病案檔案管理策略探討

病案檔案管理策略探討

疾病病例的清單是根據(jù)一定的順序建立系統(tǒng)的疾病病例，以便快速、簡單地調(diào)查和檢索。病案歸檔是病案管理工作中非常關(guān)鍵和重要的組成部分。病案歸檔是否及時準(zhǔn)確直接影響病案信息的再利用。采用色標(biāo)編碼歸檔是目前公認(rèn)的減少錯誤和易于發(fā)現(xiàn)糾正錯誤的有效方法,降低歸檔差錯率、提高目標(biāo)病案的定位速度、縮短糾錯周期和提高工作效率。很多專業(yè)書籍和文獻(xiàn)資料都對色標(biāo)編碼的使用方法和優(yōu)點(diǎn)作過介紹。在我國的許多中小醫(yī)院,隨著醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)大、醫(yī)療形勢變革等種種原因,對病案管理的要求越來越高,延續(xù)以往使用順序號歸檔方法,不可避免常常出現(xiàn)歸檔錯誤,給病案管理工作造成極大隱患。如何選擇適合自身特點(diǎn)的色標(biāo)歸檔方法,并根據(jù)自身規(guī)模以及歸檔方法量身定制,最終達(dá)到事半功倍的效果,值得探討。1快照處理方法與色度編碼的綜合介紹1.2顏色標(biāo)記編碼2使用色度編碼方法制作疾病事件2.1按數(shù)字順序連續(xù)歸檔直接將病案按數(shù)字順序排列歸檔,例如:12345、12346、12347按數(shù)字順序連續(xù)歸檔在一起。這種歸檔方法最大的缺點(diǎn)就是容易出現(xiàn)歸檔錯誤,常見的錯誤就是數(shù)字換位。例如:將12345歸入12435或14235等等。為了易于識別病案歸檔的錯誤,利用不同顏色標(biāo)識,其色標(biāo)應(yīng)方法如下。2.1.1根據(jù)從0到9的數(shù)字設(shè)置適當(dāng)?shù)念伾?0紫色、1黃色、2深綠、3橙色、4淺藍(lán)5棕色、6粉色、7淺綠、8深藍(lán)、9紅色。2.1.2次標(biāo)注色標(biāo)對應(yīng)的具體位置根據(jù)醫(yī)院病案實際存放量,可以選擇萬位、千位兩位數(shù)或千位和百位兩位數(shù),也可只選千位一位數(shù)作為色標(biāo)識別單位。再按照病案袋的實際尺寸,在歸檔查找側(cè)(通常是右側(cè)),依次標(biāo)出色標(biāo)對應(yīng)的具體位置。以適合選擇萬位、千位來定位的醫(yī)院為例:一個5位數(shù)的病案號碼12345。在病案袋的右側(cè)分別標(biāo)注出萬位1、千位2的具體位置,位置相鄰萬位在上千位在下。按照顏色對應(yīng),1的對應(yīng)顏色是黃色,2的對應(yīng)顏色是深綠色。那么,從12000號到12999號這個號段中的1000份病案色標(biāo)顏色都是黃色和深綠色;13000號到13999這個號段中的1000份病案色標(biāo)顏色都是黃色和橙色,隨著千位數(shù)的變換而變更不同的色標(biāo)。如果出現(xiàn)其他顏色就是歸檔錯誤。萬位數(shù)發(fā)展到20000號才要變更為深綠色和紫色。2.1.3色標(biāo)的應(yīng)用方法標(biāo)注到百位就是把識別錯誤號控制在一百個號內(nèi),當(dāng)然百位其定位速度更快和糾錯周期更短,這種色標(biāo)應(yīng)用方法優(yōu)點(diǎn)非常明顯。但是,順序號歸檔系統(tǒng)色標(biāo)應(yīng)用如果色標(biāo)超過3個,就不如尾號歸檔管理更有優(yōu)勢。2.2尾號色標(biāo)歸檔簡單的說,尾號歸檔就是不管使用系列編號還是單一編號,全部以尾號為歸檔首選號。如:六位數(shù)的病案號123456,將他分成三個部分。12為三級號、34為二級號、56為一級號。病案庫歸檔的所有尾數(shù)為56的病案都?xì)w檔在一個區(qū)域,然后在56這個一級號里會有從00-99共100個二級號又稱中間號,按二級號依次排序,例如123456、123556、123656,同樣方法在34這個二級號里有00-99共100個三級號,再按三級號依次排序。例如:133456、143456、153456連續(xù)排在一起。