NVQ企業(yè)行政管理課程講義

2023/12/25NVQ企業(yè)行政管理〔二級(jí)〕課程講義2023/12/25第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神標(biāo)準(zhǔn)與大綱：方案課時(shí)：14根據(jù)交流目標(biāo)選擇不同的交流方式；會(huì)議以及遠(yuǎn)程會(huì)議的根本要求；工作日志管理以及安排事務(wù)性約會(huì)；撰寫簡(jiǎn)單的書面交流信函；設(shè)計(jì)和填寫簡(jiǎn)單的表格；運(yùn)用流程圖行動(dòng)圖等輔助手段幫助溝通；按照指定日期完成工作準(zhǔn)確無誤的到達(dá)預(yù)定要求的重要性。2023/12/25第五單元:工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神中心思想：辦公室是個(gè)工作團(tuán)體，每位成員要具有團(tuán)隊(duì)工作精神；掌握必要的工作交流方法和技能；提高工作效率，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。2023/12/25主要內(nèi)容：一、選擇正確的交流方法〔教材5.1〕二、各種會(huì)議的組織〔教材5.2〕三、使用日志管理工作時(shí)間〔教材5.3〕四、用書面形式進(jìn)行交流〔教材5.4、5.5〕五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具〔教材5.6〕六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)〔教材5.7、5.8〕…七、遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績(jī)〔教材5.9〕…2023/12/25交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交流方法會(huì)議組織日志管理書面交流溝通工具團(tuán)隊(duì)目標(biāo)規(guī)定評(píng)估2023/12/25一、選擇正確的交流方法〔教材5.1〕交流方法發(fā)送信息的方法及取決因素

.利用電子郵件及其他電信工具

利用會(huì)議開展交流

利用郵政效勞開展交流2023/12/25一、選擇正確的交流方法〔教材5.1〕1、發(fā)送信息的方法及取決因素大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有：〔1〕傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng)〔2〕使用電信系統(tǒng)2023/12/25通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：〔1〕信息的緊急程度。如果是緊急信息，那么應(yīng)考慮使用電子郵件、傳真或電話?！?〕文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁(yè)組成，那么應(yīng)考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞效勞。〔3〕收件人是否需要原件或書面文本。如果需要，那么應(yīng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法。2023/12/25〔4〕信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設(shè)備有附加的平安功能，信息可以用電子郵件或傳真發(fā)送，如果沒有，郵寄效勞或快遞效勞比較適宜，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號(hào)郵寄或快遞效勞?！?〕信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，那么電話是最適合的?！?〕有多少人接收信息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件?！?〕費(fèi)用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時(shí)，那么選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方式。2023/12/252、利用電子郵件及其他電信工具利用電子郵件進(jìn)行交流的優(yōu)缺點(diǎn)：電子郵件是在計(jì)算機(jī)終端上編寫信息，并通過電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計(jì)算機(jī)終端。信息可以錄入或掃描錄入，并通過郵箱系統(tǒng)發(fā)送，郵件被閱讀前一直儲(chǔ)存在收件人的郵箱內(nèi)，用戶可以存儲(chǔ)、刪除、打印信息，同時(shí)可以回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的信息是否已被收件人收到。

