后在公證人的主持下當(dāng)眾開標(biāo)、評標(biāo)，以全面符合條件者為中標(biāo)人；最后雙方簽訂承包或交易合同。招標(biāo)分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)。〔2〕投標(biāo)〔SubmissionofTender〕。是與招標(biāo)相對應(yīng)的概念，它是指投標(biāo)人應(yīng)招標(biāo)人的邀請或投標(biāo)人滿足招標(biāo)人最低資質(zhì)要求而主動申請，按照招標(biāo)的要求和條件，在規(guī)定的時間內(nèi)向招標(biāo)人遞價，爭取中標(biāo)的行為。招投標(biāo)〔3〕開標(biāo)。招標(biāo)單位在規(guī)定的時間、地點(diǎn)內(nèi)，在有投標(biāo)人出席的情況下，當(dāng)眾公開拆開投標(biāo)資料(包括投標(biāo)函件)，宣布投標(biāo)人(或單位)的名稱、投標(biāo)價格以及投標(biāo)價格的修改的過程。開標(biāo)一般在公證員的監(jiān)督下進(jìn)行?！?〕評標(biāo)。評標(biāo)即是對所有的投標(biāo)書進(jìn)行審查和評比的過程?！?〕中標(biāo)。招標(biāo)投標(biāo)法規(guī)定，中標(biāo)人確定后，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。中標(biāo)通知書對招標(biāo)人和中標(biāo)人具有法律效力。中標(biāo)通知書發(fā)出后，招標(biāo)人改變中標(biāo)結(jié)果的，或者中標(biāo)人放棄中標(biāo)工程的，應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)法律責(zé)任。招投標(biāo)〔6〕標(biāo)底。標(biāo)底是招標(biāo)工程的預(yù)期價格，能反映出擬建工程的資金額度，以明確招標(biāo)單位在財務(wù)上應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)?！?〕議標(biāo)。目前，我國實踐中特別是在建筑領(lǐng)域里有一種使用較多的采購方法，被稱為“議標(biāo)〞，實質(zhì)上即為談判性采購，是采購人和被采購人之間通過一對一談判而最終到達(dá)采購目的的一種采購方式，不具有公開性和競爭性，因而不屬于招投標(biāo)法所稱的招標(biāo)投標(biāo)采購方式。招標(biāo)人及權(quán)利和義務(wù)√權(quán)利；義務(wù)；招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)〔法律地位、權(quán)利和義務(wù)〕；招標(biāo)方式〔公開招標(biāo)；邀請招標(biāo)；〕投標(biāo)；開標(biāo)；中標(biāo)；相關(guān)的法律責(zé)任〔法律責(zé)任概念、招標(biāo)人的責(zé)任、投標(biāo)人的責(zé)任、其他相關(guān)人的責(zé)任〕；?中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法?招標(biāo)程序√一般來說，招標(biāo)投標(biāo)需經(jīng)過招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)與定標(biāo)等程序。招標(biāo)人采用公開招標(biāo)方式的，應(yīng)當(dāng)發(fā)布招標(biāo)公告；招標(biāo)人采用邀標(biāo)方式的，應(yīng)當(dāng)向三個以上具備承擔(dān)招標(biāo)工程的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請書。招標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)工程的具體情況，可以組織潛在投標(biāo)人踏勘工程現(xiàn)場。投標(biāo)人投標(biāo)。開標(biāo)。評標(biāo)。確定中標(biāo)人。訂立合同。本章要點(diǎn)14.1工程采購和合同管理的定義14.2采購方案編制14.3編制合同14.4招標(biāo)14.5供方選擇14.6合同管理14.7合同收尾供方選擇√指接受投標(biāo)書或建議書，并根據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)選擇一個或多個可接受的合格供給商?！苍u標(biāo)〕建議書：技術(shù)方案商務(wù)方案管理供方選擇的輸入√1、組織過程資產(chǎn)2、采購管理方案3、評估標(biāo)準(zhǔn)4、采購文件包5、建議書6、合格賣方清單7、工程管理方案供方選擇的工具和技術(shù)√1、加權(quán)系統(tǒng)〔常用〕2、獨(dú)立估算3、篩選系統(tǒng)4、合同談判在合同簽字前，對合同的結(jié)構(gòu)與要求加以澄清，取得一致意見。5、賣方評級系統(tǒng)6、專家判斷7、建議書評估技術(shù)加權(quán)系統(tǒng)對定性數(shù)據(jù)的一種定量分析方法。對每個評價標(biāo)準(zhǔn)項設(shè)置一個權(quán)重對賣方每項評價標(biāo)準(zhǔn)打分將權(quán)重和分?jǐn)?shù)相乘所有乘積求和得到賣方的總分獨(dú)立估算對于許多采購，采購組織可以自行編制獨(dú)立估算，或者邀請外部專業(yè)估算師做出本錢估算，并將此作為標(biāo)桿，用來與潛在賣方的應(yīng)答做比較。用以核對賣方提出的要價。有時稱為“合理費(fèi)用〞估算。如費(fèi)用估算間存在明顯差異，那么說明：工作的合同說明不充分潛在賣方產(chǎn)生誤解或未全部應(yīng)答市場條件已發(fā)生變化獨(dú)立估算由采購單位組織進(jìn)行的獨(dú)立本錢估算，它用來與賣方提供的建議價格進(jìn)行比照。在工程招標(biāo)中，獨(dú)立估算通常稱為標(biāo)底。是衡量投標(biāo)價格是否合理的重要依據(jù)。標(biāo)底包括工程本錢、投標(biāo)者合理利潤、風(fēng)險系數(shù)。篩選系統(tǒng)為一個或多個評價標(biāo)準(zhǔn)建立最低的要求。例如要求賣方參與工程的人員至少具備一名PMP資格的人員。可應(yīng)用加權(quán)系統(tǒng)和獨(dú)立估算。供方選擇的輸出√1、選中的賣方2、合同3、合同管理方案4、資源可利用情況5、采購管理方案(更新)6、請求的變更本章要點(diǎn)14.1工程采購和合同管理的定義14.2采購方案編制14.3編制合同14.4招標(biāo)14.5供方選擇14.6合同管理14.7合同收尾合同管理√目的是確保本身與對方都履行合同義務(wù)，并確保自身合法權(quán)利得到保障。合同管理中還有財務(wù)管理局部，用以監(jiān)督對賣方的付款。合同管理過程指依據(jù)合同和既定的糾正措施，審查并記錄賣方當(dāng)前的績效或截至到目前的績效水平。合同管理是建設(shè)方與承建方的關(guān)系，保證承建方的實際工作滿足合同要求的過程。信息系統(tǒng)集成工程合同的管理是對工程的設(shè)計、實施、開發(fā)有關(guān)的各類合同，從合同條件的擬定、協(xié)商、簽署到執(zhí)行情況的檢查和分析等環(huán)節(jié)進(jìn)行組織管理工作。合同管理涉及到的工程管理過程工程方案執(zhí)行〔projectplanexecution〕，在適當(dāng)時候授權(quán)合同方的工作。執(zhí)行報告(performancereporting)，監(jiān)控合同方的本錢、進(jìn)度和技術(shù)績效〔technicalperformance〕。質(zhì)量控制(qualitycontrol)，檢驗合同方的產(chǎn)品是否合格。變更控制(changecontrol)，確保變更被正確地批準(zhǔn)，以及需要了解情況的人知