當(dāng)然如果病案號是7位數(shù),那么三級號就是三位數(shù)尾號色標(biāo)歸檔應(yīng)用如下2.2.1同樣先制定從0～9分別對應(yīng)的顏色。例如:0紫色1黃色2深綠3橙色4淺藍(lán)5棕色6粉色7淺綠8深藍(lán)9紅色。2.2.2選擇一級號(尾號)為色標(biāo)應(yīng)用號段,也就是十位和個位。在病案的查找側(cè)指定上下兩個相鄰的色標(biāo)位置,十位在上個位在下。根據(jù)具體數(shù)字貼上對應(yīng)的色標(biāo)即可。如:123456病案查找側(cè)就是5棕色與6粉色兩個色標(biāo)條。2.2.3尾號歸檔法本身的優(yōu)點(diǎn)就是減少錯誤歸檔機(jī)會,提高歸檔速度,加上色標(biāo)識別提醒,優(yōu)勢非常明顯,它的糾錯可以保證在百位內(nèi),錯誤歸檔率最低。但是這種方法使用的前提是開放病案架的量及庫房空間。對于新建的較大綜合醫(yī)院,建議直接使用尾號色標(biāo)歸檔方法。已經(jīng)累計大量歷史病案的醫(yī)院如果要想改變歸檔模式,不僅對房屋設(shè)備有要求,還需要做大量充分的準(zhǔn)備工作,需要一定的時間過渡。相對面積小,病案使用率不高的醫(yī)院使用優(yōu)勢就不明顯。3彩色膠條法如果直接印刷帶色標(biāo)的病案袋其制作成本較高、病案袋發(fā)放受限制。印刷成品病案袋更適合新病案應(yīng)用,如果是試驗階段或者受費(fèi)用等因素限制,可以按照方法原理,制作色標(biāo)彩色膠條,手工貼在原有病案袋上,能達(dá)到同樣的效果,而且更靈活,對歸檔過的歷史病案標(biāo)注色標(biāo)非常適用,當(dāng)然缺點(diǎn)是人工操作耗費(fèi)時間和人力。3病案袋化合物出現(xiàn)錯誤的處理建議將其上升到了一個月各種方法異曲同工,各有利弊,在選用不同方法前應(yīng)充分考慮到醫(yī)院的實際情況,如:病案歸檔量、病案使用率、庫房面積、人員情況、資金預(yù)算等等。此外,在制作色標(biāo)病案袋時應(yīng)考慮到:(1)標(biāo)識的色差,避免色標(biāo)的彩色過于接近導(dǎo)致數(shù)字組合后不易區(qū)分;(2)根據(jù)病案袋的尺寸選擇合適的位置和色標(biāo)比例,過大會遮擋病案袋的封面內(nèi)容,過小不醒目;(3)注意色標(biāo)及號碼應(yīng)雙面印刷和制作,放入病案后病案袋有一定的膨脹弧度,會遮蔽一部分色標(biāo),單面色標(biāo)會影響實際效果。(4)還應(yīng)考慮到病案袋意外破損,留有備用袋或制定補(bǔ)救措施,比如制作同等大小的不粘膠色標(biāo)條備用,方便又靈活。總之,通過本文將色標(biāo)歸檔的方法和利用與同行進(jìn)行交流、學(xué)習(xí),希望對一些中小醫(yī)院有所幫助。也想傳達(dá)一種不斷探索、善于變通和創(chuàng)新的工作理念,使我們的病案管理事業(yè)蒸蒸日上,長足發(fā)展。1.1色標(biāo)編碼方法通常有三種:(1)按姓名;(2)按戶口集中存放;(3)按號碼。我國普遍應(yīng)用的是“按號碼歸檔”。按號碼歸檔又分:(1)順序歸檔系統(tǒng);(2)中間號歸檔系統(tǒng);(3)尾號歸檔系統(tǒng)等等不同的歸檔方法。順序歸檔系統(tǒng)就是直接將病案按數(shù)字順序排列歸檔。其突出的優(yōu)點(diǎn)就是方法簡單,易學(xué)易用。所以,我國很多醫(yī)院都采用這種歸檔系統(tǒng)。但它顯著的缺點(diǎn)就是很容易出現(xiàn)歸檔錯誤。是指在病案夾的邊緣使用不同的顏色標(biāo)志病案號碼,以避免出現(xiàn)歸檔錯誤。國內(nèi)外色標(biāo)編碼方法的使用由來已久,有資料說明我國早在30年代病案管理就采用了色標(biāo)編碼的方法。常用的色標(biāo)編碼法有三種:(1)順序號單色畫線標(biāo)志。在病案封袋右邊的不同位置印黑線,從上至下分為7個檔次,每一檔次1000份病案;(2)順序號色標(biāo)編碼。將不同顏色的標(biāo)志固定在病案袋右下角,每1