2023/12/25電子郵件的優(yōu)點(diǎn)在于：〔1〕信息發(fā)送的速度快〔2〕費(fèi)用低廉，內(nèi)部局域網(wǎng)使用電子郵件是免費(fèi)的，外部網(wǎng)絡(luò)發(fā)送信息的費(fèi)用不高于本地電話費(fèi)用，同時(shí)減少紙的使用量和發(fā)送紙面信息的郵費(fèi)，節(jié)約企業(yè)運(yùn)營(yíng)本錢?！?〕信息能同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給其他終端，使多個(gè)接收人同時(shí)接受到信息，方便快捷?！?〕使用密碼等功能能保證信息平安。〔5〕能發(fā)送多種類型的信息，例如文字信息、掃描錄入的圖表及照片等?！?〕正在旅行的工作人員可通過筆記本電腦隨時(shí)接收和發(fā)送信息，到達(dá)過程辦公的目的。2023/12/25電子郵件的缺點(diǎn)有：〔1〕收件人必須有兼容的設(shè)備〔2〕因發(fā)送容易而產(chǎn)生很多垃圾郵件，浪費(fèi)收件人的時(shí)間?！?〕人們需經(jīng)過一定的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，才能成功熟練地使用電子郵件。2023/12/25使用電信工具進(jìn)行書面交流除了電子郵件外，傳真、電傳等電信系統(tǒng)也可以進(jìn)行書面信息的交流，電傳機(jī)曾是信息交流的重要手段，但隨著信息技術(shù)的開展，很多新的設(shè)備已根本代替了電傳機(jī)的使用，現(xiàn)代企業(yè)很少再使用電傳機(jī)來交流信息。傳真機(jī)是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交流工具，2023/12/25其優(yōu)點(diǎn)在于：〔1〕快速，信息能立即收到?！?〕作為一種書面文件，能作為事實(shí)和數(shù)字的證明，同時(shí)能進(jìn)行歸檔以備查詢，〔3〕相對(duì)于郵寄而言，費(fèi)用較低?！?〕功能較全的傳真機(jī)也可通過計(jì)算機(jī)發(fā)送信息。使用傳真發(fā)送信息時(shí)其缺點(diǎn)在于：〔1〕傳真信息只能發(fā)送給有傳真機(jī)的單位?！?〕不易保證信息的保密和平安。〔3〕想互相商討信息比較因難。通常在發(fā)送完信息后，還需打電話進(jìn)行跟蹤確認(rèn)2023/12/253、利用會(huì)議開展交流會(huì)議做為信息交流的重要手段之一，其主要功能在于：〔1〕參會(huì)人員互相交流各自的意見和思想〔2〕參會(huì)人員就某一主題互相商討信息〔3〕就某些重大問題和工作程序進(jìn)行決策〔4〕信息發(fā)布2023/12/25會(huì)議交流的優(yōu)點(diǎn)在于：〔1〕面對(duì)面的交流，彼此能更好地理解對(duì)方的意圖〔2〕會(huì)議是管理人員與員工相互交流以推行新規(guī)程的重要手段，同時(shí)也給大家提供一個(gè)提出問題并對(duì)問題進(jìn)行探討，最后達(dá)成共識(shí)的時(shí)機(jī)。〔3〕現(xiàn)代會(huì)議能通過投影儀等設(shè)備更形象地進(jìn)行信息交流。〔4〕會(huì)議之后能形成會(huì)議紀(jì)要或書面決定。〔5〕參加會(huì)議的人也可通過會(huì)議紀(jì)要更深入地理解會(huì)議內(nèi)容。2023/12/25會(huì)議交流的缺點(diǎn)在于：〔1〕浪費(fèi)時(shí)間。會(huì)議進(jìn)行中可能會(huì)因?yàn)槟承┤说闹毖圆恢M影響會(huì)議進(jìn)程，也會(huì)因有些人說話羅嗦或談?wù)摬幌嚓P(guān)的問題而浪費(fèi)時(shí)間的情況?！?〕浪費(fèi)金錢。有些大型的會(huì)議可能會(huì)花費(fèi)大量的錢的交通費(fèi)用和住宿費(fèi)用上。2023/12/254、郵件和快遞效勞在交流中的優(yōu)缺點(diǎn)是什么？答：盡管現(xiàn)在有很多發(fā)送信息的電子方法，但郵寄和快遞效勞仍是發(fā)送信息的重要手段，郵件和快遞效勞的優(yōu)點(diǎn)在于：〔1〕收到的紙面信息能歸檔以備查詢?！?〕保密信息能通過掛號(hào)郵寄或快遞效勞直接交付到收件人手中，因而比電子方法更平安〔3〕能獲得發(fā)送和接收憑證。2023/12/25〔4〕能收到文檔的原件〔5〕當(dāng)大批量地郵寄信息時(shí)，郵費(fèi)可申請(qǐng)?zhí)厥鈨?yōu)惠郵件和快遞效勞的缺點(diǎn)：〔1〕因程序復(fù)雜而浪費(fèi)時(shí)間，需要材料裝袋、信封封口、到郵局郵寄等〔2〕費(fèi)用較高，需要紙、信封、郵費(fèi)等支出，如果是航空郵寄大宗文件，那么價(jià)格更加昂貴〔3〕相比電子系統(tǒng)而言，發(fā)送速度較慢〔4〕郵件可能會(huì)喪失或錯(cuò)投2023/12/25二、各種會(huì)議的組織〔教材5.2〕1、

會(huì)議的類型有哪些？答：會(huì)議的類型主要有以下幾種：〔1〕正式會(huì)議，如董事會(huì)、股東大會(huì)等〔2〕非正式會(huì)議，如部門工作會(huì)議等〔3〕社團(tuán)會(huì)議，如俱樂部會(huì)議〔4〕定期會(huì)議，如年度大會(huì)、月總結(jié)會(huì)〔5〕非定期會(huì)議，如緊急會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議2023/12/252、會(huì)議議程及主持人的議程是什么？答：會(huì)議議程是會(huì)議上所要討論內(nèi)容及其順序一覽表，通常要在會(huì)議開始前發(fā)到參會(huì)人員手中，會(huì)議議程上的工程主要有：〔1〕會(huì)議者出勤情況介紹〔2〕上次會(huì)議記錄的簡(jiǎn)單回憶〔3〕上次會(huì)議記錄中存在的問題〔4〕本次會(huì)議的主要議題〔從財(cái)務(wù)工程開始討論〕〔5〕本次會(huì)議議程未列出的其它議題〔6〕下次會(huì)議的日期和時(shí)間2023/12/252.行政管理人員組織會(huì)議的職責(zé)1、行政管理人員在會(huì)議之前，會(huì)議期間及會(huì)議之后應(yīng)履行的職責(zé)是什么？〔1〕行政管理人員在會(huì)議之前的職責(zé)〔2〕行政管理人員在會(huì)議期間的職責(zé)〔3〕行政管理人員在會(huì)議之后的職責(zé)2、做會(huì)議記錄之前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備以及會(huì)議記錄包括哪些內(nèi)容？〔1〕會(huì)議記錄是準(zhǔn)確地記錄會(huì)議進(jìn)行過程及所作決定的簡(jiǎn)短報(bào)告。做會(huì)議記錄前，應(yīng)做如下準(zhǔn)備工作〔2〕會(huì)議記錄的內(nèi)容一般包括

