秘書學(xué)概論11會(huì)議組織

秘書學(xué)概論11會(huì)議組織2023/12/22秘書學(xué)概論11會(huì)議組織

第十一章會(huì)議組織

第一節(jié)會(huì)議概述第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備第三節(jié)會(huì)間工作第四節(jié)會(huì)后工作第五節(jié)會(huì)議組織列舉2023/12/222秘書學(xué)概論11會(huì)議組織第一節(jié)

會(huì)議概述一、

會(huì)議的涵義與作用二、

會(huì)議的要素1）與會(huì)者2）主持人3）議題4）名稱5）時(shí)間6）地點(diǎn)2023/12/223秘書學(xué)概論11會(huì)議組織第二節(jié)

會(huì)前準(zhǔn)備一、

會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算二、

文件準(zhǔn)備

三、

會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備四、

會(huì)議議程、程序的擬定五、

會(huì)議通知的發(fā)送2023/12/224秘書學(xué)概論11會(huì)議組織第三節(jié)

會(huì)間工作一、

會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)1、報(bào)到與簽到2、材料發(fā)放3、選舉工作4、會(huì)場(chǎng)服務(wù)5、會(huì)場(chǎng)臨時(shí)調(diào)動(dòng)

二、會(huì)議信息的收集與編發(fā)1、會(huì)議信息的作用2、會(huì)議信息工作的程序與方法3、會(huì)議信息編發(fā)的形式三、

會(huì)議文件的起草閉幕詞、決定、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議總結(jié)2023/12/225秘書學(xué)概論11會(huì)議組織第四節(jié)

會(huì)后工作

一、會(huì)后事務(wù)二、會(huì)議文書立卷三、會(huì)議傳達(dá)四、會(huì)議催辦2023/12/226秘書學(xué)概論11會(huì)議組織第五節(jié)

會(huì)議組織舉例1、

工作會(huì)議2、

代表會(huì)議3、

聯(lián)席會(huì)議4、

學(xué)術(shù)會(huì)議5、

記者招待會(huì)6、

報(bào)告會(huì)7、

座談會(huì)8、

國際會(huì)議9、

簽約儀式10、

電視、電話會(huì)議2023/12/227秘書學(xué)概論11會(huì)議組織一、周五下午2時(shí)，H公司總裁將來你公司就技術(shù)合作一事進(jìn)行商談，請(qǐng)你制訂出接待方案。二、秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經(jīng)理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？情景題操作訓(xùn)練2023/12/228秘書學(xué)概論11會(huì)議組織情景題操作訓(xùn)練三、×公司將召開一次專業(yè)性會(huì)議，參加會(huì)議人數(shù)約50人，會(huì)期兩天。請(qǐng)按要求寫出如何做好會(huì)議服務(wù)工作的具體意見。要求：意見應(yīng)包括：①選擇與布置會(huì)場(chǎng)；②發(fā)放會(huì)議用品；③簽到工作；④會(huì)場(chǎng)設(shè)備操作；⑤會(huì)場(chǎng)座次安排；⑥會(huì)議活動(dòng)安排。

四、領(lǐng)導(dǎo)安排你負(fù)責(zé)會(huì)議期間會(huì)議文件的分發(fā)和會(huì)議結(jié)束前文件資料的收集。你將如何去做？

2023/12/229秘書學(xué)概論11會(huì)議組織情景題操作訓(xùn)練五、總經(jīng)理外出參加一次交誼活動(dòng)，按要求草擬一份活動(dòng)安排方案。六、如果你校請(qǐng)一位科學(xué)家給全體師生做一場(chǎng)學(xué)術(shù)報(bào)告，你認(rèn)為應(yīng)有哪些議程？會(huì)場(chǎng)怎樣確定？需要哪些設(shè)備？可以怎樣布置？試擬出你的簡(jiǎn)單方案。2023/12/2210秘書學(xué)概論11會(huì)議組織一、答案要點(diǎn)：

（一）安排好會(huì)談等有關(guān)事宜：①

搞清楚來賓的情況和來意。②

根據(jù)來賓意圖及本機(jī)關(guān)實(shí)際情況安排好商談日程。③

安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見來賓。④

安排雙方商談。⑤

安排來賓考察、參觀。⑥

做好安全保衛(wèi)工作。⑦

準(zhǔn)備好送給來賓的紀(jì)念品。⑧

準(zhǔn)備好新聞報(bào)道工作。（二）安排好生活接待工作：①

安排好食與宿。②

安排好車輛使用。③

辦好返程車、船、機(jī)票預(yù)定工作。④

安排好就醫(yī)保健工作。⑤

安排好來賓業(yè)余活動(dòng)。2023/12/2211秘書學(xué)概論11會(huì)議組織二、答案要點(diǎn)：

①禮貌地與通話人說：“請(qǐng)稍等”，用手蓋住送話器，熱情歡迎來訪者，請(qǐng)客人坐下稍候。②盡快與通話人結(jié)束電話，記錄好電話內(nèi)容。③請(qǐng)客人再稍候，馬上去總經(jīng)理辦公室迅速處理好急件。④辦完急件回來接待來訪者，并做好談話記錄。⑤禮貌地送走客人。⑥整理好電話內(nèi)容和來訪者談話內(nèi)容即電話內(nèi)容和來訪者意見后，向領(lǐng)導(dǎo)者匯報(bào)。2023/12/2212秘書學(xué)概論11會(huì)議組織三、答案要點(diǎn)：

