文件和記錄的管理制度

文件和記錄的管理制度為保證我礦安全標(biāo)準(zhǔn)化文件與資料在安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)運(yùn)行中，根據(jù)安全生產(chǎn)管理的變化，及時給予修訂或廢除，依據(jù)安全生產(chǎn)管理的需求及時建立、更新標(biāo)準(zhǔn)化文件與資料，以防止使用失效或作廢文件。特制定本制度。1、礦山各部門科室職責(zé)1）安全科是安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件和資料的主控部門，負(fù)責(zé)組織安全標(biāo)準(zhǔn)以及程序文件的編制、修改、發(fā)放、回收和管理。各有關(guān)部門科室均需予以配合。2）外部文件包括法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件，由相關(guān)部門科室識別、控制，安全科備案。3）各使用部門科室應(yīng)加強(qiáng)對標(biāo)準(zhǔn)化文件的識別和保管。2、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的編制程序1）本礦的安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件分類為：（1）安全標(biāo)準(zhǔn)。（2）程序文件。（3）外部文件，包括：法律、法規(guī)、法令、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、設(shè)備(材料)技術(shù)資料、上級主管部門及地方政府下發(fā)的文件。（4）安全記錄。2）標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的標(biāo)識各部門科室應(yīng)及時對國家、行業(yè)、主管部門及地方政府下發(fā)的文件加以識別，以保證制定標(biāo)準(zhǔn)化文件的適用性、有效性。3）標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的索引安全科根據(jù)文件的順序編號，建立索引表。4）標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的制定（1）安全標(biāo)準(zhǔn)由安全科組織編制。（2）程序文件由安全科組織主管該項工作的部門科室編制，并且要有員工參與。5）文件的評審安全科負(fù)責(zé)組織對已編制的安全文件進(jìn)行評審，評審應(yīng)有礦職工代表參與。評審頻率每年一次。6）文件的修訂（1）安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件根據(jù)安全生產(chǎn)的變化，在運(yùn)行中需要修訂時，全面收集部門及科室的意見，有職工參與文件的修訂過程，并在規(guī)定的審批權(quán)限內(nèi)進(jìn)行審批。每年的管理評審應(yīng)對安全標(biāo)準(zhǔn)和程序文件的有效性、適宜性進(jìn)行評審。（2）為使文件更改得到控制，保證文件有效性，應(yīng)對其版本、更改狀態(tài)標(biāo)識予以控制。①版本標(biāo)識采用中文第一版，第二版……；②修改狀態(tài)標(biāo)識用阿拉伯字符0、1、2，3……表示，0表示未更改，1表示第一次更改，2表示第二次更改……。（3）文件的換版通過修訂或更新文件通過審核批準(zhǔn)后，及時做好文件更改記錄，主管部門按文件發(fā)放登記表發(fā)放給原文件持有部門及科室。（4）文件的作廢作廢的安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件經(jīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)請示批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。需作資料保留的，應(yīng)統(tǒng)一放置專用文件柜內(nèi)。7）文件的審核、批準(zhǔn)和發(fā)布（1）安全標(biāo)準(zhǔn)由安全生產(chǎn)委員會審核，礦長批準(zhǔn)發(fā)布。（2）程序文件由安全科組織相關(guān)部門主管會簽，安全生產(chǎn)委員會審核，礦長批準(zhǔn)發(fā)布。（3）安全生產(chǎn)記錄由各主管部門、科室根據(jù)實際生產(chǎn)情況編寫。（4）所有文件需經(jīng)礦安全生產(chǎn)委員會審查其充分性后，礦長批準(zhǔn)發(fā)布，且在文件批準(zhǔn)時確定實施日期、發(fā)放范圍。8）文件的發(fā)放（1）有效文件的發(fā)放按分級管理原則，辦公室將文件分發(fā)至各相關(guān)科室、車間（采區(qū)）等部門，各部門、科室分發(fā)至各有關(guān)崗位，員工。（2）各級文件發(fā)放部門在文件發(fā)放過程中，認(rèn)真填寫《文件發(fā)放登記表》，記錄文件的發(fā)放對象及數(shù)量，領(lǐng)用部門及個人做好簽收記錄。（3）不在文件發(fā)放范圍者，確因工作需要，經(jīng)向主管部門領(lǐng)導(dǎo)請示批準(zhǔn)，辦理借閱文件登記手續(xù)后，方可借閱。任何人不得擅自復(fù)印，特別是向本礦外部人員提供有效文件。（4）如文件丟失，應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由礦有關(guān)部門補(bǔ)發(fā)。9）文件的歸檔與管理所有存入軟盤的有效文件應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識、編目，由編制、修改部門指定專人管理保存。更改或換版時做到及時更新。安全文件按礦檔案管理制度進(jìn)行保存。10）外部文件的確認(rèn)與管理（1）外部的技術(shù)文件，由各主管職能部門進(jìn)行確認(rèn)、登記，并控制管理。（2）對現(xiàn)行有效的規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，由主管職能部門發(fā)放，并及時發(fā)布文件版本更新的通知。（3）外部的行政文件，由礦辦公室填寫收文登記并提請礦領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，以決定傳閱、復(fù)制分發(fā)。（4）外部的設(shè)備(材料)技術(shù)資料、圖紙、設(shè)計變更等由專人進(jìn)行確認(rèn)登記，以決定傳閱、復(fù)制分發(fā)。3、安全記錄1）記錄的標(biāo)識（1）記錄應(yīng)有唯一性的準(zhǔn)確標(biāo)識，以保持可追溯性，編號清晰明了。（2）記錄的名稱應(yīng)準(zhǔn)確概括其活動內(nèi)容，不得重名，各部門和科室應(yīng)予以注意。2）記錄的填寫和使用規(guī)定（1）各部門實施記錄的人員根據(jù)表中的要求認(rèn)真規(guī)范填寫記錄，保證所記錄的活動真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄完整，記錄的傳遞應(yīng)做到及時。（2）技術(shù)資料、圖紙不允許涂改。生產(chǎn)操作記錄、檢查記錄等原始記錄不能隨意涂改。確需進(jìn)行更改，應(yīng)按規(guī)定做好標(biāo)注。（3）記錄不得污損、失落，若發(fā)現(xiàn)失落和污損須及時修、補(bǔ)，在交接時均得進(jìn)行自檢與互檢，以防漏填，對不完善的記錄承接人有權(quán)拒收。3）記錄的格式規(guī)定記錄的格式應(yīng)規(guī)范、簡潔明了，便于操作。4）記錄的日常管理規(guī)定（1）記錄的最終保存者收到記錄后，做到專柜存放。（2）各部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)各項記錄管理，做到妥善保管記錄，確保不丟失、損壞。（3）完成記錄使用要求后，應(yīng)及時整理存檔，對超過保存期限或已作廢的記錄進(jìn)行