擬寫接待計(jì)劃教案

擬寫接待計(jì)劃教案鐘潔云【教學(xué)目標(biāo)】1.能夠主動(dòng)了解來訪者的基本情況和來訪意圖；2.能夠制定出接待計(jì)劃?！局攸c(diǎn)難點(diǎn)】1.了解外事接待的一般程序；2.熟悉接待工作的內(nèi)容和原則；3.掌握接待計(jì)劃的書寫格式、方法、注意事項(xiàng)?！窘虒W(xué)課時(shí)】兩課時(shí)【教學(xué)過程】課時(shí)一任務(wù)背景經(jīng)過輝鵬服飾有限公司到韓國廣田百貨有限公司的考察和初步商洽，雙方建立了友好關(guān)系，輝鵬服飾有限公司邀請(qǐng)韓方公司前來參觀并正式洽談合作事宜，韓方派出社長金美惠、秘書樸素善和市場部部長李宰平前來洽談，為期三天，雙方將在第二天進(jìn)行會(huì)談，第三天韓方將回國。根據(jù)實(shí)際情況制訂韓國廣田百貨有限公司一行前來參觀的接待計(jì)劃。1.了解來賓的情況和意圖了解來訪者用意（意圖和目的）了解來訪者的基本情況（國別、地區(qū)、所代表的機(jī)構(gòu)或組織及其業(yè)務(wù)范圍和發(fā)展態(tài)勢、來訪的人數(shù)、姓名、性別、身份、職務(wù)、民族、宗教信仰、生活習(xí)俗，來訪者抵達(dá)和離開的具體時(shí)間及交通工具）2.擬訂接待計(jì)劃1)了解接待計(jì)劃的格式1、標(biāo)題2、主送機(jī)關(guān)3、正文4、落款5、成文時(shí)間2)擬寫引言3)寫明接待方針4)明確接待規(guī)格為表示對(duì)來訪者的尊重與友好，主陪人的身份應(yīng)與來訪者相當(dāng)。依據(jù)主陪人的角度，接待規(guī)格分為高規(guī)格接待、對(duì)等接待、低規(guī)格接待三種。高規(guī)格接待：主陪人員職務(wù)高于來訪者；對(duì)等接待：主陪人員職務(wù)相當(dāng)于來訪者；低規(guī)格接待：主陪人員職務(wù)低于來訪者。5)寫明日程安排日程安排××公司來訪團(tuán)接待日程（×月×日――×月×日）時(shí)間安排

內(nèi)容安排地點(diǎn)陪同人員備注×點(diǎn)×分

接站火車站××

×月×日上午8：30－9：30

10：00－11：30

中午12：00用餐餐廳

12：30－1：30休息房間

下午1：40－－15：30

16：00－17：30

晚上

6)擬定接待人員名單和工作分工接待工作一定要有計(jì)劃，要有明確的組織分工，事先禮儀培訓(xùn)是十分必要的。工作主要包括：來訪前的準(zhǔn)備工作、來訪期間的聯(lián)絡(luò)溝通、協(xié)調(diào)服務(wù)等工作。選擇接待人員時(shí)需注意三點(diǎn)：1、數(shù)量限制2、身份相仿3、職責(zé)明確工作人員時(shí)間地點(diǎn)事項(xiàng)陪同人員工作人員

7)列支接待經(jīng)費(fèi)①工作經(jīng)費(fèi)：租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用②住宿費(fèi)③餐飲費(fèi)④勞務(wù)費(fèi)：講課、演講、加班等費(fèi)用⑤交通費(fèi)⑥參觀、游覽、娛樂費(fèi)用⑦紀(jì)念品費(fèi)⑧宣傳、公關(guān)費(fèi)用⑨其他費(fèi)用3.與有關(guān)人員溝通，確定信息與本單位相關(guān)人員溝通（接待計(jì)劃中涉及的本單位的部門和人員）與對(duì)方溝通（對(duì)接待形式和接待日程，秘書與上司初步定好后，要報(bào)給來訪者，征求一下客方意見）4.呈上司審閱批準(zhǔn)接待計(jì)劃擬好后，秘書要呈報(bào)上司審閱批準(zhǔn)。必要時(shí)，要征詢來賓意見，經(jīng)雙方認(rèn)可并經(jīng)上司批準(zhǔn)的接待計(jì)劃/方案沒有特殊情況一般不予以改動(dòng)。課時(shí)二到達(dá)后應(yīng)做好以下服務(wù)工作1、接站2、安排住宿（根據(jù)韓國的風(fēng)俗習(xí)慣，安排日常生活）3、安排日程接站轎車座次安排分有專職司機(jī)和主人開車兩種情況，秘書要注意座次的不同，將尊貴的客人讓至適當(dāng)?shù)奈恢?。上下車禮節(jié)上車時(shí)，應(yīng)遵循尊者先行，請(qǐng)主賓先上車，秘書等隨行人員應(yīng)為主賓打開車門，以手指示車頂高度，待他坐好后為其關(guān)上車門，等其余人上車后，秘書最后上車。下車時(shí)，秘書應(yīng)自己先下車為主賓打開車門。預(yù)定住宿賓館及房間安排住宿選擇賓館考慮的因素交通是否便利檔次是否合適環(huán)境是否安靜優(yōu)雅熟悉的服務(wù)較好的賓館

安排房間考慮的因素主賓安排套間，朝向、樓層好一般人員安排標(biāo)準(zhǔn)間

備注參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)①準(zhǔn)時(shí)到達(dá)②不大聲喧嘩③注意著裝賓客離去時(shí)應(yīng)做好如下收尾工作1、將訂購的返程票交到來賓手中2、話別、贈(zèng)送禮品3、協(xié)助來賓結(jié)算住宿費(fèi)等、安排車輛送站5、將接待工作中的有關(guān)文字材料整理歸檔知識(shí)拓展接待工作的內(nèi)容和種類：1、根據(jù)來賓的來訪意圖2、按照來訪者的國