2023/12/25〔3〕安排會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮哪些因素有的會(huì)議在企業(yè)內(nèi)部舉行，而有的那么在企業(yè)外部舉行，當(dāng)行政管理人員安排外部會(huì)議時(shí)，會(huì)議地點(diǎn)的安排就顯得非常重要，通常在安排會(huì)議地點(diǎn)時(shí)應(yīng)考慮以下因素2023/12/253.電話會(huì)議的特點(diǎn)及優(yōu)缺點(diǎn)電話會(huì)議的特點(diǎn)是：電話會(huì)議允許人們?cè)谙嗑嗪苓h(yuǎn)的不同地方舉行會(huì)議/討論,通過聲音聯(lián)系。為了便于討論，會(huì)議應(yīng)提前向國(guó)家電話效勞機(jī)構(gòu)預(yù)訂，以確保參加電話會(huì)議各方電話線路暢通。2023/12/254.視頻會(huì)議的特點(diǎn)，需要的設(shè)備及其優(yōu)缺點(diǎn)視頻會(huì)議是比電話會(huì)議昂貴的一種會(huì)議方式，因?yàn)橐曨l會(huì)議能使人們互相看到，所以身體語言能幫助理解人們的觀點(diǎn)和情緒。視頻會(huì)議需要以下設(shè)備：多臺(tái)攝像機(jī),以保證多角度拍攝一臺(tái)編程處理圖像的計(jì)算機(jī)通過電話線連接至少兩臺(tái)電視監(jiān)視器2023/12/25教學(xué)方法：課堂講授——組織討論——用各種適宜文件、紀(jì)錄等進(jìn)行會(huì)議模擬和演練2023/12/25三、使用日志管理工作時(shí)間〔教材5.3〕……1課時(shí)1.

手填工作日志的使用方法〔見思考題13〕2．電子工作日志的使用方法及優(yōu)缺點(diǎn)〔見思考題14、15〕教學(xué)方法：課堂講授——討論——學(xué)員填寫相應(yīng)的模擬日志2023/12/25四、用書面形式進(jìn)行交流〔教材5。4、5。5〕……4.5課時(shí)1．留言、短信、備忘錄的寫作方法〔見思考題16、17、18〕2．表格的制備方法〔見思考題19、20〕教學(xué)方法：講述與作要求——學(xué)員要做各種簡(jiǎn)單的書面交流練習(xí)——教師給出表格樣本并組織討論——學(xué)員要設(shè)計(jì)，填寫相應(yīng)的表格2023/12/25五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具——〔教材5.6〕………………1.5課時(shí)1.

如何使用流程圖進(jìn)行辦公室溝通〔見思考題21〕2.

如何使用方案表進(jìn)行辦公室溝通〔見思考題22〕3.

如何使用行動(dòng)表進(jìn)行辦公室溝通〔見思考題23〕4.

如何使用工作日志進(jìn)行辦公室溝通〔見思考題24、25〕教學(xué)方法：組織討論——學(xué)員制作各種圖表——總結(jié)講授2023/12/25六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)〔教材5.7，5.8〕………2課時(shí)1.

要按時(shí)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)〔見思考題26〕2.

要有團(tuán)隊(duì)工作精神〔見思考題27、28〕3.

要爭(zhēng)取首次做對(duì)做好〔見思考題29、30、31〕教學(xué)方法：討論——學(xué)員進(jìn)行案例研究——學(xué)員進(jìn)行有關(guān)文字材料核對(duì)和練習(xí)——總結(jié)講授2023/12/25七、遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績(jī)〔教材5.9〕……………1課時(shí)1.

要遵守本單位的工作規(guī)定及質(zhì)量要求〔見思考題32、33〕2.

要嚴(yán)格評(píng)估和監(jiān)督工作業(yè)績(jī)〔見思考題34、35、36、37〕教學(xué)方法，組織討論——課堂講授2023/12/25單元復(fù)習(xí)：1課時(shí)用“企業(yè)行政管理二級(jí)習(xí)題集〞中單元5的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)員復(fù)習(xí)2023/12/25推薦策略對(duì)當(dāng)前和未來的建議12023/12/25前景表