意見應(yīng)包括：選擇大小適中的會(huì)議廳、布局形式選擇“而”字型、倒“山”字型或半圓型，會(huì)場(chǎng)裝飾要講求藝術(shù)性；會(huì)場(chǎng)用品包括文具用品與飲品；會(huì)場(chǎng)的音像、音響、燈光、空調(diào)等設(shè)備使用；薄式簽到或卡片簽到；標(biāo)識(shí)座次；食宿、娛樂活動(dòng)安排。2023/12/2213秘書學(xué)概論11會(huì)議組織四、答案要點(diǎn)：

（一）分發(fā)文件包括會(huì)前未發(fā)的文件和會(huì)議期間所產(chǎn)生并使用的文件；要進(jìn)行編號(hào)、履行登記手續(xù)和分裝，保密文件要注明密級(jí)，征求意見稿或保密文件需退回的應(yīng)付上清退目錄或清退說明；要求及時(shí)分發(fā)，尤其是會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，會(huì)議臨時(shí)產(chǎn)生的討論稿等文件也應(yīng)及時(shí)分發(fā)；注意分發(fā)不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。（二）收集的八個(gè)范圍的文件；三個(gè)方面的渠道；四種方法；四條要求；注意收集后清退、立卷和歸檔工作。

2023/12/2214秘書學(xué)概論11會(huì)議組織五、答案要點(diǎn)：

（一）詳細(xì)活動(dòng)計(jì)劃要包括時(shí)間、地點(diǎn)、參加人的范圍、人數(shù)等項(xiàng)；活動(dòng)前與活動(dòng)中的具體安排；（二）注意協(xié)調(diào)。2023/12/2215秘書學(xué)概論11會(huì)議組織六、答案要點(diǎn)：簡(jiǎn)單方案舉例：（一）議程：可以安排①校領(lǐng)導(dǎo)（主持人）致辭歡迎，介紹科學(xué)家情況；②科學(xué)家做報(bào)告；③師生提問交流（限時(shí)）；④校領(lǐng)導(dǎo)（主持人）致辭感謝；⑤歡送科學(xué)家離場(chǎng)；⑥散會(huì)。（二）會(huì)場(chǎng)安排：在校大禮堂（三）設(shè)備需要：音響設(shè)備，投影設(shè)備，黑板粉筆等。（四）會(huì)場(chǎng)布置：橫幅寫“歡迎×××科學(xué)家來我校做學(xué)術(shù)報(bào)告”或“×××科學(xué)家學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)”；主席臺(tái)上設(shè)發(fā)言席，并放置需要的設(shè)備；聽眾席前排安排領(lǐng)導(dǎo)和教師就坐，學(xué)生按班級(jí)安排就坐。

2023/12/2216秘書學(xué)概論11會(huì)議組織情景題練習(xí)一、某公司總裁將來我公司就技術(shù)合作事項(xiàng)進(jìn)行商談，請(qǐng)制定接待方案。二、公司要召開經(jīng)理辦公會(huì)議，由秘書負(fù)責(zé)會(huì)議文件的準(zhǔn)備，秘書應(yīng)做好哪些工作？三、公司召開科技研討會(huì)議，會(huì)議結(jié)束后，由秘書負(fù)責(zé)會(huì)議文件和資料的收集工作。請(qǐng)寫出需要收集的文件及資料的范圍。2023/12/2217秘書學(xué)概論11會(huì)議組織情景題練習(xí)四、某公司要召開一次新聞發(fā)布會(huì)，作為秘書應(yīng)該如何準(zhǔn)備會(huì)議用品？五、一家超市要舉行開業(yè)慶典，請(qǐng)寫出慶典開幕式的操作程序。六、某公司要召開一次大型會(huì)議，會(huì)期時(shí)間為3天，需要安排與會(huì)人員的吃、住、行及娛樂活動(dòng)，請(qǐng)擬制一份后勤保障方案。2023/12/2218秘書學(xué)概論11會(huì)議組織情景題練習(xí)七、兩家公司要進(jìn)行商務(wù)會(huì)談，雙方代表各15人，請(qǐng)對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行布局。

