時間管理四象限法則

時間管理之

四象限原理你是否有時間管理不良的征兆？看看一下這些問題。你是否同時在進行幾個方案(工作)，但似乎無法全部如期完成？你是否因為顧慮其它的事情，而無法集中精力來做目前的事？如果工作被中斷，你是否特別生氣？你是否每天回家的時候都是筋疲力盡，有覺得好似沒做什么事情？你是否覺得老是沒有什么時間做運動或者是休閑，甚至是只是隨便玩玩都沒有時間？你是否習慣性登陸QQ或微信查看聊天記錄？你是否經(jīng)常漫無目的地登陸淘寶或瀏覽網(wǎng)頁？你是否經(jīng)常茫然無措，工作開展很被動，被上司批評？對于以上的這些問題，只要有三個答復是“是〞的話那你的時間管理就有問題了。時間是什么？時間是把殺豬刀黑了木耳紫了葡萄軟了芭蕉

時是對物質運動過程的描述，間是指人為的劃分。時間是思維對物質運動過程的分割、劃分。時間也可做為計算人類生命長短的方式，時間對生命是非常珍貴的，時間流逝的很快，一去不復返，在有限的時間內(nèi)可讓我們做很多的事情，去實現(xiàn)人生的價值。

時間到底是什么呢？時間對于不同的人有不同的意義。對于活著的人來說，時間是生命；對于商人來說，時間是金錢；對于做學問的人來說，時間是資源對于無聊的人來說，時間是債務。對于絕大多數(shù)的人來說，時間就是財富，是人生最大的資本。時間的特性時間的四項獨特性：〔1〕供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。〔2〕無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不管愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流?！?〕無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的根本資源。因此，時間是無法取代的?！?〕無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘假設揮霍了時間，任何人都無力挽回。。1、算算我們的時間每天24小時，均分配;工作8小時、休息8小、其他8小時。2、算算用于提升、學習的時間是多少？3、真正做有意義事件的時間有多少？有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的：睡覺：21年工作：14年個人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊：6年學習：4年開會：3年打：2年找東西：1年其它：3年什么是時間管理？時間管理〔TimeManagement〕就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作，實現(xiàn)目標；時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間；時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做；時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性；時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。時間管理的對象不是“時間〞，而是每一個“使用時間的人〞，時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的方案其本質就是“自我管理〞。自我管理即是改變習慣,令自己更富實效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率，把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理是一種能力，一種決定什么事情重要的能力！四象限法則究竟什么占據(jù)了人們的時間？這是一個經(jīng)常令人困惑的問題。著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，根本上可以分為四個“象限〞：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。這就是關于時間管理的“四象限法則〞。斯蒂芬·科維在領導管理理論，家庭與人際關系，個人管理等領域可謂久負盛名。1989年，其著作《高效人士的七個習慣》出版，在商界產(chǎn)生巨大影響。該書曾高居《紐約時報》最暢銷書籍排行榜之首，并占據(jù)暢銷書排行榜長達七年之久。目前，這本書已被譯成30多種語言，全球銷量過億冊。這本書俄文版在莫斯科上市時，普京對媒體發(fā)表感慨說，俄羅斯應該出現(xiàn)這樣偉大的思想家，并建議俄羅斯公民閱讀這本書。2002年，《福布斯》將《高效人士的七個習慣》評為有史以來最具影響力的10大管理類書籍之一。

重要性緊迫程度二：重要但不緊急一：重要而且緊急四：不重要且不緊急三：不重要但緊急重要性緊迫程度二：重要但不緊急1、準備工作、編制方案、維持關系。2、去拜訪VIP客戶。3、方案給員工進行培訓。4、回訪客戶。一：重要而且緊急1、緊急狀況、迫切問題、限期完成。2、一會兒要參加重要會議。3、與客戶溝通要做合同。4、準備事項。四：不重要且不緊急1、處理一般性文件。

2、看電視消磨時光。3、歸檔本周所有文件。

三：不重要但緊急1、造成干擾的緊急事件。2、打假設干個溝通的。3、幫助客戶解決一個難題。第一象限：沒什么好說的，立即去做！我們工作中的主要壓力來自于第一象限，其實第一象限80%的事務來自于第二象限〔重要但不緊急〕沒有被處理好的事情，也就是說這個壓力和危機是自己給自己的。所以關鍵是盡可能解決多的來自第二象限的事情才能是的壓力減緩。

很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備缺乏，而變成迫在眉睫。該象限的本質是缺乏有效的工作方案導致本處于“重要但不緊急〞第二象限的事情轉變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙〞。第二象限：有方案去做！

不能因為不緊急就不去解決它。我們應該第一時間將任務進行分解，然后一個一個解決，并制定時間表，在規(guī)定的時間內(nèi)完成就不會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去?；膹U這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領導力的領域。這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急〞事無限變少，不再瞎“忙〞。第三象限：盡量別做！

當你疲憊的時候，可以通過一些不重要的而且不緊急的事情來調(diào)整戲臺和身體，但是不要在這個象限中投入過多的盡力，否則就是浪費生命了。但我們往往在忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這局部范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。第四象限：交給他人去做！第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權交給別人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此類事務的發(fā)生。

外表看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要〞的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。時間管理的誤區(qū)誤區(qū)之一：工作缺乏方案A、造成的原因：1、因過分強調(diào)“知難行易〞而認為沒有必要在行動之前多做思考；2、不做方案也能獲得實效；3、不了解做方案的好處；4、方案與事實之間極難趨于一致，故對方案喪失信心；5、不知如何做方案。B、由于我們的工作缺乏方案，將導致如下惡果：1、目標不明確2、沒有進行工作歸類的習慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒有時間分配的原則時間管理的誤區(qū)誤區(qū)之二：組織工作不當職責權限不清，工作內(nèi)容重復1、沒有明確的分工2、沒明確的授權3、沒有綜合協(xié)調(diào)4、沒有及時必要的溝通、反響“事必躬親，親力而為〞產(chǎn)生的原因1、擔憂部屬做錯事；2、擔憂下屬表現(xiàn)太好；3、擔憂喪失對下屬的控制；4、不愿意放棄得心應手的工作；5、找不到適宜的下屬授權。時間管理的誤區(qū)誤區(qū)之二：組織工作不當溝通不良產(chǎn)生的原因1、反響不及時，或沒有反響2、沒有跟進3、反響錯誤4、局部利益，沒有全局觀念。誤區(qū)三：時間控制不夠1、習慣拖延時間。2、不擅處理不速之客的打攪。3、不擅處理無端的打攪。4、無效的“會議〞困擾。會議占甚至三分之一時間時間管理的誤區(qū)誤區(qū)之二：組織工作不當溝通不良產(chǎn)生的原因1、反響不及時，或沒有反響2、沒有跟進3、反響錯誤4、局部利益，沒有全局觀念。誤區(qū)三：時間控制不夠1、習慣拖延時間。2、不擅處理不速之客的打攪。3、不擅處理無端的打攪。4、無效的“會議〞困擾。會議占甚至三分之一時間時間管理的誤區(qū)誤區(qū)四：整理整頓缺乏進取意識不強主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1、個人的消極態(tài)度2、做事拖拉，找借口不干工作3、唏噓不已，做白日夢4、工作中閑聊時間管理的五個步驟第一步：堵住時間漏洞第二步：制定明確目標第三步：區(qū)分輕重緩急第四步：制定周密的方案第五步：合理安排時間第六步：養(yǎng)成良好習慣第一步：堵住時間漏洞

1、常見的時間漏洞無價值的活動看電視網(wǎng)上聊天玩游戲閑聊不良的工作習慣無序放置文件或其他物品，導致經(jīng)常需要花時間找東西拖延工作不專心導致的低效率工作無序第一步：堵住時間漏洞2、堵住時間漏洞的措施不做無價值的事情學會拒絕讓你的文件和物品有序擺放制定標準作業(yè)流程按方案完成工作不拖延不分心第二步：制定明確目標一個明確的目標應該具備以下五個特征：具體的〔specific〕可衡量的〔measurable〕可到達的〔attainable〕相關的〔relevant〕基于時間的〔time-based〕第三步：區(qū)分輕重緩急〔四象限內(nèi)容，不再贅述〕第四步：制定周密的行動方案長期戰(zhàn)略方案年度方案季度方案月方案周方案日方案用表格形式表達第五步：合理安排時間時間的二八定律80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的是來自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；80%的財富集中在20%的人手中；……2.8定律告訴我們1、在我們每天工作、生活中只有20%的事情才是重要緊急，80%的事情是不重要，不緊急的。2、利用80%的時間和精力處理只有20%重要緊急的事。3、處理好這20%的事情，余下80%的事情就能迎刃而解啦！二八定律也叫巴萊多定律，是19世紀末20世紀初意大利經(jīng)濟學家巴萊多創(chuàng)造的。他認為，在任何事物中，最重要的、起決定性作用的只占其中一小局部，約20%；其余80%的盡管是多數(shù)，卻是次要的、非決定性，因此又稱二八法則。80/20法則，是20世紀初意大利統(tǒng)計學家、經(jīng)濟學家維爾弗雷多·帕累托提出的，他指出：在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。這個原理經(jīng)過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的二八法則——即80%的公司利潤來自20%的重要客戶，其余20%的利潤則來自80%的普通客戶。80/20法則不僅在經(jīng)濟學、管理學領域應用廣泛，它對我們的自身開展也有重要啟示，讓我們學會防止將時間和精力花在瑣事上，要學會抓主要矛盾。一個人的時間和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情〞幾乎是不可能的，要學會合理分配我們的時間和精力。要想面面俱到還不如重點突破。把80%的資源花在能出關鍵效益的20%的方面，這20%的方面又能帶動其余80%的開展。80/20原理意示圖80%時間瑣碎的多數(shù)事物20%時間重要的少數(shù)事物80%成效20%成效工作時段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執(zhí)行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作第六步：養(yǎng)成良好習慣〔做到前五步，并一直堅持下去〕失去金錢的人，失去不多；失去健康的人，失去很多；失去信心和勇氣的人，將失去一切。如果不管理時間我們就會失去時間失去時間人將成為時間的奴隸。。。。。。。。案例：某人一周的事務清單：臨時參加各部門協(xié)調(diào)會?！膊恢匾o急〕解決客人投訴?！仓匾揖o急〕編寫下個月部門員工排班。〔重要但不緊急〕歸檔大堂副理本周所有文件?！膊恢匾簿o急〕去拜訪VIP客人?！仓匾痪o急〕方案給前廳員工及其領班進行關于發(fā)票登記的培訓?！仓匾痪o急〕陪朋友買?！膊恢匾膊痪o急〕向上次聯(lián)系的客戶詢問產(chǎn)品使用情況，搜集反響資料?！仓匾痪o急〕核查下午客人信用額度報表?！仓匾揖o急〕發(fā)取消客人預授權?！仓匾揖o急〕打假設干個溝通的?！膊恢匾o急〕核查當日所有掛賬賬單及其消費小單是否準備齊全?！仓匾揖o急〕保安員報告有兩客人在停車場打架斗毆?！仓匾揖o急〕去當當網(wǎng)購置最近很火的一本書《杜拉拉升職記》?！?/p>