八、在會(huì)議期間，秘書人員要負(fù)責(zé)會(huì)議文件、資料的分發(fā)，在分發(fā)文件時(shí)，需要注意哪些方面的問題？2023/12/2219秘書學(xué)概論11會(huì)議組織情景題練習(xí)九、秘書人員在會(huì)議召開時(shí)，需要負(fù)責(zé)會(huì)議文件工作，請(qǐng)你以自己的認(rèn)識(shí)和了解談?wù)勑枰瞿男┓矫娴墓ぷ?。十、公司召開小型座談會(huì)，會(huì)議結(jié)束后，要求秘書人員做好會(huì)議文件的收集工作。請(qǐng)列出收集的渠道和方法。2023/12/2220秘書學(xué)概論11會(huì)議組織一、答案要點(diǎn)：（一）安排和來賓的有關(guān)工作事宜。如：1、查清來賓的基本情況和來意。2、根據(jù)來賓意圖和公司實(shí)際情況安排日程。3、安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見來賓。4、安排好雙方商談的會(huì)議室。5、做好安全和保密工作，以及禮品、紀(jì)念品的準(zhǔn)備工作。（二）安排好生活接待工作。如食宿安排及車輛使用安排等。（三）安排好來賓業(yè)余活動(dòng)。2023/12/2221秘書學(xué)概論11會(huì)議組織二、答案要點(diǎn)：（一）確定議題（二）做好會(huì)議文件的印制或復(fù)制工作。包括：會(huì)議程序性文件、中心文件、指導(dǎo)性文件、參考性文件、管理性文件。（三）認(rèn)真校對(duì)會(huì)議文件。（四）做好會(huì)議文件的分發(fā)工作，要注意文件的編號(hào)、登記。2023/12/2222秘書學(xué)概論11會(huì)議組織三、答案要點(diǎn)：1.召開會(huì)議的請(qǐng)示和批復(fù)；2.提交會(huì)議審批的文件；3.會(huì)議期間使用的文件；4.會(huì)議參考性文件；5.會(huì)議管理性文件；6.會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)；7.會(huì)議宣傳性文件。2023/12/2223秘書學(xué)概論11會(huì)議組織四、答案要點(diǎn)：（一）會(huì)議必備物品的準(zhǔn)備1.文具用品。如紙筆、本冊(cè)。2.桌椅、臺(tái)布。3.茶具。4.擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備。（二）會(huì)議特殊用品的準(zhǔn)備1.錄音、錄像設(shè)備。2.會(huì)議橫幅、宣傳標(biāo)語、花卉等。2023/12/2224秘書學(xué)概論11會(huì)議組織五、答案要點(diǎn)：（一）準(zhǔn)備工作1.擬寫邀請(qǐng)賓客名單并呈領(lǐng)導(dǎo)審定。2.擬制并寄送請(qǐng)柬。3.擬定開幕式程序表。4.為主方領(lǐng)導(dǎo)擬好開幕詞、答謝詞。5.布置場(chǎng)地。（二）開幕活動(dòng)1.賓客簽到2.接待賓客休息，并為記者采訪提供方便。3.剪彩。4.主、賓方致詞。5.安排開幕式攝影、錄像、錄音等。（三）余興節(jié)目。視情況安排文藝演出或引導(dǎo)來賓參觀等活動(dòng)。2023/12/2225秘書學(xué)概論11會(huì)議組織六、答案要點(diǎn)：（一）擬制飲食工作方案1.制定伙食費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。2.制定衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)備衛(wèi)生用品。3.做好就餐人員的統(tǒng)計(jì)，包括少數(shù)民族及不同飲食習(xí)慣的情況。（二）擬制住宿安排方案1.統(tǒng)計(jì)好住宿人數(shù)、性別、年齡。2.預(yù)定客房、檔次和房間數(shù)量。3.擬定房間分配的標(biāo)準(zhǔn)或方法。2023/12/2226秘書學(xué)概論11會(huì)議組織七、答案要點(diǎn)：1.擺放會(huì)議桌。2.選擇布局?？梢赃x用圓型、方型、長(zhǎng)方型布局。3.在座位上放置座位名簽。4.在座位中央空心處擺放花木。2023/12/2227秘書學(xué)概論11會(huì)議組織八、答案要點(diǎn)：1.分發(fā)文件要進(jìn)行編號(hào)、履行登記手續(xù)、分裝。2.分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。3.分發(fā)文件要及時(shí)。4.要注意分發(fā)文件的準(zhǔn)確性。5.要注意保密文件的分發(fā)。2023/12/2228秘書學(xué)概論11會(huì)議組織九、答案要點(diǎn)：（一）負(fù)責(zé)會(huì)議文件的分發(fā)，主要是會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的分發(fā)。1、文件分發(fā)要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。2、文件分發(fā)要及時(shí)。（二）負(fù)責(zé)會(huì)議文件、資料的收集。1、明確收集文件的種類和范圍。2、掌握收集的渠道和方法。2023/12/2229秘書學(xué)概論11會(huì)議組織十、答案要點(diǎn)：（一）收集渠道。1、向全體與會(huì)人員收集。2、向會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人、發(fā)言人收集。3、向會(huì)議的工作人